ניהול רשומות ומסמכים נחוצים לפעילות היומיומית של העסק. זהו חלק גדול בשמירה על העסק שלך מאורגן וקל לניהול. אבל עסקים מתעלמים לעתים קרובות מניהול רשומות.
ניהול רשומות יכול לעזור לעסק שלך לארגן את המסמכים החשובים ביותר שלו, לשמור על בטיחותם, לעקוב אחריהם ולנטר אותם, לבקר ולסקור אותם ולהשליך אותם בבטחה כאשר אין בהם עוד צורך.
בבלוג זה, נדון מה ניהול רשומה הוא התהליך שלה, ושיטות עבודה מומלצות גם כן. בואו נתחיל.
מהו ניהול רשומות?
ניהול רשומות הוא תהליך של מעקב אחר רשומות פרוייקט ואחסונן כראוי. זוהי מערכת שמארגנת רשומות פרוייקט, מתכננת אותן ועוקבת אחריהן כדי שאנשים יוכלו לגשת אליהן ולהשתמש בהן בעתיד. רשומות הן רשימות של פרטים החשובים לפרוייקט ויש לעקוב אחריהם כדי לנהל את הפרוייקט.
כאשר אתה חושב על ניהול רשומות, אתה צריך להחליט איזה סוג של מידע צריך להישמר ואיך זה צריך להישמר. יהיה עליך לדעת כיצד לטפל ולאסוף את הרשומות וכמה זמן יש לשמור ולאחסן אותן. רשומות סילוק או הגנה קשורות גם לאירועים חיצוניים.
תהליך ניהול רשומות
תהליך ניהול רשומות הוא מחזור החיים של רשומה, מיצירתה ועד להשמדה או אחסון בארכיון. כאן, אנו בוחנים את השלבים של תהליך ניהול הרשומות:
- זיהוי רשומות וסיווג
זיהוי וסיווג רשומות מחייב זיהוי המסמכים והמידע החשובים שיש לנהל ולסווג על פי סוגם, תוכנם וחשיבותם.
- שמירה וארגון של רשומות
שלב זה כרוך באיתור מיקום מתאים לאחסון הרשומות וארגונן כך שיהיו נגישות וניתנות לאחזור בקלות. זה יכול לכלול שימוש במערכות תיוק פיזיות, מסדי נתונים דיגיטליים, או שילוב של השניים.
- שימור רשומות והגנה עליהן
שימור רשומות והגנה עליהן כרוכות בהבטחה כי הרשומות נשמרות בטוחות ומאובטחות וכי ניתן יהיה להשתמש בהן כל עוד הן נדרשות. זה יכול לכלול שימוש בחומרי אחסון מגנים, ביצוע גיבויים קבועים ונקיטת אמצעי זהירות אחרים כדי למנוע נזק או אובדן.
- השגת רשומות וניצולן
שלב זה של ניהול רשומות כרוך במתן גישה לרשומות למי שזקוק להן ולוודא שהן נגישות ושמישות בעת הצורך. השימוש ברשומות עשוי לכלול כלי חיפוש, אינדקסים וכלים אחרים כדי לסייע לאנשים למצוא את המידע הדרוש להם.
- סילוק מסמכים
שלב זה מבטיח שרשומות מיושנות יימחקו בהתאם לכל החוקים והתקנות החלים. זה יכול לכלול גריסת רשומות נייר, מחיקת רשומות אלקטרוניות או שיטות סילוק אחרות.
שיטות עבודה מומלצות לניהול רשומות
רשומות מסוימות הן קריטיות לכל עסק. כדי לעבוד ביעילות בעתיד, הם צריכים לאחסן אותם. להלן שיטות העבודה המומלצות לניהול רשומות:
- הגדירו את היעדים העסקיים שלכם
כל ארגון צריך להחליט מה הוא צריך לעשות עם הרשומות שלו. זה אומר להסתכל על מערכות האחסון שכבר קיימות ולהבין כיצד משתמשים בהן. זה עוזר להבין מה יהיה צורך בעתיד.
ניהול רשומות צריך לכלול שלבים ברורים ליצירה, השמדה והיפטרות מרשומות. התהליך מאפשר לעסקים ליצור את הרשומות המשפטיות הנכונות. זה גם עוזר לחברות לשמור רשומות בהתבסס על כללים לשמירתן.
- זיהוי ותיעוד שיטתי של הרשומות שלך
שלב מכריע בתהליך ניהול הרשומות הוא איתור וארגון רשומות. לרוב, הארכיונים קובעים אילו רשומות יש לשמור. אבל באופן כללי, כל תיעוד שניתן להשתמש בו כדי להוכיח משהו צריך תמיד להישמר. השלב המסובך הראשון בניהול רשומות הוא הבחירה אילו רשומות לשים בארכיון.
- הגדרת לוח זמנים לשמירת הרשומות שלך
לוח זמנים לשמירת רשומות יעזור לך להימנע מהעלויות והסיכונים הכרוכים באובדנם. הוא מחליט כמה רשומות ארוכות מסוימות יש לשמור. להלן לוח הזמנים עבור סוגים שונים של רשומות:
- אנשי
ניהול רשומות עובדים פעם בשנה מספיק.
- פיננסיים
בהתאם לסוג הרשומה הפיננסית, ניתן להגדיר את לוח הזמנים לפרקי זמן שונים. לדוגמה, מסמכי מס וחשבונאות בדרך כלל דורשים יותר זמן מאשר מסמכים אישיים כדי לעמוד בכללי מס הכנסה.
- משפטי
כמה זמן יש לשמור מסמכים משפטיים תלוי בסוג המסמך ובסוג העסק.
- סקירה ועדכון של פריטי מדיניות לניהול רשומות
קביעת מדיניות לניהול רשומות אינה מספיקה. חברות צריכות לבדוק ולעדכן את המדיניות שלהן לגבי אופן הטיפול ברשומות מדי פעם. זה מבטיח שהרשומות יכולות להישמר מדויקות, קלות לאיתור ופרטיות. יש לאחסן את כל הרשומות באזור תחת מדיניות תחזוקת הרשומות שנקבעה.
- יצירת צוות ניהול רשומות
חברה צריכה לפתח צוות ניהול רשומות ייעודי כדי להצליח בתחום זה. הצוות צריך להיות אחראי על מעקב ואחסון כל הרשומות. כמו כן, עליהם לוודא שהרשומות נשמרות בטוחות כל עוד יש צורך. הצוות צריך גם להיות אחראי להיפטר רשומות ישנות כדי לפנות מקום.
- יצירת זרימת עבודה פשוטה עבור הצוות
ארגונים צריכים להתרכז ביצירת זרימת עבודה לניהול רשומות כדי לשמור רשומות כראוי. כלול את הגורמים הבאים בזרימת העבודה היעילה:
- קבלה ואחסון של הנתונים
- שמירת נתונים במיקום מרכזי בחברה
- שליטה בגישה לרשומות.
ניהול רשומות יפעל בצורה חלקה עם ההליך המאורגן.
- בחירת מיקום בטוח
חלק מכריע בניהול רשומות הוא לקבוע היכן לאחסן את קבצי הארגון. מצא מיקום טוב לניהול רשומות על-ידי התחשבות בגורמים הבאים:
- כל מקום עם שכבות אבטחה מרובות, כמו שטח של שגרירות או כספת בנק.
- חברה כמו שירות מחשוב ענן שמטפלת בקבצים הדיגיטליים שלך.
המיקום הנכון מונע גישה לא רצויה לרשומות החברה. חברות המאחסנות נתונים רגישים חייבות לבחור מקום מתאים.
- מעקב וניטור רשומות
רשומות מועברות כל הזמן פנימה והחוצה ממתקני אחסון. רשומות מועברות גם בין מחלקות ועובדים. מערכת ניטור צריכה להבטיח שלא יאבדו קבצים במהלך השידור.
תיעוד הפעולות הארגוניות היומיומיות חשוב לפיתוח החלטות ותהליכים עתידיים. הגישה לרשומות נחוצה לחברה כדי לקבוע אם היא בדרך הנכונה. מעקב וניטור רשומות יסייעו לארגונים בהצלחתם העתידית.
מסקנה
על-ידי שימוש במערכות ניהול רשומות יעילות, עסקים ואנשים יכולים להבטיח שקל למצוא מידע חשוב ולהגיע אליו בעת הצורך. כמו כן, ניהול רשומות טוב יכול לעזור למנוע אובדן או נזק של מידע חשוב ולעזור לארגונים לפעול בהתאם לחוקים ולכללים החלים.
ניהול רשומות הוא חלק מרכזי בארגון עסקי ואישי טוב. זה יכול לעזור לשפר את היעילות ולהפחית את הסיכון. לכן, ללא דיחוי, צור אחד כדי שהעסק שלך יבלוט. צור קשר עם QuestionPro אם אתה זקוק לעזרה כלשהי.
QuestionPro היא תוכנת סקרים ופלטפורמת ניהול נתונים עם תכונות מצוינות לשימוש. עם InsightHub, תוכל לנהל את הנתונים שלך ולהשתמש בהם בצורה טובה יותר. יש לנו גם כלים לניהול נתונים, כגון ספריית המחקר InsightsHub שלנו.
בנוסף, מומחי QuestionPro זמינים תמיד כדי לסייע לך בניהול הנתונים שלך. בקש הדגמה לקבלת מידע נוסף.
