Todas as empresas precisam de comprar bens ou serviços para satisfazer as suas necessidades quotidianas. Se não tiveres uma forma formal de comprar bens e serviços, podes estar a gastar mais do que o necessário. É aqui que entra a processo de compra.
A forma como estabeleces o teu processo de aquisição afectará significativamente a tua empresa, não só em termos de gestão de custos e despesas, mas também em termos do teu desempenho. Aprender e utilizar alguns passos e boas práticas para o teu processo de aquisição pode ajudar a reduzir o desperdício e a proteger a tua empresa de riscos e custos desnecessários.
E também podes criar fluxos de trabalho que aproveitem ao máximo o dinheiro gasto em termos de eficiência, benefícios e relação custo-benefício.
Qual é o processo de compra?
O processo de compra é o conjunto de etapas que uma empresa percorre para efetuar uma compra. Normalmente, as empresas têm de passar por um processo formal quando compram algo. Além disso, quando querem comprar algo, podem ter de fazer pesquisas, obter informações de diferentes departamentos, negociar e enviar pagamentos.
Pode variar consoante o modo de funcionamento da empresa e as suas necessidades, mas as etapas deste processo incluem normalmente o seguinte:
- Analisa e aprova os pedidos de compra
- Colocação e envio de ordens de compra
- Negociar preços, contratos ou métodos de pagamento
- Acompanha as despesas
Muitas pessoas estão envolvidas no processo de aquisição, tais como compradores, requisitantes, aprovadores, vendedores/fornecedores e os departamentos de compras e de contas a pagar.
Etapas de um processo de compra
Normalmente, o processo de aquisição é um ciclo, em que cada fase requer informações e autorizações. Cada empresa acrescenta os seus próprios toques especiais. Mas, em geral, o processo de aquisição segue um padrão bem conhecido de passos. Segue-se uma descrição dos mesmos:
Compreender as necessidades da empresa
Embora isto não seja exatamente um passo, é um excelente ponto de partida se quiseres gerir a forma como uma empresa gasta dinheiro, encontrar formas de poupar dinheiro, cortar custos desnecessários e resolver problemas da cadeia de abastecimento.
Por exemplo, se uma empresa precisar de um grande número de produtos, como telemóveis, pode haver uma oportunidade para negociar descontos.
Cria um pedido de compra
O processo de compra começa quando alguém faz um pedido de compra e o submete. Podes acelerar este processo e melhorar o processo de pedido criando um formulário de pedido padrão. Desta forma, os pedidos de compra serão os mesmos e satisfarão as necessidades de gestão de dados da tua equipa.
Examina as aplicações
A análise das requisições de compra garante que todas as compras da empresa estão corretas, dentro do orçamento e, mais importante, são realmente necessárias.
Procura fornecedores
Depois de o pedido ter sido revisto e aprovado para sourcing, a equipa de compras irá procurar fornecedores ou vendedores que possam satisfazer o pedido. Para tal, é necessário saber mais sobre o sourcing estratégico e a sua importância para encontrar os melhores fornecedores.
Pedido de propostas
Uma vez encontrados os melhores produtos, é comum a equipa de compras solicitar propostas para garantir que os produtos ou serviços estão dentro do orçamento, podem ser entregues a tempo e cumprem as políticas ou requisitos da sua empresa.
Negociação de custos e condições contratuais
Por vezes, todos os critérios podem ser preenchidos, exceto o preço ou as condições de pagamento. Por exemplo, a qualidade pode precisar de ser melhorada, mas o fornecedor é o único que pode satisfazer a procura até uma determinada data. Neste caso, o diretor de compras tentará negociar um total de compras mais razoável.
Aprovação
A requisição de compra é preparada para aprovação final se cada etapa do processo, incluindo custo, entrega e condições de pagamento, estiver em conformidade com as especificações. Se for rejeitada, a equipa de compras informará o requisitante ou tentará encontrar outra fonte ou fornecedor.
A falta de aprovação de um gestor de departamento, a duplicação da compra, o custo elevado e o facto de não trazer valor suficiente para a empresa são algumas das razões pelas quais pode ser rejeitada.
Emite um pedido de compra
Uma vez obtidas todas as aprovações, a equipa de compras prepara uma ordem de compra com base nos detalhes da requisição de compra aprovada e envia-a ao fornecedor ou vendedor escolhido para ser concluída.
Sabe mais sobre as vantagens de uma boa experiência de pagamento.
Melhores práticas para o processo de aquisição
Segue as melhores práticas abaixo para garantir um processo de compra tranquilo.
Automatiza o processo de compra
Sempre que possível, tenta automatizar o processo de compra. Com um software de automatização de compras, uma empresa pode encurtar o tempo necessário para comprar algo, facilitar o trabalho das pessoas, reduzir os erros e diminuir a papelada.
O software de automatização de compras é útil se a tua empresa compra repetidamente muito aos mesmos fornecedores.
Mantém registos precisos
Mantém registos precisos de todo o processo de compra. Isto inclui registos de potenciais fornecedores, negociações, vendas, devoluções e quaisquer outras transacções. Podes querer mudar de fornecedor ou podes ter um problema com o teu fornecedor atual.
Manter registos precisos de cada passo do processo de compra ajuda a reduzir problemas e trabalho extra no futuro.
Rever constantemente as tuas necessidades
As necessidades de uma empresa estão em constante mudança. Por vezes, uma empresa precisa de algo completamente novo, e outras vezes precisa de uma versão diferente de algo que já tem. Cria o hábito de examinar o que precisas agora e se as coisas que compras satisfazem essas necessidades.
Ao monitorizar regularmente as suas operações, pode encontrar problemas e resolvê-los mais rapidamente. Deixa o teu negócio crescer enquanto tomas decisões sensatas em relação às despesas.
Conclusão
O processo de compra é essencialmente transacional e sistemático. No entanto, tens de utilizar estratégias eficazes para ajudar ainda mais a tua empresa. Ao utilizar os passos e as melhores práticas que partilhámos, a tua equipa de compras conseguirá obter poupanças e eficiências nos próximos anos.
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