Le retour d’information joue un rôle important dans l’augmentation de la productivité des organisations. Selon les méthodes traditionnelles de travail, le retour d’information ne doit être fourni qu’au moment de l’évaluation annuelle des performances.
Cependant, les organisations ont parcouru un long chemin depuis la tradition, elles s’adaptent à des méthodes de travail plus intelligentes et le retour d’information n’est plus une affaire annuelle. Fournir le retour d’information continu s’est avéré efficace et bénéfique.
Toute baisse de performance doit être identifiée et communiquée immédiatement. Si vous prévoyez d’attendre le processus d’évaluation annuelle, il sera trop tard pour donner des conseils ou prendre des mesures correctives afin d’améliorer les performances de l’employé.
Non seulement l’employé, mais aussi l’organisation, perdent des affaires en raison de mauvaises performances ou d’une baisse de productivité. De la même manière, reconnaissez vos employés au bon moment pour renforcer leurs performances exceptionnelles.
Si le moment est manqué, il y a de fortes chances que les employés perdent leur motivation à maintenir leurs bonnes performances. Si les organisations veulent dominer leurs concurrents, elles doivent entretenir une culture du retour d’information permanent.
Voici les 5 conseils qui vous aideront à maîtriser l’art et à promouvoir la culture du retour d’information continu.
5 conseils pour créer une culture du retour d’information continu
- Communiquer clairement la mission, la vision et les objectifs
En tant que dirigeant, il est important que vos employés connaissent bien la mission, la vision et les objectifs de l’organisation. Pour cela, il faut d’abord disposer d’un plan infaillible. Après avoir formulé le plan, vous devez le communiquer à tous les membres de votre organisation.
Ensuite, vous devez comprendre où vous en êtes aujourd’hui et où vous voulez vous situer à l’avenir… analyse des écarts . Cette clarté et cette transparence aideront l’employé à se rapprocher des valeurs de l’organisation.
Une fois que les choses sont claires, vous devez être un observateur attentif et, chaque fois que vous remarquez une déviation, vous devez fournir un retour d’information aux employés. N’oubliez pas qu’il ne s’agit pas d’un processus ponctuel et qu’il doit faire l’objet d’un suivi permanent. En donnant un retour d’information continu, les employés peuvent s’aligner sur les objectifs de l’organisation.
- Comprendre l’objectif du processus
Pour mettre en œuvre quelque chose sur une base régulière, vous devez d’abord comprendre le processus, vous devez comprendre que le retour d’information aide essentiellement les employés à s’améliorer et à accroître leur productivité. Mais les employés doivent également comprendre que lorsqu’ils reçoivent un retour d’information, ils doivent le mettre en œuvre.
Le retour d’information continu ne doit pas être à sens unique – les managers vers leur équipe. Le retour d’information doit être un dialogue et non un monologue. Les employés doivent se sentir libres de communiquer avec leurs supérieurs afin que ces derniers puissent identifier les raisons potentielles d’une baisse de performance et mettre en place des mesures correctives.
Vous devez donner à vos employés la possibilité d’exprimer leurs préoccupations. Si les employés ont l’impression que leurs opinions ne comptent pas, ils ne voudront pas rester dans l’organisation. Les dirigeants de l’organisation doivent être ouverts au retour d’information de leurs employés.
- Fournir les canaux/outils nécessaires pour fournir un retour d’information
Veillez à choisir les bons canaux pour envoyer et recevoir le retour d’information. Certains employés se sentent à l’aise pour recevoir un retour d’information écrit sans passer par un entretien individuel, tandis que d’autres préfèrent cette dernière solution. Tout dépend de l’individu et de son niveau de confort.
De nos jours, la plupart des organisations organisent une session de retour d’information en groupe, en plus des sessions individuelles. Il arrive que les employés se sentent plus à l’aise pour faire part de leurs commentaires au sein d’un groupe plutôt que sur une base individuelle.
Vous pouvez également concevoir une enquête de retour d’information à l’intention des employés, dans laquelle ces derniers peuvent faire part de leurs commentaires en remplissant le questionnaire, et les responsables peuvent faire de même pour les membres de leur équipe. L’utilisation d’outils et de logiciels spécifiques permet de rationaliser le processus et l’organisation peut conserver un enregistrement des données ainsi obtenues.
- Veillez à ce que vos employés soient responsables du retour d’information
Si, en tant que dirigeant, vous vous efforcez d’améliorer le processus au sein de votre organisation, chaque employé doit en être conscient et se sentir responsable de ce processus. Il y a une raison pour laquelle le retour d’information est important et doit faire partie du processus de travail.
Ils doivent connaître et comprendre le fonctionnement de ce système de retour d’information et savoir quels changements il peut apporter à la fonctionnalité totale de l’organisation. Restez cohérent, donnez un retour d’information honnête, répondez à ces retours d’information en temps voulu et voyez comment votre organisation s’en trouve améliorée.
- Sensibilisez vos employés à l’importance d’un retour d’information continu
Il est tout à fait naturel que vous deviez donner à vos employés le temps de s’adapter aux changements que vous avez mis en œuvre, vous ne pouvez pas attendre d’eux qu’ils sachent tout et qu’ils s’adaptent aux changements du jour au lendemain. Ils auront besoin d’un peu de temps pour s’habituer à ces changements.
Vous devez donc former vos managers afin qu’ils puissent, à leur tour, former les membres de leur équipe à l’importance d’un retour d’information continu. Incluez tous les services dans cette formation, de la salle de courrier à la chambre du PDG.
Ce processus, une fois mis en œuvre avec succès, peut entraîner des changements significatifs chez les employés. N’oubliez pas que les commentaires ne seront pas toujours positifs et qu’ils vous mettront parfois mal à l’aise, mais c’est ainsi que vous pourrez identifier vos forces et vos faiblesses et travailler dans la bonne direction pour les améliorer.
QuestionPro Workforce aide les organisations à évaluer leur culture d’entreprise et leurs processus de gestion du personnel. Inscrivez-vous dès maintenant et commencez à mesurer.
