Plan de comunicación organizacional: Qué es y cómo hacerlo

Un plan de comunicación organizacional es una herramienta que ayuda a generar estrategias y acciones concretas para mejorar el intercambio de información en una organización.

Si todavía no conoces en qué consiste, en este artículo te presentaremos todo lo que debes conocer.

¿Qué es un plan de comunicación organizacional?

Un plan de comunicación organizacional es un documento que tiene por objetivo facilitar el intercambio de información, datos y conocimientos en una organización, tanto a nivel interno como a nivel externo.

Se trata de un tipo de plan de acción que permite identificar los objetivos de la organización, el mensaje, las fuentes, la audiencia, el formato y los canales más adecuados para las acciones de comunicación.

Este proceso ayuda a que el mensaje que se envía sea recibido, comprendido y puesto en práctica por el público al que va dirigido (ya sea externo o interno), así como un medio para supervisar los esfuerzos de comunicación. 

Cuando se trata de crear un plan de comunicación, se busca organizar las acciones que una organización va a realizar para llegar a un resultado satisfactorio, ya sea impulsar las ventas, lanzar un producto o incluso sensibilizar al público en torno a una temática de importancia para el sector.

¿Por qué hacer un plan de comunicación?

Un plan te permitirá dirigir tu comunicación con precisión y eficiencia debido a que:

  • Proporciona una estructura para determinar a quién tiene que llegar y cómo.
  • Puede ser a largo plazo, ayudándote a trazar cómo aumentar tu perfil y perfeccionar tu imagen en la comunidad a lo largo del tiempo.
  • Hará que tus esfuerzos de comunicación sean más eficientes, eficaces y duraderos.
  • Si se dedica tiempo desde el principio al plan de comunicación organizacional, se puede ahorrar mucho tiempo después debido a que se sabe lo que se debe hacer en cualquier momento del proceso.

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¿Qué es lo que debe incluir un plan de comunicación organizacional?

Algunos de los elementos más importantes que deben formar parte de un buen plan de comunicación organizacional son: 

Propósito y enfoque

El propósito consiste generalmente en una descripción de alto nivel del plan, el motivo de su existencia y una idea general de cómo se aplicará el plan de comunicación organizacional.

Metas y objetivos de comunicación

Representan lo que se espera conseguir con la comunicación. 

Funciones de comunicación

Define claramente todas las funciones y sus correspondientes responsabilidades de comunicación.

Herramientas y métodos de comunicación

Las herramientas que se utilicen y la forma de transmitir el mensaje variarán de un proyecto a otro. La clave es no quedarse atascado en el uso de un único método para los mensajes de comunicación. Tus herramientas y métodos preferidos deben ser aquellos en los que el grupo receptor tenga la mejor oportunidad de comprender lo que estás comunicando. 

Ten siempre presente a tu receptor cuando desarrolles el contenido de la comunicación y el método en el que se transmitirá. Los métodos que ofrecen oportunidades para que la gente haga preguntas o proporcione comentarios pueden aportar un valor real a tu proyecto. 

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Pasos para hacer un plan de comunicación organizacional

Ahora que ya conoces qué es un plan de comunicación organizacional, su importancia y cuáles son los elementos que incluye, te presentaremos los pasos principales para realizarlo:

1. Establece el propósito

El primer paso consiste en definir el objetivo central del plan de comunicación, pues de este es donde partirán todas las propuestas, acciones y formas de evaluar los resultados obtenidos en la implementación del plan. 

En este punto te recomendamos utilizar los objetivos SMART, que te ayudarán a construir objetivos específicos, medibles, alcanzables, realistas y en plazos de tiempo adecuados.

2. Selecciona el público meta

Definir quién será el público meta te permitirá planificar tu comunicación de forma lógica, ya que necesitarás diferentes mensajes para diferentes grupos, y canales y métodos para llegar a cada uno de ellos. 

3. Escoge los canales de comunicación

Las herramientas que se utilicen y la forma de transmitir el mensaje variarán de un proyecto a otro. La clave es no quedarse atascado en el uso de un único canal. 

Para saber cuáles son las herramientas y métodos idóneos para tus colaboradores, es recomendable implementar una encuesta de comunicación organizacional, la cual te mostrará cuáles son los que permitirán que el grupo receptor tenga la mejor oportunidad de comprender lo que estás comunicando. 

Ten siempre presente a tu receptor cuando desarrolles el contenido de la comunicación y el canal en el que se transmitirá. Los canales que ofrecen oportunidades para que la gente haga preguntas o proporcione comentarios pueden aportar un valor real a tu proyecto.

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4. Enlista los recursos disponibles

El plan debe contener una descripción cuidadosa de los requerimientos y recursos disponibles dentro de la organización, así como cuánto puedes gastar y cuánto tiempo de personal es razonable utilizar. 

5. Crea el plan de acción u hoja de ruta

Este paso consiste en reunir todo en un documento que pueda ponerse en práctica y que guíe cada una de las actividades de principio a fin. Este documento es el Plan de Acción de Comunicación del Proyecto, que dictará quién oye qué y cuándo lo oirán. Es un plan detallado que incluye:

  • Partes interesadas o público (quién)
  • Mensaje o tema (qué)
  • Comunicador (de quién)
  • Calendario o frecuencia (cuándo/con qué frecuencia)
  • Método de entrega (cómo)
  • Estado
  • Comentarios

El plan de acción será un documento de trabajo que cambiará a medida que cambien las necesidades de comunicación de tu proyecto.

6.  Evaluación de resultados

Si evalúas tu plan de comunicación tanto en lo que respecta a su ejecución como a su funcionamiento, podrás introducir cambios para mejorarlo, con lo que seguirá siendo más eficaz cada vez que lo pongas en práctica.

Tipos de planes de comunicación organizacional

Si bien hemos enlistado hasta aquí algunos aspectos generales del plan de comunicación organizacional, debes saber que existen varios tipos y que su elección dependerá del contexto y el objetivo para el cual se esté desarrollando.

Algunos de los tipos de planes de comunicación organizacional más comunes son:

Plan de comunicación organizacional en torno a un proyecto

Consiste generalmente en lista de documentos e informes que se comunicarán como parte de un proyecto específico, por lo que puede incluir aspectos como la justificación o las necesidades que lo motivaron inicialmente y las estrategias que se llevarán a cabo para llegar al resultado deseado.

Plan de comunicación de cambios organizacionales

Este proceso de comunicación busca brindar información relevante sobre un cambio importante a nivel organizacional.

Por ejemplo, una iniciativa de recursos humanos que pretende actualizar los grados de los puestos de trabajo para incluir una vía técnica que permita a las personas progresar en sus carreras sin convertirse en directivos. Esto requiere reuniones de planificación, aprobaciones y comunicación a toda la organización.

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Plan de comunicación de procesos

Este es un plan para comunicar la información necesaria para completar un proceso. Por ejemplo, un plan de comunicación para un proceso presupuestario que debe ser seguido por múltiples equipos. 

Esto establece una estructura para las reuniones y la documentación que se realizará en toda la organización.

Plan de marketing

Los equipos de marketing pueden gastar grandes sumas de dinero en estrategias de promoción y publicidad de forma desconectada, sin lograr los objetivos esperados.

Por ello, los planes de comunicación de marketing resultan ser documentos clave en los que se incluye un análisis del público objetivo, los canales, la competencia, las campañas de marketing y la capacidad de producción, entre otros aspectos, permitiendo optimizar las acciones y recursos destinados a esta área. 

Ejemplo de plan de comunicación organizacional

Ahora te presentaremos un breve ejemplo de un plan de comunicación interna:

Comunicación Taller de modernización del grado de trabajo
Audiencia Equipo de RecursosHumanos
Tipo Taller
Objetivo Desarrollar nuevos grados de trabajo de doble vía que reconozcan las habilidades técnicas hasta el nivel de director senior en paralelo con una vía de gestión
Contenido Desarrollo de una nueva estructura para los grados de trabajo que sea compatible con el sistema actual
Responsabilidad Líder del proyecto

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Conclusión

Como puedes ver, contar con un plan de comunicación organizacional puede resultar muy útil para registrar de forma clara y concisa todos los elementos que son importantes para el logro de los objetivos de una organización.

Otras herramientas que puedes implementar para evaluar los procesos de intercambio de información en tu organización son las encuestas para empleados, las cuales te permitirán conocer cuáles son los puntos en los que debes implementar acciones para mejorar el bienestar, la satisfacción y la productividad de tus equipos de trabajo.

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