記録や文書の管理は、企業の日常業務に必要なものです。 ビジネスを整理整頓し、運営しやすくするために大きな役割を担っています。 しかし、企業は記録管理を見落としがちです。
記録を管理することで、ビジネスにおいて最も重要な文書を整理し、安全に保管し、追跡・監視し、監査・見直しを行い、不要になった場合は安全に廃棄することができます。
このブログでは、レコードの管理とは何か、そのプロセス、そしてベストプラクティスについても説明します。 さっそく始めてみましょう。
記録管理とは？
記録管理とは、プロジェクトの記録を記録し、正しく保管することです。 プロジェクトの記録を整理し、計画し、記録しておくことで、将来的に人々がアクセスし、利用できるようにする仕組みのことです。 記録とは、プロジェクトにとって重要で、プロジェクトを管理するために記録しておかなければならない内容のリストである。
記録管理を考えるとき、どのような情報をどのように残すべきかを決める必要があります。 記録の取り扱いや収集方法、保管・保存期間などを把握しておく必要があります。 廃棄や保護記録も、外部の事象と関係がある。
記録管理のプロセス
記録管理プロセスとは、記録の作成から破棄、アーカイブへの保管までのライフサイクルを指します。 ここでは、記録管理プロセスのステップを探ります：
- レコードの識別と分類
記録の特定と分類には、管理すべき重要な文書や情報を特定し、その種類、内容、重要性に基づいて分類することが必要です。
- 記録の保持と整理
このステップでは、記録を保管するのに適した場所を探し、簡単にアクセスでき、検索できるように整理する必要があります。 物理的なファイリングシステムの使用、デジタルデータベースの使用、またはその2つの組み合わせが含まれます。
- 記録の保存と保護
記録の保存と保護は、記録が安全かつ確実に保存され、必要な期間だけ使用できるようにすることを意味します。 保護された保管材料の使用、定期的なバックアップの実施、その他破損や紛失を避けるための予防措置が含まれます。
- 記録の取得と活用
記録管理のこのステップでは、必要な人に記録へのアクセスを許可し、必要なときにアクセス可能で使用可能であることを確認する必要があります。 記録の利用には、検索ツールや索引など、人々が必要な情報を見つけるのを支援するツールが必要な場合があります。
- 書類の廃棄について
このステップでは、適用される法律や規制に従って古いレコードが廃棄されることを保証します。 紙の記録のシュレッダー、電子記録の削除、またはその他の廃棄方法が考えられます。
レコードマネジメントのベストプラクティス
すべてのビジネスにとって重要な記録もあります。 将来的に有効に機能させるためには、それらを保存しておく必要があります。 記録管理のベストプラクティスは以下の通りです：
- ビジネスゴールを明確にする
各組織は、その記録をどうする必要があるのかを決める必要があります。 それは、すでにあるストレージシステムを調べ、どのように使用されているかを把握することです。 将来的に何が必要になるかを把握することができます。
記録の管理は、記録の作成、破棄、処分の手順を明確にする必要があります。 このプロセスにより、企業は正しい法的記録を作成することができます。 また、企業が記録を残すためのルールに基づき、記録を残すことができるようになります。
- 記録をシステム的に識別し、文書化する
記録管理プロセスにおいて重要なステップは、記録の発見と整理です。 ほとんどの場合、どの記録を残す必要があるかは、アーカイブスが判断します。 しかし、一般的には、何かを証明するために使用できる記録は、常に保管する必要があります。 記録管理の最初の複雑なステップは、どの記録をアーカイブに保存するかという選択です。
- 記録を残すためのスケジュールを設定する
記録を残すためのスケジュールを立てることで、記録を失うことによるコストやリスクを回避することができます。 記録はどの程度の期間保存されるべきかを決定するものである。 ここでは、レコードの種類別にスケジュールをご紹介します：
- パーソネル
従業員記録の管理は年に1回で十分です。
- 金融関係
財務記録の種類によって、スケジュールは異なる時間に設定することができます。 例えば、税務や会計に関する文書は、通常、国税庁の規則を満たすために、個人的な文書よりも多くの時間を必要とします。
- 法的事項
法的文書の保存期間は、文書の種類やビジネスの種類によって異なります。
- 記録管理に関するポリシーの見直し・更新
記録を管理するためのポリシーを作るだけでは十分ではありません。 企業は、記録の取り扱いに関するポリシーを頻繁に見直し、更新する必要があります。 記録を正確に、見つけやすく、そしてプライベートに保つことができるようにするのです。 すべての記録は、確立された記録維持方針のもとで保管されるべきである。
- 記録管理チームを作る
この分野で成功するためには、企業は記録管理の専門チームを育成する必要があります。 すべての記録を記録し保管するのは、チームが担当する必要があります。 また、記録は必要な期間だけ安全に保管されるようにする必要があります。 また、古いレコードを処分してスペースを空けるのもチームの役目です。
- チームのためのシンプルなワークフローを作る
組織は、記録を適切に維持するために、記録管理ワークフローの作成に集中する必要があります。 ワークフローには、以下の要素を含めてください：
- データの取得と保存
- データを社内の重要な場所に保管する
- 記録へのアクセスを制御する。
記録管理は、整理された手順でスムーズに行われます。
- 安全な場所の選定
記録管理で重要なのは、組織のファイルをどこに保管するかということです。 以下の要素を考慮して、記録管理のための良い場所を探してください：
- 大使館の敷地や銀行の金庫のように、何重ものセキュリティが施されている場所。
- デジタルファイルを預かってくれるクラウドコンピューティングサービスのような会社です。
適切な場所に設置することで、会社の記録への不要なアクセスを防ぐことができます。 機密データを保管する企業は、適切な場所を選択する必要があります。
- トラッキングとモニタリングの記録
記録は常に保管庫に出し入れされています。 また、部署間や社員間の記録の移動も行われています。 監視システムは、送信中にファイルが失われないことを保証する必要があります。
日々の組織運営を記録することは、将来の意思決定やプロセスを発展させるために重要です。 記録へのアクセスは、会社が正しい道を歩んでいるかどうかを判断するために必要です。 記録を追跡し、監視することは、組織が将来成功するための助けとなります。
結論
効果的な記録管理システムを使用することで、企業や人々は重要な情報を簡単に見つけ、必要なときに入手できるようにすることができます。 また、優れた記録管理は、重要な情報の紛失や破損を防ぎ、組織が適用される法律や規則を遵守するのに役立ちます。
記録管理は、優れたビジネスや個人の整理整頓の重要な部分です。 効率化やリスク軽減につながります。 だから、遅滞なく、あなたのビジネスのために作成し、目立つようにします。 お困りの方は質問プロにご相談ください。
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