Alle Unternehmen müssen Waren oder Dienstleistungen kaufen, um ihren täglichen Bedarf zu decken. Wenn Sie nicht über ein formelles Verfahren für den Einkauf von Waren und Dienstleistungen verfügen, geben Sie möglicherweise mehr aus, als Sie müssten. Hier kommt der Einkaufsprozess ins Spiel.
Die Art und Weise, wie Sie Ihren Einkaufsprozess einrichten, wird sich erheblich auf Ihr Unternehmen auswirken, und zwar nicht nur in Bezug auf die Verwaltung von Kosten und Ausgaben, sondern auch in Bezug darauf, wie gut es läuft. Das Erlernen und Anwenden einiger Schritte und bewährter Verfahren für Ihren Einkaufsprozess kann dazu beitragen, Verschwendung zu reduzieren und Ihr Unternehmen vor unnötigen Risiken und Kosten zu schützen.
Und Sie können auch Arbeitsabläufe erstellen, die jeden ausgegebenen Dollar in Bezug auf Effizienz, Gewinn und Wertsteigerung optimal nutzen.
Wie läuft der Kaufprozess ab?
Die Schritte eines Unternehmens, um einen Kauf zu tätigen, werden als Kaufprozess bezeichnet. Unternehmen müssen in der Regel einen formellen Prozess durchlaufen, wenn sie etwas kaufen. Wenn sie etwas kaufen möchten, müssen sie unter Umständen auch recherchieren, Meinungen von verschiedenen Abteilungen einholen, verhandeln und Zahlungen leisten.
Der Einkaufsprozess umfasst einfache und wesentliche Verfahren, die Unternehmen und Privatpersonen anwenden, um Dinge zu kaufen, die sie benötigen.
Je nachdem, wie ein Unternehmen arbeitet und was es braucht, kann es unterschiedlich sein, aber die Schritte in diesem Prozess umfassen in der Regel die folgenden:
- Überprüfung und Genehmigung von Kaufanträgen
- Erstellen und Versenden einer Bestellung
- Verhandeln von Preisen, Verträgen oder der Bezahlung von Dingen
- Die Ausgaben im Auge behalten
Am Einkaufsprozess sind viele Personen beteiligt, z.B. Beschaffungs- und Finanzteams, Anforderer, Genehmiger, Verkäufer/Lieferanten und die Einkaufs- und Kreditorenabteilung.
Die Bedeutung eines Einkaufsprozesses
Der formale Kaufprozess ist aus vielen Gründen sehr wichtig für Sie. Lassen Sie uns einige wichtige Punkte aufschlüsseln, um seine Bedeutung zu verstehen:
Kosteneinsparungen
Der Einkaufsprozess ist wie Ihr geldsparender Superheld. Er ermöglicht es Ihnen, Preise zu vergleichen, nach Rabatten zu suchen und Angebote auszuhandeln. Das bedeutet, dass Sie das Beste für Ihr Geld bekommen können. Mit einem gut strukturierten Prozess können Sie impulsive Käufe vermeiden und sicherstellen, dass Sie Ihr Geld vernünftig ausgeben.
Qualitätssicherung
Sie möchten sicher sein, dass das, was Sie kaufen, Ihr Geld wert ist. Ein guter Einkaufsprozess ermöglicht es Ihnen, die Qualität von Produkten oder Dienstleistungen zu recherchieren und zu bewerten. So können Sie fundierte Entscheidungen treffen und verhindern, dass Sie sich für minderwertige Produkte oder minderwertige Dienstleistungen entscheiden, die Sie enttäuschen könnten.
Rechtlicher Schutz
Der moderne Kaufprozess fungiert als Ihr rechtliches Schutzschild. Er legt die Bedingungen Ihres Kaufs fest, was im Falle von Problemen entscheidend sein kann. Er stellt sicher, dass sowohl Sie als auch der Verkäufer auf derselben Seite stehen, wodurch die Wahrscheinlichkeit von Missverständnissen oder Streitigkeiten verringert wird. Wenn etwas schief geht, kann ein klarer Prozess Ihre Eintrittskarte zu einer fairen Lösung sein.
Effizienz und Zeitmanagement
Zeit ist kostbar, und ein strukturierter Einkaufsprozess hilft Ihnen, sie optimal zu nutzen. Er rationalisiert Ihre Einkaufs- oder Beschaffungsaktivitäten und macht den gesamten Prozess schneller und effizienter. Sie verschwenden keine Zeit damit, von Geschäft zu Geschäft zu laufen oder endlos online nach Produkten zu suchen. Stattdessen folgen Sie einem gut organisierten Plan, der Ihnen Zeit und Mühe spart.
Transparenz und Rechenschaftspflicht
Der Kaufprozess ist wie ein transparentes Fenster zu Ihren Ausgaben. Er hält alles offen und sichtbar, was für persönliche Finanzen und geschäftliche Abläufe unerlässlich ist. Diese Transparenz verringert die Wahrscheinlichkeit von Betrug oder Fehlern bei Ihren Einkäufen.
Sie wissen, wohin Ihr Geld fließt, warum Sie es ausgeben und wer für jeden Schritt des Prozesses verantwortlich ist.
Was ist der Unterschied zwischen dem Einkaufs- und dem Beschaffungsprozess?
Lassen Sie uns über den Unterschied zwischen dem Einkaufs- und dem Beschaffungsprozess sprechen:
Prozess des Einkaufens
Wenn Sie sich im Einkaufsprozess befinden, konzentrieren Sie sich darauf, Dinge zu kaufen. Es ist, als würden Sie in den Laden gehen und die Produkte auswählen, die Sie brauchen. In diesem Teil geht es darum, den besten Preis zu finden, Angebote auszuhandeln und den eigentlichen Kauf zu tätigen.
In gewisser Weise ist der Kauf wie ein einmaliges Geschäft. Sie kaufen, was Sie brauchen, und wenn das erledigt ist, ziehen Sie weiter. Es ist eher wie eine Transaktion.
Beschaffungsprozess
Betrachten Sie die Beschaffung in einem größeren Zusammenhang. Es geht nicht nur darum, Dinge zu kaufen, sondern auch um den gesamten Prozess der Beschaffung dessen, was Ihr Unternehmen benötigt. Dazu gehören die Suche nach den richtigen Lieferanten, das Aushandeln von Verträgen, das Management von Beziehungen und sogar das Nachdenken über die langfristigen Auswirkungen Ihrer Kaufentscheidungen durch die Beschaffungsabteilung.
Die Beschaffung ist wie eine ganze Reise. Es geht nicht nur darum, Dinge einmal zu kaufen, sondern Ihre Einkäufe im Laufe der Zeit zu verwalten. Es ist ein bisschen strategischer, wie eine Planung für die Zukunft.
Der Hauptunterschied besteht also darin, dass der Einkauf die kurzfristige Aktion des Kaufs ist, während die Beschaffung die größere, langfristige Strategie ist, wie Ihr Unternehmen das bekommt, was es braucht. Beide sind wichtig, aber sie konzentrieren sich auf unterschiedliche Aspekte des Einkaufsprozesses.
In einem größeren Unternehmen spielt ein spezielles Beschaffungsteam eine Schlüsselrolle bei der Entwicklung und Umsetzung der langfristigen Beschaffungsstrategie und stellt sicher, dass das Unternehmen im Laufe der Zeit den besten Wert aus seinen Einkäufen zieht.
Die wichtigsten Schritte des Kaufprozesses
Normalerweise ist der Kaufprozess ein Kreislauf, bei dem jede Phase Informationen und Genehmigungen erfordert. Jedes Unternehmen wird seine eigenen Besonderheiten einbringen. Aber im Allgemeinen folgt der Einkaufsprozess einem bekannten Muster von Schritten. Sie sind im Folgenden aufgeführt:
Verstehen Sie die geschäftlichen Anforderungen
Auch wenn dies nicht gerade ein Schritt ist, so ist es doch ein hervorragender Ausgangspunkt, um die Ausgaben eines Unternehmens zu verwalten, Möglichkeiten zum Sparen zu finden, nicht notwendige Ausgaben zu kürzen und Probleme in der Lieferkette zu lösen.
Wenn ein Unternehmen zum Beispiel eine große Anzahl von Waren benötigt, wie z.B. Handys, besteht möglicherweise die Möglichkeit, Rabatte auszuhandeln.
Erstellen Sie eine Bestellanforderung
Der Einkaufsprozess beginnt, wenn jemand eine Kaufanfrage stellt und diese abschickt. Sie können diesen Vorgang beschleunigen und den Antragsprozess verbessern, indem Sie ein Standardantragsformular erstellen. Auf diese Weise sind alle Kaufanträge gleich und entsprechen den Anforderungen Ihres Teams an die Datenverwaltung.
Prüfen Sie die Anfragen
Die Überprüfung von Kaufanträgen stellt sicher, dass alle Einkäufe des Unternehmens korrekt sind, das Budget nicht überschreiten und – was am wichtigsten ist – auch tatsächlich benötigt werden.
Suche nach Lieferanten
Sobald die Anfrage geprüft und für die Beschaffung genehmigt wurde, sucht das Einkaufsteam nach Lieferanten oder Anbietern, die die Anfrage erfüllen können. Hierfür müssen Sie mehr über die strategische Beschaffung und ihre Bedeutung für die Suche nach den besten Lieferanten erfahren.
Aufforderung zur Einreichung von Vorschlägen
Sobald die besten Produkte beschafft wurden, holt das Einkaufsteam in der Regel Angebote ein, um sicherzustellen, dass die Produkte oder Dienstleistungen im Rahmen des Budgets liegen, pünktlich geliefert werden können und den Richtlinien oder Anforderungen Ihres Unternehmens entsprechen.
Kosten und Vertragsbedingungen verhandeln
Manchmal sind alle Kriterien erfüllt, außer dem Preis oder den Zahlungsbedingungen. Zum Beispiel könnte die Qualität verbesserungswürdig sein, aber der Lieferant könnte der einzige sein, der den Bedarf bis zu einem bestimmten Datum decken kann. In diesem Fall wird der Einkaufsleiter versuchen, eine günstigere Einkaufssumme auszuhandeln.
Genehmigung
Die Kaufanfrage wird zur endgültigen Genehmigung vorbereitet, wenn jeder Schritt des Prozesses, einschließlich der Kosten, der Lieferung und des Zahlungsprozesses, den Spezifikationen entspricht. Wenn die Anfrage abgelehnt wird, informiert das Einkaufsteam entweder den Antragsteller oder versucht, eine andere Quelle oder einen anderen Anbieter zu finden.
Die fehlende Zustimmung eines Abteilungsleiters, eine doppelte Anschaffung, hohe Kosten und ein unzureichender Nutzen für das Unternehmen sind nur einige der Gründe für eine Ablehnung.
Eine Bestellung aufgeben
Sobald alle Genehmigungen vorliegen, erstellt das Einkaufsteam eine Bestellung, die auf den Details der genehmigten Kaufanfrage basiert, und sendet sie an den ausgewählten Lieferanten oder Verkäufer, damit dieser sie zur Lieferantenbewertung ausfüllt.
Bewährte Praktiken für den Einkaufsprozess
Nutzen Sie die folgenden Best Practices, damit der Kaufprozess reibungslos verläuft.
Automatisieren Sie den effizienten Einkaufsprozess
Wann immer Sie können, versuchen Sie, den Einkaufsprozess zu automatisieren. Mit Software zur Einkaufsautomatisierung kann ein Unternehmen die Zeit verkürzen, die es braucht, um etwas zu kaufen, den Mitarbeitern die Arbeit erleichtern, Fehler reduzieren und den Papierkram verringern.
Software zur Einkaufsautomatisierung ist hilfreich, wenn Ihr Unternehmen immer wieder viel von denselben Lieferanten kauft.
Führen Sie genaue Aufzeichnungen
Führen Sie genaue Aufzeichnungen über den gesamten Kaufprozess. Dazu gehören Aufzeichnungen über mögliche Lieferanten, Verhandlungen, Verkäufe, Rückgaben und alle anderen Transaktionen. Vielleicht möchten Sie zu einem anderen Lieferanten wechseln oder haben ein Problem mit Ihrem bisherigen Lieferanten.
Genaue Aufzeichnungen über jeden Schritt des Kaufprozesses helfen, Probleme und zusätzliche Arbeit in der Zukunft zu vermeiden.
Überprüfen Sie häufig Ihren Bedarf
Die Bedürfnisse eines Unternehmens ändern sich ständig. Manchmal braucht ein Unternehmen etwas völlig Neues, und manchmal braucht es eine andere Version von etwas, das es bereits hat. Machen Sie es zu einem regelmäßigen Bestandteil Ihres Geschäfts, zu prüfen, was Sie jetzt brauchen und ob die Dinge, die Sie kaufen, diese Bedürfnisse erfüllen.
Wenn Sie Ihren Betrieb regelmäßig im Auge behalten, können Sie Probleme schneller finden und beheben. So kann Ihr Unternehmen wachsen, während Sie kluge Ausgabenentscheidungen treffen.
Fazit
Der Einkaufsprozess ist in erster Linie transaktional und systematisch. Aber Sie sollten dennoch Expertenstrategien anwenden, um Ihrem Unternehmen noch mehr zu helfen. Mit den Schritten und bewährten Verfahren, die wir Ihnen vorgestellt haben, wird Ihr Einkaufsteam über Jahre hinweg Einsparungen und Effizienz erzielen.
Jetzt ist es an der Zeit, Ihren Einkaufsprozess zu gestalten. Sie müssen Ihren Markt, Ihr Geschäft und Ihre Kunden analysieren. Wenn Sie Hilfe bei der Analyse benötigen, ist QuestionPro für Sie da.
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Häufig gestellte Fragen (FAQ)
Der Einkaufsprozess ist der Schritt eines Unternehmens zum effizienten Kauf von Produkten und Dienstleistungen.
Der Einkauf ist die kurzfristige Beschaffungsmaßnahme, während die Beschaffung die langfristige Strategie zur Beschaffung dessen ist, was ein Unternehmen benötigt.
Wir führen ein kontinuierliches Management der Lieferantenbeziehungen und Bewertungen nach dem Kauf durch, um langfristigen Wert und Qualität zu gewährleisten.
