Todas las empresas necesitan comprar bienes o servicios para satisfacer sus necesidades cotidianas. Si no tiene un modo formal de comprar cosas y servicios, puede estar gastando más de lo necesario. Aquí entra el proceso de compra.
La forma en que configures tu proceso de compra afectará significativamente a tu negocio, no sólo en términos de gestión de costos y gastos, sino también en términos de tu funcionamiento. Aprender y utilizar algunos pasos y mejores prácticas para tu proceso de compra puede ayudar a reducir el desperdicio y proteger tu negocio de riesgos y costos innecesarios.
Y también puedes crear flujos de trabajo que aprovechen al máximo el dinero gastado en términos de eficiencia, beneficios y valor recuperado.
¿Qué es el proceso de compra?
El proceso de compra es el conjunto de pasos que una empresa lleva a cabo para hacer una compra. Las empresas suelen tener que pasar por un proceso formal cuando compran algo. Además, cuando quieren comprar algo, es posible que tengan que investigar, obtener información de diferentes departamentos, negociar y enviar pagos.
Puede variar en función de cómo funciona una empresa y de lo que necesite, pero los pasos de este proceso suelen incluir lo siguiente:
- Revisión y aprobación de las solicitudes de compra
- Realizar y enviar las órdenes de compra
- Negociar los precios, los contratos o la forma de pago
- Llevar un control del gasto
En el proceso de compra intervienen muchas personas, como los encargados de las compras, los solicitantes, los aprobadores, los vendedores/proveedores y los departamentos de compras y cuentas por pagar.
Quizá te interese conocer también sobre el proceso de decisión de compra que realizan los clientes.
Pasos para un proceso de compra
Normalmente, el proceso de compra es un ciclo, en el que cada fase requiere información y permisos. Cada empresa añadirá sus toques especiales. Pero, en general, el proceso de compra sigue un patrón de pasos bien conocido. Se indican a continuación:
Entender las necesidades del negocio
Aunque esto no es exactamente un paso, es un excelente punto de partida si se quiere gestionar cómo gasta el dinero una empresa, encontrar formas de ahorrar dinero, recortar gastos que no son necesarios y solucionar los problemas de la cadena de suministro.
Por ejemplo, si una empresa necesita un gran número de productos, como móviles, puede haber una oportunidad para negociar descuentos.
Crear una solicitud de compra
El proceso de compra comienza cuando alguien hace una solicitud de compra y la envía. Puedes acelerar este proceso y mejorar el proceso de solicitud creando un formulario de solicitud estándar. De este modo, las solicitudes de compra serán iguales y satisfarán las necesidades de gestión de datos de tu equipo.
Examinar las solicitudes
El análisis de las solicitudes de compra garantiza que todas las compras de la empresa sean correctas, no se salgan del presupuesto y, lo más importante, sean realmente necesarias.
Búsqueda de proveedores
Una vez que la solicitud ha sido examinada y aprobada para su abastecimiento, el equipo de compras buscará proveedores o vendedores que puedan satisfacer la solicitud. Para ello, es necesario aprender más sobre el abastecimiento estratégico y su importancia para encontrar los mejores proveedores.
Te comparto cómo realizar una evaluación de proveedores.
Solicitud de propuestas
Una vez que se han encontrado los mejores productos, es habitual que el equipo de compras solicite propuestas para asegurarse de que los productos o servicios se ajustan al presupuesto, se pueden entregar a tiempo y cumplen las políticas o requisitos de su empresa.
Negociar los costOs y las condiciones del contrato
A veces, todas las casillas pueden estar marcadas excepto el precio o las condiciones de pago. Por ejemplo, es posible que la calidad deba mejorarse, pero que el proveedor sea el único que pueda satisfacer la demanda en una fecha determinada. En este caso, el director de compras intentará negociar un total de compra más razonable.
Aprobación
La solicitud de compra se prepara para su aprobación final si cada paso del proceso, incluidos el costo, la entrega y las condiciones de pago, se ajustan a las especificaciones. Si se rechaza, el equipo de compras informará al solicitante o tratará de encontrar otra fuente o proveedor.
La falta de aprobación de un director de departamento, la duplicación de la compra, el costo elevado y el hecho de que no aporte suficiente valor a la empresa son algunas de las razones por las que puede ser rechazada.
Emitir una orden de compra
Una vez obtenidas todas las aprobaciones, el equipo de compras elaborará una orden de compra basada en los detalles de la solicitud de compra aprobada y la enviará al proveedor o vendedor elegido para que la complete.
Mejores prácticas para el proceso de compra
Sigue las siguientes prácticas recomendadas para que el proceso de compra se desarrolle sin problemas.
Automatiza el proceso de compra
Siempre que puedas, intenta automatizar el proceso de compra. Con un software de automatización de compras, una empresa puede acortar el tiempo que se tarda en comprar algo, facilitar el trabajo de las personas, reducir los errores y reducir el papeleo.
El software de automatización de compras es útil si su empresa compra repetidamente mucho a los mismos proveedores.
Conoce cómo realizar una encuesta de compras de productos
Mantén registros precisos
Mantén registros precisos de todo el proceso de compra. Incluye registros de posibles proveedores, negociaciones, ventas, devoluciones y cualquier otra transacción. Es posible que quieras cambiar de proveedor o que tengas un problema con el que ya tienes.
Mantener registros precisos de cada paso del proceso de compra ayuda a reducir los problemas y el trabajo extra en el futuro.
Revisa constantemente cuáles son tus necesidades
Las necesidades de una empresa cambian constantemente. A veces una empresa necesita algo completamente nuevo, y otras veces necesita una versión diferente de algo que ya tiene. Convierte en algo habitual el hecho de examinar lo que necesitas ahora y si las cosas que compras satisfacen esas necesidades.
Si vigilas tus operaciones con regularidad, podrás encontrar problemas y solucionarlos más rápidamente. Permite que tu negocio crezca mientras tomas decisiones de gasto acertadas.
Conclusión
El proceso de compra es principalmente transaccional y sistemático. Sin embargo, debes utilizar estrategias eficaces para ayudar aún más a tu empresa. Utilizando los pasos y las mejores prácticas que hemos compartido, tu equipo de compras logrará ahorros y eficiencia durante años.
Ahora es el momento de crear o mejorar tu proceso de compras. Tendrás que analizar tu mercado, tu negocio y tus clientes. Si necesitas ayuda con el proceso de análisis, QuestionPro está ahí para ti.
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