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Passos para um processo de integração bem sucedido

Um processo de onboarding é a fase em que a organização informa os trabalhadores recém-contratados sobre os processos e o funcionamento da empresa, a fim de os integrar melhor na equipa de trabalho.

Encontrar e recruta empregados para a tua empresa requer um determinado conjunto de competências. Se és um gestor de RH e estás a ler este artigo, concordas comigo.

A contratação de novos empregados é um processo extremamente importante e não deve ser encarado com ligeireza, pelo que é importante aplicar uma série de passos que te ajudarão a lidar com ele da melhor forma possível.

Passos para realizar um processo de integração

Segue os passos abaixo e faz com que a integração dos teus novos empregados seja bem sucedida – fá-los sentir que tomaram a decisão certa ao juntarem-se à tua força de trabalho!

Aqui tens 4 passos para a integração de um novo empregado.

  1. Prepara-te

Em primeiro lugar, a integração de um novo empregado requer planeamento. Por isso, planeia o seu horário, prepara o local de trabalho e o equipamento e prepara todas as formalidades necessárias para a sua plena integração.

Informa todos os teus empregados sobre a nova contratação e a função que vai desempenhar na empresa, o que dará ao novo empregado um sentido de importância, pois sentirá que a sua chegada era realmente esperada.

  1. Receção

No primeiro dia, marca uma hora para apresentar o empregado a todos, para que ele saiba que é bem-vindo e já se sinta como um membro da equipa:

  • Faz uma visita guiada e completa ao escritório
  • Apresenta-o aos colegas e menciona o papel das pessoas com quem o empregado vai colaborar.
  • Partilha informações essenciais sobre a dinâmica da equipa
  • Planeia um encontro informal, por exemplo, durante o almoço, para falar sobre como está a correr o teu primeiro dia de trabalho.
  1. Mantém as expectativas claras

Desde a primeira semana, deves definir expectativas claras para o cargo, a fim de obteres os resultados desejados:

  • Fala com o novo empregado sobre os seus deveres e responsabilidades.
  • Define o que esperas como empresa em termos de competências e atitudes.
  • Informa e disponibiliza as políticas e os procedimentos da empresa.
  • Informar-te das tuas obrigações para com a empresa e vice-versa.
  1. Acompanhamento

Quando o trabalhador está bem instalado, a integração não termina aí. É importante garantir que ele assimila bem as suas tarefas e sabe como as suas funções contribuem para o desempenho global da organização.

Aproveita também para recolher informações sobre o processo de orientação, perguntar-lhe se tudo está a correr bem e se se sente confortável no novo papel.

Uma forma de obter feedback dos utilizadores no processo de integração é através de um inquérito de integração onde pedes feedback aos empregados, especialmente nas primeiras semanas ou meses de trabalho.

Os novos empregados podem sentir-se um pouco sobrecarregados, porque tudo à sua volta é novo. Se és um gestor sénior, tens de te certificar de que os teus gestores não são apenas tecnicamente sólidos, mas que também são proficientes em competências transversais.

O resultado final será a retenção de funcionários, o aumento da produtividade e a melhoria constante do processo de onboarding. Para isso, terás de aplicar um bom questionário no processo de onboarding que te permita recolher o feedback e as respostas de que necessitas para melhorar todo o processo.

Vantagens de realizar um inquérito para o processo de integração

A experiência de integração varia significativamente de uma organização para outra. O processo de integração começa quando um candidato aceita a oferta e se torna empregado da tua organização.

É importante que este processo seja levado a sério. A maioria das organizações não dá este primeiro passo importante.

Assim que o novo empregado estiver a bordo, tens de aplicar um questionário regularmente para recolher os seus comentários e respostas relacionados com todo o processo.

Eis algumas das vantagens de realizar um inquérito para melhorar o processo de integração:

  1. Aumenta o valor do tempo de vida dos empregados: Ao implementar com sucesso um questionário de recrutamento, podes aumentar o valor do tempo de vida de um empregado.

Quando um novo empregado entra para a tua organização, o seu desempenho será inicialmente baixo, uma vez que ainda não compreendeu o ambiente de trabalho e o que se espera dele. No entanto, com um questionário eficaz para novos empregados, podes conseguir duas coisas:

  • Reduzir o tempo total necessário para que o empregado contribua plenamente para a equipa
  • Para que o trabalhador acelere a sua integração.
  1. Identifica as lacunas: Não podes melhorar eficazmente o processo de recrutamento ou de integração sem saberes realmente o que tens de mudar. Obter feedback dos novos empregados ajudar-te-á a identificar lacunas em termos de conhecimentos, necessidades de formação e desenvolvimento e muito mais.
  2. Melhora o processo de feedback: Ao implementares um questionário para novos empregados no processo de integração, melhoras essencialmente o processo de feedback, melhorando assim os níveis de envolvimento.É importante que os novos empregados sintam que estão a ser ouvidos e que as mudanças que mencionaram, se as houver, são implementadas para melhorar os resultados da organização.
  1. Dados valiosos: Estás sentado em cima de uma mina de ouro de dados. Estes são os atributos mais poderosos de um inquérito. Sê consistente ano após ano, compara os dados recolhidos e presta muita atenção à análise. Enquanto organização, poderás até encontrar respostas para questões com que te debateste durante muito tempo.

Perguntas a fazer durante a primeira semana de trabalho

As perguntas que podes utilizar durante o teu processo de integração incluem:

  1. Quais são as três coisas que mais te agradaram no processo de incorporação?
  2. Quais são as caraterísticas do teu trabalho que mais te agradam?
  3. Que aspectos do teu trabalho te preocupam?
  4. Estás satisfeito com a informação que te foi dada quando entraste na organização?
  5. Concluíste o processo de documentação para o registo?

Perguntas a fazer após a segunda semana de trabalho

Os teus novos empregados estão a começar a instalar-se e agora é uma boa altura para te perguntares se o processo de contratação está a funcionar bem para eles.

  1. Sentes-te preparado para enfrentar desafios?
  2. Dirias que compreendes os teus colegas de equipa?
  3. Estás a receber ajuda suficiente para compreenderes o trabalho que te foi atribuído?
  4. As tuas perguntas estão a ser respondidas como gostarias que fossem?
  5. Dás-te bem com o teu chefe e com os teus colegas de equipa?

Perguntas a fazer após três meses de trabalho

  1. O que achas da cultura da organização?
  2. Compreendes como é que o seu trabalho será avaliado?
  3. Sentes que as tuas ideias e opiniões são bem recebidas pelos teus colegas de equipa?
  4. Conheces os objectivos da organização?
  5. Compreendes de que forma o teu trabalho contribui para o desenvolvimento da organização?

Boas práticas para o processo de inquérito de integração

Ao implementar o inquérito para os empregados que estão no processo de integração, deves compreender que vais receber muitos dados e que é melhor fazeres alguma coisa com eles. Aqui estão 5 práticas recomendadas que deves ter em mente.

  1. Há sempre uma altura certa: Há sempre uma altura certa para enviar um inquérito. Então, quando é a altura certa – depois de uma semana, um mês, um trimestre ou um ano? Independentemente da altura em que decidires fazê-lo, não o deixes para muito tarde.
  2. Sê breve: O cansaço dos inquéritos é muitas vezes considerado como uma das principais razões para não os completar. É importante que mantenhas a duração correta para que os teus empregados não se aborreçam enquanto o preenchem. É necessária uma participação máxima para obteres dados de boa qualidade.
  3. Mede a experiência dos trabalhadores: Não te esqueças da razão pela qual estás a utilizar o inquérito, em primeiro lugar, para registar a experiência dos empregados. Tens de te certificar de que os teus novos empregados se integram rapidamente na organização. Em última análise, concebe um questionário tendo em mente o resultado final.
  1. Não faças perguntas que induzam ao erro: Não faças perguntas que levem os teus empregados a responder de uma determinada forma. Este tipo de perguntas tende a alterar a resposta do empregado e os dados recolhidos podem ser tendenciosos.
  2. Faz apenas perguntas relevantes: Se personalizares as perguntas do inquérito de acordo com as necessidades da tua organização, obterás uma melhor resposta. Não copies cegamente perguntas que têm muito pouco valor para a organização. As perguntas devem ser formuladas corretamente para obteres a resposta certa.

O processo de integração é extremamente importante e não deve ser encarado de ânimo leve. É o primeiro passo para dar as boas-vindas aos novos funcionários e é melhor fazer com que seja a melhor experiência para os novos funcionários da organização.

Porquê?

Dedicar tanto esforço a este passo de integração trará muitos benefícios para a tua organização:

  • Diminuição da taxa de rotação do pessoal
  • Melhor adaptação entre novos e antigos funcionários
  • Incentiva um sentimento de pertença à empresa
  • Reduzir o stress e contribuir para o bem-estar no trabalho
  • Aumento da produtividade

Por último, como passamos a maior parte do nosso tempo no trabalho, é melhor divertirmo-nos e sentirmo-nos confortáveis no nosso ambiente. Uma boa integração promoverá este bem-estar na tua equipa!



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