特に、ネガティブなフィードバックをしなければならない場合は、ストレスがたまると思われがちです。 問題を起こしたことのある社員がいると分かれば、状況はかなり悪くなる。
従業員の生産性、熱意、そしてあなたへの信頼は、すべてフィードバックの方法によって左右されるのです。 だからこそ、リーダーは建設的な批評の仕方を学ばなければならない。
フィードバック能力を向上させ、建設的な批判をチーム全員にとって有益なものにする方法を学ぶには、次の記事をお読みください。
ネガティブフィードバックとは？
ネガティブフィードバックは、問題やパフォーマンスの低下を避けるために、変更すべき行動を強調するために従業員に与えられる情報です。 従業員の行動を修正し、生産性とパフォーマンスを向上させることを目的としています。
例えば、従業員が間違った契約書を提出した場合、経営者は数日後、数週間後ではなく、受け取った時点ですぐに面談する必要があります。
ネガティブなフィードバックは、職場の効率を上げるための貴重なツールです。 社員と経営者のつながりや信頼感を高めることができます。 多くの社員は、たとえ不快な思いをしたとしても、上司からの建設的なフィードバックを評価し、歓迎します。
ネガティブフィードバックを行うことの重要性
ネガティブフィードバックを提供することが有用である理由はいくつかあります。 その主な理由は、以下のとおりです。
- 従業員のパフォーマンス向上にもつながります。
- 経営者としての指導力を高めることができます。
- 従業員が上司または組織の期待することを認識するようにする。
- 労働者が仕事中にサポートされ、大切にされているという感覚を味わえるよう支援する。
- 従業員は、明確な説明を求めて質問をすることができます。
- 労働者の職務遂行能力を高める。
ネガティブフィードバックをポジティブにする方法
ポジティブなフィードバックを与えることは簡単なことが多いですが、ネガティブなフィードバックを与えることはより困難な場合があります。 適切に提供されないと、社員は反応しない。 以下は、従業員に対する否定的な批評のポジティブな方法です。
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ネガティブフィードバックを厳しくしない
丁寧なフィードバックを行う。 もし、あまりに規則的で、感情を尊重せずに提供すると、受け手は防衛モードに入り、信頼、自尊心、熱意を失う可能性があります。
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情緒の安定を保つ
否定的な意見を言う前に、自分の感情を調整する。 激怒したり、激怒したり、ネガティブになると、役に立つフィードバックがしにくくなります。 フィードバックを受ける人がリラックスしていることを確認する。 フィードバックに対して身構えることが少なくなるのです。
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個人で納品する
同僚の前では、決して否定的な意見を言わない。 社員は恥ずかしいと思い、フィードバックを妨げてしまうかもしれません。 自分のオフィスや会議室で相手に会う。 そうすることで、従業員に敬意を示し、あなたのフィードバックに対してオープンな反応を示すようになります。
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個人ベースではなく、行動ベースのフィードバックを行う
従業員よりも、望ましい行動の変化に注目したほうがいい。 従業員の行動に焦点を当てることで、フィードバックを受けやすくなり、攻撃されていると感じることもなくなります。
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くだらない発言は避ける
リーダーや上司は、ネガティブフィードバックに関する議論を、つまらない指摘や不当なお世辞から始めることがあります。 使用者は、労働者が批判的なフィードバックを得やすいようにするために、このような方法をとっています。
建設的な批判をするときは、事実に注意を払い、できるだけ誠実に、実用的に、そしてさらけ出すようにします。 そうすれば、従業員も同じように対応しようという気になるはずです。
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ネガティブフィードバックをタイムリーに提供する
不都合なフィードバックはタイミングが重要です。 望ましい行動が起きたら、すぐにフィードバックすることが肝心です。 そうすることで、従業員のモチベーションが上がり、数日、数週間待つよりもフィードバックが厳しく感じられなくなります。
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具体的に
タイムリーで的確なコメントをしてください。 フォームの記入に誤りがありました」と答えるのではなく、何が間違っていたのか、どのように修正すればよいのかを説明するのです。 また、課題をこなしたり、不適切な行動をとったりした場合の結果についても説明するとよいでしょう。
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パニックにならないように
ネガティブフィードバックの提供は、その処置が厳しいものであったり、従業員が保護的であったりすると、難しい場合があります。 怒りはあっても、冷静になること。 短気を起こすと、従業員が修正を拒んだり、建設的なフィードバックをうまく受け取れなくなったりする可能性があります。
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従業員に応対させる
チャットでフィードバックをする。 行動と必要な改善点を話し合ったら、従業員に返答させ、質問させる。 これは、あなたが従業員の時間や考えを大切にし、それを聞く用意があることを示すものです。
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アクションプランの作成
問題を説明したら、メモやアクションプランを作成する。 従業員の業績目標および期限を設定する。 従業員の進捗状況を週次、月次で確認することができます。 上司として行動変容を促すために何かする必要がある場合は、その旨を含めてください。 必要であれば、新たなトレーニング戦略を契約に盛り込む。
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フォローアップのタイミングを計画する
従業員をフォローアップし、メモや行動計画を確認する日時を設定する。 定期的に従業員の改善状況を確認し、調整に対して前向きなコメントを出すことが肝要です。 また、従業員が合意した活動を実行する可能性も高まります。
ネガティブフィードバックを積極的に行う例
何事もうまくやるには、練習、経験、観察が大切です。 適切かつ洗練された方法でフィードバックを行うことは、難しいことです。 以下の例は、その手始めとして参考になるのではないでしょうか。
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例1
備考納期に間に合わないことが多く、プロジェクトや他のメンバーに影響を及ぼしている。
ポジティブな代替案。 時間管理に苦労されているようですね。 何か私に必要なことはありますか？
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例2
備考 目標が達成されなかった チームのパフォーマンスに影響を与えることが懸念される。
ポジティブな代替案。 目標に到達していなくても、あなたがどれだけ頑張ってきたか、私は知っています。 私がお手伝いできるような障害物はありますか？
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例3
備考あなたが深夜にチームに送るメールは、仕事を任されていないようで困っています。
ポジティブな代替案。 スタッフへの深夜のメールを見て、あなたのワークライフバランスが心配になりました。 あなたの仕事ぶりをよりよく理解するために、もう少し詳しく教えてください。
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例4
備考新しい責任を引き受けたものの、それをうまく管理できていないように見える。
ポジティブな代替案。 新しいポジションおめでとうございます。 困難があるのでしょう。 トレーニングやサポートの可能性について教えてください。
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例5
備考昨日の会議では、イライラしていたようで、なかなか意思決定ができなかった。
ポジティブな代替案。 昨日のミーティングでは、あなたが動揺しているように見えたのですが。 状況を教えていただけますか？
結論
フィードバックは、ピープル・マネジメントの一環として必要なものです。 しかし、難易度は高いです。 社員の成長を願うあなたの真摯な姿勢は、フィードバックする相手にも伝わります。 このブログで紹介した方法を利用して、ネガティブフィードバックを積極的に行いましょう。
ネガティブなフィードバックには慎重に対応する。 方法を模索し、事例から学び、進歩のためのフィードバックを行う。 提供者は、活動の目的・動機を自覚すること。 また、個人的な状況や文脈を評価し、自分に不足している情報を知る必要があります。
QuestionProを利用して、従業員からのフィードバックを定期的に収集することで、会社を改善する方法を発見してください。 QuestionPro Workforceは、ネガティブフィードバックを提供する能力を判断するための支援を行います。 これについては、従業員にアンケートをとってみるとよいでしょう。
