¿Qué es un repositorio de insights y cuáles son sus ventajas?

Un problema común a la hora de recopilar y compartir los datos de investigación es que estos suelen estar extremadamente aislados, los reportes pasan desapercibidos o se pierden, además de que no hay forma de mapear y proyectar datos del pasado hacia problemas existentes y futuros. De ahí la importancia de contar, por ejemplo, con un repositorio de insights para administrar tu información de manera inteligente

Un repositorio de investigaciones te puede apoyar en el proceso continuo de descubrimiento, reduciendo los tiempos de trabajo y ahorrando costos para los equipos de investigación y las organizaciones.

Si quieres conocer en qué consiste esta herramienta y cómo puede ayudar a tu organización a mejorar sus procesos, en este artículo te compartiremos los aspectos principales que debes considerar.

¿Qué es un repositorio de investigaciones?

Un repositorio de investigaciones o insights (también conocido como insights desk o insights hub) es una fuente centralizada de datos reales a la cual los investigadores y personas interesadas pueden acudir para obtener información valiosa de las investigaciones que una organización ha conducido, tanto del pasado como del presente. 

Es común que las personas interesadas en los negocios e investigadores se quejen de no conocer los estudios que se hayan llevado a cabo o que haya datos históricos y reportes que no están disponibles para estudiar su sentido o incluso compararlos.  

Ante estas problemáticas, el repositorio de datos de investigación permite un acceso fácil a los datos de investigación para dar paso a un continuo descubrimiento de información, sin importar la escala o el tipo de investigación, e incluye estudios de encuestas cualitativas, entrevistas 1 a 1 o incluso datos existentes de investigación de comportamiento.

Además, el repositorio de datos de investigación se asegura de fusionar la pila de investigación existente con tus herramientas de colaboración y de comunicación. También permite integrar la administración del flujo de trabajo, acceso API de proveedores,  notificaciones y estados en tiempo real, así como con un mecanismo que genere información de manera escalable.

El repositorio de insights consiste en tres niveles fundamentales de datos:

  • Insights: En un nivel holístico, el repositorio de investigación consiste en datos marcados, indexados y unificados. Se compone de estudios pasados y existentes de diferentes tipos de investigación, incluyendo estudios cuantitativos y cualitativos, investigación por usuario, estudios personalizados, estudios con modelos de investigación avanzada y más.

    Todos estos datos de investigación son fácilmente localizables con el uso de una taxonomía de negocio y meta-etiquetas. Estos datos de investigación también monitorean costos de gastos, ROI de estudios y otros factores que proveen información sobre los gastos de tiempo y recursos.
  • Observaciones y piezas de conocimiento: El segundo nivel busca proveer información en un nivel aún más minucioso de los estudios que un cierto equipo o producto realice, datos de investigaciones longitudinales, mejora de productos, mensajería de marketing o una campaña que haya emanado de una iniciativa dada.

    Este nivel también almacena presentaciones y resultados para que el conocimiento compartido de estudios aislados esté disponible a la vista de todos.
  • Datos en crudo de investigación: El componente final de un repositorio son los datos en sí, incluyendo llamadas de clientes, datos de investigación de vendedores, cuestionarios, estudios etiquetados de taxonomía del negocio, datos cuantitativos y cualitativos, entrevistas a profundidad, datos del comportamiento de los clientes, etcétera.

    Todo esto son datos sin filtrar que pueden ser observados y utilizados como y cuando sean requeridos. 

En conclusión, el repositorio de insights es una herramienta de co-creación que ayuda a liberar del aislamiento y a democratizar los datos de investigación.

¿Por qué usar un repositorio de insights?

Ahora ya existe una base para entender por qué hay una necesidad de negocio por un repositorio de datos de investigación, pero es momento de enunciar las razones concretas que hacen necesario acelerar la llegada de una solución como esta. 

A grandes rasgos, el trabajo de investigación cae bajo dos tipos: 

  • Investigación generativa que busca desbloquear oportunidades para marcas.
  • Investigación de evaluación que pone a prueba ciertos casos de uso y soluciones. 

Sin embargo, en el corazón de ambos casos de uso de insights, existe un abandono fundamental de la administración del conocimiento y de datos de investigación escalables.

Para hacer el proceso de insights escalable, los negocios y organizaciones necesitan abordar estos problemas específicos, como son:

La investigación y los datos se encuentran aislados en extremo

Las organizaciones generalmente conducen investigaciones con diversa frecuencia, escala y complejidad, ya sea que diferentes grupos dentro de la organización se encarguen de conducir las investigaciones o las deleguen a investigadores especializados externos.

Hay que agregar a esto los factores variables de investigación entre las diversas divisiones, unidades de negocio y locaciones geográficas de los diferentes tipos de estudio.  

Por ejemplo, puedes pensar en los estudios de consumidor, test de usabilidad, focus groups online, investigación cuantitativa, y a eso sumarle las cantidades de datos recolectados de encuestas

Todos estos encuentran su camino hacia los grupos pequeños pero nunca llegan a ser democratizados. Los datos de investigación están altamente aislados, y no hay manera de que nadie pueda darle sentido después de un tiempo considerable. 

Incluso si se llega a estos datos por casualidad, hay un montón de conocimiento colectivo en los datos que hace que sea todo un reto el poder darles un sentido verdadero.

La misma investigación es realizada múltiples veces

Otro factor importante que provoca la necesidad del surgimiento de un repositorio de insights es el número de veces que la misma investigación es llevada a cabo, pues es común que cuando nuevos miembros se unen a los equipos, realizan estudios que ya han sido completados antes y extraen datos que ya habían sido recolectados.

Esto contribuye a la pérdida de tiempo, dinero y reduce el ROI de los datos, además de generar desconfianza entre los miembros del equipo. Debido a que las investigaciones y los datos muestran sentimientos similares, con el tiempo esto quita credibilidad tanto a los investigadores como a los reportes entregados.

Los reportes de investigación pasan desapercibidos

Desafortunadamente, los reportes de investigación que son producidos al final de cada estudio suelen estar muy poco o casi nada estructurados en cuanto a su producción, almacenamiento o distribución.  

A esto se agrega la complejidad de cómo los investigadores construyeron sus datos y la no-alineación de datos de investigación con los problemas del negocio, lo que conduce a que estos reportes sean arrojados al olvido. 

Comúnmente, estos reportes son difíciles de encontrar ya que se encuentran en distintos lugares y con el tiempo se vuelven obsoletos. Otro problema con los reportes es que no hay una estructura orientada por los datos para realizar búsquedas o recomendaciones, lo que conduce a un mayor nivel de desconfianza de parte de los interesados.

Los flujos de trabajo son arbitrarios

En muchas ocasiones las organizaciones grandes y complejas no cuentan con información acerca de las investigaciones realizadas a gran escala y de las personas de interés involucradas, en buena medida debido a la complejidad de los datos recolectados. 

Adicionalmente, las personas involucradas observan los problemas del negocio de manera diferente y pueden pedir diversa información para estudios similares. La forma de los proyectos de recopilación varían de persona a persona, y los métodos de investigación también son variados. 

Cada flujo de trabajo se vuelve excepcionalmente arbitrario y por lo tanto, darle sentido a los procesos después de un período de tiempo puede volverse altamente complejo.

El descubrimiento de conocimiento es casi inexistente

Cada uno de los proyectos persigue un objetivo, por lo que los estudios y encuestas de investigación se realizan para resolver necesidades específicas y sus taxonomías son capturadas usualmente a través de conversaciones, emails y conocimiento colectivo. 

Bajo los métodos tradicionales no había manera de establecer la clasificación de los negocios y colocar meta-etiquetas en los estudios de investigación para poder extraerles insights. Incluso nuevos miembros suelen no tener a su disposición transparencia de estudios pasados ni de los descubrimientos y aprendizajes obtenidos en un repositorio centralizado.

Las herramientas y mercados existentes están fragmentados

Uno de los principales retos que exigen la creación de un repositorio de insights es que el mercado y las herramientas existentes están altamente fragmentadas. A eso se suma la complejidad de las diversas soluciones, softwares y herramientas de comunicación y administración. 

Todo esto constituye una mezcla de distintos niveles de conversaciones e interacciones. Además, existen herramientas para estudios de requisición, herramientas de gestión de proyectos, softwares para el manejo de estudios, reportes de investigación y más. 

Y no solo esto. También existen herramientas de comunicación interna y comunicación con vendedores, sus APIs, etc, lo que aumenta la complejidad del flujo y la administración del conocimiento.

Pone a prueba el ROI de la investigación

Los ciclos de investigación se vuelven largos y complicados. Son diversos los factores que pueden conducir a la complejidad de la investigación y sesgar los cuestionarios usados, a los vendedores empleados, la muestra de encuestados elegida, las herramientas involucradas y más. 

Debido a esto, la mayoría de los estudios críticos de investigación toman un largo tiempo desde la concepción hasta la fase de insights utilizables, mientras aún se aplica una capa de complejidad e incertidumbre. 

Por lo tanto, cuando las decisiones se toman, es un reto unir el proceso de la investigación al factor final real y hace que sea difícil justificar el ROI de la investigación.

Todos estos factores han contribuido a la necesidad de armar un sistema que haga que el proceso de investigación y de datos sea simple, eficiente y rápido.

Conoce más de las ventajas de organizar estudios del consumidor.

 

¿Cuáles son las ventajas de un repositorio de insights?

El repositorio de datos de investigación cuenta con múltiples partes móviles que, en conjunto, hacen que las vidas de los investigadores y de las organizaciones sean mejores y más eficientes. Algunos de sus beneficios y ventajas significativas son:

ventajas de un repositorio de insight

  • Flujos de trabajos eficientes y reutilizables

Utilizar un repositorio de insights ayuda a armar nuevos procesos de captura y administración de proyectos, actualización de estados, plantillas, etc., los cuales han sido tradicionalmente dificultosos e ineficientes para obtener datos profesionales.

Esto se logra con la configuración de los flujos de trabajo, en la forma en como los datos fluyen correctamente de una fase de solicitud hacia los insights, siendo marcados y monitoreados en el repositorio de investigación del usuario con una estructura clara y definida que genera un ahorro significativo de tiempo y recursos.

  • Acceso rápido a los insights

Después de completar los estudios de investigación se cuenta con un repositorio de insightsbuscable y significativo, hallazgos clave y materiales de todos los proyectos. Esta es una ventaja para investigadores, equipos de insights y personas interesadas, pues pueden observar datos actuales o pasados en una plataforma unificada que provee un acceso rápido a los insights.

  • Acceso a conocimientos y gráficos mejorados 

Trabajar sobre investigaciones pasadas que ya han sido llevadas a cabo, en vez de comenzar desde cero, permite mejorar las gráficas y acceso al conocimiento. No supone ningún esfuerzo obtener información de estudios pasados y construir líneas de tendencia de descubrimientos pasados con las brechas actuales. 

Ya que el conocimiento colectivo se almacena de manera conjunta, hay un descubrimiento interno continuo y constante en piezas de conocimiento, costo acumulado que permite identificar el ROI y más, con mayor facilidad.

  • Agrega transparencia sin perder información

Una ventaja de este núcleo de conocimiento es que hay una transparencia añadida en el proceso y diseño de la investigación directo de alguien que pide investigación a los equipos que la conducen y publican los reportes. 

También es una manera fácil de localizar estudios que han sido previamente realizados y a los miembros involucrados, por lo que se hace fácil extraer información basada en varios criterios.

  • Estudios de respuesta rápida

Un repositorio de insights brinda acceso a información como los tipos de estudios, cuestionarios, herramientas usadas, personas encuestadas y diversas facilidades para conducir estudios de respuesta rápida donde muchos aspectos administrativos son previamente conocidos por los investigadores y otras partes interesadas.

Esto permite evaluar información del pasado y emplear estudios más rápidos que provean de insights utilizables de manera más rápida.

  • Datos democratizados y almacenamiento unificado

Los datos provenientes de equipos y negocios fluyen hacia un almacén unificado con conocimiento colectivo mitigado y una taxonomía uniforme de negocios, haciendo que el repositorio de insights sea un punto único para el arribo de todos los insights

Hay un mayor control en la administración y accesibilidad de los datos, asegurando que no tengas que buscar en múltiples lugares o tengas que recurrir a varios grupos de interés para poder darle sentido a los datos. En este caso, se hace más simple manejar datos de investigación multivariables.

  • Analíticas en tiempo real

Al usar el repositorio de insights se cuenta con un acceso instantáneo y en tiempo real a todos los datos y analíticas. No solo eso, con la ayuda de etiquetas inteligentes e inteligencia artificial (IA) es posible sacar a la superficie información sobre proyectos que son relevantes e interesantes. 

Esta característica hace que usar el repositorio sea aún más lucrativo para investigadores y grupos de interés para poder adecuar las analíticas en tiempo real a una investigación de mercado amplificada y reutilizable.

¿Cómo crear un repositorio de insights eficiente?

Si te preguntas cómo crear un repositorio de investigación que te ayude a tener fácil acceso a los datos de tus investigaciones, solo tienes que seguir estos sencillos pasos:

  1. Define al equipo que se hará cargo del repositorio: Estas personas deben de tener conocimiento de los diversos proyectos, mantener la información en orden y armar los flujos de trabajo.
  2. Organiza tus investigaciones actuales y las pasadas: Esto para tener en orden los datos de distintas fuentes y poder tener una visualización general de los métodos, herramientas y el retorno que están dejando las diversas investigaciones.
  3. Añade toda la información que dé soporte a tus proyectos: Tus datos deben estar debidamente clasificados y etiquetados para obtener datos concretos y precisos que ayuden a generar los insights que se requieran.
  4. Sintetiza y analiza tus datos: Tener los datos centralizados en una misma ubicación te permitirá tener una mejor administración. Lo ideal es tener en un mismo espacio los datos cualitativos y cuantitativos, y poder hacer el análisis de esta información en un mismo lugar.
  5. Crea reportes completos: Es importante tener tus reportes de investigación dentro de tu repositorio de insights que den una visión de las conclusiones de cada proyecto y de quienes participaron en él, además de su costo, tiempo, etc. Todo esto le dará más valor al uso de tu repositorio.
  6. Clasifica y comparte los insights: Etiqueta tus estudios de investigación, maneja un índice que te permita tener acceso rápido a la información. Comparte los datos con las personas interesadas para que tengan acceso a los insights.

Tipos de repositorios de investigación

Si se multiplica la diversidad de información por toda la investigación que es conducida globalmente, estaremos tomando millones de puntos de data provenientes de diversos estudios que se extienden a través de toda la gama de recolección y administración de insights.

Estos son los tipos de repositorios de investigación que te pueden ser de utilidad:

  • Repositorio de datos internos: Puede ser creado dentro de una organización pero carecer de orden interno. Está estructurado de manera sencilla con las herramientas y datos que le ofrece su propia plataforma de investigación. Por lo regular está conformada por hojas de cálculo, reportes y documentos que no son siempre confiables o escalables.
  • Repositorios de investigación personalizados: Puedes construir tus propios repositorios internamente como las herramientas personalizadas creadas por empresas como Microsoft, sin embargo son muchos recursos y tiempo para construir un repositorio desde cero.

Herramientas como QuestionPro Insights Hub te permiten la democratización de tus insights, al mismo tiempo que mantienen los datos de investigación en un mismo espacio.

QuestionPro Insights Hub es un repositorio de insights que se distingue por su robustez y sus diversas herramientas.

Esta plataforma se integra con las herramientas de investigación cuantitativa y cualitativa, y de análisis para tener en una misma plataforma todos los datos de tu proyecto de investigación.

Te permite también integrar tanto modelos de investigación sencillos y avanzados a distintas plataformas, por ejemplo para la obtención de muestras, comunidades online, y herramientas colaborativas como Slack o Microsoft Teams.

¿Quieres conocer la mejor herramienta para tu repositorio de insights?

Como puedes ver, contar con un repositorio robusto y con herramientas especialmente diseñadas para investigadores es fundamental para alcanzar con éxito los objetivos de una organización tanto a corto como a largo plazo.

Si quieres conocer de primera mano cómo funciona un repositorio de insights de este tipo, te invitamos a solicitar una asesoría gratuita de QuestionPro dando clic en el enlace de abajo.