12 pasos para crear una encuesta por correo electrónico

Ya sea que esté probando un producto nuevo o que quiera recibir comentarios sobre su servicio al cliente, llega un momento en que se puede crear encuestas para pequeñas empresas o encuestas para organizaciones sin fines de lucro y obtener grandes beneficios.

Al pedirles a sus clientes que respondan algunas preguntas rápidas, puede obtener información valiosa.

Una de las mejores formas de realizar una encuesta es a través del correo electrónico. 

En esta publicación, le mostraremos cómo crear una encuesta en línea y redactar un correo electrónico de invitación para que los clientes participen. ¿Listo para comenzar?

Pasos para crear una encuesta por correo electrónico

Lo primero es lo primero. Hablemos de su encuesta.

1. Defina sus objetivos

¿Qué desea que logre su encuesta de clientes? Necesita un objetivo bien definido antes de comenzar a crear preguntas de encuesta. ¿Quiere mejorar un servicio en particular? ¿Desea recibir comentarios sobre su nuevo sitio web? 

En dos o tres oraciones, anote lo que quiere recibir de la encuesta.

2. Seleccione una herramienta de encuesta en línea

Hay muchas herramientas en línea que pueden ayudarlo a crear una encuesta a los clientes. Nosotros usamos QuestionPro, para crear nuestras encuestas online y luego enviamos las encuestas por correo electrónico al público objetivo con mucha facilidad.

3. Seleccione una plantilla

La mayoría de las herramientas de encuestas en línea ofrecen una variedad de plantillas de encuestas prefabricadas según sus necesidades. Podrá editar preguntas para ajustarse a los objetivos de su empresa y de la encuesta de clientes.

4. Agregue su propia marca

Incluya el logotipo de su empresa en su encuesta y use también los colores que están en su logotipo, de modo que su encuesta sea coherente con su marca.

5. Cree preguntas claras

Es hora de crear un conjunto de preguntas de encuesta. 

Aquí hay algunos consejos para asegurarse de que sus preguntas sean eficientes y sobre el tema.

• Revise su objetivo. Todas sus preguntas deben estar orientadas a cumplir con el objetivo de su encuesta.
• Pregunte sobre una cosa a la vez. No intente combinar varios elementos en una sola pregunta. Al final es muy difícil descifrar las respuestas.
• No trate de influir en su audiencia. Haga preguntas sencillas que estén libres de opiniones.
• Sea específico. Por ejemplo, una pregunta cómo, «¿Ordena regularmente suministros de oficina en línea?» Es vaga. «¿Solicita cartuchos de impresora de ABC Office Supply al menos una vez al mes?» Es más específico y le brinda información más detallada.
• Haga entre 5 y 10 preguntas. No desea que la encuesta sea demasiado larga o los destinatarios pueden detenerse en el medio de la encuesta.
• Seleccione los tipos de preguntas. Con la mayoría de las herramientas de encuesta, tiene una variedad de tipos de preguntas para seleccionar. Puede configurar opciones múltiples, cuadros de comentarios, menús desplegables y escalas móviles. Sugerimos apegarse a uno o dos tipos de preguntas por encuesta. No quieres un batiburrillo de tipos de preguntas; puede ser confuso para el participante.
• Cubre todas las respuestas posibles. Si hace preguntas de opción múltiple, asegúrese de que haya una respuesta que se ajuste a todos.

Les compartimos 30 ejemplos de preguntas que puedes incluir en tu próxima encuesta online.

6. Revísela

Antes de enviar su encuesta a sus destinatarios, asegúrese de corregirla y realizar una prueba. Haga que un compañero de trabajo haga lo mismo para detectar cualquier error. Haga los ajustes si es necesario.

Con la encuesta completa, ahora puede crear una invitación de encuesta por correo electrónico para alentar la participación.

7. Cree un asunto atractivo

En su línea de asunto del correo electrónico, dígales a los destinatarios que desea su ayuda con una encuesta. El asunto de una encuesta por correo electrónico debe ser conciso y usar un lenguaje activo. Aquí están algunos ejemplos:

• Necesitamos tu ayuda. Realice nuestra encuesta de 3 minutos.
• Cuéntanos lo que piensas y gana una tarjeta de regalo.
• Ayúdenos completando nuestra encuesta rápida.
• ¿Tienes 2 minutos? Nos encantaría su comentario.

8. Escriba una invitación efectiva para su encuesta por correo electrónico

El cuerpo de email invita al destinatario a tomar la encuesta por correo electrónico. Piense en una invitación de cumpleaños. Es amigable y ofrece detalles vitales como para quién es la fiesta y cuánto tiempo durará. Una invitación a una encuesta es similar. 

Usaremos el siguiente correo electrónico como un ejemplo de cómo escribir su invitación a la encuesta.

• Cálido saludo. Esta encuesta es personalizada y agradece al cliente por usar su servicio. Intente algo similar. El punto es comenzar el correo electrónico con una nota de agradecimiento.
• Quién y para qué es la encuesta. Indique a los destinatarios para quién es la encuesta y cuál es su propósito. Explica por qué esta encuesta es importante.
• Tiempo de compromiso. ¿Cuánto tiempo tomará la encuesta? Esta información es imprescindible. Sus clientes están ocupados, por lo que si no explica cuánto tiempo invertirán probablemente lo ignorarán. Para obtener los mejores resultados, realice una encuesta por correo electrónico que dure entre 3 y 5 minutos en completarse.
• Incentivo posible. La gente responde a los incentivos. Ingrese participantes en un sorteo por un premio, por ejemplo. Esto es especialmente útil si su encuesta es extensa. Si planea hacer esto, menciónelo en su correo electrónico. Por ejemplo, estos son algunos consejos para implementar incentivos en Comunidades Online.
• Un cierre rápido. Concluya su correo electrónico agradeciendo al cliente, o si ha diseñado la invitación en un estilo de letra, una línea de firma rápida funciona.

9. Cree una llamada a la acción

El llamado a la acción debe ser claro. En el ejemplo anterior, con un botón que lleve a los destinatarios directamente a la encuesta. Haga que el proceso sea lo más transparente posible.

10. Segmente su lista

¿A quién debería dirigir su encuesta por correo electrónico? En algunos casos, es posible que desee enviar la encuesta a toda su lista de correo electrónico. Sin embargo, es posible que desee enviarlo a segmentos específicos, o partes de su lista, como aquellos que compraron un producto recientemente, o aquellos que viven en un área específica del país. La segmentación de su lista le dará las respuestas más relevantes.

Te invitamos a que leas: ¿Por qué crear una lista de correos electrónicos para acercarse al cliente?

11. Revise y envíe

Revise su correo electrónico. Pruebe los enlaces y verifique su copia. Cuando esté satisfecho con él, programe cuando desea que los destinatarios lo reciban. Después de unos días, considere enviar un recordatorio por correo electrónico a aquellos que no completaron la encuesta a los clientes.

12. Recopile y revise las respuestas

Recopile sus respuestas. Luego, tómese el tiempo para analizar todos los datos y usarlos para tomar decisiones informadas sobre negocios en el futuro.

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