Workshop: Qué es, ventajas y usos

Si estás buscando una manera de obtener información de tus clientes, empleados, incluso de estudiantes, puedes hacer un workshop, que básicamente es una variante de una reunión de grupo, con la diferencia de que todos participan activamente. 

Si quieres construir una reflexión, encontrar una idea, compartir un conocimiento particular, etc., es una excelente opción. Conozcamos más de sus características y cómo llevarlo a cabo.

¿Qué es un workshop?

Un workshop, en general, es una reunión en la que un grupo de personas con intereses, conocimientos o profesiones en un campo concreto, participan activamente en un intenso debate e investigación sobre un tema o proyecto específico. 

El objetivo principal es aumentar los conocimientos de cada individuo que asiste al evento sobre el material relacionado con el trabajo en grupo, realizando actividades interactivas para debatir determinados problemas. 

Las actividades de un workshop también suelen centrarse en la discusión de problemas específicos a los que se enfrentan los empleados. En este programa también se imparte formación para superar estos problemas. Los empleados que participan en este programa pueden sin duda desarrollar nuevos conocimientos y habilidades que pueden utilizar en su campo de trabajo.

Quizá te gustaría conocer qué son los focus groups.

 

¿Quiénes participan en un Workshop?

El público de un workshop es diverso. Está compuesto por expertos en la materia, curiosos, novatos, estudiantes, etc. Si lo organiza una empresa, puede estar reservado a los empleados y a los ponentes invitados. En los centros de enseñanza superior, algunos workshops están abiertos a los no estudiantes. Otras son creadas por asociaciones u organizaciones y son muy abiertas.

Esta variedad permite que personas que no suelen trabajar juntas se reúnan y se unan en torno a un proyecto: es el principio de la creación de equipos.

A menudo se nombra a un facilitador para garantizar el buen desarrollo del workshop. Es responsable de hacer que esta forma de reunión sea divertida, agradable y constructiva.

¿Para qué realizar un workshop?

Los objetivos son numerosos: resolver un problema apoyándose en la experiencia colectiva, encontrar nuevas ideas aprovechando la capacidad del grupo, tranquilizar, informar y formar mediante juegos de rol. 

El trabajo conjunto suele generar una gran cantidad de nuevas ideas. Con la democratización de la gestión de proyectos y la creciente implicación de los empleados en la empresa, muchos directivos se ven obligados hoy en día a organizar workshops para impulsar su empresa.

El workshop ayuda a los participantes a construir un sentido de unidad, cooperación y asociación. Esta actividad también puede ser un buen lugar para discutir y desarrollar diferentes metodologías estratégicas para transmitir conocimiento a otros participantes.

Cómo realizar un workshop

La característica de esta actividad es encontrar soluciones a los problemas que son objeto de discusión. Así, los participantes descubrirán la mejor solución a los problemas utilizando los conceptos que se han discutido.

Además, los participantes pueden ser muy diversos. Van desde personas que aún son nuevas hasta personas que dominan o están estudiando el material impartido. La duración varía de acuerdo al tema tratado. Por lo regular, la duración por día es de 5 a 9 horas.

Estos son los pasos a seguir para realizar un workshop:

  • Definir tu objetivo 

Este es el primer paso para organizar un workshop. Es fundamental definir a quién te quieres dirigir, por qué motivos y con qué objetivos. También es necesario definir si el público objetivo del evento es el objetivo final, o si hay un público objetivo que se verá afectado por las contribuciones del evento. 

Por ejemplo, un workshop organizado para el personal de ventas de una tienda, y que luego llega a los clientes finales de la empresa.

La selección de objetivos también te permitirá definir las expectativas del grupo objetivo y el enfoque. Gracias a esta definición de los objetivos, también sabrás si se pueden organizar varias emisiones.

  • Define el contenido del workshop

Antes de definir el contenido de tu evento, debes definir sus objetivos. ¿Qué habilidades o cualidades quieres desarrollar? ¿Por qué quieres reunir a personas en un evento de este tipo? ¿Qué quiere que se lleven los participantes?

Estas preguntas definen los objetivos del workshop y, por tanto, deciden el contenido que se propondrá. El contenido debe ser lo suficientemente interesante como para atraer a los participantes e involucrarlos. Pero también lo suficientemente relevante como para que sea realmente beneficioso para cada participante.

  • Prepárate y prepara a los participantes del taller

Un workshop conlleva riesgos. En particular, los riesgos relacionados con la organización del evento y con la apreciación de los participantes. Por lo tanto, es importante estar preparado. Tanto en lo que se refiere al evento en sí (ubicación, planificación, costes, etc.) como al contenido del mismo. En cualquier caso, cuenta con un plan B que te permita volver a ponerte de pie si el workshop no se adapta realmente a los participantes.

Además de preparar el evento, también es importante preparar a los participantes. Por ejemplo, incluyéndolos en el proceso de definición del evento. También es posible advertirles de algunos de los temas que se tratarán durante la sesión, para que puedan pensar en ideas que podrían compartir con el resto del equipo.

  • Si es necesario, organiza varios workshops

No concentres todos tus asuntos en un solo evento. Esto puede confundir el objetivo final, y confundir a los participantes. Se puede definir la organización de varias sesiones, en función de los destinatarios, los objetivos, el contenido… 

Un evento en el que se aborden demasiados temas diferentes corre el riesgo de ser demasiado denso en contenido y, por tanto, finalmente ineficaz. Por lo tanto, es preferible evaluar la carga de trabajo de cada actividad, para definir si se necesitan uno o más días, si los diferentes objetivos deben reunirse o separarse…

  • Sacar conclusiones del evento

En un evento, no sólo cuenta el antes y el durante. Lo que sucede después también es crucial para el éxito de tus workshops. De hecho, aprenderás de tus errores al organizar este tipo de eventos. 

Puedes enviar una encuesta post evento a los participantes, con el fin de saber qué hay que mejorar para futuros eventos.

Conclusión

Sin duda, los workshops sirven como una sala de debate y de resolución de problemas. Hoy, con la pandemia, existen diversas maneras de adaptar los workshops al mundo online, una de ellas es a través de una comunidad online.

A través de esta plataforma puedes organizar debates en línea, focus groups online, grupos de discusión, realizar encuestas y sondeos y tener un diálogo más constructivo, incluyendo elementos interactivos como la votación online y la recolección de ideas en tiempo real, lo que significa que podrás construir relaciones y confianza con los miembros de tu comunidad de forma virtual. 

Si quieres saber cómo lograrlo, solicita una demostración de nuestra plataforma QuestionPro Communities y conoce todas sus funciones.