Organigrama: o que é, tipos e como o criar

Compreender como a tua organização está estruturada é muitas vezes uma iniciativa informal, mas à medida que a tua empresa cresce é importante formalizar esta estrutura num organograma. organigrama.

Neste artigo, vamos definir o que é um organigrama, explicar a sua importância e descrever os diferentes tipos de modelos que podes utilizar.

O que é um organigrama?

O organigrama de uma empresa é um modelo que mostra a estrutura interna dos empregados de uma empresa. O seu objetivo é destacar as pessoas e os cargos em cada parte da organização.

Estas pessoas são representadas por caixas e informações de contacto que podem ser utilizadas para as identificar facilmente. Tal como num diagrama UML (Unified Modelling Language), estes elementos estão ligados por linhas angulares.

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Como deve ser uma estrutura organizacional

A estrutura organizacional ideal depende da dimensão, do sector e dos objectivos da empresa. No entanto, devem ser considerados alguns elementos fundamentais:

• Clareza na hierarquia: É fundamental que todos os trabalhadores compreendam o seu lugar na organização e as relações de autoridade.
• Flexibilidade: À medida que as empresas evoluem, as suas estruturas organizacionais devem ser capazes de se adaptar a novos desafios e oportunidades.
• Comunicação fluida: A interação entre os diferentes níveis e departamentos deve ser facilitada, eliminando barreiras desnecessárias.
• Delegação eficaz: Um bom organigrama reflecte a correta atribuição de responsabilidades, promovendo a autonomia da equipa.
• Foco nos objectivos empresariais: A estrutura deve estar alinhada com a missão e a visão da empresa, permitindo que todos trabalhem em prol de objectivos comuns.

Caraterísticas de um organigrama

Um organigrama eficaz deve reunir certas caraterísticas para ser verdadeiramente útil:

• Clareza visual: As relações hierárquicas e funcionais devem ser claramente representadas.
• Simetria e simplicidade: Embora as empresas possam ser complexas, um bom organigrama deve procurar a simplicidade sem sacrificar a exatidão.
• Adaptabilidade: Um organigrama deve ser facilmente modificável à medida que a empresa cresce ou que as funções mudam.
• Diferenciação dos serviços: Cada unidade ou equipa deve ser claramente definida para evitar confusões.

Porquê fazer um organigrama?

O objetivo geral de um organograma é criar uma visualização da hierarquia e da estrutura de uma organização e da forma como as diferentes funções e departamentos estão estruturados na empresa.

No entanto, um organigrama é mais do que apenas um modelo bonito. O seu objetivo é visualizar a relação hierárquica entre as pessoas dentro de uma organização e mostrar informações importantes sobre os seus cargos e a cultura de trabalho em geral.

Apesar do seu âmbito, os organogramas não têm necessariamente de abranger toda a empresa e podem simplesmente organizar um único departamento ou equipa. Isto é particularmente útil durante o processo de recrutamento, para ter uma ideia clara da função a desempenhar e da forma como essa posição se relaciona com o departamento mais alargado.

Vantagens dos organogramas

Os organogramas têm apenas um único objetivo, mas dentro dessa função restrita, podem ter muitos benefícios para a tua empresa. Apresentamos de seguida algumas das principais vantagens da integração de um organigrama.

• Documentar uma estrutura

Criar um organigrama é fácil quando utilizas uma ferramenta de colaboração visual, o que torna a documentação empresarial muito mais transparente.

A criação de um organigrama público fornece aos teus empregados referências claras sobre a sua posição na organização, quem são os seus colegas, quem são os seus chefes e qual é a sua relação com todos os outros.

Esta documentação facilita a elaboração de relatórios e a gestão, uma vez que todos têm a mesma ideia. À medida que os departamentos crescem, isto torna-se cada vez mais importante, uma vez que haverá um número exponencial de relações e funções a considerar.

• Esclarece o processo de recrutamento e de integração

Uma das melhores formas de dar aos novos funcionários uma visão clara do seu lugar na organização é mostrar-lhes um organigrama. Quando tens uma estrutura visual que mostra o nome de todos, a cara, o cargo e os detalhes de contacto, todo o processo de integração se torna mais humano e todos se sentem muito mais acessíveis.

• Fornece uma estrutura hierárquica clara

Tal como no primeiro ponto, ter uma estrutura empresarial documentada é importante não só para mostrar as relações, mas também para traduzir a propriedade.

Quando olhas para o organigrama, não há dúvidas sobre quem é o proprietário de um determinado produto, quem é o líder da equipa e quem é o chefe do departamento.

A existência de orientações tão claras facilita muito a assunção de responsabilidades e dá a todos um ponto de chegada muito claro para qualquer relatório que tenham de fazer.

• Incentiva a colaboração no local de trabalho

Criar um organigrama significa que não tem de ser um documento fixo, mas que pode mudar e que podes manobrá-lo de acordo com as preferências das pessoas. Podes simplesmente alterar o desenho e a disposição ou refletir as mudanças organizacionais. Em qualquer dos casos, incentiva as pessoas a repensarem a estrutura organizacional e a colaborarem numa estrutura mais eficiente.

Desvantagens dos organogramas

Embora os organogramas sejam ferramentas úteis, também apresentam alguns desafios:

• Rigidez: Um organigrama mal gerido pode criar uma cultura rígida, em que os empregados se sentem presos em silos departamentais.
• Falta de atualização: Se não for atualizado com frequência, pode tornar-se rapidamente obsoleto, não reflectindo as mudanças nas funções ou as novas contratações.
• Excesso de formalidade: Em algumas empresas, os organogramas podem enfatizar demasiado as hierarquias, impedindo a inovação e a colaboração entre níveis.
• Complexidade nas grandes empresas: Em organizações com milhares de trabalhadores, o organigrama pode ser tão grande que se torna difícil de compreender e gerir.

Tipos de organogramas

O modelo hierárquico de um organigrama é muito popular, mas não é o único que existe. Apresentamos-te três dos organogramas mais populares que existem.

Organigrama plano

Os organogramas planos, ou horizontais, estruturam as empresas num mesmo plano, o que indica uma maior igualdade entre proprietários e sócios. Neste organigrama, existem dois níveis: os gestores e os trabalhadores.

O objetivo é eliminar a ideia de “gestão intermédia” e transferir a responsabilidade diretamente de um executivo para uma equipa de desenvolvimento. Em organizações planas, os trabalhadores tendem a ter mais responsabilidade e propriedade sobre o seu trabalho e decisões.

Organigrama matricial

O organigrama matricial foi concebido para acomodar estruturas empresariais mais complexas, especialmente as que não obedecem a um modelo hierárquico rigoroso.

Um exemplo disto seria uma empresa de criação de conteúdos em que cada empregado cria conteúdos para uma série de gestores diferentes em locais diferentes.

Este organigrama está estruturado de forma a dar aos trabalhadores a liberdade de terem vários gestores e aos gestores a liberdade de terem vários trabalhadores.

Organigrama hierárquico

O organigrama hierárquico é o mais familiar e o mais comum, e a sua estrutura deriva diretamente da hierarquia da empresa.

Nem todas as empresas se enquadram neste modelo, mas dado que a maior parte dos postos de trabalho são recrutados e trabalhados de acordo com um modelo organizacional linear, isto é normalmente suficiente.

Organigrama das divisões

O organigrama de divisão é basicamente um organigrama organizado por outros factores para além da hierarquia. Pode ser a localização, a idade, os departamentos, os interesses, etc. É essencialmente uma forma de subdividir uma empresa em várias secções diferentes, cada uma com os seus próprios elementos únicos.

Como fazer um organigrama

Eis os passos que tens de seguir para criar um organigrama eficaz:

Analisa a estrutura organizacional:

• Compreende a estrutura hierárquica e funcional da organização.
• Identifica os principais papéis, departamentos e relações entre equipas.
• Define os objectivos e o público:

Estabelece o objetivo do organigrama:

• É para comunicação interna, orientação de novos funcionários ou apresentação externa?
• Considera o público-alvo e adapta o nível de pormenor em conformidade.

Seleciona um formato adequado:

• Escolhe entre organogramas hierárquicos, matriciais, circulares e outros.
• Assegura-te de que o formato escolhido está de acordo com a cultura e as necessidades de comunicação da organização.

Recolhe as informações necessárias:

• Recolhe detalhes sobre cada cargo, tais como nome, título, departamento e relação de dependência.
• Obtém a aprovação dos dirigentes para garantir a exatidão e a relevância das informações.

Concebe a estrutura hierárquica:

• Coloca a posição mais elevada da hierarquia no topo.
• Liga cada posição com linhas para representar relações hierárquicas e utiliza cores ou estilos para diferenciar níveis ou departamentos.

Adiciona dados relevantes

• Inclui informações essenciais para cada cargo, tais como responsabilidades, funções e contactos.
• Evita encher o organigrama com pormenores desnecessários para manter a clareza.

Revê e obtém feedback

• Revê o organigrama para garantir que está correto e completo.
• Obtém feedback dos líderes e dos parceiros para garantir que reflicta corretamente a realidade organizacional.

Actualiza regularmente:

• Mantém o organigrama atualizado para refletir as mudanças na organização, tais como novas contratações, promoções ou mudanças na estrutura.
• Utiliza versões datadas para facilitar o acompanhamento das alterações ao longo do tempo.

Divulga eficazmente:

• Decide como e quando partilhar o organigrama. Pode ser através da intranet, de apresentações, de documentos impressos ou mesmo integrado em ferramentas de colaboração.
• Assegura que todos têm acesso à informação fornecida e sabem como utilizá-la.
• A criação de um organigrama eficaz exige atenção aos pormenores, exatidão da informação e adaptação às necessidades específicas de comunicação da organização.

Exemplo de um organigrama

Este exemplo inclui vários níveis de hierarquia, com o CEO no topo, seguido de diretores e gestores de diferentes departamentos.

Transfere o nosso modelo de organigrama e cria o teu próprio organigrama:

Dicas para criar um organigrama visualmente atrativo

1. Utiliza as cores de forma estratégica: Atribui cores a diferentes departamentos ou níveis hierárquicos para facilitar a compreensão e a navegação visual.
2. Utiliza uma tipografia clara: Certifica-te de que o texto é legível e uniforme em todo o organigrama.
3. Utiliza formas consistentes: Os quadrados, rectângulos e círculos são as formas mais comuns. Mantém a coerência para evitar confusões.
4. Deixa espaço entre os elementos: Um organigrama sobrecarregado pode ser difícil de interpretar. Deixa espaço suficiente entre os elementos para que cada um seja fácil de identificar.
5. Incorpora ferramentas digitais: Existem plataformas como o Lucidchart, o Canva ou o Visio que te permitem criar organogramas dinâmicos, visualmente atractivos e fáceis de atualizar.

Um organigrama não é apenas um documento; é uma ferramenta estratégica que ajuda as empresas a tornarem-se mais organizadas, eficientes e transparentes. Criar um organigrama de uma forma visualmente apelativa pode fazer a diferença na forma como é percepcionado e utilizado dentro da organização.

Conclusão

Os organogramas nem sempre são necessários, especialmente para as empresas mais pequenas, mas à medida que a tua empresa cresce, podem fornecer alguns activos essenciais que são difíceis de obter. Serve como uma ferramenta valiosa para o planeamento estratégico, permitindo aos líderes identificar áreas de melhoria, necessidades de contratação ou possíveis mudanças na estrutura.

A utilização de um organigrama também ajuda na avaliação do desempenho, pois define claramente as expectativas e responsabilidades de cada cargo, o que facilita a avaliação do desempenho individual e da equipa.

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