Negatives Feedback: Was es ist + Wie Sie es positiv gestalten können

Feedback zu geben wird häufig als stressig empfunden, vor allem wenn Sie negatives Feedback geben müssen. Die Situation wird noch viel schlimmer, wenn Sie wissen, dass ein Mitarbeiter in der Vergangenheit Probleme verursacht hat.

Die Produktivität, der Enthusiasmus und das Vertrauen der Mitarbeiter in Sie werden davon beeinflusst, wie Sie Feedback geben. Deshalb müssen Führungskräfte lernen, wie man konstruktive Kritik übt.

Lesen Sie weiter, um zu erfahren, wie Sie Ihre Feedback-Fähigkeiten entwickeln und konstruktive Kritik in einen Gewinn für alle in Ihrem Team verwandeln können.

Was ist negatives Feedback?

Negatives Feedback ist eine Information, die einem Mitarbeiter gegeben wird, um auf Handlungen hinzuweisen, die geändert werden sollten, um Probleme oder schlechte Leistungen zu vermeiden. Es zielt darauf ab, das Verhalten des Mitarbeiters zu ändern, um seine Produktivität und Leistung zu verbessern.

Wenn ein Mitarbeiter beispielsweise einen Vertrag falsch einreicht, sollte sich die Geschäftsleitung mit ihm treffen, sobald sie den Vertrag erhält, nicht erst Tage oder Wochen später.

Es ist ein wertvolles Instrument zur Steigerung der Effizienz am Arbeitsplatz. Es kann die Bindung und das Vertrauen zwischen Mitarbeiter und Manager stärken. Viele Mitarbeiter schätzen und begrüßen konstruktives Feedback von ihren Managern, selbst wenn sie sich dabei unwohl fühlen.

Erfahren Sie mehr darüber, was Employee Trust ist und warum es so wichtig ist.

Die Bedeutung von negativem Feedback

Es gibt mehrere Gründe, warum es hilfreich ist, negatives Feedback zu geben. Im Folgenden finden Sie eine Liste der wichtigsten Gründe dafür:

• Es führt zu einer besseren Leistung der Mitarbeiter.
• Es erleichtert die Entwicklung von Führungsqualitäten.
• Stellt sicher, dass die Mitarbeiter wissen, was ihr Vorgesetzter oder das Unternehmen von ihnen erwartet.
• Hilft den Arbeitnehmern dabei, das Gefühl zu haben, dass sie unterstützt und umsorgt werden, während sie arbeiten.
• Die Mitarbeiter dürfen Fragen zur Klärung stellen.
• Verbessert die Fähigkeit der Arbeitnehmer, ihre Arbeitsaufgaben zu erfüllen.

Definition von positiver Rückkopplungsschleife und negativer Rückkopplungsschleife

Lassen Sie uns die Konzepte der positiven Rückkopplungsschleife und der negativen Rückkopplungsschleife untersuchen, die wichtig sind, um zu verstehen, wie Systeme funktionieren und sich anpassen. Diese Mechanismen geben Aufschluss darüber, wie sich Prozesse als Reaktion auf Veränderungen entweder verstärken oder stabilisieren:

• Positive Rückkopplungsschleife

Eine positive Rückkopplungsschleife bezieht sich auf einen sich selbst verstärkenden Prozess in einem System, bei dem die Auswirkungen einer anfänglichen Veränderung im Laufe der Zeit verstärkt werden, was zu einem exponentiellen Wachstum oder einer Verstärkung der ursprünglichen Veränderung führt.

Der Output verstärkt den Input in diesem positiven Rückkopplungsmechanismus, was zu einem kontinuierlichen und eskalierenden Kreislauf führt. Positive Rückkopplungsschleifen können Systeme in extreme Zustände oder Ergebnisse treiben. Sie stehen im Gegensatz zu negativen Rückkopplungsschleifen, die zur Stabilisierung oder Regulierung eines Systems dienen.

• Negative Rückkopplungsschleife

Eine negative Rückkopplungsschleife, auch bekannt als negativer Rückkopplungsmechanismus, ist ein Regulierungsprozess innerhalb eines negativen Rückkopplungssystems, bei dem die Auswirkungen einer anfänglichen Veränderung durch nachfolgende Veränderungen ausgeglichen werden, was zu einer Stabilisierung und einem Gleichgewicht führt.

Bei dieser Art von Rückkopplungsmechanismus stellt das System eine Abweichung von einem Sollwert fest und aktiviert Prozesse, die diese Abweichung verringern oder umkehren. Negative Rückkopplungsschleifen sind für die Aufrechterhaltung von Homöostase und Stabilität in verschiedenen natürlichen und künstlichen Systemen von grundlegender Bedeutung.

Sie dienen als negativer Rückkopplungsmechanismus und minimieren Abweichungen vom gewünschten Zustand.

Eine positive Rückkopplungsschleife verstärkt den Wandel und kann zu verstärkten Effekten führen, während eine negative Rückkopplungsschleife dem Wandel entgegenwirkt und die Stabilität durch Selbstregulierung fördert. Das Verständnis sowohl positiver als auch negativer Rückkopplungsmechanismen ist entscheidend für das Verständnis des Verhaltens und der Dynamik komplexer Systeme in verschiedenen Bereichen.

Erfahren Sie mehr über die Feedback-Schleife und wie sie in Organisationen funktioniert!

Wie Sie negatives Feedback positiv gestalten können

Positives Feedback zu geben ist einfach, aber negatives Feedback zu geben ist schwieriger. Die Mitarbeiter sind dafür nicht empfänglich, wenn es nicht richtig gemacht wird. Hier erfahren Sie, wie Sie Ihren Mitarbeitern negatives Feedback geben können:

Geben Sie negatives Feedback nicht unwirsch weiter

Geben Sie Feedback mit Sorgfalt und Respekt. Wenn Sie es zu häufig und ohne Gefühl geben, wird der Empfänger in die Defensive gehen und möglicherweise Vertrauen, Zuversicht und Begeisterung verlieren.

Um eine unsanfte Auslieferung zu vermeiden:

• Verwenden Sie eine ruhige Sprache.
• Konzentrieren Sie sich auf Beobachtungen, nicht auf Urteile.
• Suchen Sie nach Möglichkeiten, Probleme gemeinsam zu lösen, anstatt nur auf Fehler hinzuweisen.
• Ersetzen Sie „immer“ oder „nie“ durch neutralere Formulierungen wie „manchmal“ oder „in letzter Zeit„.

Sagen Sie zum Beispiel statt „Ihre Arbeit kommt immer zu spät und ist nie genau„: „Mir sind in letzter Zeit einige Verspätungen und Ungenauigkeiten aufgefallen; lassen Sie uns schauen, wie wir diese beheben können„.

Emotionale Stabilität bewahren

Bevor Sie negatives Feedback geben, beruhigen Sie sich. Wenn Sie verärgert, wütend oder negativ sind, ist es schwer, nützliches Feedback zu geben.

Ruhig bleiben, wenn Sie Feedback geben:

• Nehmen Sie sich einen Moment Zeit, um Ihre Gefühle einzuschätzen und gehen Sie ruhig an die Sache heran.
• Planen Sie Feedbackgespräche nach den Pausen oder zu ruhigen Tageszeiten ein.
• Atmen Sie vor dem Gespräch ein paar Mal tief durch, um Ihre Emotionen unter Kontrolle zu halten.
• Konzentrieren Sie sich auf das Ziel und stellen Sie sich vor, wie Sie sich an seiner Stelle fühlen würden, um eine Ebene der Empathie hinzuzufügen.

Geben Sie verhaltensbezogenes, nicht personenbezogenes Feedback

Es ist besser, sich auf die gewünschte Verhaltensänderung zu konzentrieren, nicht auf die Person. Hier finden Sie Möglichkeiten, wie Sie sich beim Feedback auf das Verhalten und nicht auf persönliche Eigenschaften konzentrieren können:

• Beschreiben Sie die Handlung, nicht die Person: Anstatt zu sagen: „Sie sind immer zu spät„, sagen Sie: „Ich habe in letzter Zeit Verzögerungen bei der Einreichung von Projekten festgestellt„.
• Verwenden Sie eine objektive Sprache: Halten Sie die Sprache neutral und faktenbasiert, z.B. „Im Bericht fehlten einige Abschnitte“ statt „Sie haben den Bericht nicht vollständig ausgefüllt„.
• Heben Sie die Auswirkungen hervor: Erklären Sie, wie sich das Verhalten auf das Team oder das Projekt auswirkt, z.B. „Wenn Berichte zu spät kommen, beeinträchtigt dies die Planung des Teams„.
• Schlagen Sie gemeinsam Lösungen vor: Fordern Sie zur Zusammenarbeit auf, indem Sie sagen: „Lassen Sie uns gemeinsam überlegen, wie wir unser Zeitmanagement verbessern können„, anstatt davon auszugehen, dass der Mitarbeiter weiß, was als nächstes zu tun ist.
• Trennen Sie Verhalten von Identität: Verwenden Sie Formulierungen wie „Diese spezielle Aufgabe könnte mehr Liebe zum Detail erfordern„, anstatt zu verallgemeinern: „Sie sind nicht detailorientiert„.
• Erkennen Sie positive Verhaltensweisen an: Halten Sie das Feedback im Gleichgewicht, indem Sie erwähnen, wo sie sich besonders hervorgetan haben, z.B. „Ihre Kundenbetreuung ist großartig; lassen Sie uns dieses Maß an Konsistenz in der Dokumentation erreichen„.

Privat liefern

Geben Sie negatives Feedback niemals vor Ihren Kollegen. Der Mitarbeiter wird sich peinlich berührt und durch das Feedback eingeschränkt fühlen. Treffen Sie die Person in Ihrem Büro oder einem Besprechungsraum. So zeigen Sie dem Mitarbeiter Respekt und sorgen dafür, dass er offener für Ihr Feedback ist.

Sie können Ihr Feedback auch privat abgeben:

• Planen Sie das Feedback in einem geschlossenen Büro oder Besprechungsraum.
• Legen Sie einen bestimmten Zeitpunkt fest, anstatt den Mitarbeiter zu überraschen, damit er sich mental vorbereiten kann.
• Seien Sie vertraulich.
• Beginnen Sie mit einer Einladung an den Mitarbeiter, seine Sichtweise darzulegen.

Vermeiden Sie triviale Bemerkungen

Manchmal beginnen Führungskräfte oder Manager das Gespräch mit negativem Feedback, trivialen Kommentaren oder ungerechtfertigtem Lob.

Wenn Sie konstruktives Feedback geben, sollten Sie sich auf die Fakten konzentrieren und versuchen, so ehrlich, praktisch und offen wie möglich zu sein. Der Mitarbeiter wird es Ihnen gleichtun. Sie können:

• Überspringen Sie unnötiges Lob vor kritischem Feedback; es wirkt gezwungen.
• Kommen Sie ohne Smalltalk auf den Punkt.
• Seien Sie direkt und respektvoll mit Ihrem Feedback.
• Vermeiden Sie vage Formulierungen; sagen Sie genau, was sich ändern muss.
• Verzichten Sie auf den „Sandwich„-Ansatz. Sorgen Sie für klares und umsetzbares Feedback, anstatt die Botschaft abzuschwächen.

Flippen Sie nicht aus

Negatives Feedback zu geben, kann schwierig sein, wenn es sich um ein großes Problem handelt oder der Mitarbeiter defensiv ist.

Hier sind einige Tipps, wie Sie ruhig bleiben können, wenn Sie Feedback geben:

• Behalten Sie eine ruhige Stimme, auch wenn sie sich verteidigen.
• Achten Sie auf Ihre Körpersprache, verschränken Sie nicht die Arme, zeigen Sie nicht auf etwas, und halten Sie Augenkontakt, um Respekt zu zeigen.
• Skizzieren Sie vorher die wichtigsten Punkte, damit Sie sich nicht von Emotionen ablenken lassen.
• Lassen Sie sie reden und nachdenklich reagieren, was dazu beitragen kann, die Spannungen zu entschärfen.

Lassen Sie die Mitarbeiter antworten

Geben Sie Feedback in einem Gespräch. Sobald Sie über das Verhalten und die notwendigen Veränderungen gesprochen haben, lassen Sie den Mitarbeiter antworten und Fragen stellen. Das zeigt, dass Sie seine Zeit und seine Meinung zu schätzen wissen.

So bringen Sie den Mitarbeiter während eines Feedbackgesprächs zum Reden:

• Pause und Aufforderung: Nachdem Sie Ihr Feedback gegeben haben, halten Sie inne und fragen Sie: „Was denken Sie darüber?“
• Stellen Sie Fragen mit offenem Ende: Verwenden Sie Fragen wie „Was halten Sie davon?“ oder „Sehen Sie irgendwelche Probleme bei diesen Vorschlägen?„
• Ermutigen Sie zum Nachdenken: Sagen Sie: „Nehmen Sie sich einen Moment Zeit und denken Sie darüber nach und lassen Sie uns über alle Erkenntnisse oder Bedenken sprechen, die Sie haben.
• Laden Sie zu Vorschlägen ein: Fordern Sie mit „Was denken Sie, würde bei dieser Sache helfen?„
• Erkennen Sie Bedenken an: Wenn sie Bedenken äußern, sagen Sie: „Ich weiß es zu schätzen, dass Sie das ansprechen; lassen Sie uns herausfinden, wie wir damit umgehen können„.
• Seien Sie aufnahmefähig: Sagen Sie: „Ich bin hier, um zu helfen, also lassen Sie mich wissen, wie ich helfen kann„.

Geben Sie negatives Feedback in Echtzeit

Der Zeitpunkt des negativen Feedbacks ist entscheidend. Geben Sie Feedback, sobald das gewünschte Verhalten auftritt, damit der Mitarbeiter schnell handeln kann.

Sie können:

• Führen Sie einen wöchentlichen oder zweiwöchentlichen Feedback-Zeitplan ein, um kleine Probleme anzusprechen, sobald sie auftauchen.
• Gehen Sie auf spezifische Aktionen oder Ergebnisse der jüngsten Arbeit ein.
• Geben Sie so schnell wie möglich Feedback.
• Wenn Sie sich nicht persönlich treffen können, schicken Sie sofort eine kurze Nachricht oder vereinbaren Sie ein virtuelles Treffen, um das Problem direkt anzusprechen.

Spezifisch sein

Sie sollten zeitnahe und präzise Kommentare abgeben. Anstatt zu sagen: „Sie haben das Formular falsch ausgefüllt“, sollten Sie erklären, was sie falsch gemacht haben und wie Sie das Problem beheben können.

Um es klar und deutlich zu sagen: Sie können:

• Geben Sie an, was sich ändern muss.
• Erklären Sie, wie es mit den Zielen des Teams oder des Unternehmens zusammenhängt.
• Verwenden Sie Beispiele, wenn sie zur Klärung der Erwartungen beitragen.
• Geben Sie Aktionsschritte vor, wie z.B. die Überprüfung der Daten des letzten Quartals und entsprechende Aktualisierungen.
• Erklären Sie, wie die Beantwortung des Feedbacks zum Gesamterfolg beitragen wird.

Erstellen Sie einen Aktionsplan

Erstellen Sie eine Notiz oder einen Aktionsplan, nachdem Sie das Problem erläutert haben. Setzen Sie den Mitarbeitern Leistungsziele und Fristen. Sie können wöchentlich oder monatlich nachhaken.

Hier erfahren Sie, was Sie tun können, nachdem Sie ein Problem besprochen haben:

• Arbeiten Sie mit dem Mitarbeiter zusammen, um den Plan zu skizzieren.
• Definieren Sie klare und erreichbare Ziele.
• Setzen Sie für jedes Ziel realistische Fristen, um ein Gefühl der Dringlichkeit zu schaffen.
• Planen Sie regelmäßige Kontrollbesuche, um die Fortschritte zu überprüfen.
• Besprechen Sie alle zusätzlichen Ressourcen, Schulungen oder Unterstützung, die der Mitarbeiter benötigt.
• Schreiben Sie den Aktionsplan auf und teilen Sie ihn mit dem Mitarbeiter, um Klarheit und Verantwortlichkeit zu schaffen.
• Lassen Sie die Mitarbeiter den Plan mitgestalten, damit sie ihn mittragen und sich engagieren.

Planen Sie, wann Sie nachfassen

Vereinbaren Sie ein Datum und eine Uhrzeit, um sich mit dem Mitarbeiter zu treffen und die Notiz oder den Aktionsplan zu überprüfen. Es ist wichtig, sich regelmäßig zu melden und positives Feedback zu den Fortschritten zu geben.

Hier erfahren Sie, wie Sie nach dem Feedback nachfassen:

• Legen Sie im Voraus bestimmte Termine für Folgetreffen fest, um die Verantwortlichkeit zu wahren.
• Nutzen Sie diese Treffen, um die Fortschritte des Mitarbeiters bei der Umsetzung des Aktionsplans und alle anstehenden Probleme zu besprechen.
• Erkennen Sie alle positiven Veränderungen oder Erfolge an und loben Sie sie, um den Mitarbeiter zu motivieren.
• Bieten Sie Unterstützung und Ressourcen an, wenn der Mitarbeiter Schwierigkeiten hat oder Hilfe benötigt.
• Schaffen Sie Raum für den Mitarbeiter, um Fragen zu stellen oder Bedenken über seine Fortschritte zu äußern.
• Seien Sie flexibel und bereit, Ziele oder Ansätze auf der Grundlage des Feedbacks und der Fortschritte des Mitarbeiters anzupassen.
• Machen Sie sich bei jedem Check-In Notizen, um Verbesserungen und Bereiche, die weiterer Aufmerksamkeit bedürfen, zu verfolgen.

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Beispiele für positives negatives Feedback

Übung, Erfahrung und Beobachtung sind entscheidend, um etwas gut zu machen. Es kann eine Herausforderung sein, Feedback auf angemessene und anspruchsvolle Weise zu geben. Die folgenden Beispiele können Ihnen als Anfang dienen:

1. Bemerkungen: Sie verpassen ständig Termine, was sich auf das Projekt und den Rest des Teams auswirkt.
   Positive Alternativen: Ich habe gesehen, dass Sie Probleme mit dem Zeitmanagement haben. Gibt es irgendetwas, das ich Ihnen helfen kann?

2. Bemerkungen: Ihr Ziel wurde nicht erreicht. Ich befürchte, dass dies die Leistung des Teams beeinträchtigen wird.
   Positive Alternativen: Ich weiß, wie hart Sie gearbeitet haben, obwohl Sie Ihre Ziele noch nicht erreicht haben. Haben Sie irgendwelche Hindernisse, bei denen ich Ihnen helfen kann?

3. Bemerkungen: Ihre spätabendlichen E-Mails an das Team haben mich beunruhigt, weil Sie Ihre Arbeit nicht im Griff zu haben scheinen.
   Positive Alternativen: Ich mache mir Sorgen um Ihre Work-Life-Balance, weil ich Ihre spätabendlichen E-Mails an die Mitarbeiter gesehen habe. Könnten Sie etwas ausführlicher werden, damit wir Ihre Arbeitsbelastung besser verstehen können?

4. Bemerkungen: Sie haben die neuen Aufgaben übernommen, aber Sie scheinen sie nicht gut zu bewältigen.
   Positive Alternativen: Ich gratuliere Ihnen zu Ihrer neuen Position. Da muss es doch Schwierigkeiten geben. Können wir über eine mögliche Ausbildung und Unterstützung sprechen?

5. Bemerkungen: In der gestrigen Sitzung waren Sie gereizt, was die Entscheidungsfindung erschwerte.
   Positive Alternativen: Bei unserem gestrigen Treffen habe ich beobachtet, dass Sie verärgert schienen. Könnten Sie mir bitte sagen, wie es Ihnen geht?

Fazit

Feedback zu geben ist ein notwendiger Bestandteil der Mitarbeiterführung. Es kann jedoch eine Herausforderung sein. Die Person, der Sie Feedback geben, wird Ihre Aufrichtigkeit erkennen, wenn Sie sich für die Entwicklung Ihrer Mitarbeiter einsetzen. Nutzen Sie die in diesem Blog beschriebenen Möglichkeiten, um negatives Feedback positiv zu formulieren.

Gehen Sie vorsichtig mit negativen Bewertungen um. Erkunden Sie Wege, lernen Sie aus Beispielen und geben Sie Feedback für Fortschritte. Der Anbieter sollte sich über das Ziel und die Motivation der Aktivität im Klaren sein. Sie müssen auch persönliche und kontextbezogene Situationen bewerten und wissen, welche Informationen ihnen fehlen.

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Häufig gestellte Fragen (FAQ)