La investigación de mercado para la planificación de eventos

Antes de organizar un evento, debe averiguar si existe un mercado (es decir, la audiencia) para su evento. Por ejemplo, si desea organizar un desfile de moda en Omán, donde las personas no tienen interés en los desfiles de moda, entonces no es una buena idea organizarlo ahí. El evento con mucha seguridad sería un fracaso. Aquí es donde entra en juego la investigación de mercado.

• Análisis de mercado

Si hay un mercado (audiencia) interesado para su evento, que le ha sido arrojado después de hacer el análisis de mercado, es a él a quien debe dirigir todo su esfuerzo en marketing y promoción para que asistan a su evento.

Análisis de mercado, significa encontrar información acerca de su público objetivo (¿Quién es?), es decir, grupos de edad, sexo, titulación, profesión, nivel de conocimiento, ingresos, estado civil, aficiones, aversión, la personalidad, las costumbres, las tradiciones, la religión, el estilo de vida, entre otras.

Conocer las costumbres, tradiciones y religión de su público objetivo es muy importante por lo que así evitará cometer errores (claro sin saberlo) en cuanto a sus costumbres y religión en su evento.

Por ejemplo, si se organiza una boda hindú y se sirve carne de res … ¡Grave error!!! Recuerde que la vaca es un animal sagrado en la religión hindú.

Del mismo modo que si se sirve carne de cerdo en un evento musulmán puede traer el caos.

Averigüe dónde se encuentra la mayoría de su público objetivo para que pueda dirigir sus esfuerzos de marketing hacia ellos.

Encuentra aquí algunos ejemplos de preguntas para una encuesta para eventos.

No es necesario colocar publicidad de su evento por todo el país, si su público objetivo pertenece sólo a una localidad.

De esta manera usted puede reducir enormemente su publicidad y los costos de comercialización.

Averigüe cuáles son los deseos y expectativas previstas por parte del público objetivo para con su evento.

Averiguar cuándo (fecha y hora) y dónde (lugar de celebración) quieren que el evento se desarrolle. Y para obtener estas respuestas les recomiendo desarrollar una encuesta online. Toda esta información le ayudará en el desarrollo de un plan para su evento.

Te dejo una plantilla de encuesta para planear eventos.

• Análisis de los competidores

Significa encontrar información sobre sus competencia. Averiguar quiénes son sus competidores, calificaciones, el nivel de conocimiento, experiencia en la organización de eventos, el volumen de negocios, valor de mercado, RR.PP. (los medios de comunicación y contactos corporativos) y su cuota de mercado.

Averigüe cómo promueven y ejecutan sus eventos. ¿Qué hacen en sus eventos? ¿Por qué la gente acude a sus eventos? Para ello, tendrá que asistir a cada actividad organizada por ellos y luego crear un informe de eventos.

El informe de evento deberá contener:

– Disposición de los asientos
– Materiales promocionales utilizados
– Plano de todo el lugar
– Programa digital e impreso del evento
– Menú de los coffee breaks y almuerzo (si es libre o lo incluye)
– Datos de contacto de los patrocinadores, socios, clientes (para los cuales se organiza el evento)
– Proveedores de servicios como DJ, meseros, maquillaje, artistas intérpretes, conferencistas, fotógrafos, camarógrafos, decorador, floristería, etc.

Averiguar la mayor cantidad de información posible sobre los eventos organizados por sus competidores.

¿Para qué hacer investigación de mercado?

• Análisis FODA en la planificación de eventos

Productos / Servicios de Investigación

Si está organizando un evento corporativo, entonces es necesario que usted como gestor de eventos realice una investigación de los productos / servicios promocionados y vendidos por parte del cliente corporativo.

– Descubra cómo la empresa promociona sus productos

– ¿Cómo la empresa quiere construir / mejorar la imagen asociada a su producto (también conocida como la imagen de marca)?

– ¿Cuál es el valor de mercado y la cuota de mercado de la empresa y sus productos?

– ¿Quiénes son los clientes del producto?

– ¿Cuáles son las características del producto?

– ¿Cuáles son las ventajas y desventajas del producto en comparación con los productos de la competencia?

Toda esta investigación será más delante de vital ayuda para hacer una adecuada campaña promocional para efectuar su evento corporativo.

Por ejemplo, para llevar a cabo el evento Canarias Digital, previamente se realizó una investigación sobre qué otros eventos competían, validar si el público y tema a cubrir era el que cubriría las necesidades en el archipiélago.

Te compartimos una guía para crear encuestas para cursos y talleres.

Análisis FODA

En Análisis FODA:

‘F’ significa Fortalezas
‘O’ representa Oportunidades
‘D’ es sinónimo de Debilidades
‘A’ es sinónimo de Amenazas

Se trata de una herramienta de planificación estratégica, que se utiliza para identificar y analizar las fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas que participan en el proyecto. El análisis FODA se puede hacer también en su organización.

Fortalezas:

Estos son los atributos de su proyecto / organización que sean útiles en la consecución de los objetivos del proyecto.

Por ejemplo: equipo de eventos con experiencia, alto nivel de motivación, excelentes relaciones públicas, buena cuota de mercado, etc.

Debilidades:

Estos son los atributos de su proyecto / organización que son perjudiciales en la consecución de los objetivos del proyecto.

Por ejemplo: la holgazanería social, la falta de fondos, equipo de eventos sin experiencia, nivel bajo de energía, la falta de medios de comunicación y contactos corporativos, etc.

Oportunidades:

Son aquellos factores externos que son útiles en la consecución de los objetivos del proyecto.

Por ejemplo: poca competencia, las condiciones económicas favorables, el apoyo de las autoridades locales, la disponibilidad del estado de la infraestructura de última generación, etc.

Amenazas:

Son aquellos factores externos que son perjudiciales en la consecución de los objetivos del proyecto.

Por ejemplo: la alta competición, poco o ningún apoyo de las autoridades locales, el mal tiempo, mala infraestructura, falta de disponibilidad de materia prima, etc.

Es muy importante que lleve a cabo un análisis FODA antes de desarrollar un plan de caso para desarrollar una estrategia donde logrará maximizar el potencial de las fortalezas y oportunidades de su proyecto y, al mismo tiempo, reducir al mínimo el impacto de las debilidades y amenazas.

Te recomiendo también leer: Cómo usar el análisis FODA de manera eficiente en tu plan de Marketing.

• Reporte de análisis de la investigación de mercado

Después de analizar el mercado, los competidores, los productos de investigación / servicio y el análisis FODA, debe crear un informe que contenga los detalles de todo el trabajo de investigación realizado por usted.

La documentación de su trabajo de investigación de mercado es importante, después de la evaluación del evento.

Dicho informe de análisis también le puede ayudar a conseguir patrocinio para su evento.

Te dejo 20 consejos para redactar reportes de investigación.

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