Gestión de proyectos: Qué es, beneficios y estrategias

Lograr una buena gestión de proyectos es una de las tareas más importantes para el éxito de una empresa, ya que esto asegura el logro de los objetivos comerciales, la satisfacción del cliente y el compromiso de los empleados.

Para ayudarte a desarrollarla de forma eficaz, en este artículo hemos recopilado todo lo que debes saber al respecto.

¿Qué es la gestión de proyectos?

La gestión de proyectos es el proceso de planeación, organización y ejecución de proyectos de manera que puedan cumplirse los objetivos específicos aun trabajando con restricciones, como presupuestos y calendarios. 

Este tipo de gestión es parte de la gestión organizacional de una empresa, e incluye la ejecución, el seguimiento y el cierre de los proyectos, además de que tiene un producto final con plazo de tiempo limitado. 

La gestión de proyectos puede enfocarse en un único proyecto o en una actividad que se repite en el tiempo, e incluye los recursos humanos, financieros, tecnológicos e intelectuales necesarios para su finalización.

Los gestores de proyectos se encargan de dirigir equipos, definir objetivos, comunicarse con las partes interesadas y llevar un proyecto hasta su cierre. 

Por ello, un profesional de proyectos necesita un amplio abanico de habilidades; a menudo, habilidades técnicas y, sin duda, habilidades de gestión de personas, gestión de productos y una buena conciencia empresarial.

5 beneficios de la gestión de proyectos

Cuando la gestión de proyectos se hace bien, ayuda a que todas las partes de la empresa funcionen mejor. 

También permite a tu equipo centrarse en el trabajo que importa, libre de las distracciones causadas por las tareas que se desvían o los presupuestos que se salen de control. 

Además de esto, ofrece algunos importantes beneficios para cualquier empresa, como son:

1. Facilita la colaboración

Una correcta gestión de proyectos facilita también la gestión de personal, ya que coordina a los miembros del equipo y al director del proyecto a través de métodos para colaborar en los proyectos en tiempo real y con poco esfuerzo, discutiendo las tareas, los plazos, las dependencias, el trabajo pendiente, etc.

Con la ayuda de la gestión de los proyectos, se mantiene a todo el mundo unido y se asegura que los miembros del equipo saben en qué tienen que trabajar y tienen listas de tareas con prioridades al frente,  garantizando así la satisfacción y el compromiso de los empleados.

2. Gestión de riesgos

Un buen gestor de proyectos ayuda a los equipos a planificar y hacer un mejor seguimiento de los riesgos del proyecto. 

Los gestores de proyectos no sólo hacen un seguimiento de las pequeñas tareas, sino que también ofrecen una vista general del proyecto que permite al equipo del mismo identificar posibles obstáculos y riesgos.

Gracias a la transparencia y a la capacidad de ver tanto el panorama macro como el micro del proyecto, tú y tu equipo estarán preparados para afrontar los riesgos con antelación y con soluciones potenciales ya pensadas.

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3. Máxima utilización de los recursos

Si los recursos no se gestionan adecuadamente o se utilizan de forma ineficiente, puede crearse un caos en cualquier proyecto que provoque excesos de presupuesto y retrasos.

Adoptar los procesos de gestión de proyectos adecuados puede ayudarte a utilizar los recursos adecuados y la ideología correcta, que funcione bien para tu equipo. 

Maximizar y hacer una utilización adecuada de los recursos te asegura obtener unos beneficios óptimos en cada proyecto.

4. Mejor control del presupuesto 

La gestión permite al equipo hacer un seguimiento del tiempo y de los recursos materiales gastados en el proyecto. 

Tener una visión clara de lo que cada miembro del equipo está haciendo y cuál es el progreso en el trabajo que se les asignó, puede ayudar a identificar dónde va el dinero.

Esto sirve para asignar el trabajo y las horas de trabajo de forma responsable y diferente. La importancia de ser responsable desde el punto de vista financiero a menudo se pasa por alto cuando la atención se centra en el propio proyecto, y éste es uno de los beneficios más sutiles de la gestión.

5. Control de calidad

El control de calidad a lo largo de los proyectos impone una presión significativa sobre un equipo para garantizar que su trabajo no sólo está completo en todos los aspectos cuantitativos, sino que también cumple con los altos estándares esperados por tu cliente.

La gestión de proyectos te ayuda a hacer un seguimiento de la calidad de cada elemento clave del proyecto. Ya sea la comunicación con el cliente, la calidad de la documentación y el informe o cualquier otro aspecto del proyecto que sea importante para alcanzar los objetivos del mismo.

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7 tipos de gestión de proyectos 

Ahora tenemos para ti 7 tipos de gestión de proyectos que puedes implementar para concluir con éxito todos los lanzamientos, desarrollos y cambios en tu organización:

1. Gestión de proyectos en cascada

El estilo de gestión de proyectos en cascada consiste en la ejecución de cada actividad como un paso que depende del paso anterior. Esta forma de gestión de proyectos puede ser útil para quienes buscan mucha estructura o previsibilidad. 

La gestión en cascada es similar a la gestión de proyectos tradicional, pero incluye la advertencia de que cada tarea debe completarse antes de comenzar la siguiente. Los pasos son lineales y el progreso fluye en una dirección, como una cascada. 

A menudo, el tamaño del equipo de trabajo que labora en el proyecto crecerá a medida que se completen las tareas más pequeñas y se inicien las más grandes. 

Por ello, en este tipo de gestión de proyectos es muy importante prestar atención a las secuencias de tareas y a los plazos. 

2. Gestión de proyectos con el estilo Agile

La metodología Agile es una solución rápida y versátil. Agile es una mentalidad o ética que se aplica a otras versiones de la gestión de proyectos.  

La gestión con estilo Agile es un proceso iterativo centrado en el seguimiento y la mejora continua de los resultados. Las fases del proyecto se completan en paralelo entre sí por varios miembros del equipo de una organización. 

Este enfoque permite identificar errores y corregirlos rápidamente, sin tener que empezar de nuevo todo el procedimiento. 

Ofrece entregables de alta calidad como resultado de proporcionar valor al cliente, de las interacciones del equipo y de la adaptación a las circunstancias actuales del negocio.

3. Sistemas de gestión Lean

La gestión de proyectos Lean consiste en centrarse en la mentalidad de que el cliente es lo primero y en cómo se pueden eliminar los procesos innecesarios para ofrecer la mejor experiencia, más asequible y oportuna, a los clientes. 

Esta metodología consiste en evitar el despilfarro, tanto de tiempo como de recursos. La idea principal es crear más valor para los clientes con menos recursos.

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4. Gestión de proyectos con Scrum

La metodología Scrum está diseñada para orientar a los equipos en la entrega por iteraciones e incrementos de logros de un producto. 

Scrum está enfocado en el uso de un proceso basado en la práctica que ayuda a responder de forma ágil y eficaz. Esta metodología usa un estilo rápido, de alcance muy reducido y capaz de girar en un instante. 

La metodología scrum se caracteriza por llevar a cabo proyectos en pequeñas partes, a menudo sobre la base de un calendario de un mes. 

5. Gestión de proyectos Kanban

Kanban es otra variante de la gestión ágil de proyectos. La gestión de proyectos mediante un tablero Kanban es un marco ágil que se utiliza para visualizar y mejorar los flujos de trabajo, reducir el desperdicio y la ineficiencia, y aumentar el enfoque del equipo mediante la limitación del trabajo en curso. 

A diferencia de Scrum, que se centra en piezas basadas en el tiempo, Kanban se centra en la organización. Para lograr esto, Kanban mira principalmente el número de tareas que entran en cualquier proceso y cómo se pueden racionalizar, reducir, etc. 

Este es un modelo especialmente grande para aquellos que tienen una producción similar a la de una fábrica que no varía.

6. Gestión de proyectos Six Sigma

El método Six Sigma se centra en comprender mejor los requisitos de los clientes, mejorar la calidad de la producción de un proyecto y eliminar los defectos y los residuos. 

Estos objetivos se consiguen mediante un profundo conocimiento de la estadística, la ingeniería y la gestión de proyectos, así como de los procesos y sistemas subyacentes. 

Esto es especialmente útil si te has sometido a un estilo de gestión ajustado y el resultado final no ha sido satisfactorio, ya que Six Sigma hace hincapié en crear un mejor resultado final para el cliente

Este método se puede acoplar a otros estilos de gestión, y es una gran forma de perfeccionamiento.

7. Metodología PRINCE2

La gestión PRINCE2 es un enfoque basado en procesos que se centra en la organización y el control de todo el proyecto, de principio a fin. 

Esto significa que los proyectos se planifican minuciosamente antes de su inicio, que cada etapa del proceso está claramente estructurada y que todos los cabos sueltos se atan cuidadosamente una vez concluido el proyecto.

El método PRINCE2 se utiliza a menudo en el sector privado de la Administración, y se centra en la eficiencia y en minimizar los riesgos y errores. 

Este método, centrado en los detalles, consiste en dividir los proyectos en pasos basados en el producto que pueden abordarse de uno en uno, garantizando que no quede ninguna piedra sin remover en ningún punto del proceso.

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Conclusión

Ahora que ya sabes en qué consiste verdaderamente la gestión de proyectos y las diversas formas en las que puedes implementarla, te invitamos a poner manos a la obra para mejorar tus procesos y alcanzar tus objetivos en tiempo y forma.

Recuerda que hoy existen múltiples plataformas que te pueden ayudar a facilitar la gestión y tener un monitoreo constante de tus colaboradores a distancia, por ejemplo, para realizar encuestas para empleados gratuitas que te aporten información valiosa sobre la forma en que tus equipos perciben tu gestión y sus ideas para mejorarla.

¡Esperamos que este artículo te haya gustado!