Çalışanların sürekli geri bildirim istediklerini ancak bunu her zaman alamadıklarını biliyoruz. “Sadece eleştirmeyin, kınamayın veya şikayet etmeyin, bunun yerine yapıcı geri bildirimde bulunun”- Dale Carnegie
Geri bildirim vermek ve düzenli olarak kontrol etmek önemlidir ancak yeterli değildir. Bu tür konuşmalar, çalışanlar iş hedefleri ve kendi iş büyümeleri ile nasıl bir ilişki içinde olduklarını anlamazlarsa işe yaramayacaktır.
Çalışmamızda, “Buradan çıkarılması gereken en önemli şey, çoğu insanın şu anda sahip oldukları araç ve yöntemlerle işi halledemediğidir” deniyor. “Çalışanların yalnızca %39’unun mevcut check-in’lerinin kendileri için iyi çalıştığını söylemesi şaşırtıcı değil.”
Sürekli geri bildirimin geleneksel geri bildirim modellerinden ne kadar farklı olduğunu, şirketinize nasıl yardımcı olabileceğini ve nasıl iyi bir geri bildirim uygulayabileceğinizi konuşalım.
Sürekli geri bildirim nedir?
Sürekli Geri Bildirim, bir çalışanın sürekli çalışan geri bildirimi aldığı ve çalışanın güçlü ve zayıf yönlerini açıkça tartışarak sistematik bir şekilde yönlendirildiği bir mekanizma veya süreç olarak tanımlanmaktadır.
İnsan sermayesi her kuruluş için bir varlıktır ve bu varlığa özen gösterilmelidir. Bu nedenle, kuruluşların, çalışanların görevlerini iyi bir şekilde yerine getirebilmeleri için neyi iyi yaptıklarının ve iyileştirme kapsamının farkında olmalarını sağlayacak bir mekanizmaya ihtiyaçları vardır.
Örneğin, varsayımsal olarak farklı coğrafi bölgelerde çalışan on bin çalışanı olan bir kuruluşu yönettiğinizi düşünelim. Diyelim ki farklı lokasyonlara uçmayı ve çalışanlara vermek istediğiniz geri bildirimi vermeyi kabul ettiniz, ancak bu sadece bir kerelik bir eylem. Sırada ne var?
Geri bildirimin amacı sürekli olmasıdır. Bu nedenle, kuruluşların sürekli geri bildirimi düzenli bir uygulama haline getirmeleri çok önemlidir. Geri bildirim döngüsel bir süreçtir ve doğrusal bir süreç değildir. Bu döngü, içeriğin özümsenmesini, uygulanmasını ve tekrarlanmasını sağlar.
Bu süreç sadece kurumsal dünya ile sınırlı kalmayıp spor alanında da büyük takdir görmektedir. Sporcular sürekli geri bildirim sistemine açıktır ve neden olmasın?
Sahaya her çıktıklarında bu onlar için yeni bir mücadele oluyor ama önceki mücadelelerini ve uyguladıkları kazanma taktiklerini hatırlıyorlar. Dolayısıyla sporda sürekli geri bildirim oldukça belirgindir.
Daha fazla bilgi edinin: En İyi 20 Çalışan Bağlılığı Anketi Sorusu
Sürekli geri bildirimin önemi
Sürekli geri bildirim, şirketinizin çalışanlarınızla ilgili neler olup bittiğini bilmesine yardımcı olabilir. Yöneticiler çalışanlarının ne durumda olduğu hakkında daha iyi bir fikre sahip olurken, çalışanlar da neyi iyi yaptıklarını ve neyi geliştirebileceklerini öğrenmek için bir yıl kadar beklemek zorunda kalmazlar.
Aslında, çalışanlar kendilerini geliştirebilmek için ne durumda olduklarını duymaya heveslidirler.
Devam eden bu süreç, insanların birbirleriyle daha iyi konuşmalarına, işlerini ve hedeflerini anlamalarına, işlerini daha iyi yapmalarına ve işte daha mutlu olmalarına yardımcı olabilir. Bu kazanımlarla şirketler yüksek hedeflerine ulaşabilir ve aynı zamanda bağlılığı ve elde tutmayı artırabilir.
Sürekli geri bildirim işletmenize üç önemli şekilde yardımcı olabilir.
Çalışan bağlılığını ve elde tutmayı artırın
Sürekli geri bildirim, yönetici-çalışan ilişkilerini geliştirerek yıpranma ve işe alım giderlerini azaltır.
İyi yöneticiler çalışanları motive eder ve elde tutar. Gallup’a göre yöneticiler ekip bağlılığını %70 oranında etkiliyor. Çalışanların refahı üzerinde en büyük etkiye yöneticiler sahiptir.
Yönetici desteği, çalışanların şirkete bağlılığını ve sadakatini artırır. Çalışanların mesleki gelişim planı oluşturmasına yardımcı olan yöneticiler, şirketin onların geleceğine olan bağlılığını gösterir. Yeni işe alınan bir kişi yardım almadan başarısız olabilir.
Ancak, sürekli ve kesintisiz geri bildirim alan bir kişi desteklendiğini hisseder ve büyüyüp başarılı olabilir.
Gerçek zamanlı içgörüler sağlayın
Sürekli geri bildirim, kimsenin olumsuz geri bildirimde bulunmak veya hayati soruları gündeme getirmek için yıllık değerlendirmeye kadar beklemek zorunda olmadığı anlamına gelir. Bire bir kontroller, personelin geri bildirim üzerine derhal harekete geçmesini sağlar. Yöneticiler de engelleri olan çalışanlara yardımcı olabilir.
Bu, hataların birikmesini önler. Gerçek zamanlı geri bildirim, yöneticilerin bir çalışanın yalnızca en son performansını dikkate almasıyla ortaya çıkan anlık önyargıyı azaltmaya yardımcı olabilir. Sık sık yapılan kontroller, yöneticilerin çalışanları çalışan ve insan olarak anlamalarına yardımcı olur.
Bu diyaloglar ve hedefler, İK liderlerine şirketin performansını ve eksikliklerini değerlendirmede de yardımcı olabilir.
Çalışan gelişimini teşvik edin
Sürekli geri bildirim, çalışanların neleri iyi yaptıklarını, neleri geliştirebileceklerini ve onları hangi olasılıkların beklediğini bilmelerini sağlar. Bu çalışanlar yönetimden destek isteme veya görevleri esnetme konusunda rahattır.
Bir satış elemanı, gelecek vaat eden bir müşteri adayını aramalara ve e-postalara geri dönmeye ikna edemezse, bir sonraki kontrollerinde yönetimden tavsiye isteyebilir.
İK direktörleri bu içgörülerden yararlanarak bu kişilerin ilerlemesine yardımcı olacak öğrenme ve gelişim yolları oluşturabilir ve aynı zamanda kuruluşun gelecekte ihtiyaç duyacağı eksik beceriler gibi temel iş hedeflerini yerine getirebilir.
Sürekli geri bildirim modeli ve sistemi
Sürekli geri bildirim modeli, ünlü yönetim danışmanı Dr. Edwards Deming tarafından 1950’lerde geliştirildiği için Deming çarkı olarak da bilinir. Model dört özelliğe dayanmaktadır:
1. Plan:
Çalışanlara geri bildirim vermeyi planlamadan önce bile sorunun nerede yattığını belirlemeniz ve anlamanız gerekir. Geri bildiriminiz gerçeklere ve istatistiklere dayanmalı, çalışan(lar)la yaşamış olabileceğiniz geçmiş deneyimlere ilişkin anılarınıza değil. Önce bilgiyi keşfetmeli, geri bildiriminizi tanımlamalı, geri bildirimi iletmek için fikirler üretmeli ve ardından geri bildirimi uygulamalısınız.
2. Yap:
Çalışanların güçlü ve zayıf yönlerini belirledikten sonra, sistemi tüm kuruluşta uygulamadan önce küçük ölçekli bir pilot proje ile sistemi kontrol etmenin zamanı gelmiştir. Bu, önerdiğiniz değişikliklerin minimum kesinti ile istenen sonuca ulaşıp ulaşmadığını değerlendirmenize olanak tanıyacaktır.
3. Kontrol et:
Bu aşamada pilot projenin sonuçlarını tanımlanmış beklentilerinize göre analiz edersiniz. Beklentiler gerçeklikle uyumluysa, planı uygulama zamanı gelmiş demektir. Uygulamanın son aşamasına ancak sonuçlardan tamamen memnun olduğunuzda geçin.
4. Harekete geç:
Bu, süreci uyguladığınız aşamadır. Unutmayın, bu sürekli bir süreçtir, bir döngüdür, başı ve sonu olan doğrusal bir süreç değildir. Bu, iyileştirilmiş sürecinizin artık çalışanlarınız için eşit aralıklarla süreci iyileştirmeye devam etmek için bir basamak taşı haline geldiği anlamına gelir.
Daha fazla bilgi edinin: Kaçırmamanız Gereken 30 Çalışan Memnuniyeti Sorusu!
Sürekli geri bildirim performans yönetimi
Forbes tarafından yapılan bir araştırmaya göre, çalışanların yaklaşık %75’i geri bildirimin önemli olduğunu düşünüyor, ancak üçte birinden daha azı geri bildirim alıyor. Bu teknoloji çağıdır ve burada değişmeyen tek şey değişimdir. İnsan kaynakları ve son on yıldır işleyiş biçimi 360 derecelik bir geri bildirim değişimine tanık oldu.
Bu değişiklik, çalışanların artık yıllık değerlendirmelerle ilgilenmemeleri, sürekli geri bildirim istemeleri ve bunu şimdi istemeleri nedeniyle hayata geçirilmiştir. Bu nedenle, kuruluşların çalışanların geri bildirimlerini nasıl ve ne zaman alacaklarına ilişkin tüm sistemi değiştirmeleri gerekmektedir.
Teknoloji odaklı bu dünyada, kuruluşlar yetenekleri çekmek ve onları elde tutmak için tasarlanmış süreçlere ve programlara daha fazla odaklanmaya özen göstermelidir. Çalışan kaybı, kuruluşların uzun süredir uğraştığı bir sorun olmuştur. Sürekli geri bildirim, çalışan bağlılığını artırmanın cevabıdır.
Bu mekanizmaya bir çalışanın bakış açısından bakalım. Bir fitness cihazı kullandığınızı ve cihazınızın size adım sayınızı günlük olarak değil yıl sonunda verdiğini düşünün. Diyet planınızı veya egzersiz rutininizi değiştirmek için hiçbir nedeniniz olmayacak ve elde etmek istediğiniz sonuçlar çok uzak bir hayal olacaktır.
Şaşırtıcı olmayan bir şekilde, çalışanlar zamanında çalışan geri bildirimine ve gerekli takdire ihtiyaç duymaktadır. Bu, onların işte daha iyi performans göstermelerini gerektiren bir özelliktir. Bunu kariyerlerini doğru yönde ilerletmek için bir fırsat olarak görüyorlar.
Sürekli geri bildirim performans yönetim sistemi programının uygulamaya konulması, kuruluşların çalışanlarına gerçekten istedikleri şeyi vermelerini ve böylece çalışanların sürekli geri bildirimden yararlanmalarını sağlar.
İşte dünyanın dört bir yanındaki İK liderlerinin sürekli geri bildirim performans yönetimini uygulamak için attıkları adımlar:
1. Bunu korkutucu bir süreç haline getirmeyin:
Bu basit bir bilimdir, insan beyni tehdit olduğunu düşündüğü her şeye karşı aşırı duyarlıdır. Çalışanların hatalarını kabul etmekten korktukları kurumlarda, bu durum sadece şüphe kültürüne yol açar. Hiçbir kuruluş, liderlerin çalışanlarına güvenmediği ya da tam tersi bir kültürü teşvik etmek istemez.
Bundan kaçınmak için geri bildirim sürecini korkutucu bir hale getirmeyin. Bu, hatalara işaret etmek veya çalışanlardan hedeflerine neden ulaşamadıklarına dair itiraflar almak için bir fırsat değildir.
Aksine, hem çalışanların hem de kurumun gelişmesine yardımcı olacak bir süreçtir. Basit tutun ve bazen ince tutun. Daha iyi sonuçlara yardımcı olmak için bunu gayri resmi geri bildirim olarak tutun.
2. Daha sık sürekli geri bildirim verin:
Çalışanların büyük bir çoğunluğu yöneticilerinden geri bildirim almak istiyor, ancak yalnızca bir avuç çalışan bu geri bildirimi alabiliyor. Yöneticilerin çalışan performansı hakkında etkili ve zamanında geri bildirim sağlaması çok önemlidir. Sürekli kısa geri bildirim döngüleri bir işgücünü canlandırabilir ve böylece eninde sonunda sisteme dahil edilerek sürekli iyileştirme sağlanır.
Birçok kuruluş yıllık değerlendirmelerini başarılı bir şekilde sürekli geri bildirim sürecine dönüştürüyor. Bu süreç sayesinde yöneticiler, çalışanların işlerini geliştirmelerine ve uzun vadeli hedefleri için kendilerine bir yol çizmelerine yardımcı olabilirler.
3. Geri bildirimlerdeki önyargıları ortadan kaldırın:
Cinsiyet, etnik köken, cinsel yönelim ve hatta bir çalışan(lar) ile geçmiş deneyimlere dayalı herhangi bir önyargıya sahip olmak, yararlı geri bildirim akışını engelleyebilir. Çalışanların gerçek ilerlemelerini takip etmek yerine değerlendirme yapmak için hafızalarına güvenen yöneticiler bir önyargı olarak kabul edilir.
Süreç, geri bildirimlerdeki önyargıları ortadan kaldırmak için gerçeklere, istatistiklere ve ilgili niteliklere dayanmalıdır.
4. Yöneticiler koç olmalıdır:
Yöneticiler akıllarında bu yoksa çalışanlarının gelişimine yardımcı olmakta başarılı olamazlar, tıpkı bir antrenörün aklında başarı yoksa bir sporcunun sahadaki her mücadeleyi kazanmasına yardımcı olamayacağı gibi. Yöneticilerin de koçlar gibi düşünmesi çok önemlidir.
Geri bildirim, yöneticiler ve çalışanlar arasında ortak bir paydadır. Yöneticilere, çalışanlarına işlerinde daha iyi performans göstermeleri için koçluk yapma olanağı verir. Yöneticiler gerçek zamanlı olarak nasıl geri bildirim vereceklerini öğrendiklerinde, çalışanların bunu uygulaması daha kolay hale gelir.
Daha fazlasını öğrenin: İşten Çıkarılmayı Önleyen 8 Çalışanı Elde Tutma Stratejisi
Sürekli geri bildirimin faydaları
Geri bildirim birden fazla amir veya müdürden gelebilir, bu da iletişimsizliğe yer bırakır. Bir kurum sürekli geri bildirim kültürü oluşturduğunda, herkesin aynı fikirde olması çok önemlidir.
Bu bir diyalogdur. Bu, sadece kurumun çalışanlara geri bildirimde bulunabileceği değil, aynı zamanda çalışanların da kuruma geri bildirimde bulunabileceği anlamına gelir. Bu, potansiyel sorunların belirlenmesine ve bunlara hızlı bir şekilde yanıt verilmesine yardımcı olur. Sürekli geri bildirimin faydaları aşağıda sıralanmıştır:
1. Sağlıklı bir işyeri kültürü oluşturmaya yardımcı olur:
Çalışanların güçlü ve zayıf yönlerini düzenli olarak tartışmaya istekli olmaları önemlidir. Bu, kurum içinde sürekli öğrenme ve gelişim kültürünü kolaylaştırır. Sürekli geri bildirim uygulamak, çalışanların işyerinde mükemmelleşmesine yardımcı olacaktır.
2. Çalışanların ve kurumun daha iyi hedefler belirlemesine yardımcı olur:
Üç aylık hedefler belirleyen kuruluşlar, yıllık gözden geçirme hedefleri belirleyen kuruluşlara göre %30-35 oranında daha iyi sonuçlar elde etme eğilimindedir. Çalışanlara geri bildirim verilmesi ve bunun tersi, ulaşılabilir hedefler belirlenmesine yardımcı olur.
3. Morali yükseltir:
Çalışanlarınıza geri bildirimde bulunma olanağı sağlamak sadece morallerini yükseltmekle kalmaz, aynı zamanda kuruma karşı kişisel bir sorumluluk hissederler. Çalışanlar duyulduklarını hissettiklerinde, geri bildirimlerinin uygulandığından emin olurlar.
4. Müşterilerden gelen takdir:
Sürekli geri bildirim sadece kurum içi iyileştirmeyle sınırlı kalmamalı, kurumun gelişmeye devam etmesi için müşterilerin de sürekli geri bildirimde bulunmasına izin verilmelidir. Sistem veya süreçlerdeki herhangi bir değişiklik müşterileri doğrudan etkiliyorsa, bunları uygulamadan önce onlardan geri bildirim alınabilir.
Daha fazla bilgi edinin: Çalışan Net Tavsiye Skoru (eNPS)
Sürekli Geri Bildirim Yazılım ve Araçları – QuestionPro’nun Pulse Review Uygulaması
QuestionPro Pulse Review uygulaması ile bunu her zaman, her yerde yapabilecekken neden çalışanlarınıza yılda bir kez geri bildirim veresiniz ki? Bu şık uygulama, bir yöneticinin/denetçinin gerçek zamanlı olarak inceleme yapmasını sağlayan özelliklerle yüklüdür. Pulse inceleme uygulaması ile incelemeleri 3 dakikadan kısa sürede gerçekleştirebilirsiniz!
Uzmanlar tarafından tasarlanmış yetkinlik çerçevelerimiz ve ilgili performansları tanımlamak için renk kodlu özelliklerimizle, gösterge tablonuzda kolayca anında bir rapor oluşturabilirsiniz. QuestionPro’nun nabız inceleme uygulamasını bugün kullanarak yorucu çabalardan, değerli zamandan ve ezici hayal kırıklığından tasarruf edin!
Bize workforce@questionpro.com adresinden “Pulse Review” konu satırıyla yazın; sürekli geri bildirim yazılımını kullanmaya başlamanızdan mutluluk duyacağız.
