すべての企業は、日々のニーズを満たすために商品やサービスを購入する必要があります。 モノやサービスの購入方法が正式でない場合、必要以上に出費している可能性があります。 ここで、購入の流れがやってきます。
購買プロセスをどのように設定するかは、コストや経費の管理だけでなく、ビジネスの運営に大きく影響します。 購入プロセスのいくつかのステップとベストプラクティスを学び、使用することは、無駄を減らし、不必要なリスクとコストからビジネスを守ることにつながります。
また、効率、利益、回収価値など、費やした費用を最大限に活用するワークフローを構築することができます。
購入の流れは？
企業が購入するまでのステップを購買プロセスと呼びます。 企業は通常、何かを購入する際に正式な手続きを踏まなければなりません。 また、何かを買おうとするとき、調べたり、さまざまな部署から意見を聞いたり、交渉したり、代金を送ったりする必要がある場合もあります。
企業の仕組みやニーズによって異なるかもしれませんが、通常、このプロセスのステップには次のようなものがあります：
- 購入依頼の審査と承認
- 買い注文の作成と発信
- 価格、契約、または物事の支払い方法に関する交渉
- 支出を記録する
購買プロセスでは、調達担当者、依頼者、承認者、ベンダー／サプライヤー、購買部門や買掛部門など、多くの人が関わります。
購買プロセスの主なステップ
通常、購買プロセスはサイクルになっており、各フェーズで情報や許可が必要になります。 どの企業も特別な工夫を凝らしているはずです。 しかし、一般的には、購入プロセスはよく知られたパターンのステップを踏んでいます。 以下はその例です。
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ビジネスニーズの把握
これは正確にはステップではありませんが、ビジネスがどのようにお金を使うかを管理し、お金を節約する方法を見つけ、必要でない支出を削減し、サプライチェーンの問題に対処したい場合には、優れた出発点です。
例えば、以下のようなことです、
例えば、携帯電話などの商品を大量に必要とする企業であれば、値引き交渉のチャンスがあるかもしれません。
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購買要求の作成
購買のプロセスは、誰かが購買要求をし、それを送信することから始まります。 標準的なリクエストフォームを作成することで、このプロセスをスピードアップし、リクエストプロセスを向上させることができます。 こうすることで、購入リクエストが同じになり、チームのデータ管理ニーズに応えられるようになります。
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リクエストの審査
購入依頼の審査は、会社の購入品が正しいか、予算を超過していないか、そして最も重要なことは、実際に必要なものであるかを確認することです。
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仕入先の検索
リクエストが審査され、ソーシングが承認されると、購買チームはそのリクエストに応えるサプライヤーやベンダーを探します。 そのためには、最適なサプライヤーを見つけるための戦略的ソーシングとその重要性について学ぶ必要があります。
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提案依頼書
最適な製品を調達したら、購買チームは、製品やサービスが予算内に収まるか、納期に間に合うか、ビジネスの方針や要件を満たしているかなどを確認するために、提案を求めるのが一般的です。
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コストや契約条件の交渉
価格や支払い条件以外のすべての項目にチェックが入っている場合もあります。 例えば、品質には改善が必要かもしれないが、ある期日までに需要を満たせるのはそのサプライヤーだけかもしれない。 この場合、購買担当者は、より合理的な購入総額を交渉するようにします。
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承認
コスト、納期、支払い条件など、すべての工程が仕様に適合していれば、最終的な承認に向けて購入依頼書が作成されます。 断られた場合、購買チームは依頼者にその旨を伝えるか、別の調達先やベンダーを探すようにします。
部長の承認が得られない、重複して購入する、コストが高い、会社にとって十分な価値を提供できない、などの理由で却下されることがあります。
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発注書を発行する
すべての承認が得られたら、購買チームは承認された購買要求の内容に基づいて発注書を作成し、サプライヤー評価のために充填するために選ばれたサプライヤーまたはベンダーに送信します。
購買プロセスにおけるベストプラクティス
以下のベストプラクティスを参考にして、購入プロセスをスムーズに進めましょう。
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購買プロセスの自動化
可能な限り、購入プロセスを自動化するようにしましょう。 購買自動化ソフトウェアがあれば、企業は何かを購入するのにかかる時間を短縮し、人々が仕事をしやすくし、間違いを減らし、事務処理を減らすことができます。
購買自動化ソフトウェアは、あなたのビジネスが同じサプライヤーから多くのものを繰り返し購入する場合に便利です。
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正確な記録を残す
購入の全過程を正確に記録しておくこと。 取引先の候補、交渉、販売、返品などあらゆる取引の記録が含まれます。 他のサプライヤーに乗り換えたい、あるいはすでに使っているサプライヤーに問題があるのかもしれません。
購入プロセスの各ステップを正確に記録することで、将来的な問題や余分な作業を減らすことができます。
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ニーズをこまめに見直す
企業のニーズは常に変化しています。 ビジネスにはまったく新しいものが必要な場合もあれば、すでに手に入れているものの別バージョンが必要な場合もあります。 今、何が必要なのか、買ったものがその必要を満たしているのか、定期的に見直すようにしましょう。
定期的にオペレーションに目を配ることで、問題を発見し、より早く解決することができます。 賢明な支出決定を行いながら、ビジネスを成長させることができます。
結論
購買プロセスは、主に取引とシステム化されています。 しかし、それでも専門家の戦略を利用して、さらに自社に貢献することが必要です。 今回ご紹介した手順やベストプラクティスを活用することで、貴社の購買チームは今後何年にもわたって節約と効率化を実現することができます。
さて、いよいよ購買プロセスの作成です。 市場、ビジネス、顧客を分析する必要があります。 分析作業でお困りのことがあれば、クエスチョンプロがお手伝いします。
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