Na comunicação interna das empresas, os colaboradores assumem o papel de clientes internos, desempenhando um duplo papel como remetentes e destinatários dentro da mesma instituição.
Uma comunicação bem gerida promove o trabalho colaborativo, potencializando o conhecimento e o desempenho dos colaboradores, o que se reflete nos resultados empresariais alcançados.
O que é comunicação interna?
É a comunicação direcionada ao trabalhador. Nasceu como resposta às novas necessidades das empresas em motivar a sua equipa humana e reter o que há de melhor num ambiente de negócios onde as mudanças são cada vez mais rápidas.
Não esqueçamos que as empresas são o que são as suas equipas humanas, portanto, motivar é melhorar resultados.O referido conceito é potencializado quando é desenvolvido dentro da organização um Plano de Comunicação Interna que responda às oito questões a seguir.
- Quem deveria impactar?
- Com quem é desenvolvido?
- Onde e quando isso é feito? (Hora e lugar)
- Com que meios isso deve ser colocado em prática?
- Qual deve ser a sua duração?
- Por que deveria ser implementado?
- Que formas de medição podem ser implementadas?
- Quais serão os seus instrumentos, elementos ou características?
Tipos de comunicação interna
Existem diferentes tipos de comunicação interna em uma organização, cada um com objetivos específicos e fundamentais para o bom funcionamento da empresa.
É crucial incentivar uma comunicação aberta e eficaz, pois isso contribui para o bem-estar no trabalho e para o alcance dos objetivos organizacionais.
Ascendente
Refere-se à comunicação dos funcionários para os superiores hierárquicos. É usada para transmitir informações relevantes, sugestões, reclamações, comentários, entre outros. Esse tipo de comunicação fornece feedback valioso aos gestores, permitindo-lhes conhecer as necessidades e preocupações dos colaboradores.
Descendente
É a comunicação dos superiores hierárquicos para os colaboradores. É utilizada para transmitir objetivos, políticas, normas, planos de trabalho, entre outros. Essa comunicação mantém os colaboradores informados e motivados, além de garantir o alinhamento dos objetivos e metas da organização.
Horizontal
Refere-se à comunicação entre pessoas com níveis hierárquicos semelhantes na organização. É usada para coordenar tarefas, compartilhar informações, resolver problemas, entre outros. Esse tipo de comunicação promove o trabalho em equipe e a colaboração entre diferentes áreas e departamentos.
Diagonal
É a comunicação entre pessoas de áreas ou departamentos diferentes, sem níveis hierárquicos semelhantes. É utilizada para coordenar projetos, compartilhar informações, resolver problemas que envolvem diversas áreas, entre outros. Esse tipo de comunicação é essencial para a integração e o trabalho colaborativo entre áreas distintas.
Informal
Refere-se à comunicação não estruturada entre os funcionários, como conversas informais na área de trabalho, no almoço ou nos intervalos. Apesar de não ser formal, é importante para construir relações interpessoais, promover o trabalho em equipe e facilitar a troca de conhecimentos e experiências.
Decálogo de comunicação ascendente
Os funcionários desempenham um papel crucial na cultura e no clima organizacional. Esse papel como pilares da comunicação interna nas organizações pode ser resumido em um decálogo de comunicação ascendente:
- Os empregadores devem manter um clima organizacional positivo, incentivando a felicidade, motivando e capacitando seus colaboradores através de programas de formação que promovam o desempenho humano.
- Cada departamento deve ser gerido como uma unidade empresarial, com indicadores, metas e objetivos próprios, alinhados com a missão, visão e princípios institucionais.
- O comprometimento, o treinamento e o feedback devem ser integrados à comunicação interna, facilitando a avaliação e ajuste de resultados entre líderes e colaboradores.
- O valor e a importância do capital humano nas organizações devem ser reconhecidos com base nas atitudes e habilidades dos colaboradores, garantindo que suas funções estejam alinhadas com suas competências e promovendo um trabalho em equipe eficaz.
- A gestão da informação é uma ferramenta essencial para as organizações hoje em dia e deve ser complementada por programas de formação direcionados aos colaboradores.
- Em tempos atuais, Recursos Humanos e trabalho em equipe têm relevância significativa, exigindo que os líderes sejam referências para suas equipes, oferecendo orientação e suporte.
- A qualidade humana é crucial no processo seletivo das equipes, independentemente do cargo específico que ocuparão.
- A informação é fundamental como matéria-prima, complementada pelo atendimento ao cliente e pelo crescimento contínuo das tecnologias de informação e comunicação (TIC).
- Os gestores devem identificar pontos fortes e áreas de melhoria através de diagnósticos organizacionais, estabelecendo objetivos alcançáveis e envolvendo os colaboradores com base na confiança, consenso e corresponsabilidade, refletindo esses esforços nos resultados da organização.
- Os colaboradores devem ser incentivados a desenvolver suas competências empreendedoras através de capacitação e formação contínuas.
Ferramentas de comunicação interna
Existem várias ferramentas de comunicação interna que uma empresa pode utilizar para melhorar a eficiência e eficácia da comunicação entre colaboradores e equipes de trabalho. A escolha da ferramenta certa dependerá das necessidades e objetivos específicos da empresa.
Aqui estão algumas das ferramentas de comunicação interna mais comuns:
Permite o envio e recebimento de mensagens eletrônicas de forma rápida e fácil. É útil para enviar informações detalhadas, anexos, convocar reuniões ou enviar lembretes.
Intranet
É uma plataforma interna da empresa usada para compartilhar informações, documentos, notícias e atualizações com todos os colaboradores. Pode incluir seções como notícias, fóruns de discussão, bibliotecas de documentos e calendários de eventos.
Mensagens instantâneas
Ferramentas como Slack ou Microsoft Teams são úteis para comunicação em tempo real, permitindo que os funcionários se comuniquem e colaborem em projetos de maneira instantânea.
Boletins informativos
Permitem à empresa comunicar regularmente novidades e atualizações aos funcionários. Podem ser distribuídos em formato impresso ou eletrônico.
Reuniões
São essenciais para a comunicação interna, permitindo que equipes discutam temas importantes, resolvam problemas e tomem decisões conjuntas. As reuniões podem ser presenciais ou virtuais, incluindo formatos como individuais, de equipe, de departamento ou corporativas.
O que é necessário para criar um plano de comunicação interna?
Para criar um Plano Estratégico de Comunicação Interna (PECI), é fundamental considerar alguns elementos como ponto de partida, conforme explicado a seguir:
- Ter um departamento de comunicação: É importante contar com uma estrutura dedicada à comunicação interna, que possa coordenar e executar as estratégias planejadas.
- Acesso a mídias internas e externas: Garantir acesso às ferramentas e canais de comunicação necessários, tanto dentro quanto fora da organização, para alcançar efetivamente os colaboradores.
- Competência no uso de mídias: Possuir habilidades e conhecimentos na utilização eficaz das diversas mídias disponíveis para comunicação interna, garantindo sua eficiência e impacto.
- Considerar a comunicação como meio e não como fim: Entender que a comunicação interna deve ser um meio para alcançar objetivos organizacionais, como engajamento dos colaboradores e alinhamento de mensagens.
- Conhecer os recursos a serem implementados: Estar ciente das ferramentas, tecnologias e recursos que serão utilizados para executar o plano de comunicação interna de forma eficaz.
- Identificar problemas ou preocupações a resolver: Identificar os desafios ou questões de comunicação existentes na organização que precisam ser abordados e resolvidos através do plano estratégico.
- Melhorar os recursos existentes na área de comunicação: Atualizar e aprimorar os recursos disponíveis na área de comunicação, de acordo com as necessidades do negócio e as inovações tecnológicas disponíveis.
Identidade institucional e seu papel na comunicação organizacional
A identidade institucional ou corporativa desempenha um papel crucial na comunicação organizacional, sendo definida por diversos elementos que a caracterizam e diferenciam, conforme proposto pela Royal Academy of Language. Para compreender esse conceito empresarial, é importante definir inicialmente cada uma das palavras:
Identidade: É o conjunto de características que define um indivíduo ou uma comunidade, distinguindo-os dos demais. No contexto empresarial, esses aspectos são essenciais e bem estabelecidos.
A seguir, detalhamos os elementos que compõem a identidade institucional:
- Imagem institucional
- Cores institucionais
- Uniformes dos funcionários
- Insígnias e escudos
- Hinos institucionais
- Visão da empresa
- Missão da empresa
- Valores e Princípios Organizacionais
- Valores da empresa
- Princípios da empresa
- Planos estratégicos de cada departamento
Além disso, a identidade organizacional, composta por esses distintivos institucionais, deve estar intrinsecamente ligada à comunicação interna e refletida em elementos característicos como:
- Logotipo da empresa
- Uniformes dos colaboradores
- Papel timbrado da empresa
Esses elementos não apenas reforçam a identidade da organização, mas também são fundamentais para uma comunicação interna coesa e alinhada com os valores e objetivos institucionais.
Conclusão
É fundamental destacar que a comunicação interna nas empresas desempenha um papel crucial em promover o equilíbrio emocional entre os colaboradores, através da motivação, camaradagem, solidariedade e comprometimento.
Esses elementos são complementados por uma gestão de equipe eficaz que facilita tanto o crescimento pessoal quanto o coletivo, resultando em um desempenho consistente e confiável que contribui para alcançar os resultados esperados.
Além disso, a comunicação interna pode ser uma aliada essencial nos processos de reengenharia organizacional, utilizando comunicações internas ou boletins entre departamentos para esclarecer mudanças necessárias. Isso permite a realocação estratégica de pessoas em funções e cargos para maximizar seu desempenho e, consequentemente, melhorar os resultados empresariais.
Na comunicação interna, é evidente a importância de considerar os colaboradores como clientes internos, cujas expectativas e necessidades devem ser atendidas pelas diretrizes institucionais. Isso é essencial para manter a empatia, a comunicação eficaz e o espírito de solidariedade entre os diferentes departamentos, prevenindo crises no clima organizacional que possam prejudicar o fluxo normal de operações e o desenvolvimento de projetos.
Por fim, é crucial ressaltar que o objetivo da identidade empresarial é engajar e manter os colaboradores focados na realização dos objetivos organizacionais, promovendo um ambiente de trabalho colaborativo e eficiente.
Assim como em exemplos da natureza, como um bando de leões ou uma colmeia de abelhas, onde cada membro contribui com uma função específica para o bem-estar coletivo, a identidade empresarial visa otimizar a produtividade e o sucesso organizacional através do trabalho em equipe alinhado.
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