Herramientas para organizar un evento online

Existen muchas situaciones en las que organizar un evento online es más interesante que hacerlo presencial. Para ello, necesitarás contar con herramientas tecnológicas que te permitan gestionarlo. ¡Sigue nuestros consejos y tu evento virtual será todo un éxito!

Organizar un evento online

Los eventos online están de moda por necesidad, pero ¡la tendencia no está exclusivamente relacionada con la situación sanitaria! Existen muchas situaciones en las que organizar un evento online es más interesante que hacerlo presencial. Para ello, necesitarás contar con herramientas tecnológicas que te permitan gestionarlo. ¡Sigue nuestros consejos y tu evento virtual será todo un éxito!

Ventajas de los eventos online

La modalidad online se adapta a la perfección a conferencias, talleres, webinars, congresos y supone ventajas como: ausencia de gastos de alquiler de sala, posibilidad de contar con facilidad con asistentes de cualquier país, el público no se tiene que desplazar por lo que también tiene más tiempo para dedicar a este tipo de eventos… 

Además, puedes atraer a tu público de una forma muy directa, haciendo que acudan directamente a la página que dediques a la inscripción online, de manera que sacas mayor partido a tu publicidad online y ahorras gastos en publicidad clásica (flyers, carteles…), que a menudo se muestra menos eficaz.

Necesidades técnicas básicas para organizar un evento online

Las herramientas digitales son un elemento básico que tienes que conocer a la perfección para organizar un evento online, en particular las que te permiten retransmitir tu evento en directo y, a poder ser, grabarlo para su seguimiento en diferido. Skype, Zoom… 

Lo importante es que la herramienta escogida se adapte a las necesidades específicas de tu evento y que no falten las funcionalidades más básicas como ventana de chat, etc. 

También deberás tener en cuenta factores como el número máximo de asistentes que soporta, la facilidad con la que se gestiona el cambio de persona que toma la palabra o el coste.

A veces lo más básico es lo último en lo que pensamos: Necesitarás una buena conexión a internet y un ponente carismático para que el público no se aburra y pierdas su atención. 

¡Este último punto es siempre importante pero lo es mucho más en un evento online, que requiere mayor esfuerzo de atención por parte del asistente!

Vender entradas para tu evento online sin salir de tu universo

Un evento, sea online o presencial, empieza mucho antes del día de celebración. Y no solo para ti como organizador, ¡también para los futuros asistentes! Por eso no debes dejar de cuidar todos los puntos de contacto con tu público, desde antes hasta después del evento. 

Con una página web o microsite específico para tu evento y una plataforma de inscripción en marca blanca, podrás comunicar el espíritu del mismo y, sobre todo, gestionar la venta de entradas o inscripciones sin salir de tu universo.

Es importante que puedas gestionar los pagos online, pero no es menos importante recoger datos de los asistentes mediante un formulario online bien diseñado. Estos datos no sólo te serán útiles para la propia gestión del evento (puedes preguntar, por ejemplo, su nivel si se trata de un evento formativo) sino que te servirán para conocer mejor a tu público y seguir en contacto con él de cara a futuros eventos. 

Si además, realizas una encuesta durante o tras el evento, conocerás a tu público a la perfección y podrás organizar eventos cada vez mejor adaptados a tu público.

Descubre cómo hacer una encuesta para webinarios y eventos online.

 

Enviar el enlace a tu evento virtual

Las instrucciones de acceso tienen que estar muy claras para los asistentes. Con Weezevent, los asistentes reciben un e-mail de confirmación tras la compra de su entrada o inscripción. Este es un buen sitio para dejar claras las fechas y horarios del evento y también el enlace para acceder al mismo. ¡Haz todo lo posible para que haya un máximo de personas conectadas el día del evento, independientemente de si se trata de un evento gratuito o de pago!

Fidelizar a tu público

Es mucho más fácil mantener clientes que conseguir nuevos. Por eso, y por la publicidad que hacen a su alrededor, has de cuidar a tus clientes más fieles. 

Una forma de hacerlo es mediante descuentos. Puedes crear descuentos globales, para los primeros en inscribirse, por ejemplo, o jugar con la segmentación del público para descuentos mucho más personalizados: las personas que han acudido a tu primer evento online, los que han acudido a todos los eventos anteriores, etc. 

Esta estrategia, no solo te permite vender más entradas o inscripciones sino que además hace que los asistentes más fieles se sientan especiales, involucrados con el proyecto y mimados, lo que hace que tu relación con ellos sea aún más fuerte.

Mantener el contacto con tu público

Los eventos virtuales no tienen que suponer menor contacto con tu público, especialmente entre evento y evento, independientemente de si todos ellos son virtuales o alternas con presenciales. 

El evento no termina cuando se cierra la sesión, lo que pasa entre un evento y otro es vital para mantener a tu público interesado, crear relaciones y promocionar tus futuros eventos. 

En los eventos virtuales esto es aún más importante porque el lazo que se crea durante el evento no suele ser tan fuerte como durante un evento presencial, por lo que es recomendable organizar eventos recurrentes, algo regular en la agenda de los asistentes.

Con los datos recogidos de la venta de entradas o inscripciones, mantén una comunicación fluida por e-mail con tu público: informa de tus actividades pero no dejes de lado también preguntarles por qué les gustan tus contenidos, qué temas les gustaría que abordaras, etc., o incluso realizar cuestionarios para la evaluación de eventos

Con la herramienta de CRM y e-mailing para eventos WeezTarget, es muy fácil segmentar tu público y las comunicaciones que envías a cada segmento, de forma que puedas hilar más fino. Además, podrás hacer un seguimiento del número de inscripciones y los ingresos generados por cada campaña.

Ya conoces las bases necesarias para crear cualquier tipo de evento online. Ahora tienes que poner a trabajar tu creatividad para que tus eventos sean únicos y atractivos. Una vez los tengas ganados, las inscripciones son pan comido con Weezevent, descubre todas las funcionalidades para gestionar tu evento online.

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logo-weezeventAutora: Marieta Ortega (Marketing Coordinator Weezevent España).
En Weezevent, ayudamos a más de 200.000 organizadores de eventos presenciales y virtuales con soluciones tecnológicas para la Venta de entradas e inscripciones online, Control de acceso, Cashless y CRM.

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