تخطيط التعاقب هو خطة احتياطية لمستقبل شركتك. عندما يستقيل شخص رئيسي دون سابق إنذار كاف ، قد يتم وضع المنظمة في موقف صعب. حتى العمال على المدى الطويل يسمح لهم بالاستقالة في أي لحظة.
الشركات الصغيرة معرضة بشكل خاص لفقدان الموظفين ذوي الأداء العالي مع الكثير من المسؤوليات. لحماية عملك والتأكد من أنه يمكن أن يستمر في العمل حتى إذا غادر موظف رئيسي ، تحتاج الشركة إلى خطة تعاقب لكل وظيفة.
قد يساعد إنشاء خطة تعاقب شركتك على التعامل مع تغييرات القيادة بسلاسة. قد يرفع الروح المعنوية ويعد فريقك لقضايا العمل المستقبلية.
لا تنتظر حتى تحتاج إلى بديل. يمكنك تحديد الشخص غير الصحيح إذا كنت تتدافع. لنلق نظرة على دليل تخطيط التعاقب الكامل لإعداد موظفيك.
ما هو تخطيط التعاقب؟
تخطيط التعاقب هو عملية متعمدة لتحديد وإعداد الموظفين ذوي الإمكانات العالية لأدوار القيادة المستقبلية. يساعد في تطوير خط المواهب في شركتك والاحتفاظ به ، مما يسمح لك بملء المناصب القيادية المفتوحة بسرعة.
يبدأ كل شيء بوصف وظيفي محدد وقائمة بالمهارات والقدرات والسمات الشخصية المطلوبة لإكمال المنصب. مع وجود خطة تعاقب ، يمكنك البدء في استبدال الوظائف المهمة بمجرد مغادرة الشخص ، حتى لو لم يكن لديك إشعار مبكر.
أفضل خطط التعاقب هي كيانات ديناميكية ، تتنفس ، يتم فحصها بانتظام ، وتحديثها.
إنها عملية يجب أن تستمر بعد أن تبدأ. إنه شيء يجب أن تمر به شركتك كل عام للتأكد من أن الجميع على المسار الصحيح وللتحقق مما إذا كانت هناك أي تعديلات أو تحركات داخل الشركة.
هذا هو دليلك المفضل لإتقانها. اتبع هذه الإرشادات:
كيفية إنشاء خطة تعاقب فعالة
فيما يلي بعض الخطوات التي يمكنك اتخاذها لكتابة خطط التعاقب التي ستساعدك على التعامل بسلاسة مع التغييرات في القيادة:
التعاون هو المفتاح
قم بتضمين أعضاء فريق القيادة الآخرين في خطتك كنهج واحد لزيادة فعاليتها. ربما يعرفون بعض موظفيك أفضل منك ، حتى يتمكنوا من تقديم المشورة بشأن المتقدمين الذين لديهم أكبر فرصة للنجاح.
ابحث عن العديد من المرشحين المحتملين
كثيرا ما يقرر أصحاب الأعمال ترك شركتهم لأطفالهم أو شريك تجاري. على الرغم من أن هذا اختيار حكيم بلا شك ، إلا أنه يجب عليك أيضا اختيار مرشح احتياطي واحد أو أكثر في حالة حدوث خطأ ما. لن يتم شغل الدور أبدا إذا تم اختيار شخصين أو ثلاثة لكل منصب مفتوح.
حدد تنسيقا فعالا
تأتي خطط التعاقب في مجموعة متنوعة من الأشكال والأحجام. بينما يقوم بعض أصحاب الأعمال بإنشاء مستندات متعددة الصفحات ، يفضل البعض الآخر الاحتفاظ بمخطط مباشر. يؤثر التركيب الفريد لفريق قيادة شركتك بشكل متكرر على مدى صعوبة خطتك. يمكنك تحديد تنسيق خطة التعاقب الأكثر ملاءمة لاستراتيجية عملك من خلال إجراء دراسة متعمقة والنظر في عينات مختلفة.
حدد قيمة شركتك
يعد حساب قيمة عملك مهمة حاسمة تدعم في كثير من الأحيان خطة التعاقب. يجب عليك تحديد قيمة شركتك قبل التقاعد لتحديد صافي ثروتك. إذا كنت تنوي بيع شركتك عند التقاعد ، فإن إدراك قيمتها أمر ضروري أيضا.
تحليل التمويل
تأكد من أنهم يستطيعون تحمل تكاليفها إذا كانت خطة الخلافة الخاصة بك تدعو شخصا آخر لشراء شركتك أو إدارتها. قد يتسبب الشخص غير الكفء ماليا الذي يتولى إدارة شركتك في خسارة الإيرادات أو ربما الإفلاس. يعالج بعض أصحاب الأعمال هذه المشكلة عن طريق إجبار الخلف على توقيع عقد بيع وشراء ، والذي يحدد أن الخلف سوف يقترض المال أو يصفي أصولا محددة في وقت التغيير.
مكونات التخطيط الفعال لتعاقب الموظفين
تخطيط التعاقب هو عملية العثور على الأشخاص المؤهلين الذين سيرتقون في شركة أو مؤسسة. تجد الشركات هذا الشخص في وقت مبكر حتى يتمكنوا من تدريبهم جيدا على وظيفتهم التالية.
لدى معظم الشركات خطط لاستبدال فريقها الأعلى ، والذي يتكون عادة من الرئيس التنفيذي أو المدير المالي أو الرئيس. سيتم تغيير رؤساء المناطق والمديرين والمناصب الرئيسية الأخرى كجزء من خطة تعاقب أخرى. هناك عدة مكونات لعملية تخطيط التعاقب. هذه الأشياء هي:
تحديد المناصب الرئيسية
يبدأ تخطيط التعاقب بتحديد الأدوار والمناصب الرئيسية في الشركة التي يجب التخطيط لها. في معظم الأحيان ، تكون هذه الوظائف مناصب قيادية أو وظائف تؤثر بشكل كبير على مدى جودة أداء العمل.
تقييم المواهب
بعد معرفة المناصب الرئيسية ، فإن الخطوة التالية هي النظر إلى المواهب الموجودة بالفعل في الشركة. وهذا يعني الحكم على الناس بناء على مهاراتهم ومعرفتهم وقدرتهم على معرفة ما إذا كانوا مستعدين ليكونوا قادة في المستقبل.
التطوير والتدريب
بمجرد العثور على خلفاء محتملين ، يجب منحهم التطوير والتدريب الذي يحتاجون إليه لتحسين مهاراتهم والاستعداد لأدوار تطوير القيادة المستقبلية. يمكن أن يشمل ذلك برامج التدريب الرسمية ، وتناوب العمل ، والتدريب ، ووجود مرشد.
تجمع الخلافة
لكي ينجح تخطيط التعاقب ، يجب أن يكون لديك مجموعة قوية من الأشخاص الذين يمكنهم تولي المسؤولية. وهذا يعني إعداد قائمة بالأشخاص الذين يمكنهم تولي الوظائف الرئيسية بحيث يكون أكثر من شخص واحد مستعدا لتولي المسؤولية عندما يحين الوقت.
ادارة الأداء
تعد إدارة الأداء جزءا أساسيا من استراتيجية تخطيط التعاقب الفعالة. تساعد مراجعات الأداء والتعليقات المقدمة على أساس منتظم في العثور على عمال ذوي إمكانات عالية وتتبع نموهم بمرور الوقت. كما يتيح للمؤسسات التعامل مع فجوات الأداء وتقديم فرص مستهدفة للنمو.
نقل المعرفة
يعد نقل المعرفة جزءا مهما من تخطيط التعاقب الوظيفي ، خاصة عندما يتم استبدال رئيس برئيس جديد. هذا يعني تدوين وتخزين المعلومات والمهارات والخبرات المهمة التي سيحتاجها الشخص التالي في الطابور للقيام بعمله بشكل جيد.
التواصل والشفافية
لكي يعمل تخطيط التعاقب ، يجب أن يكون هناك محادثة مفتوحة وصدق. يجب أن يعرف الموظفون كيف تخطط الشركة للجيل القادم من القادة ، وكيف يتم اختيارهم ، وما هي فرص النمو والترقية المتاحة.
التقييم والتعديل المستمر
تخطيط التعاقب هو عملية مستمرة تحتاج إلى تقييم وتغيير على أساس منتظم. يجب على المؤسسات مراجعة وتغيير خطط التعاقب الخاصة بها بانتظام لضمان مواكبة احتياجات العمل المتغيرة وتوافر المواهب ومتطلبات القيادة الجديدة.
عملية تخطيط التعاقب الوظيفي
تخطيط التعاقب الوظيفي هو نهج شامل لتحديد ورعاية قادة المستقبل في مؤسستك – ليس فقط في القمة ولكن في المناصب الرئيسية على جميع المستويات. إن وجود موظفين ذوي إمكانات عالية للترقية يسمح لشركتك بسحب جواربها في جميع المواقف.
فيما يلي سبعة اقتراحات لبدء عملية تخطيط التعاقب في عملك.
1. كن مستعدا باستراتيجية
هذه المرحلة ضرورية لتحديد أهداف خطة التعاقب الوظيفي الخاصة بك والتوافق مع جميع أصحاب المصلحة. قد يتطلب ذلك اجتماع مجلس الإدارة لمناقشة الأهداف الاستراتيجية في بعض الحالات. بالنسبة لكثيرين آخرين ، ستحتاج المناقشة مع الرئيس التنفيذي إلى تحديد الصفات المرغوبة في الخلف.
ستكون مستعدا للمرحلة التالية بعد:
- حدد المناصب والمسؤوليات والقدرات الأساسية والخبرة التي سيحتاجها الخليفة.
- اجمع البيانات والمدخلات حول ما سبق من أعضاء فريقك أو المتخصصين في شبكتك.
- تقدير متطلبات شركتك. ضع في اعتبارك الأنماط في معدل دوران الموظفين وتواريخ التقاعد وخطط المكافآت والتدريب الإداري.
- فكر في الحقائق التي اكتسبتها وقم بتحديث وصف وظيفتك ونماذج القيادة. قبل البدء في البحث عن العملاء المحتملين ، يجب أن تعرف بوضوح ما تريد.
2. مرشح للخلافة
أنت جاهز للعثور على مرشحين الآن بعد أن وضعت خطط التعاقب والوصف الوظيفي. تأكد من أن طريقتك سهلة المتابعة ولا تقدم الكثير من التحيز. قد يكون من المفيد الحصول على مساعدة من فريق الموارد البشرية. يمكنهم تزويدك بالأدوات التي تحتاجها لجذب اهتمام المرشحين الداخليين وتسهيل العملية.
لاختيار المرشحين، يمكنك:
- ابحث عن الأشخاص الذين يمكنهم تنمية الآخرين ، وإكمال المهام ، واتخاذ الإجراءات اللازمة لتعزيز مهمة الشركة والقيادة بشكل جيد.
- يمكنك معرفة المزيد عن أهداف كل مرشح ومزاجه وإمكاناته من خلال إجراء المقابلات وتطوير الاستطلاعات وتشكيل مجموعات التركيز.
- للحصول على موافقة وتحديد من يشارك في العملية ، اطلب اقتراحات حول تعزيز الخلافة والقيادة.
3. اسمح لهم بأن يكونوا على دراية بخططك.
إن مسألة ما إذا كان ينبغي على الشركات إبلاغ العمال بأنهم مرشحون للخلافة أم لا هي مسألة نقاش ساخن. ومع ذلك ، فإن إخبار الأفراد بإمكاناتهم من شأنه أن يشجعهم ويمنعهم من القلق بشأن أمنهم الوظيفي. إذا كان هناك احتمال رائع في الظل ويعتقد أنه قد يجد عرضا أفضل في مكان آخر ، فقد يقفز من السفينة.
بدلا من ذلك ، حدد أهدافك فيما يتعلق بالوظائف والأشخاص والخطط. تأكد من أن توقعاتك للوظائف والأشخاص المعنيين واضحة.
4. تهدف إلى تحسين التطوير المهني
من شبه المؤكد أن برامج تأهيل الموظفين وتدريبهم موجودة في مؤسستك. في الواقع ، النمو هو كل شيء عن إعطاء الأفراد الفرصة لتعلم أشياء جديدة. يجب على الأفراد المعرضين للانغماس في مجال ضيق من الخبرة إيلاء اهتمام خاص لذلك.
يجب تحديد المهارات والمعلومات الخاصة التي سيحتاجها المرشح للتقدم إلى المرحلة التالية بعد تحديدها. عادة ما يتم تسهيل النمو المهني للموظف من خلال خطة التطوير الشخصي أو التعليقات المنتظمة أو الإرشاد أو التدريب ، بالإضافة إلى التعليم الرسمي والتواصل بين الموظف ومشرفه.
5. جرب خطة التعاقب الخاصة بك في شكل أولي
سيصبح الخلفاء المحتملون منافسين شديدين على المناصب القيادية مع تسارع تطورهم. هذه لحظة ممتازة لبدء التشغيل التجريبي لتقييم فهمهم وتعريفهم بجوانب مختلفة من الوظيفة.
قد يتعلم المرشحون كيف تبدو القيادة الجيدة ويحصلون على نظرة ثاقبة لأهداف الشركة الأوسع من خلال تعريضهم لسيناريوهات العالم الحقيقي. هناك العديد من الطرق لإشراك المتقدمين. ما عليك سوى اختيار الشخص الأكثر منطقية لهذا المنصب.
6. دمج تخطيط التعاقب الوظيفي الخاص بك مع خطة التوظيف الخاصة بك
سيتعين عليك تقديم عرض لمقدم طلب محتمل في مرحلة ما. وسيتعين عليك العثور على شخص آخر ليحل محله. لحسن الحظ ، قد يستخدم الخلف قدراته القيادية الجديدة للمساعدة في إجراء المقابلات وتدريب الشخص الذي سيحل محله. قد يكون هذا موظفا من المستوى الأدنى أو موظفا جديدا.
نتيجة لذلك ، من الأهمية بمكان تغيير نهج التوظيف الخاص بك لمراعاة مسؤوليات الخلفاء. لن تعمل استراتيجيتك بشكل جيد بدونها. سوف يهرول موظفوهم لملء الفراغ.
7. تخيل خلفائك في المستقبل
إذا قبلت وظيفة جديدة أو تقاعدت ، فقد تحتاج إلى شغل منصبك. قم بتضمين وظيفتك في خطة التعاقب الناجحة لشركتك. من سيأخذ زمام المبادرة؟ ما الذي يمكنك فعله اليوم لمساعدة هذا الفرد في التحضير للانتقال؟
إنه إجراء صعب متعدد الطبقات. لكن التغيير سيأتي. احتفل بخطة الخلافة. يوضح هذا للعاملين أن مؤسستك تقدر القيادة الممتازة والنمو الوظيفي.
التحول التدريجي ضروري في بعض الأحيان. بسبب الروابط الأسرية والعواطف والتاريخ المتصل، تكافح الشركات العائلية مع تخطيط التعاقب. يعد التغيير السليم في القيادة بناء على متطلبات العمل أمرا حيويا لنجاح الشركة.
فوائد تخطيط التعاقب الوظيفي
يعد وجود خطة تعاقب رسمية أمرا جيدا للموظفين وكذلك أصحاب العمل بعدة طرق:
- يمكن أن يزداد تمكين الموظفين والسعادة الوظيفية عندما يكونون على دراية بإمكانية الترقية وحتى الملكية.
- يتم دعم التطوير الوظيفي للموظفين من خلال معرفة أن هناك استراتيجية للفرص القادمة.
- نظرا لأن الإدارة ملتزمة بتخطيط التعاقب ، سيقوم المديرون بتدريب الموظفين على نقل المعرفة والمهارات.
- يتم تتبع قيمة الموظفين الواعدين بشكل أفضل من قبل الإدارة بحيث يمكن ملء الوظائف الشاغرة داخليا عند حدوثها.
- الموظفون والإدارة مجهزون بشكل أفضل للتواصل حول معتقدات الشركة ورؤيتها.
- عندما يتقاعد جزء كبير من القوى العاملة ، هناك حاجة إلى جيل جديد من كبار القادة.
- يستفيد المساهمون في الشركات المتداولة علنا من التخطيط الفعال للتعاقب ، لا سيما عندما يكون الرئيس التنفيذي القادم منخرطا بالفعل بنشاط في العمليات التجارية ويحظى بتقدير كبير قبل سنوات من مغادرة الرئيس التنفيذي المنتهية ولايته. إذا كانت هناك خطة تعاقب واضحة ، فلن يبيع المستثمرون أسهم الشركة عندما يتقاعد الرئيس التنفيذي.
استنتاج
هذه بعض المراحل الأساسية الضرورية عند الاقتراب من عملية تخطيط التعاقب. ومع ذلك ، تقع على عاتق الإدارة مسؤولية فهم متى ولماذا وأين يتم تنفيذ تخطيط التعاقب.
إذا تم تركه لفترة طويلة ، فقد يصبح الإجراء بأكمله أقل فعالية. من الضروري لكل شركة تطمح إلى النمو بشكل أكبر وأكثر نجاحا أن يكون لديها تخطيط دقيق للتعاقب الوظيفي.
عندما يتم ذلك بشكل فعال ، يوفر تخطيط التعاقب الوظيفي للشركة ميزة تنافسية ويعزز مكانتها من خلال تثقيف وتطوير موظفيها.
إذا كنت ترغب في بدء تخطيط التعاقب ، فراجع QuestionPro Workforce ، وهو نظام أساسي لمسح الثقافة وتجربة الموظف والتحليلات التي يمكن أن تساعدك في تحقيق أفضل نوع من التغيير من خلال توفير المقاييس والرؤى ذات الصلة حول موظفيك.
