تحتاج جميع الشركات إلى شراء سلع أو خدمات لتلبية احتياجاتها اليومية. إذا لم يكن لديك طريقة رسمية لشراء الأشياء والخدمات ، فقد تنفق أكثر مما تحتاج إليه. هنا تأتي عملية الشراء.
ستؤثر كيفية إعداد عملية الشراء بشكل كبير على عملك ، ليس فقط من حيث إدارة التكاليف والنفقات ولكن أيضا من حيث مدى جودة تشغيلها. يمكن أن يساعد تعلم واستخدام بعض الخطوات وأفضل الممارسات لعملية الشراء في تقليل الفاقد وحماية عملك من المخاطر والتكلفة غير الضرورية.
ويمكنك أيضا إنشاء مهام سير عمل تحقق أقصى استفادة من كل دولار يتم إنفاقه من حيث الكفاءة والأرباح والقيمة المستردة.
ما هي عملية الشراء؟
تسمى خطوات النشاط التجاري لإجراء عملية شراء عملية الشراء. عادة ما يتعين على الشركات المرور بعملية رسمية عند شراء شيء ما. أيضا ، عندما يرغبون في شراء شيء ما ، قد يحتاجون إلى البحث والحصول على مدخلات من أقسام مختلفة والتفاوض وإرسال المدفوعات.
قد يختلف اعتمادا على كيفية عمل الشركة وما تحتاجه ، ولكن الخطوات في هذه العملية عادة ما تتضمن ما يلي:
- مراجعة طلبات الشراء والموافقة عليها
- إجراء وإرسال أوامر الشراء
- التفاوض على الأسعار أو العقود أو كيفية دفع ثمن الأشياء
- تتبع الإنفاق
في عملية الشراء ، يشارك العديد من الأشخاص ، مثل المشتريات ومقدمي الطلبات والموافقين والبائعين / الموردين وإدارات المشتريات والحسابات الدائنة.
الخطوات الرئيسية لعملية الشراء
عادة ما تكون عملية الشراء عبارة عن دورة ، حيث تتطلب كل مرحلة معلومات وأذونات. ستضيف كل شركة لمساتها الخاصة. ولكن بشكل عام ، تتبع عملية الشراء نمطا معروفا من الخطوات. يتم تقديمها أدناه:
-
فهم احتياجات العمل
على الرغم من أن هذه ليست خطوة بالضبط ، إلا أنها مكان ممتاز للبدء إذا كنت ترغب في إدارة كيفية إنفاق الشركة للأموال ، وإيجاد طرق لتوفير المال ، وخفض الإنفاق غير الضروري ، والتعامل مع مشاكل سلسلة التوريد.
على سبيل المثال
، إذا كانت الشركة تتطلب عددا كبيرا من السلع ، مثل الهواتف المحمولة ، فقد تكون هناك فرصة للتفاوض على الخصومات.
-
إنشاء طلب شراء
تبدأ عملية الشراء عندما يقدم شخص ما طلب شراء ويرسله. يمكنك تسريع هذه العملية وتحسين عملية الطلب عن طريق إنشاء نموذج طلب قياسي. بهذه الطريقة ، ستكون طلبات الشراء هي نفسها وتلبي احتياجات إدارة البيانات لفريقك.
-
فحص الطلبات
يضمن فحص طلبات الشراء أن جميع مشتريات الشركة صحيحة ، ولا تتجاوز الميزانية ، والأهم من ذلك ، أنها مطلوبة بالفعل.
-
البحث عن موردين
بمجرد فحص الطلب والموافقة عليه للحصول على المصادر ، سيبحث فريق الشراء عن موردين أو بائعين لتلبية الطلب. لهذا ، تحتاج إلى معرفة المزيد عن المصادر الاستراتيجية وأهميتها للعثور على أفضل الموردين.
-
طلب تقديم مقترحات
بمجرد الحصول على أفضل المنتجات ، من الشائع أن يطلب فريق الشراء مقترحات للتأكد من أن المنتجات أو الخدمات في حدود الميزانية ، ويمكن تسليمها في الوقت المحدد ، وتلبية سياسات أو متطلبات عملك.
-
التفاوض على التكاليف وشروط العقد
في بعض الأحيان ، قد يتم تحديد جميع المربعات باستثناء التسعير أو شروط الدفع. على سبيل المثال ، قد تحتاج الجودة إلى تحسين ، ولكن قد يكون المورد هو الوحيد الذي يمكنه تلبية الطلب بحلول تاريخ معين. في هذه الحالة ، سيحاول مدير المشتريات التفاوض على إجمالي شراء أكثر منطقية.
-
استحسان
يتم إعداد طلب الشراء للموافقة النهائية إذا كانت كل خطوة من خطوات العملية ، بما في ذلك التكلفة والتسليم وشروط الدفع ، تتوافق مع المواصفات. إذا تم رفضه ، فسيقوم فريق الشراء إما بإبلاغ مقدم الطلب أو محاولة العثور على مصدر أو بائع آخر.
إن عدم موافقة مدير القسم ، وتكرار الشراء ، والتكلفة العالية ، والفشل في توفير قيمة كافية للشركة هي بعض الأسباب التي قد تؤدي إلى رفضها.
-
إصدار أمر شراء
بمجرد وصول جميع الموافقات ، سيقوم فريق الشراء بإجراء أمر شراء بناء على تفاصيل طلب الشراء المعتمد وإرساله إلى المورد أو البائع المختار ليتم ملؤه لتقييم المورد.
أفضل الممارسات لعملية الشراء
استخدم أفضل الممارسات التالية لجعل عملية الشراء تسير بسلاسة.
-
أتمتة عملية الشراء
كلما استطعت ، حاول أتمتة عملية الشراء. باستخدام برنامج أتمتة الشراء ، يمكن للشركة تقصير الوقت المستغرق لشراء شيء ما ، وتسهيل قيام الأشخاص بوظائفهم ، وتقليل الأخطاء ، وتقليل الأعمال الورقية.
يعد برنامج أتمتة الشراء مفيدا إذا كان عملك يشتري الكثير بشكل متكرر من نفس الموردين.
-
الاحتفاظ بسجلات دقيقة
احتفظ بسجلات دقيقة لعملية الشراء بأكملها. يتضمن سجلات الموردين المحتملين والمفاوضات والمبيعات والمرتجعات وأي معاملات أخرى. قد ترغب في التبديل إلى مورد مختلف أو لديك مشكلة مع المورد الذي لديك بالفعل.
يساعد الاحتفاظ بسجلات دقيقة لكل خطوة من خطوات عملية الشراء على تقليل المشكلات والعمل الإضافي في المستقبل.
-
راجع احتياجاتك كثيرا
تتغير احتياجات الشركة طوال الوقت. في بعض الأحيان يحتاج العمل إلى شيء جديد تماما ، وأحيانا يحتاج إلى نسخة مختلفة من شيء يحصل عليه بالفعل. اجعله جزءا منتظما من عملك للنظر إلى ما تحتاجه الآن وما إذا كانت الأشياء التي تشتريها تلبي تلك الاحتياجات.
من خلال مراقبة عملياتك بانتظام ، يمكنك العثور على المشكلات وإصلاحها بشكل أسرع. يتيح لعملك النمو أثناء اتخاذ قرارات إنفاق حكيمة.
استنتاج
عملية الشراء هي في المقام الأول المعاملات والمنهجية. ولكن لا يزال يتعين عليك استخدام استراتيجيات الخبراء لمساعدة شركتك أكثر. باستخدام الخطوات وأفضل الممارسات التي شاركناها ، سيحقق فريق المشتريات الخاص بك وفورات وكفاءة لسنوات قادمة.
حان الوقت الآن لإنشاء عملية الشراء الخاصة بك. سيكون عليك تحليل السوق والأعمال والعملاء. إذا كنت بحاجة إلى أي مساعدة في عملية التحليل ، فإن QuestionPro موجود من أجلك.
QuestionPro CX هو برنامج مسح يساعدك على تحليل عملك وإدارة ملاحظات العملاء الخاصة بك. اتصل بنا على الفور للتحدث عن كيفية القيام بذلك.
