Kuruluşunuzun nasıl yapılandırıldığını anlamak genellikle gayri resmi bir girişimdir, ancak işinizi büyüttükçe bu yapıyı bir organizasyon şemasında resmileştirmek önemlidir.
Bir organizasyon şeması, bir organizasyon içindeki insanlar arasındaki ilişkileri gösterir. Bu tür ilişkilere örnek olarak yöneticilerin çalışanlarla, direktörlerin genel müdürlerle, icra kurulu başkanının çeşitli departmanlarla vb. ilişkileri verilebilir.
Bu makalede, organizasyon şemasının ne olduğunu tanımlayacak, neden önemli olduklarını inceleyecek ve kullanabileceğiniz farklı organizasyon şeması şablonlarını ana hatlarıyla açıklayacağız.
Organizasyon şeması nedir?
Organizasyon şeması veya kuruluş şeması, bir işletmenin iç çalışan yapısını gösteren bir şablondur.
Organizasyonun her bir bölümündeki bireyleri ve pozisyonları vurgulamak içindir. Bu kişiler, kendilerini kolayca tanımlamak için kullanılabilecek kutular ve iletişim bilgileri ile temsil edilmektedir. Bir UML diyagramına benzer şekilde, bu öğeler dirsekli çizgilerle birbirine bağlanır.
Bir organizasyon şemasının genel amacı, hiyerarşi ve organizasyon yapısının ve işletme içindeki çeşitli rollerin ve departmanların nasıl yapılandırıldığının görselleştirilmesidir.
Ancak bir organizasyon şeması güzel bir şablondan daha fazlasıdır. Amacı, hem bir kuruluş içindeki insanların hiyerarşik ilişkilerini görselleştirmek hem de iş pozisyonları ve genel çalışma kültürü hakkında önemli bilgileri görüntülemektir.
Kapsamlarına rağmen, kuruluş şemaları şirket çapında olmak zorunda değildir ve sadece tek bir departmanı veya ekibi organize edebilir.
Organizasyon şemaları, özellikle işe alım sürecinde, doldurulması gereken rolü ve bu işin departmanın geneliyle nasıl ilişkili olacağını anlamak için yararlıdır.
Organizasyon şemasının faydaları
Organizasyon şemaları gerçekten tek bir amaca hizmet eder, ancak bu dar işlev içinde işletmenize fayda sağlayabilirler. İşte bir organizasyon şemasını entegre etmenin en büyük faydalarından bazıları.
Bir raporlama yapısını belgeleyin
Görsel bir işbirliği aracı kullanırken bir kuruluş şeması oluşturmak kolaydır ve bunu yapmak iş belgelerini çok daha şeffaf hale getirir.
Herkese açık bir organizasyon şeması oluşturmak, çalışanlarınıza organizasyonda nerede durduklarına, akranlarının kim olduğuna, patronlarının kim olduğuna ve diğer herkesle ilişkilerinin ne olduğuna dair net referanslar sağlar.
Bu dokümantasyon, herkes aynı ortak anlayışa sahip olduğu için raporlama ve yönetimi çok daha kolay hale getirir. Departmanların boyutu büyüdükçe, bu durum giderek daha önemli hale gelir çünkü dikkat edilmesi gereken üstel sayıda ilişki ve rol olacaktır.
İşe alma/İşe alıştırma sürecini netleştirin
İşe yeni başlayan çalışanlara organizasyonun neresinde yer aldıklarına dair net bir genel bakış sağlamanın en iyi yollarından biri onlara bir organizasyon şeması göstermektir. Herkesin adını, yüzünü, pozisyonunu ve iletişim bilgilerini gösteren görsel bir organizasyon yapısına sahip olduğunuzda, işe alım süreci daha insani hale gelir ve herkes daha ulaşılabilir hisseder.
Net bir hiyerarşik organizasyon yapısı sağlar
İlk noktaya benzer şekilde, belgelenmiş bir iş yapısına sahip olmak, ilişkileri göstermek ve mülkiyeti tercüme etmek için önemlidir.
Organizasyon şemasına bakıldığında, belirli bir ürünün sahibi, ekibin lideri ve departmanın başkanı hiç kuşkusuzdur. Bu çok net yönergelere sahip olmak, sorumluluk almayı çok daha kolay hale getirir ve herkese ihtiyaç duydukları her türlü raporlama için net bir son nokta sağlar.
İşyerinde işbirliğini teşvik eder
Çevrimiçi bir beyaz tahtada bir kuruluş şeması oluşturmak, bunun yalnızca sabit bir belge olması gerekmediği anlamına gelir; insanların tercihlerine göre değişebilir ve manevra yapabilir.
Bu sadece panonun tasarımını ve düzenini değiştirebilir veya kurumsal bir değişikliği yansıtabilir. Her iki durumda da, insanları organizasyon yapısını yeniden düşünmeye ve daha verimli bir yapı üzerinde işbirliği yapmaya teşvik eder.
Farklı tipte organizasyon şemaları
Bir organizasyon şemasının hiyerarşik modeli çok popülerdir, ancak var olan tek model bu değildir. Oluşturduğunuz organizasyon şeması türleri şirketinizin yönetim felsefesini ve organizasyon yapısını yansıtmalıdır. İşte piyasadaki en popüler üç kuruluş şeması.
Düz organizasyon şeması
Düz bir kuruluş şeması veya yatay kuruluş şeması, şirketleri aynı düzlemde yapılandırır ve sahipler ile üyeler arasında artan eşitliği gösterir. Düz bir organizasyon şemasında iki seviye vardır: yöneticiler ve çalışanlar.
Organizasyon şemalarının amacı “orta yönetim” fikrini ortadan kaldırmak ve sorumluluğun doğrudan bir yöneticiden bir geliştirme ekibine geçmesini sağlamaktır. Düz organizasyonlarda, çalışanlara genellikle işleri ve kararları üzerinde daha fazla sorumluluk ve sahiplik verilir.
Matris organizasyon yapısı
Matris organizasyon şemaları, özellikle katı bir hiyerarşik modele uymayanlar olmak üzere daha karmaşık iş yapılarını barındıracak şekilde oluşturulmuştur.
Bunun bir örneği, her çalışanın farklı konumlardaki bir dizi farklı yönetici için içerik oluşturduğu bir içerik oluşturma işi olabilir. Organizasyon şemaları, çalışanların birden fazla yöneticiye ve yöneticilerin de birden fazla çalışana sahip olmasına olanak tanıyacak şekilde yapılandırılmıştır.
Hiyerarşik organizasyon şeması
Hiyerarşik kuruluş şemaları en tanıdık ve yaygın olanlardır ve organizasyon yapıları doğrudan iş hiyerarşisinden türetilir. Her işletme bu modele uymayabilir, ancak çoğu işe alım pozisyonu ve doğrusal bir organizasyon modeli için çalışıldığı düşünüldüğünde bu genellikle işe yarayacaktır.
Bölüm organizasyon şemaları
Bölüm şeması, hiyerarşinin yanı sıra ek faktörlere göre düzenlenen bir kuruluş şemasıdır. Konum, yaş, departmanlar, ilgi alanları vb. olabilir. Bir şirketi, her biri kendine özgü unsurlara sahip birden fazla farklı bölüme ayırmanın bir yoludur.
Sonuç
Organizasyon şemaları, özellikle küçük işletmeler için her zaman gerekli değildir, ancak şirketiniz büyüdükçe, elde edilmesi zor olan bazı temel varlıkları sağlayabilirler. Kendi kuruluş şemanızı nasıl oluşturacağınızı öğrenmek istiyorsanız, Fresco’ya göz attığınızdan emin olun.
QuestionPro’nun İşgücü araçlarının kuruluşların işyeri kültürlerini yönetmelerine nasıl yardımcı olduğu hakkında daha fazla bilgi edinmek istiyorsanız, uzmanlarımızdan biriyle bağlantı kurun ve dakikalar içinde kuruluş şemaları oluşturun. Kullanıcı dostu kuruluş şeması oluşturma aracımızla şirketinizin yapısını görselleştirme sürecini basitleştirin. Ayrıca kaydolabilir ve platform hakkında bir fikir edinebilirsiniz.
