«El conocimiento es poder», esta es una frase muy utilizada. Gracias a los conocimientos agrícolas, la humanidad avanzó de la caza y la recolección a la civilización. Hoy en día, el conocimiento es uno de los activos intangibles más importantes de una organización. Es comprensible que las empresas desean aumentar el valor de este activo. Pueden conseguirlo invirtiendo dinero en la gestión del conocimiento y creando un sistema de gestión del conocimiento.

Cualquier organización necesita conocimientos y colaboración para tener éxito. La transferencia sistemática de conocimientos y la cooperación son posibles gracias a las sólidas cualidades de un sistema de gestión del conocimiento. Más información pone a tus compañeros y clientes en mejores condiciones para trabajar de forma más inteligente y productiva.

Este artículo explicará los sistemas de gestión del conocimiento y sus distintos tipos. 

¿Qué es un sistema de gestión del conocimiento?

Un sistema de gestión del conocimiento es cualquier sistema informático que guarda y recupera conocimientos para mejorar la comprensión, la colaboración y la alineación de procesos. Las organizaciones o los equipos pueden utilizar sistemas de gestión del conocimiento, que también pueden utilizarse para organizar tu base de conocimientos para tus usuarios o clientes.

Esta descripción es amplia, y por buenas razones.

Aunque el término «sistema de gestión del conocimiento» tiene una amplia gama de aplicaciones, puede definirse como un sistema que facilita a los individuos el uso del conocimiento para completar tareas de forma más eficaz.

Un sistema de gestión es una herramienta que permite distribuir los conocimientos adecuados a las personas adecuadas en el momento oportuno. 

La información debe categorizarse para lograr objetivos específicos como parte de la gestión del conocimiento, y los sistemas de gestión hacen que este proceso sea más eficaz.

Un sistema de gestión del conocimiento tiene numerosas ventajas para una empresa, entre ellas:

• Externas: clientes potenciales, clientes, usuarios y otras partes implicadas.
• Internas: gestores del conocimiento, productores de contenidos, agentes de atención al cliente y otros equipos de la empresa.

Sin embargo, tal vez bastaría con una carpeta informática específica. En realidad, un sistema de gestión del conocimiento hace mucho más que almacenar información y distribuirla a las partes apropiadas.

Ventajas de la gestión del conocimiento

Cuanto mejor funciona una empresa, más eficaz y eficientemente comparte la información con sus empleados. Algunas de las ventajas de un sistema de gestión del conocimiento son:

• Mayor rapidez en la toma de decisiones
• Acceso adecuado al conocimiento y la información
• Mayor colaboración y generación de ideas
• Mejora de la comunicación organizacional
• Mejor calidad de la información y los datos
• Más seguridad para la propiedad intelectual
• Formación optimizada

Tipos de sistema de gestión del conocimiento

Un sistema de gestión dará a tus usuarios acceso a las bases de conocimiento que les ayuden a resolver sus problemas. Los sistemas de gestión de contenidos se utilizan en estas situaciones porque la gestión del conocimiento es esencial para gestionar eficazmente los contenidos.

Los contenidos se crean, gestionan y distribuyen mediante estas aplicaciones de gestión del conocimiento para intranets, extranets o sitios web. En el mundo altamente tecnológico de hoy en día, existen tres tipos principales de sistemas de gestión del conocimiento:

1. Sistemas para toda la empresa

Un sistema de uso general sirve a toda la organización. Reúne, almacena, difunde y utiliza datos digitales y conocimientos relacionados. Estos datos se refieren al aprendizaje organizativo.

Los ejemplos más destacados de tecnología que mantiene sistemas son los portales, los motores de búsqueda, las herramientas de colaboración y los sistemas de gestión del aprendizaje (LMS).

Estos sistemas incluyen herramientas, directorios en línea y otra información de aplicación para encontrar trabajadores del conocimiento especializados o con experiencia. 

El sistema de gestión del conocimiento de toda la empresa se encarga de gestionar o buscar información pertinente, almacenar datos en formatos estructurados y no estructurados, y localizar a personas con conocimientos dentro de la organización.

2. Sistemas de trabajo del conocimiento

¿Qué es un sistema de trabajo del conocimiento? Es un sistema de gestión específico creado para ingenieros, científicos y más. Estas eficaces aplicaciones de gestión del conocimiento proporcionan un directorio en línea donde los usuarios pueden buscar a los empleados de la empresa que pueden proporcionarles la información precisa que necesitan.

Este sistema de gestión del conocimiento ayuda a los empleados a localizar información precisa a partir de la base de datos de conocimientos existente, utilizando las mejores prácticas para usos futuros con la ayuda de sistemas expertos estandarizados.

Sin embargo, hay cosas que las personas sólo pueden descubrir a través de la experiencia personal. Es lo que se conoce como conocimiento tácito.

Normalmente, el sistema incluye:

• Herramientas para gestionar el conocimiento de forma diferente con el fin de facilitar la cooperación en grupo
• Pasarela adecuada para limitar el acceso a la información.
• Comprensión de cómo ejecutar la gestión
• Motor de búsqueda.
• Una herramienta interactiva para clasificar los datos según una taxonomía.

3. Técnicas Inteligentes

Una de las mejores formas de sistemas de gestión de la información, las Técnicas Inteligentes, combina la recopilación, el almacenamiento y el mantenimiento del conocimiento con acciones estratégicas inteligentes.

Para ejecutar la captura de información, la transferencia de conocimientos, el almacenamiento de conocimientos y la adquisición de conocimientos, las personas emplean la inteligencia artificial para transformar los datos no estructurados en sistemas beneficiosos de gestión del conocimiento.

Estos sistemas de redes de conocimiento cuentan con agentes inteligentes que gestionan actividades específicas y repetibles para usuarios, clientes, empleados, procesos empresariales o cualquier cosa vinculada a aplicaciones de software basadas en el conocimiento.

Estos sistemas de gestión de la información se concentran en patrones y relaciones utilizando métodos de búsqueda como el aprendizaje profundo, el aprendizaje automático y las técnicas de big data.

Permite a la empresa controlar la capacidad de conocimiento, maximizar sus esfuerzos de gestión del conocimiento y enfatizar significativamente recursos adicionales como comunidades, grupos y seminarios web.

Conclusión

La gestión del conocimiento no es un campo tecnológico en sí mismo. Se trata más bien de un proceso que existe desde hace décadas, antes de Internet e incluso de los ordenadores. El sistema de gestión del conocimiento es una tecnología que ayuda a gestionar el conocimiento en su conjunto.

Si sabes qué es la gestión del conocimiento y cómo se puede utilizar, puedes crear un sistema que funcione para tu empresa y tu marca. 

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