Consejos para organizar una base de datos de clientes

Una base de datos de clientes es la materia prima para la relación con los consumidores y las campañas de marketing, ya que permite la implementación de una comunicación personalizada y mejor dirigida.

Para que esta herramienta pueda aprovecharse al máximo, es necesario que se encuentre debidamente organizada. Así que hoy compartiremos algunos elementos que debes de considerar para poder crear una base de datos que cumpla con tus objetivos.

Características de una base de datos de clientes

Las bases de clientes se caracterizan por:

Estar integrada por datos que se relacionan pero también son independientes.
Los datos te permiten acceder a un gran número de usuarios.
Los datos deben ser confiables y estar protegidos y respaldados.
Debes poder acceder a ellos de manera sencilla.

Si tu base de datos de clientes es muy grande, en este artículo encontrarás algunos consejos sobre cómo gestionarla de forma óptima.

1. La información del cliente debe estar centralizada

Los datos de los clientes se dispersan a menudo en el sistema de información, en las diferentes herramientas que se usan y departamentos de la empresa.

Es evidente que cada vez se utilizan más herramientas, se recopilan cada vez más datos de los clientes, pero a menudo se tienen dificultades para explotarlos al máximo. Para resolver esto, debes centralizar tus datos.

Responde las siguientes preguntas:

¿Qué datos tienes?
¿Qué técnica de recolecciones de datos utilizas?
¿Cuál es la finalidad de tener los datos con los que ahora cuentas?
De manera general, ¿qué tratamiento le das a tus datos?

En cualquier caso, te aconsejamos tener una visión clara de tu gestión de datos, pero también hacer un balance de los usos que haces de ellos.

2. Los datos del cliente deben estar actualizados

Los datos de los clientes son un gran recurso, y tienden a evolucionar o deteriorarse con el tiempo. El almacenamiento de datos obsoletos o no válidos puede resultar muy costoso para tu empresa. Más allá de los costos de almacenamiento innecesarios, pueden repercutir de manera negativa en tus campañas de marketing.

Para mantener la calidad de tu base de datos de clientes, debes limpiarla regularmente. La limpieza de datos es el proceso de identificación de errores y la eliminación de los poco fiables.

Existen varios tipos de posibles “errores”:

Datos obsoletos, como direcciones de correo electrónico inactivas.
Errores humanos, como errores tipográficos.
Datos duplicados.

Para poner tu base de datos de clientes en orden, debes inspeccionar regularmente la calidad de tus datos.

Te recomiendo leer: ¿Por qué crear una lista de correos electrónicos para acercarse al cliente?

3. Los datos del cliente deben ser enriquecidos

La limpieza de la base de datos de clientes consiste en eliminar o modificarlos. Debe ir acompañada de un proceso de enriquecimiento. Este consiste en:

Completar la información que falta en tu base de datos de clientes. Por ejemplo, tener su fecha de nacimiento.
Identifica nuevos tipos de datos para personalizar aún más tus campañas de marketing y el diálogo con los clientes. Ejemplo: obtén su edad para personalizar el contenido de tus campañas de marketing.

Te comparto 7 consejos para obtener información personal de encuestados.

Ten cuidado, el objetivo no es recolectar información porque sí. Muchas empresas están tratando de recolectar la mayor cantidad de datos posible y, en última instancia, sólo utilizan una décima parte de ellos. De ahí la importancia de identificar de antemano los objetivos. En otras palabras, debes formalizar la razón del uso de datos antes de establecer tus campañas de recolección.

Una vez que hayas identificado los datos que se van a recopilar, debes implementar técnicas de recopilación como:

Herramientas físicas: Tarjetas de fidelización, inscripción a eventos, etc.
Herramientas digitales: Uso de formularios web para la inscripción, contacto, descarga de ebooks, inscripciones a eventos en línea, cuestionarios online, etc.

Una base de datos de clientes te dará acceso a grandes cantidades de información que siempre serán de utilidad.