Encuesta de comunicación organizacional. Qué es, características y preguntas

Una encuesta de comunicación organizacional es una herramienta que permite conocer las condiciones en que se implementa la comunicación desde la perspectiva de los empleados, ayudando a identificar oportunidades de mejora para desarrollar una cultura laboral exitosa.

Si te gustaría implementar una encuesta como esta, en este artículo te presentaremos cómo realizarla y cuáles son las preguntas que debes incluir.

¿Qué es una encuesta de comunicación organizacional?

Una encuesta de comunicación organizacional es un cuestionario que se envía a los colegas o empleados para averiguar cómo se sienten en la organización y si se están aplicando las mejores prácticas de comunicación interna.

Una encuesta es una buena manera de conocer en profundidad cómo está funcionando tu organización en cuanto a la comunicación organizacional

Este tipo de encuestas están ampliamente reconocidas como una poderosa herramienta para medir y mejorar el compromiso de los empleados. También proporciona un espacio seguro para compartir anónimamente sus preocupaciones. 

Importancia de las encuestas de comunicación organizacional

Una encuesta de comunicación organizacional ayuda a medir la comunicación tanto en el nivel ascendente como en el descendente y horizontal, contribuyendo al desarrollo de la eficiencia en la cultura y el clima organizacional.

Antes de dedicar demasiados recursos a nuevos esfuerzos de comunicación, es mejor encuestar a los empleados para medir qué aspectos de la comunicación de la empresa están funcionando bien o mal.

Después de todo, los empleados son las partes interesadas en este proceso, y siempre es mejor obtener la opinión de ellos antes de iniciar una nueva estrategia organizacional. 

Ten en cuenta que los empleados son más productivos cuando entienden cómo encaja su trabajo en los objetivos globales de la empresa, por lo que una encuesta de comunicación interna será una herramienta ideal para mejorar la moral y la productividad de los empleados.

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Características de una encuesta de comunicación organizacional efectiva

Algunas características básicas que una encuesta de comunicación organizacional debe tener para poder ofrecer un panorama completo sobre las perspectivas de los empleados son:

  • La encuesta debe ser breve y con una terminología que los empleados entiendan. La encuesta no debería durar más de 10 minutos y debería tener menos de 20 preguntas.
  • Utiliza un grupo de discusión de empleados para examinar la encuesta antes de enviarla a todos. El objetivo de estos grupos de discusión es garantizar la claridad de las preguntas de la encuesta a los empleados.
  • Aplica encuestas anónimas para que los empleados se sientan libres de expresar cualquier problema o preocupación sin temor a represalias. Asegúrate de anunciar este anonimato al enviar la encuesta.
  • Haz un seguimiento de las sugerencias o áreas problemáticas identificadas en la encuesta. Los niveles de compromiso de los empleados mejoran cuando la gente siente que se les escucha, pero los empleados se pueden sentir traicionados si se les hace una encuesta para luego ignorar sus opiniones y comentarios.

5 tipos de pregunta en una encuesta de comunicación organizacional

A continuación te presentaremos 5 tipos de preguntas que puedes incluir en una encuesta de comunicación organizacional:

Preguntas sobre el flujo de información

Este tipo de pregunta se refiere a la cantidad y al conjunto de información que reciben tus empleados y a los canales de comunicación que se utilizan para transmitir esa información. 

Esto permitirá asegurarse de que todos los miembros de la empresa reciben las noticias que necesitan a tiempo a través de los canales con los que se sienten más cómodos.

Preguntas sobre la transparencia de la organización

La transparencia es una táctica de comunicación interna crucial que establece la confianza y fomenta el compromiso. 

Si los empleados sienten que la empresa es transparente, es más probable que confíen en la exactitud de las comunicaciones que reciben y en la dirección de la empresa en su conjunto.

Preguntas sobre los medios sociales en una encuesta de comunicación interna

Las empresas suelen enfocar sus esfuerzos en las redes sociales hacia el mundo exterior, pero también son una de las mejores prácticas de comunicación interna que más se pasan por alto. 

El uso adecuado del social media puede ser una gran manera de mantener a los empleados conectados y de comunicar actualizaciones y reconocimientos.

Por ello, estas preguntas de comunicación organizacional tienen como objetivo determinar el nivel de satisfacción de los empleados con los esfuerzos de las redes sociales internas de la empresa.

Preguntas sobre el reconocimiento en una encuesta de comunicación interna

Estas preguntas deben centrarse en conocer si el empleado siente que su trabajo y el de sus compañeros es reconocido por los gerentes, los líderes, los miembros del equipo y la empresa en su conjunto.

Preguntas sobre la retroalimentación en una encuesta de comunicación interna

Los empleados necesitan sentir que su opinión se toma en serio, y estas preguntas ayudan a determinar si creen que tiene sentido plantear problemas y preocupaciones a la dirección y si los líderes están brindando un buen feedback al empleado.

Ejemplos de preguntas de una encuesta de comunicación organizacional

Si vas a aplicar una encuesta de comunicación organizacional, checa estos ejemplos que presentaremos de preguntas que puede incluir:

  1. ¿Tu jefe te brinda la atención adecuada cuando te diriges hacia él o ella para tratar algún tema?
  2. ¿Cree que los comentarios o sugerencias que aportas son tomados en cuenta?
  3. ¿Sientes que cuentas con la confianza y libertad de tus superiores para discutir algún problema de trabajo?
  4. ¿Tienes la facilidad de dar tu retroalimentación acerca de alguna tarea encomendada?
  5. ¿Sientes confianza de tratar temas personales con tus superiores?
  6. ¿Qué tan común es que recibas retroalimentación de tu jefe sobre tu desempeño?
  7. ¿Recibes toda la información que necesitas para poder realizar eficientemente tu trabajo?
  8. ¿Cree que tu jefe utiliza un lenguaje que es entendible cuando se dirige a ti?
  9. ¿Hay claridad en las instrucciones que recibes de tu jefe?
  10. ¿Recibes la información de manera oportuna por parte de tus superiores?
  11. ¿Crees que existe confianza entre compañeros?
  12. ¿Crees que tus compañeros están integrados y se coordinan para la solución de tareas y problemas?
  13. ¿Crees que la comunicación es abierta entre tus compañeros?
  14. ¿Cree que se oculta cierta información entre compañeros del mismo nivel?

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¿Qué hacer con los resultados de la encuesta de comunicación organizacional?

Una vez que has aplicado la encuesta de comunicación organizacional, es momento de comparar los resultados con las tasas de correo electrónico de tus empleados y la cantidad de respuestas para empezar a evaluar la información recibida.

Si hay algún problema o resultado que te gustaría aclarar o profundizar, considera la posibilidad de organizar un grupo de discusión virtual o enviar una breve encuesta para empleados de seguimiento.

Recuerda que con mejores datos puedes crear una estrategia más sólida para mejorar la cultura y el clima de tu organización, lo que se traduce finalmente en empleados más felices, más comprometidos y una empresa más sana.

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