ビジネスのためのデータベースマネジメントシステムは、これからが本番かもしれません。 もしそうなら、明示的なデータは、組織をサポートするために収集し、普及させることができる不可欠なデータの種類の1つであることを認識する必要があります。
そして、それを完全に把握すれば、企業の成功は約束されるのです。 そこで、本ブログでは、明示的データとは何か、その収集・保存方法、メリット、戦略、事例など、明示的データについて知っておくべきことを網羅的に解説します。
明示的なデータとは？
明示的なデータとは、意図的に提示され、それ以上の解釈や分析なしに額面通りに受け入れられる情報のことである。 アンケートや入会申込書に記載された内容も含まれます。
明示的なデータとは、言いやすく、書きやすく、共有しやすい情報・データのことです。 例えば、新しいWordPressアプリを作り、その使い方を詳しく書いたとしましょう。 その指示は、お客様の明示的なデータです。 このような情報はもっと他にあるはずです。
明示的なデータを調査して初めて抽出される暗黙的なデータとは異なり、自発的に提出された情報である。
例えば、ある店舗のオンライン会員募集において、応募者の居住地や勤務先に関する明示的な情報から、応募者が最も来店しやすい店舗や、そこで応募者をキャッチするのに最適な時間帯に関する暗黙的な情報が明らかになるとする。
明示的なデータ実用ガイドをより深く説明する。
明示的なデータは、整理し、保存し、解釈し、有用に共有できる情報である。 この情報は通常、データベース、マニュアル、書籍、あるいは何かを行う方法を示すビデオなどを通じて他者と共有される。
あなたの会社がどれだけお金を稼ぎ、どれだけ使ったかを示す財務報告書は、他の人がこの情報にアクセスし、読み、使うことができるため、その一例となります。
企業の明示的なデータを効果的に捕捉し、保存することができます。
明示的なデータは、組織や企業の成長の原動力となるため、取得・保存しておく価値があります。 その方法をご紹介します。
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自分の仕事を正確に記録する。
新しいことに取り組むときは、重要な明示的事実を資料や書籍として書き、収集し、常に更新するように心がけましょう。 また、ドキュメントのリストを見ながら、データのギャップを埋めていってください。
- データの欠落や更新について、担当者に問い合わせる。
- 消費者のコメントから、追加情報が必要な箇所を検討する。
- より多くの情報を利用する可能性があるチームのパフォーマンスを評価する。
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明確なコンテンツ作成ガイドラインを作成する。
明示的なデータは、従業員やチームメンバーが企業の発展や構造に影響を与えることで変化する動的なリソースです。 企業の成長に伴い、コンテンツの制作・開発体制は欠かせません。
コンテンツ制作チーム全体で共有できる仕組みがないと、担当者がバラバラのフォーマットやスタイルで書いてしまい、ワークフローに支障をきたすからです。 均一なドキュメントを確保するために、フォーマットや構成を完全に制御できる堅牢なナレッジマネジメント・ソリューションが必要です。
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データベース・ドキュメントのセグメンテーション。
ちょっとした情報を得るために、会社の図書館でデータや資料の海を眺めるのは楽しいことではありません。 組織が大きくなるにつれ、保管されている文書が錯綜し、自分やチームが必要とするものを見つけるのが難しくなる可能性があります。
必要なときに正しい情報が得られないと、スタッフやお客様にとって意味がありません。 その解決策は、最初からデータベース全体を適切にセグメント化し、分類することです。
なぜ、明示的知識を記録することがビジネスにとって良いのでしょうか？
さて、ここまで定義すると、なぜ明示的なデータを収集し、共有する必要があるのか疑問に思うかもしれません。 ここでは、その主な原因を紹介します。
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社員の知識ベースを作る。
会社や製品、サービスの情報を社内でデータベース化し、社員がアクセスできるようにすれば、さまざまな面で会社に貢献することができます。 既存の人材は自分の知識や能力を磨きながら、新しい人材を育成することができます。
組織内にデータ資料があると、その状況や新しいプロジェクトなどを簡単に知ることができます。 また、企業にとってより迅速でスマートな意思決定を行うために必要な情報やリソースにアクセスすることができます。
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顧客サービスおよびコミュニケーションの改善
会社のデータを明示的に文書化することで、誰もが同じ情報を見て、読んで、理解できるようになり、社員のコミュニケーションが向上します。
また、サポート担当者が先輩に頼まなくても、すべての事実とデータにアクセスできるため、より良いカスタマーケアを提供することができます。 やるべきこと、直すべきことを明確に伝えることができる。
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信頼性を高め、ミスを防ぐ。
明確なコミュニケーションという目的に沿って、方針と手順をチームのための明確なデータとして書き出すことで、従業員が間違いを犯す可能性を低くすることができます。 作業をするときやお客様をサポートするとき、従業員は既存のドキュメントを見て、適切な手順で正しく作業を行うことができます。
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進捗状況を簡単に把握し、重複を避けることができます。
複数のプロジェクトと責任を追跡するために、あなたのブランド名で会社の情報基盤に明示的なデータを整理する。 そのため、組織の解決策を文書化し、再び利用することができるのです。
社員は、同じような困難を最初から解決するのではなく、他の人の成功例から学ぶかもしれません。 このように理解することで、チームメンバーが文書化された事実や情報を複製することがないようにすることができます。 仕事のやり直しの無駄な時間が減ります。
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会社のデータ損失の防止
明示的なデータ保存は、組織の情報損失の回避にどのように役立つのでしょうか？ 特に、ビジネスの重要な局面を処理する方法を知っているのがその人だけだった場合、チームの重要なメンバーが退職すると、データギャップが生じる可能性があります。 貴重なデータを文書化しておけば、そのようなことは起こらないし、誰もコピーすることはできない。
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製品および手順の改善
明示的なデータにより、標準化された方法と手順を構築することができ、組織が卓越するのに役立ちます。 社内共通のナレッジを簡単に取得、保存、整理、共有することができます。
新しいアイデアを生み出し、ビジネスを向上させ、指数関数的な成長を実現するために活用することができます。
データ管理戦略の明示
明示的なデータを文書化し、最大限に活用することは厄介なことです。 この課題には、計画、戦略、信頼できるデータ管理システムが必要です。なぜなら、データ管理システムによって、組織はその知識を活用し、最終的に財務的な成功を収めることができるからです。
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データの取得と転送の目標を明確に設定する。
作品の明示的なデータを取得し、転送するための明確な目的を定義する必要があります。 いつ、どのように専門性を失い、どのような情報が必要なのかを把握することは、組織として必要不可欠です。 これらの理論に基づき、短期的・長期的な目標を立ててください。
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データのギャップを素早く埋める。
次に、これまで述べてきたように、データベース内の情報のギャップや、どの文書の更新が必要かを把握します。 どの科目が欠けているのか、1枚がどのように強化されるのかを確認します。 従業員に、どのような知識を文書化したいか聞いてみましょう。 手順書を見て、どの作業を記録すべきかを確認する。
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明示的なデータを収集し、共有するための最先端のツールを選択します。
しかし、データを収集し、魅力的に見せるためのツールやソリューションがないとします。 その場合、明示的なデータの管理はできません。 計画にはデータ管理システムが不可欠なため、データを一元管理しながら、協力者がシステムにアクセスできるようなツールが必要です。
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アナリティクスと機能を使ったフィードバックの収集
最も優れたWebサイトのドキュメントを設計し、綿密な分析とレポートによってその成功を評価すること。 消費者、ウェブサイトの訪問者、チームメイトに、あなたの情報は有益で、理解しやすいかどうかを尋ねてください。
結論
消費者が積極的に情報を提供することは、明示的なデータである。 氏名、性別、メールアドレス、自宅住所などは、お客様の初回取引後や、ニュースレターなどのオンライン登録の際にお伝えすることが多いです。
このデータから、その場所で人気のファッションを紹介するなど、購買意欲を高めるような設定にすることができます。
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