¿Qué es un tablero Kanban?

Todo el mundo quiere ofrecer una gran experiencia al cliente. Es uno de los factores más importantes que determinarán si las ventas incrementarán a futuro. Para ello, muchas empresas utilizan un tablero Kanban. ¿Sabes de qué se trata?

Conozcamos más de esta herramienta y de cómo utilizarla para brindar una mejor experiencia del cliente.

Pero primero…

¿Qué es un tablero Kanban?

Un tablero Kanban es una forma sencilla y eficaz de mejorar la experiencia del cliente porque proporciona un sistema visual fácil de usar para organizar las tareas, mejorar las comunicaciones, reducir los cuellos de botella y aumentar la productividad.

¿Para qué utilizar un sistema Kanban?

Cuando se trata de identificar las oportunidades de mejora, hay miembros de tu equipo que están muy ocupados entre tu equipo y que pueden proporcionar la mayor cantidad de información.

Pero apartar a estas personas de su tarea y facilitar su aportación puede parecer imposible: después de todo, ¿quién va a hacer el trabajo mientras están haciendo una lluvia de ideas e implementando mejoras?

Este círculo vicioso es una situación realmente desafortunada en la que se encuentran muchos equipos, porque están demasiado ocupados con las tareas habituales para aportar o por otras circunstancias como la falta de tiempo o recursos. Entonces, ¿qué hay que hacer?

Un tablero Kanban es un gran punto de partida para los equipos que quieren mejorar su eficiencia. El seguimiento y la gestión del trabajo de forma ordenada, bajo la metodología Kanban ofrece mejoras sistemáticas del flujo de trabajo de cualquier equipo.

Un tablero Kanban es un enfoque sistemático para el seguimiento y la gestión del trabajo que, cuando se utiliza correctamente, pondrá de manifiesto de forma natural las oportunidades de mejora.

Los equipos pueden implementar estas soluciones en el mismo tablero Kanban que han estado utilizando durante todo su proceso.

Formas de utilizar un tablero Kanban

Al usar un tablero de forma simultánea, los equipos son capaces de adoptar mejoras continuas de manera más eficiente que nunca.

Estas son algunas de las finalidades de usar un tablero Kanban

1. Visualización Kanban del ciclo de vida de los tickets

Un tablero Kanban podría ayudarte a visualizar el progreso en el ciclo de vida de un ticket.

En lugar de ver que los tickets pasan por su proceso de principio a fin, los desarrolladores de Kanban los ven avanzar a medida que se completan uno por uno usando sólo una imagen y un sistema de codificación por colores.

Ahora pueden saber fácilmente en qué punto del recorrido se encuentra cada ticket sin tener que indagar en los pasos individuales.

2. Acelerar los flujos de trabajo de atención al cliente

Los tableros kanban ofrecen una manera fácil de hacer más eficiente el servicio al cliente. Un tablero Kanban ayuda a comprender mejor el proceso de asistencia, ya que los datos se presentan en tarjetas procesables clasificadas en columnas significativas.

También consolidan toda la actividad del equipo y son buenos para la colaboración con otros equipos.

3. Aumentar el compromiso del personal de soporte

Un tablero Kanban acorta las distancias de comunicación entre los miembros del equipo de soporte, lo que les facilita la colaboración y un mejor servicio a tus clientes. 

Esto ayuda a los equipos a responder más rápidamente cuando se producen errores, de modo que pueden evitar tiempos de inactividad innecesarios o el riesgo de una violación de datos.

Además, los tableros Kanban proporcionan una rica visión de lo que está funcionando bien con tus usuarios, en lugar de centrarse sólo en las áreas que necesitan mejorar.

Te compartimos algunos consejos para mejorar el servicio de atención al cliente.

 

4. Un tablero Kanban mejora la priorización de las tareas de soporte

Con la ayuda de los tickets prioritarios, es más fácil para los agentes de soporte decidir qué ticket es el siguiente.

Por ejemplo, si hay cuatro incidencias críticas y diez no críticas en la cola de solicitudes entrantes que necesitan ser atendidas; entonces cuando esas tareas están representadas a través de las prioridades se puede tomar una decisión informada sobre qué tarea atender.

Esto garantiza que los incidentes de alta prioridad no se demoren demasiado o que los problemas de baja importancia desaparezcan en el olvido.

5. Mejor colaboración entre los agentes de soporte

Un tablero Kanban ayuda a los diferentes equipos dentro del soporte a colaborar de nuevas maneras y a mantener el control de todos los problemas de los clientes, sin importar su estado de complejidad.

Los tableros Kanbans son herramientas sencillas pero potentes que permiten a los agentes de varios departamentos de una empresa trabajar de forma más colaborativa, al tiempo que mantienen la autonomía individual en tareas como el envío de tickets entrantes o la gestión de las cargas de trabajo del equipo.

Si está buscando una forma de mejorar los flujos de trabajo de atención al cliente y acelerar las tareas de soporte, ¡esta es una excelente opción!