Tüm işletmelerin günlük ihtiyaçlarını karşılamak için mal veya hizmet satın almaları gerekir. Bir şeyler ve hizmetler satın almak için resmi bir yönteminiz yoksa, ihtiyacınız olandan daha fazla harcama yapıyor olabilirsiniz. Burada satın alma süreci geliyor.
Satın alma sürecinizi nasıl kurguladığınız, yalnızca maliyet ve giderleri yönetmek açısından değil, aynı zamanda işinizin ne kadar iyi yürüdüğü açısından da işinizi önemli ölçüde etkileyecektir. Satın alma süreciniz için birkaç adımı ve en iyi uygulamaları öğrenmek ve kullanmak, israfı azaltmaya ve işletmenizi gereksiz risk ve maliyetlerden korumaya yardımcı olabilir.
Ayrıca verimlilik, kâr ve geri kazanılan değer açısından harcanan her dolardan en iyi şekilde yararlanmak için iş akışları oluşturabilirsiniz.
Satın alma süreci nedir?
Bir işletmenin satın alma yapmak için attığı adımlara satın alma süreci denir. İşletmeler bir şey satın aldıklarında genellikle resmi bir süreçten geçmek zorundadırlar. Ayrıca, bir şey satın almak istediklerinde araştırma yapmaları, farklı departmanlardan girdi almaları, pazarlık yapmaları ve ödeme göndermeleri gerekebilir.
Bir şirketin nasıl çalıştığına ve neye ihtiyaç duyduğuna bağlı olarak farklılık gösterebilir, ancak bu süreçteki adımlar genellikle aşağıdakileri içerir:
- Satın alma taleplerinin incelenmesi ve onaylanması
- Satın alma emirlerinin oluşturulması ve gönderilmesi
- Fiyatların, sözleşmelerin veya ödemelerin nasıl yapılacağının görüşülmesi
- Harcamaların takibi
Satın alma sürecinde, satın alma, talep sahipleri, onaylayanlar, satıcılar/tedarikçiler ve satın alma ve borç hesapları departmanları gibi birçok kişi yer alır.
Satın alma sürecinin temel adımları
Genellikle satın alma süreci, her aşaması bilgi ve izin gerektiren bir döngüdür. Her işletme kendi özel dokunuşlarını katacaktır. Ancak genel olarak, satın alma süreci iyi bilinen bir adımlar dizisini takip eder. Bunlar aşağıda verilmiştir:
-
İş ihtiyaçlarını anlayın
Bu tam olarak bir adım olmasa da, bir işletmenin nasıl para harcadığını yönetmek, para tasarrufu yapmanın yollarını bulmak, gerekli olmayan harcamaları kesmek ve tedarik zinciri sorunlarıyla başa çıkmak istiyorsanız başlamak için mükemmel bir yerdir.
Örneğin,
Bir şirket cep telefonları gibi çok sayıda ürüne ihtiyaç duyuyorsa, indirim pazarlığı yapma fırsatı olabilir.
-
Satın alma talebi oluşturma
Satın alma süreci, bir kişi satın alma talebinde bulunup bunu gönderdiğinde başlar. Standart bir talep formu oluşturarak bu süreci hızlandırabilir ve talep sürecini iyileştirebilirsiniz. Bu şekilde, satın alma talepleri aynı olacak ve ekibinizin veri yönetimi ihtiyaçlarını karşılayacaktır.
-
Talepleri tarayın
Satın alma taleplerinin taranması, şirketin tüm satın alımlarının doğru olmasını, bütçeyi aşmamasını ve en önemlisi gerçekten ihtiyaç duyulmasını sağlar.
-
Tedarikçileri arayın
Talep tarandıktan ve tedarik için onaylandıktan sonra, satın alma ekibi talebi karşılayacak tedarikçiler veya satıcılar arayacaktır. Bunun için stratejik kaynak kullanımı ve bunun en iyi tedarikçileri bulmak için önemi hakkında daha fazla bilgi edinmeniz gerekir.
-
Teklif talebi
En iyi ürünler tedarik edildikten sonra, satın alma ekibinin ürün veya hizmetlerin bütçe dahilinde olduğundan, zamanında teslim edilebileceğinden ve işletmenizin politikalarını veya gereksinimlerini karşıladığından emin olmak için teklif istemesi yaygındır.
-
Maliyetleri ve sözleşme şartlarını müzakere edin
Bazen, fiyatlandırma veya ödeme koşulları hariç tüm kutular işaretlenmiş olabilir. Örneğin, kalitenin iyileştirilmesi gerekebilir, ancak tedarikçi belirli bir tarihe kadar talebi karşılayabilecek tek kişi olabilir. Bu durumda, satın alma müdürü daha makul bir satın alma toplamı için pazarlık yapmaya çalışacaktır.
-
Onay
Maliyet, teslimat ve ödeme koşulları da dahil olmak üzere sürecin her adımı şartnamelere uygunsa satın alma talebi nihai onay için hazırlanır. Eğer talep reddedilirse, satın alma ekibi ya talep sahibini bilgilendirecek ya da başka bir kaynak veya satıcı bulmaya çalışacaktır.
Bir departman yöneticisinin onay vermemesi, satın alma işleminin tekrarlanması, yüksek maliyet ve şirket için yeterli değer sağlamaması reddedilme nedenlerinden birkaçıdır.
-
Satın alma emri düzenleyin
Tüm onaylar alındıktan sonra, satın alma ekibi onaylanan satın alma talebinin ayrıntılarına göre bir satın alma siparişi hazırlayacak ve tedarikçi değerlendirmesi için doldurulmak üzere seçilen tedarikçiye veya satıcıya gönderecektir.
Satın alma süreci için en iyi uygulamalar
Satın alma sürecinin sorunsuz geçmesi için aşağıdaki en iyi uygulamaları kullanın.
-
Satın alma sürecini otomatikleştirin
Mümkün olduğunca satın alma sürecini otomatikleştirmeye çalışın. Satın alma otomasyon yazılımı ile bir işletme, bir şey satın almak için gereken süreyi kısaltabilir, insanların işlerini yapmasını kolaylaştırabilir, hataları azaltabilir ve evrak işlerini azaltabilir.
İşletmeniz sürekli olarak aynı tedarikçilerden çok sayıda alım yapıyorsa satın alma otomasyon yazılımı yararlı olacaktır.
-
Doğru kayıtlar tutun
Tüm satın alma sürecinin doğru kayıtlarını tutun. Olası tedarikçilerin, müzakerelerin, satışların, iadelerin ve diğer tüm işlemlerin kayıtlarını içerir. Farklı bir tedarikçiye geçmek isteyebilir veya halihazırda sahip olduğunuz tedarikçiyle ilgili bir sorun yaşayabilirsiniz.
Her satın alma süreci adımının doğru kayıtlarının tutulması, gelecekte sorunların ve ekstra işlerin azaltılmasına yardımcı olur.
-
İhtiyaçlarınızı sık sık gözden geçirin
Bir şirketin ihtiyaçları her zaman değişir. Bazen bir işletme tamamen yeni bir şeye ihtiyaç duyar, bazen de zaten sahip olduğu bir şeyin farklı bir versiyonuna ihtiyaç duyar. Şu anda neye ihtiyacınız olduğuna ve satın aldığınız şeylerin bu ihtiyaçları karşılayıp karşılamadığına bakmayı işinizin düzenli bir parçası haline getirin.
Operasyonlarınızı düzenli olarak izleyerek sorunları bulabilir ve daha hızlı çözebilirsiniz. Siz akıllıca harcama kararları verirken işinizin büyümesini sağlar.
Sonuç
Satın alma süreci öncelikle işlemsel ve sistematiktir. Ancak yine de şirketinize daha fazla yardımcı olmak için uzman stratejileri kullanmalısınız. Paylaştığımız adımları ve en iyi uygulamaları kullanarak, Satın Alma ekibiniz yıllar boyunca tasarruf ve verimlilik elde edecektir.
Şimdi sıra satın alma sürecinizi oluşturmaya geldi. Pazarınızı, işinizi ve müşterilerinizi analiz etmeniz gerekecektir. Analiz sürecinde herhangi bir yardıma ihtiyacınız olursa, QuestionPro sizin için orada.
QuestionPro CX, işinizi analiz etmenize ve müşteri geri bildirimlerinizi yönetmenize yardımcı olan bir anket yazılımıdır. Nasıl yapılacağı hakkında konuşmak için hemen bizimle iletişime geçin.
