Um mapa de stakeholders é uma ferramenta essencial para desenvolver e manter relacionamentos eficazes com todas as pessoas envolvidas em um projeto empresarial, desde sócios fundadores até clientes e funcionários.
Neste artigo, abordaremos o que é um mapa de partes interessadas, suas vantagens e como criá-lo corretamente para ajudar a atingir os objetivos da sua organização.
O que é mapa de stakeholders?
É um documento ou representação visual que identifica e classifica as principais partes envolvidas no alcance dos objetivos de uma organização e, potencialmente, na evolução dessas relações ao longo do tempo.
Esse mapa ajuda a avaliar o relacionamento com cada parte interessada, permitindo que as estratégias de comunicação e os esforços de engajamento sejam organizados com base na posição de cada parte interessada no mapa.
Partes interessadas (ou stakeholders) são pessoas ou grupos diretamente ou indiretamente ligados a uma organização e que podem influenciar ou ser influenciados pelos seus objetivos.
O mapeamento das partes interessadas é crucial para medir o nível de compromisso de cada parte, pois mostra tanto o impacto que elas podem ter na organização quanto o impacto que a organização pode ter sobre elas.
Normalmente, um mapa de partes interessadas é ilustrado como um gráfico de dois eixos, onde o eixo x representa o nível de influência e o eixo y representa o nível de interesse. A posição de cada parte interessada no gráfico determina a intensidade, a frequência e os tipos de envolvimento necessários.
Por que um mapa das partes interessadas é importante?
Deixar de identificar as pessoas ou organizações que têm influência significativa pode levar sua equipe a alocar tempo e recursos de forma inadequada, resultando em interrupções no trabalho e danos à imagem corporativa.
Além de ilustrar o relacionamento entre as partes interessadas e a empresa ou projeto, o mapeamento das partes interessadas tem vários outros propósitos importantes. Ele facilita a identificação das partes interessadas-chave e permite sua priorização.
Com essas informações, você pode criar um plano e táticas de engajamento mais refinados. Além disso, ao reavaliar periodicamente as partes interessadas, você poderá visualizar como seus níveis de interesse e influência mudam ao longo do tempo, permitindo ajustes estratégicos conforme necessário.
Vantagens de usar um mapa de stakeholders
Algumas das principais vantagens de usar um mapa de partes interessadas em uma organização são:
- Identificação rápida das partes interessadas: Permite saber a quem direcionar, supervisionar ou relatar em cada fase do projeto.
- Decisões ágeis: Facilita a tomada de decisões rápidas e consultas, sem negligenciar partes interessadas importantes.
- Avaliação de poder e interesses: Ajuda a entender o poder e os interesses de cada parte interessada para definir estratégias e planos de comunicação organizacional adequados.
- Avaliação de sucesso: Auxilia na avaliação do sucesso de novos produtos ou serviços no mercado.
- Implementação de estratégias de marketing: Facilita a implementação de estratégias de marketing, como programas de fidelidade ou campanhas publicitárias.
- Realização de estudos de mercado: Ajuda a conduzir estudos de mercado para a entrada em novos países ou regiões.
Tipos de stakeholders
Existem diferentes tipos de partes interessadas que devem ser incluídas em um mapa de partes interessadas. Aqui estão os principais tipos:
Internas
- Patrocinador do Projeto: É a pessoa que inicia o projeto, define seu escopo e objetivos, e supervisiona seu desenvolvimento. Ele também desenvolve estratégias para o sucesso do projeto.
- Diretor de Projeto: Lidera a equipe do projeto e é responsável pelos resultados alcançados. Coordena atividades e garante que o projeto esteja em conformidade com as metas estabelecidas.
- Membros da Equipe do Projeto: São responsáveis pelo desenvolvimento e execução das tarefas do projeto, seguindo as orientações do gerente de projeto.
- Executivos e Gestores de Alto Nível: Tomam decisões finais na empresa, apoiam o patrocinador e o gerente do projeto, alocam recursos e autorizam decisões importantes relacionadas ao projeto.
- Outros Departamentos da Empresa: Incluem áreas como finanças, marketing, P&D e qualquer outro departamento que colabore ou interaja com a equipe do projeto.
Externas
As partes interessadas externas são indivíduos ou instituições fora da organização que podem ser afetados pelo projeto ou que têm o poder de influenciar seu desenvolvimento e resultados. Aqui estão alguns exemplos comuns:
- Clientes : São os destinatários finais dos resultados do projeto. A adequação do projeto às suas necessidades e expectativas é crucial para o seu sucesso.
- Fornecedores: Fornecem os materiais, tecnologias e serviços necessários para o desenvolvimento do projeto, garantindo sua continuidade e eficiência.
- Autoridades: Envolvem-se na regulamentação e aprovação do projeto. O projeto deve estar em conformidade com leis e regulamentos pertinentes.
- Influenciadores e grupos de ação: Incluem ativistas, associações e líderes de opinião que podem apoiar ou criticar o projeto. É importante considerar suas opiniões e influências na estratégia do projeto.
Como criar um mapa de stakeholders?
Para criar um mapa de stakeholders eficaz, siga estes quatro passos:
- Identifique as partes interessadas
- Comece listando todas as partes interessadas relevantes para o projeto. Esta lista pode variar dependendo da organização, do impacto do projeto e dos objetivos específicos. Lembre-se de que a lista pode precisar ser revisada à medida que o projeto avança.
- Analise detalhadamente os stakeholders
- Realize uma análise para entender a relevância e a perspectiva de cada stakeholder em relação ao projeto. Avalie o tipo de stakeholder, o quanto eles podem contribuir e sua legitimidade. Considere também seu grau de influência e envolvimento no projeto.
- Desenhe o mapa
- Crie um gráfico com dois eixos. No eixo Y, meça o nível de influência, de baixo (na parte inferior) a alto (na parte superior). No eixo X, meça o nível de interesse, de baixo (à esquerda) a alto (à direita). Coloque cada stakeholder no gráfico com base na análise que você fez.
- Desenvolva Estratégias de Engajamento
- Use o mapa para criar estratégias de comunicação e engajamento personalizadas para cada grupo de stakeholders, ajustando a abordagem conforme seu nível de influência e interesse.
- Priorize as Partes Interessadas
- Após listar, analisar e mapear suas partes interessadas, o próximo passo é desenvolver um plano de interação para cada uma delas ao longo do projeto. Baseado na posição de cada parte interessada no mapa, você determinará a intensidade da gestão e supervisão necessárias. Este é o momento de definir estratégias de comunicação e estabelecer um plano de gestão das partes interessadas, ajustando o nível de atenção conforme sua influência e interesse no projeto.
O mapa de stakeholders permite identificar claramente as partes interessadas nos projetos em desenvolvimento, garantindo uma experiência satisfatória para o cliente e a comunicação clara e precisa dos resultados obtidos.
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