A comunicação interna e o seu impacto organizacional para alcançar resultados

Na comunicação interna das empresas, os empregados tornam-se os clientes internos, porque desempenham um duplo papel de emissores e receptores da mesma instituição.

Uma comunicação interna bem gerida promove a parceria ou o trabalho cooperativo, melhorando o conhecimento e o desempenho dos trabalhadores, o que se reflecte nos resultados da empresa.

O que é a comunicação interna?

A comunicação interna é a comunicação dirigida ao cliente interno, ou seja, ao empregado. Nasceu como resposta às novas necessidades das empresas de motivar o seu pessoal e de reter os melhores profissionais num ambiente empresarial em que as mudanças são cada vez mais rápidas.

Não esqueçamos que as empresas são o que as suas equipas são, portanto, motivar é melhorar os resultados.

O conceito acima referido é reforçado quando se desenvolve um Plano de Comunicação Interna na organização. Plano de Comunicação Interna que responde às oito perguntas seguintes.

1. Quem deve ser afetado?
2. Com quem te desenvolves?
3. Onde e quando se realiza (hora e local)?
4. Como é que deve ser implementado?
5. Quanto tempo deve durar?
6. Para que é que deve ser implementado?
7. Que formas de medição podem ser implementadas?
8. Quais serão os seus instrumentos, elementos ou caraterísticas?

Tipos de comunicação interna

Existem diferentes tipos de comunicação interna numa organização, cada um com objectivos específicos e todos importantes para o bom funcionamento da organização.

É importante que seja encorajada uma comunicação aberta e eficaz, uma vez que contribui para o bem-estar no trabalho e para a realização dos objectivos da organização.

1. Comunicação ascendenteComunicação: refere-se à comunicação que vai desde os colaboradores até aos superiores hierárquicos. É utilizada para transmitir informações relevantes, sugestões, reclamações, comentários, entre outros. É uma importante forma de feedback para os gestores da organização, pois permite-lhes conhecer as necessidades e preocupações dos colaboradores.
2. Comunicação descendenteComunicação: É a comunicação que vai dos superiores hierárquicos aos empregados. É utilizada para transmitir objectivos, políticas, regras, planos de trabalho, entre outros. Este tipo de comunicação é importante para manter os colaboradores informados e motivados, bem como para garantir o alinhamento dos objectivos e metas da organização.
3. Comunicação horizontalComunicação: refere-se à comunicação entre pessoas que têm um nível hierárquico semelhante na organização. É utilizada para coordenar tarefas, partilhar informação, resolver problemas, entre outros. Este tipo de comunicação é importante para o trabalho em equipa e para a colaboração entre áreas e departamentos.
4. Comunicação diagonalComunicação: é a comunicação que ocorre entre pessoas de diferentes áreas ou departamentos, que não possuem um nível hierárquico semelhante. É utilizada para coordenar projetos, compartilhar informações, resolver problemas que envolvem diferentes áreas, entre outros. Esse tipo de comunicação é essencial para a integração e o trabalho colaborativo entre áreas e departamentos.
5. Comunicação informalcomunicação informal: refere-se à comunicação que ocorre entre os trabalhadores de forma não estruturada, como conversas informais na área de trabalho, durante o almoço ou nos intervalos. Embora não seja formal, é importante para construir relações interpessoais, promover o trabalho em equipa e partilhar conhecimentos e experiências.

Decálogo da comunicação ascendente

Os trabalhadores são determinantes da cultura e do clima organizacionais. O papel que desempenham como pilares da comunicação interna nas organizações é resumido num decálogo da comunicação ascendente:

1. Os empregadores devem manter um bom clima organizacional clima organizacional de felicidade, motivando, capacitando e estimulando os seus empregados através de uma formação que contribua para o desempenho humano.
2. Cada departamento deve ser gerido como uma empresa, com os seus próprios indicadores, metas e objectivos, mas coeso com a missão, visão e princípios institucionais.
3. Os conceitos de envolvimento, formação e feedback nas organizações devem ser incorporados na comunicação interna entre chefias e colaboradores como método de avaliação e ajustamento de resultados. Conhece as vantagens de fazer um avaliação do desempenho dos trabalhadores.
4. O valor e a importância do capital humano nas organizações de acordo com as suas atitudes e aptidões para desenvolver as tarefas propostas interessantes para a empresa, as funções dos colaboradores devem estar de acordo com as competências que desempenham de acordo com o seu cargo, funcionando como uma equipa, de acordo com este conceito inclusivo o papel de cada membro da empresa é essencial para alcançar os resultados esperados.
5. A gestão da informação tornou-se uma ferramenta importante para as organizações actuais e deve ser complementada por um programa de formação centrado nos trabalhadores.
6. No mundo atual, os Recursos Humanos e o trabalho em equipa estão a ter grande relevância nas organizações, onde os líderes se devem tornar uma referência para a sua equipa de trabalho para a orientar.
7. A qualidade humana é fundamental no processo de seleção que as empresas fazem da sua equipa de trabalho, em qualquer cargo com um perfil específico.
8. A informação tornou-se um bem de consumo que é complementado pelo serviço ao cliente e pelo crescimento constante das TIC.
9. Os gestores devem identificar os pontos fortes e fracos da organização com base num diagnóstico e no estabelecimento de objectivos, que devem ser cumpridos pelos trabalhadores, após uma análise da situação, com base na confiança, no consenso e na corresponsabilidade dentro da organização, que se reflecte nos resultados.
10. Os trabalhadores devem tornar-se empresários que desenvolvem as suas caraterísticas mais relevantes através da sua capacitação e formação.

Ferramentas de comunicação interna

Existem várias ferramentas de comunicação interna que podem ser utilizadas por uma empresa para melhorar a eficiência e a eficácia da comunicação entre os empregados e as equipas de trabalho. A escolha da ferramenta certa dependerá das necessidades e dos objectivos de cada empresa.

De seguida, descrevem-se algumas das ferramentas de comunicação interna mais comuns:

1. Endereço de correio eletrónicoEnvia e recebe mensagens electrónicas de forma rápida e simples. É útil para enviar informações detalhadas, anexos, convocar reuniões ou enviar lembretes.
2. IntranetUma plataforma interna da empresa utilizada para partilhar informações, documentos, notícias e actualizações com todos os funcionários. Pode incluir uma secção de notícias, um fórum de discussão, uma biblioteca de documentos e um calendário de eventos.
3. Mensagens instantâneasAs ferramentas de mensagens instantâneas, como o Slack ou o Microsoft Teams, são úteis para a comunicação em tempo real, permitindo que os funcionários comuniquem e colaborem em projectos em tempo real.
4. Redes sociais empresariaisAs redes sociais empresariais permitem que os empregados se liguem e colaborem com outros empregados em projectos e tarefas específicos.
5. Boletins informativosOs boletins informativos internos permitem que a empresa comunique regularmente notícias e actualizações aos empregados. Podem ser em formato impresso ou eletrónico.
6. ReuniõesAs reuniões são uma ferramenta de comunicação interna essencial, permitindo às equipas discutir questões importantes, resolver problemas e tomar decisões em conjunto. As reuniões podem ser presenciais ou virtuais e podem assumir uma variedade de formatos, como reuniões individuais, de equipa, de departamento ou de toda a empresa.

 

O que é necessário para criar um plano de comunicação interna?

Alguns elementos devem ser tidos em conta como ponto de partida para a elaboração de um Plano Estratégico de Comunicação Interna (PECI), tal como a seguir se indica:

1. Ter um departamento de comunicação
2. Ter acesso aos meios de comunicação internos e externos
3. Sê competente na utilização dos meios de comunicação social
4. Considera a comunicação como um meio e não como um fim.
5. Conhecer os recursos a implementar na Comunicação Interna.
6. Conhece os problemas ou preocupações a resolver através do Plano de Comunicação.
7. Melhora os recursos existentes na área da comunicação de acordo com as necessidades da empresa e as inovações tecnológicas.

A identidade institucional e o seu papel na comunicação organizacional

Estes são alguns dos elementos que definem a identidade institucional ou corporativa e o seu papel na comunicação organizacional. comunicação organizacional.

Para compreenderes o conceito de Identidade Corporativa, começa por definir as duas palavras segundo a Real Academia da Língua Espanhola.

A identidade IdentidadeO conjunto de traços de um indivíduo ou de um grupo que o caracterizam ou o diferenciam dos outros. No ambiente empresarial, os aspectos acima mencionados são claramente cumpridos. Passamos agora a referir os elementos que fazem parte da identidade institucional, que são os seguintes:

• Imagem institucional
• Cores.
• Uniformes dos empregados.
• Os distintivos, os escudos.
• Os hinos.
• A visão.
• A tua missão.
• Valores e princípios organizacionais.
• Valores.
• Os princípios.
• Os planos estratégicos de cada departamento.

Por outro lado, a identidade organizacional, composta pela distinção institucional, deve estar relacionada com a comunicação interna e refletir-se em alguns elementos caraterísticos.

* Gosta do logótipo.
* Uniformes
* O papel timbrado.

Recomendo-te a leitura de: 5 dicas para melhorar o teu marca do teu trabalho.

Conclusão

É importante salientar que a comunicação interna nas empresas deve promover o equilíbrio emocional dos seus colaboradores através da motivação, companheirismo, solidariedade e empenho, complementados por uma excelente gestão de grupo que facilite o crescimento pessoal e coletivo, gerando um desempenho constante e regular que permita alcançar os resultados propostos.

A comunicação pode também tornar-se um aliado que facilita os processos de reengenharia exigidos pela empresa através dos seus comunicados ou boletins entre departamentos, esclarecendo as alterações efectuadas se necessário, pois é positivo reorientar ou recolocar as pessoas nas suas funções e cargos de forma a maximizar o seu desempenho e consequentemente obter melhores resultados empresariais.

Na comunicação interna, é evidente a presença de clientes, que são influenciados pelas mensagens emitidas institucionalmente, neste caso referimo-nos aos empregados, cujas exigências ou necessidades devem ser cobertas pelas diretivas para manter a empatia, a comunicação e o espírito de solidariedade entre os diferentes departamentos, evitando assim uma crise de clima organizacional que impede o normal funcionamento da empresa, atrasando os processos que estão em execução ou desenvolvimento.

É importante referir que o objetivo da identidade corporativa é envolver e manter os colaboradores concentrados na concretização dos objectivos propostos através do trabalho em equipa, tal como acontece no reino animal com uma manada de leões ou uma colmeia de abelhas, todos a trabalhar para o objetivo da sobrevivência, em que cada membro tem uma função específica a desempenhar.

Cada unidade deve ser um elo, responsável pelo cumprimento de uma tarefa ou função específica na estrutura organizacional.

Esta breve reflexão sobre a comunicação interna é reafirmada nas palavras do escritor, filósofo e administrador austríaco Peter Drucker, que afirmou que “Na empresa baseada na informação, o conhecimento está na base da pirâmide hierárquica”, razão pela qual este tipo de comunicação é fundamental para o desenvolvimento do negócio.

 

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