Plan de comunicación interna: ¿Qué es y cómo desarrollarlo?

Un sólido plan de comunicación interna es una parte integral de las operaciones diarias de una organización. Hay que saber cómo comunicarse con todos los miembros de la empresa para cumplir los objetivos.

En la mayoría de las empresas, los clientes y los empleados se conectan a través de técnicas cuidadosamente planificadas. Notarás un aumento significativo del compromiso de los empleados si aplicas el mismo estándar de cuidado en tu plan de comunicación interna. Por eso necesitas un plan de comunicación interna eficaz.

En este blog hablaremos de:

  • La definición de un plan de comunicación interna.
  • Las ventajas de un plan de comunicación interna.
  • Las mejores formas de desarrollar un Plan de Comunicación Interna.

¿Qué es un plan de comunicación interna?

Un plan de comunicación interna es una estrategia que aborda los objetivos empresariales de compromiso e interacción de los empleados y muestra las acciones necesarias para alcanzarlos. 

Una estrategia de comunicación interna sirve de hoja de ruta para el éxito de la comunicación. Los siguientes son componentes esenciales de un plan de comunicación interna eficaz.

  • Misión, objetivos y valores de la empresa.
  • Mensajes empresariales importantes.
  • Canales de comunicación.
  • Responsabilidades y procesos para los empleados.
  • Estrategias de marketing y comunicación.

Se trata de cómo tus empleados obtienen la información que necesitan para desempeñar sus responsabilidades. Por eso, recoger y analizar las opiniones de los empleados debe ser una parte importante de tu estrategia.

Ventajas de un plan de comunicación interna

Un lugar de trabajo es mucho más productivo cuando está comprometido con la comunicación activa. Tus empleados se implicarán más en su trabajo si planificas bien la comunicación interna. 

Tener una estrategia de comunicación interna eficaz que contribuya al éxito general de tu empresa tiene múltiples ventajas. Estas son algunas de ellas:

  • Ayuda a impulsar la productividad: Cuando los empleados se conectan, comprenden efectivamente sus responsabilidades y prioridades. Esto aumenta la productividad de las organizaciones y la mano de obra se vuelve más productiva.
  • Reduce los errores y equivocaciones: Los errores de los empleados suelen estar causados por la falta de comunicación. Tu empresa puede perder dinero si cometes un error. Si desarrollas un plan de comunicación interna efectivo en tu organización, esto podría prevenir esos errores y equivocaciones.
  • Ayuda a aumentar el compromiso de los empleados: La comunicación interna es un método exitoso para aumentar el compromiso de los empleados. Los empleados se comprometen y motivan cuando una organización les proporciona actualizaciones constantes.
  • Mejora la cultura del lugar de trabajo: La interacción de los empleados mejora cuando los departamentos y equipos se comunican. Permite a los empleados acceder a toda la información que necesitan en cualquier momento.
  • Ayuda a comprender los objetivos empresariales: Tener un plan de comunicación interna garantiza que toda la empresa esté en la misma página. Ayuda a hacer realidad el objetivo, la visión y la estrategia del negocio.
  • Aumenta los resultados del liderazgo: Una estrategia de comunicación interna ayuda a los directivos y líderes a mejorar los resultados del liderazgo. Ayuda a entender cómo y cuándo deben comunicarse con tu personal.

Una estrategia de comunicación interna muestra cómo todos los miembros de una organización encajan y contribuyen a la estrategia general. Los mantiene al tanto de los proyectos actuales, las actividades y los objetivos futuros.

Cómo desarrollar un plan de comunicación interna

Los planes de comunicación interna son necesarios por diversas razones. En ellos se explica cómo comunicarse entre sí para ayudar y hacer realidad los objetivos de la empresa. 

Puedes utilizar un plan de comunicación si necesitas transmitir un mensaje a un grupo de personas o a toda la empresa. Veamos una guía paso a paso para desarrollar una estrategia de comunicación interna eficaz que mejore la comunicación con los empleados.

Analizar el estado actual de la comunicación interna

Antes de crear un plan de comunicación interna, es esencial conocer el éxito de tus comunicaciones internas actuales. Analiza y ve dónde puedes mejorar. Esto puede lograrse utilizando una variedad de formas de seguimiento, incluyendo:

  • ¿Cuántos de tus objetivos de comunicación interna se han cumplido?

Anota los puntos fuertes y las limitaciones de tu plan anterior. Piensa en lo que quieres conseguir en el futuro.

  • Diseña y realiza una encuesta para tu empresa.

Por ejemplo, la realización de una encuesta de comunicación organizacional es una técnica sencilla y eficaz para obtener la opinión de tus empleados. Antes de realizar cualquier ajuste, analiza lo que realmente funciona y lo que no.

Con una amplia colección de preguntas, QuestionPro adopta un enfoque único para encuestar la experiencia de los empleados. De esta manera, tú recibirás una visión de 360 grados de tu empresa. Esta es una gran manera de recoger tus comentarios.

  • Comprueba los resultados en diferentes periodos.

Un marco temporal te ayudará a analizar la situación actual. Crea un gráfico con la información en diferentes periodos de tiempo y comprueba el resultado.

  • Definir los objetivos

El siguiente paso es elegir los objetivos adecuados. La estrategia de objetivos SMART es uno de los métodos más influyentes y sencillos:

  • Específicos: Establezca sus objetivos de forma específica. Por ejemplo, podría ser “¿Cuáles son los objetivos de tu negocio?” o “¿Quién trabaja para conseguirlos?”.
  • Medir: El objetivo debe ser medible. Por ejemplo, aumentar los ingresos, la producción y el trabajo en equipo.
  • Lograr: El objetivo debe ser alcanzable. Debe ser práctico y basarse en tu capacidad para hacer crecer el negocio.
  • Relevante: ¿Los objetivos repercutirán en el rendimiento general de la empresa? Debes evitar los objetivos irrelevantes que no estén relacionados con el desarrollo de tu plan efectivo.
  • Tiempo: ¿Cuáles son los plazos para alcanzar cada objetivo? Sin una escala de tiempo, no atacarás el plan adecuadamente.
  • Conoce al público al que quieres llegar

Saber a quién se quiere llegar es esencial. Así te aseguras de que sólo reciban el contenido relevante aquellos que lo necesitan. 

Lo mejor es que dirijas tu plan de comunicación interna a los distintos tipos de equipos y departamentos de tu empresa. No puedes utilizar el mismo lenguaje cuando te dirijas a todos ellos. Al establecer el plan, hay que tener en cuenta todos los departamentos, equipos, supervisores y juniors.

  • Selecciona la herramienta de comunicación interna adecuada

Es esencial elegir la herramienta de comunicación adecuada para tu público objetivo. La intranet es una de las tecnologías más utilizadas para la comunicación interna. 

La intranet es el medio de comunicación ideal para llegar a todos los miembros de una empresa en muchos lugares. Las intranets modernas pueden servir como centro digital de tu empresa. Integra y combina múltiples tecnologías de comunicación como:

  • Herramienta de mensajería instantánea (Slack)
  • Correo electrónico (Gmail, correos electrónicos de Outlook y calendario)
  • Gestión de proyectos (Trello)
  • Videoconferencia y reunión (Zoom, Google Meet, Microsoft Teams)
  • Gestión del espacio de trabajo (Google Drive)

Es esencial comprender y utilizar con éxito las herramientas de comunicación interna. Ahora puede ser un buen momento para empezar si todavía no tienes una intranet.

¿Cómo evaluar tu plan de comunicación interna?

Una vez que hayas puesto en marcha tu plan, es el momento de medir los resultados. Es importante recoger datos cuantificables para determinar la eficacia de tus comunicaciones internas. 

Existen diferentes técnicas para evaluar el rendimiento de la comunicación interna. Veamos algunos ejemplos:

  • Comprueba tu productividad. ¿Hay alguna mejora?
  • ¿Aumentan los ingresos?
  • ¿Se cometen errores y equivocaciones con menos frecuencia?
  • ¿Ha mejorado la retención de los empleados?
  • ¿Has notado alguna mejora en el compromiso de los empleados?
  • ¿Has tenido éxito en la consecución de algún objetivo concreto?

Si observas que tu plan no es eficaz, entonces tienes que determinar qué es lo que ha fallado en tu plan y qué acciones necesarias tienes que tomar para mejorar tu plan de comunicación interna.

Conclusión

Es necesario un plan de comunicación interna para lograr el crecimiento exitoso de la empresa. Debes mantener una comunicación regular con tus empleados. Determina qué método se adapta mejor a tus objetivos. Realizar pruebas frecuentes es la mejor manera de lograrlo.

Para ello es necesario contar con las tecnologías adecuadas. Las encuestas para empleados te proporcionarán conocimientos que te ayudarán a desarrollar un plan de comunicación interna y una mejor empresa.

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