Pasos para un proceso de onboarding exitoso

Un proceso de onboarding es la etapa en la que la organización informa a los empleados recién contratados acerca de los procesos y el funcionamiento de la empresa para una mejor integración al equipo de trabajo. 

Encontrar y reclutar empleados para tu empresa requiere un cierto conjunto de habilidades. Si eres un gerente de Recursos Humanos y estás leyendo este artículo, estarás de acuerdo conmigo. 

La contratación de nuevos empleados es un proceso extremadamente importante y no debe tomarse a la ligera, por lo que es importante aplicar una serie de pasos que te ayudarán a resolverlo de la mejor manera. 

Pasos para realizar un proceso de onboarding

Sigue los siguientes pasos y logra que la integración de tus nuevos empleados sea exitosa. ¡Hazlos sentir que han tomado la decisión correcta al integrarse a tu fuerza laboral!

Aquí hay 4 pasos para la integración de un nuevo empleado.

  1. Prepárate

En primer lugar, la integración de un nuevo empleado requiere planificación. Así que planifica su horario, ten preparado su lugar y equipo de trabajo y listos todos los trámites que se necesitan para su completa integración.

Informa a todos tus empleados sobre la nueva contratación y sobre la labor que estará desempeñando dentro de la compañía, esto le dará al nuevo empleado un sentido de importancia, porque sentirá que su llegada fue realmente esperada.

  1. La recepción

El primer día, programa un tiempo para presentarlo a todos y que el empleado sepa que es bienvenido y se sienta ya un miembro más del equipo:

  • Haz una visita guiada y completa de la oficina
  • Preséntalo a los colegas y menciona el rol de las personas con las que el empleado colaborará.
  • Comparte información esencial sobre la dinámica del equipo
  • Planifica una reunión informal, por ejemplo durante la comida, para charlar cómo le está yendo en su primer día laboral.
  1. Mantén las expectativas claras

Desde la primera semana, debes establecer expectativas claras sobre el puesto para poder obtener los resultados deseados:

  • Platica con el nuevo empleado sobre sus deberes y responsabilidades.
  • Define lo que esperas como empresa en términos de habilidades y actitudes.
  • Informa y poner a su disposición las políticas y procedimientos de la empresa.
  • Informarle de sus obligaciones para con la empresa y viceversa.
  1. Da seguimiento

Una vez que el empleado está bien instalado, la integración no termina ahí. Es importante asegurarse de que asimile bien a sus tareas y conozca cómo sus funciones contribuyen al desempeño general de la organización.

También toma tiempo para reunir información sobre el proceso de orientación, pregúntele si todo va bien y si él o ella se siente cómodo en el nuevo rol.

Una forma de obtener la retroalimentación de los usuarios en el proceso de onboarding, es a través de una encuesta inducción laboral en la que le pidas a los empleados su opinión, especialmente en sus primeras semanas o meses de empleo. 

Los nuevos empleados pueden sentirse un poco abrumados, ya que todo a su alrededor es nuevo. Si eres un directivo de alto nivel, debes asegurarte de que tus gerentes no sólo sean técnicamente sólidos, sino que también dominen las habilidades sociales.

El resultado final aquí será la retención de los empleados, mayor productividad y la mejora constante del proceso de integración. Para ello, necesitarás aplicar un buen cuestionario en el proceso de onboarding que te permita recopilar comentarios y respuestas que necesitas para mejorar todo el proceso.

Beneficios de realizar una encuesta para el proceso de onboarding

La experiencia de integración varía significativamente de una organización a otra. El proceso de onboarding inicia cuando un candidato acepta la oferta y se convierte en empleado de tu organización. 

Es importante que este proceso se tome en serio. La mayoría de las organizaciones se pierden este primer paso importante.

Una vez que el nuevo empleado esté a bordo, necesitas aplicar un cuestionario regularmente para recopilar sus comentarios y respuestas relacionadas con todo el proceso. 

Descubre qué es una encuesta para trabajadores y cómo utilizarla con este artículo. 

 

Aquí están algunos de los beneficios de realizar una encuesta para mejorar el proceso de onboarding: 

  1. Aumento del valor de vida útil de los empleados: Al implementar con éxito un cuestionario de contratación, puedes aumentar el valor de vida de un empleado. 

Cuando un nuevo empleado se incorpora a tu organización, su rendimiento al principio será bajo, ya que todavía tiene que entender el ambiente de trabajo y lo que se espera de él/ella. Sin embargo, con un cuestionario efectivo para nuevos empleados, puedes lograr dos cosas: 

  • Reducir el tiempo total que tarda el empleado en contribuir plenamente al equipo  
  • Que el empleado acelere su integración.
  1. Identificar las brechas: No puedes mejorar eficazmente el proceso de reclutamiento o incorporación sin saber realmente qué es lo que necesitas cambiar. Obtener retroalimentación de los nuevos empleados te ayudará a identificar las brechas en términos de conocimiento, necesidades de capacitación y desarrollo y mucho más. 
  2. Mejora el proceso de retroalimentación: Al implementar un cuestionario para nuevos empleados en el proceso de onboarding, mejoras esencialmente el proceso de retroalimentación, mejorando así los niveles de compromiso.Es importante que los nuevos empleados sientan que están siendo escuchados y que los cambios que han mencionado, en su caso, se implementen para mejorar los resultados finales de la organización.

Te recomiendo que leas también: Importancia de darle feedback al empleado.

 

  1. Datos valiosos: Estás sentado en una mina de oro de datos. Estos son los atributos más poderosos de una encuesta. Sé consistente año tras año, compara los datos obtenidos y presta mucha atención al análisis.Como organización puedes incluso ser capaz de encontrar respuestas a las preguntas por las que has estado luchando durante mucho tiempo.

 

Preguntas para hacer durante la primera semana laboral

Entre las preguntas que puedes utilizar durante tu proceso de onboarding se encuentran: 

  1. ¿Cuáles son las tres cosas que te gustaron del proceso de incorporación?
  2. ¿Qué atributos de tu trabajo te gustan más?
  3. ¿Qué aspectos de tu trabajo te preocupan?
  4. ¿Estás satisfecho con la información que te compartieron al momento de incorporarte a la organización?
  5. ¿Has terminado con el procedimiento de documentación para darte de alta?

Preguntas que hacer después de la segunda semana de trabajo

Tus nuevos empleados están empezando a establecerse y ahora es un buen momento para preguntarte qué tan bien les está funcionando el proceso de onbording.

  1. ¿Te sientes preparado para asumir desafíos?
  2. ¿Dirías que entiendes a tus compañeros de equipo?
  3. ¿Estás recibiendo suficiente ayuda para entender el trabajo que se te ha asignado?
  4. ¿Tus dudas están siendo respondidas como desearías? 
  5. ¿Te llevas bien con tu gerente y tus compañeros de equipo?

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Preguntas para hacer después de tres meses de trabajo

  1. ¿Qué opinas de la cultura de la organización?
  2. ¿Comprendes la forma en la que se evaluará su trabajo?
  3. ¿Sientes que tus ideas y opiniones son bienvenidas por tus compañeros de equipo?
  4. ¿Conoces los objetivos de la organización?
  5. ¿Entiendes cómo tu trabajo contribuye al desarrollo de la organización?

 

Conoce más acerca de las encuestas para empleados con este artículo que tenemos para ti. 

 

Buenas prácticas para la encuesta del proceso de onboarding

Al implementar la encuesta para los empleados que se encuentran en el proceso de onboarding, debes entender que vas a recibir muchos datos y que es mejor que hagas algo con ellos. Aquí están las 5 mejores prácticas a tener en cuenta.

  1. Siempre hay un momento adecuado: Siempre hay un momento adecuado para enviar una encuesta. Entonces, ¿cuándo es el momento adecuado? ¿Después de una semana, un mes, un trimestre o un año? Independientemente de cuándo decidas hacerlo, no dejes que sea demasiado tarde. 
  2. Se breve: La fatiga de la encuesta se considera a menudo como una de las razones principales para no completarlas. Es importante que mantengas la longitud correcta para que tus empleados no se aburran mientras la llenan. Se necesita la máxima participación para obtener datos de buena calidad. 
  3. Medir la experiencia de los empleados: No olvides por qué estás utilizando la encuesta en primer lugar, para registrar la experiencia de los empleados. Necesitas asegurarte de que tus nuevos empleados encajan en la organización rápidamente. En última instancia, diseña un cuestionario teniendo en cuenta el resultado final.

Aquí algunos consejos sobre cómo diseñar un cuestionario para encuesta.

 

  1. No hagas preguntas tendenciosas: No haga preguntas que lleven a tus empleados a responder de cierta manera. Este tipo de preguntas suelen alterar la respuesta del empleado y los datos recopilados pueden tener sesgos.
  1. Haz sólo preguntas relevantes: La personalización de las preguntas de la encuesta para que se ajusten a las necesidades de tu organización evocará una mejor respuesta. Por favor, no copies a ciegas las preguntas que tienen muy poco valor para la organización. Deben estar formuladas correctamente para obtener la respuesta correcta.

El proceso de onboarding es sumamente importante y no debe tomarse a la ligera. Este es el primer paso para dar la bienvenida a los nuevos empleados y es mejor que sea la mejor experiencia para las personas que recién se integran a la organización. 

¿Por qué? 

Poner tanto esfuerzo en este paso de integración traerá muchos beneficios a su organización:

  • Disminución de la tasa de rotación de personal
  • Mejor adaptación entre empleados nuevos y antiguos
  • Fomenta el sentido de pertenencia a la empresa
  • Reducción del estrés y contribución del bienestar en el trabajo
  • Mayor productividad

Por último, como pasamos la mayor parte de nuestro tiempo en el trabajo, es mejor que nos divirtamos y nos sintamos cómodos en nuestro entorno. Una buena integración promoverá entonces este bienestar dentro de su equipo!

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