Chaque équipe a sa propre façon de travailler et de communiquer. Cependant, il est facile de tomber dans l’ornière de l’inefficacité et de développer des modèles de comportement qui vous empêchent de travailler au maximum de vos capacités, en particulier dans le cas des équipes en ligne. L’amélioration de cette tendance générale passe par l’amélioration de l’efficacité de votre flux de travail. Vous devez faire des recherches.
Dans cet article, nous allons définir l’efficacité du flux de travail, passer en revue quelques-unes des raisons pour lesquelles il faut s’en préoccuper et mettre en évidence certaines stratégies générales que vous pouvez mettre en œuvre avec votre équipe afin de travailler avec une efficacité maximale.
Définition de l’efficacité du flux de travail
L’efficacité du flux de travail est le modèle général, le processus et la performance avec lesquels vous et votre équipe terminez un projet. L’objectif global de l’optimisation de votre flux de travail est de rationaliser ce processus pour qu’il soit aussi efficace que possible, tout en créant le moins de déchets possible au cours du processus.
En général, l’objectif d’un flux de travail efficace est de réduire les coûts pour l’organisation et d’augmenter la productivité de votre équipe.
Il est facile de penser à l’efficacité du flux de travail dans le cadre d’un projet ou d’un sprint spécifique, mais ce n’est pas le seul scénario où elle est importante. Il est également essentiel de positionner l’efficacité du flux de travail dans le contexte d’équipes entières et d’entreprises. En effet, en particulier lorsqu’il y a beaucoup de collaboration, votre travail peut impliquer un grand nombre de variables extérieures et de communications avec d’autres membres de l’équipe. Tout cela fait partie du flux de travail et doit être considéré comme une priorité au même titre que les missions individuelles.
Il est essentiel que les différentes équipes, les différents départements et les différents employés travaillent tous efficacement dans le cadre d’un flux de travail partagé. Cela accroît la transparence entre les membres du groupe et permet à chacun de travailler ensemble de manière plus efficace.
Il existe un certain nombre de stratégies visant à créer des flux de travail efficaces. Après avoir évoqué certaines des causes de l’inefficacité des flux de travail, nous présenterons ces stratégies comme des solutions potentielles. Comme vous le découvrirez bientôt, ces stratégies pour les employés sont la méthodologie Agile, Kanban et Scrum.
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Quelles sont les causes de l’inefficacité du flux de travail ?
Avant de voir comment améliorer l’efficacité du flux de travail, nous devons comprendre les causes de l’inefficacité. Voici quelques-unes des principales causes d’inefficacité dans le flux de travail.
Tâches répétitives/inutiles qui nuisent à l’efficacité du flux de travail
L’accomplissement de tâches répétitives ou inutiles est une source majeure d’inefficacité au sein des équipes et constitue un important gaspillage de l’une des ressources les plus importantes : le temps.
Il s’agit souvent d’un simple problème de communication entre les équipes, que nous aborderons dans quelques instants, mais cela peut aussi être le résultat d’une mauvaise gestion.
En général, lors de la création d’un flux de travail, l’une des premières étapes consiste à créer une liste de priorités pour votre équipe, à laquelle elle peut se référer et dans laquelle elle peut puiser au fur et à mesure qu’elle progresse. Si cette liste de priorités n’est pas ordonnée, il peut en résulter des tâches répétitives et des conséquences importantes pour votre délai.
Saisie manuelle des données pour l’efficacité du flux de travail
La saisie manuelle des données est une tâche relativement spécialisée qui, bien qu’elle ne soit pas très répandue, fait perdre beaucoup de temps aux équipes. Ces tâches font perdre beaucoup de temps pour deux raisons.
Tout d’abord, la saisie des données est une tâche qui demande beaucoup de temps et de travail. Cela prend une éternité de saisir les éléments un par un et, surtout si vous n’êtes pas un magicien d’Excel, cela peut prendre des journées entières.
Deuxièmement, l’alternative à la saisie manuelle des données est généralement un processus extrêmement rationalisé. Les outils de saisie automatisée des données sont relativement faciles à utiliser et devraient vous permettre de gagner beaucoup de temps. Lorsque l’alternative à la saisie de données est tellement plus rapide, on a l’impression de perdre encore plus de temps à le faire soi-même.
Erreur humaine et efficacité de la main-d’œuvre
L’erreur humaine est un lieu commun où les équipes perdent à la fois du temps et de la productivité, et contrairement à la saisie manuelle des données, ce n’est pas quelque chose que nous pouvons automatiquement corriger. Les gens commettent toujours des erreurs lorsqu’ils travaillent et, bien que cela ne soit pas totalement inévitable, il est possible de les améliorer.
L’erreur humaine peut être minimisée en créant une méthode de travail structurée où les gens ne se demandent jamais ce qui va se passer ensuite. Cela signifie que vous travaillez toujours en vue d’un objectif spécifique, ce qui vous aide à améliorer votre concentration et votre efficacité.
Mauvaise communication
La mauvaise communication est la principale cause d’inefficacité et entraîne de nombreux autres problèmes, dont le travail répétitif.
La mauvaise communication devrait pouvoir être résolue sur le lieu de travail et peut être améliorée par l’introduction de nouveaux outils et l’augmentation de la transparence sur le lieu de travail.
En utilisant tableaux blancs en ligne pour organiser vos tâches et en utilisant des outils de communication comme Slack pour rester en contact avec votre équipe, vous améliorerez intrinsèquement la transparence de votre travail et communiquerez mieux avec votre équipe.
Quels sont les objectifs de l’amélioration de l’efficacité du flux de travail ?
Si l’on examine les principales causes d’inefficacité dans le flux de travail, elles sont toutes liées à quelques variables importantes. Ces variables constituent les objectifs généraux de l’amélioration de l’efficacité du flux de travail et devraient vous servir de guide pour évaluer votre situation actuelle et déterminer les points à améliorer.
Éliminer les déchets
Les déchets doivent être considérés à la fois en termes de temps, d’efforts et d’argent. L’amélioration de l’efficacité du flux de travail consiste à réduire la quantité de déchets créés dans tous ces départements.
Allocation des ressources
Une partie de l’amélioration de l’efficacité du flux de travail consiste à siphonner les ressources aux bons endroits. Il s’agit de retirer des ressources à des endroits moins productifs et de les réaffecter à des endroits qui en feront un meilleur usage.
Erreur humaine
Comme nous l’avons mentionné précédemment, il s’agit d’un domaine qui ne peut pas être entièrement supprimé, mais qui peut être amélioré. En confiant le travail aux bonnes personnes et en leur donnant une structure solide, celles-ci commettront probablement moins d’erreurs et amélioreront leur efficacité individuelle.
Production globale
L’un des principaux objectifs de l’amélioration de l’efficacité du flux de travail est de pouvoir augmenter le rendement global de votre équipe. Cela signifie que vous produisez des résultats plus rapidement et plus efficacement, et que vous pouvez le faire plus souvent.
Qualité du produit du travail
Parfois, l’accent n’est pas mis sur la quantité de produits fabriqués, mais sur l’amélioration de leur qualité. Il s’agit d’un objectif distinct de l’amélioration de l’efficacité du flux de travail, qui peut être hiérarchisé de la même manière que le résultat global.
Tels sont les objectifs de l’amélioration de l’efficacité du flux de travail, mais pourquoi faire l’effort de l’améliorer en premier lieu ? C’est simple : améliorer la vitesse, la qualité et le retour sur investissement.
Ces trois facteurs sont les principales motivations qui sous-tendent l’amélioration de l’efficacité du flux de travail et c’est pourquoi la plupart des équipes se tournent vers des stratégies telles que celles décrites ci-dessous pour mettre en place une équipe efficace.
Si vous pouvez faire en sorte que votre équipe travaille plus rapidement et produise des produits de meilleure qualité, vous obtiendrez intrinsèquement un meilleur retour sur investissement. D’un point de vue interne et externe, cela ne peut qu’aider votre entreprise et vos compétences en tant qu’individu.
Bien qu’il existe des mesures spécifiques que vous pouvez prendre pour améliorer immédiatement l’efficacité de votre flux de travail, nous souhaitons mettre en évidence certaines des méthodologies générales que vous pouvez mettre en œuvre avec votre équipe pour améliorer non seulement votre prochain projet, mais aussi la façon dont vous travaillez en tant qu’équipe.
Certes, il s’agit de cadres distincts, mais leur objectif final est toujours de mener à bien votre projet de manière efficace et d’améliorer l’efficacité de votre flux de travail.
Méthodologie agile
La méthodologie agile est une théorie qui met l’accent sur l’adaptabilité. Cela signifie que les équipes agiles décomposent généralement les projets en très petits éléments et tâches qui peuvent être facilement réorganisés. Ils sont réalisés par petites périodes itératives.
La méthodologie agile repose sur l’idée que les choses vont être déplacées, et c’est souvent le cas. En particulier pour le développement de logiciels, certaines choses peuvent être prioritaires par rapport à d’autres à la dernière minute, et les équipes agiles sont équipées pour pivoter rapidement vers une nouvelle priorité.
La nature des sprints itératifs et le pivotement en cas de besoin sont un excellent moyen d’améliorer l’efficacité globale de votre flux de travail et de garantir que votre équipe s’attaque aux éléments les plus prioritaires. L’utilisation de la méthode agile signifie qu’il y a très peu de frictions liées aux changements de priorités et au passage d’une tâche à l’autre, ce qui peut constituer un obstacle majeur pour certaines équipes.
C’est pourquoi la méthodologie agile est un excellent moyen d’améliorer l’efficacité de votre flux de travail.
Cadre Kanban
La méthode Kanban est une branche de la méthodologie agile, mais elle est unique en son genre. Alors que l’agile est une théorie générale à appliquer à votre mentalité et à vos tâches, le Kanban est un flux de travail visualisé dans lequel vous intégrez votre travail.
Le tableau Kanban permet de visualiser les tâches nécessaires à l’achèvement du projet en cours et de les organiser en colonnes en fonction de leur état d’avancement. Cela vous permet de faire avancer les tâches au fur et à mesure qu’elles sont accomplies et, d’un seul coup d’œil, vous pouvez voir à quoi ressemble votre flux de travail global.
Cette méthodologie est spécifiquement axée sur la création d’améliorations constantes et leur mise en place au fil du temps. Kanban vous permet d’améliorer en permanence l’efficacité de votre flux de travail en facilitant les discussions sur les priorités de l’équipe et la gestion des tâches.
Il s’agit d’un tableau unique et très largement utilisé, qui constitue un excellent moyen d’améliorer l’efficacité du flux de travail.
Méthodologie Scrum
Scrum est une version plus organisée de la méthodologie agile et se concentre sur des sprints stricts de deux semaines. Ces sprints sont évalués et optimisés une fois qu’ils sont terminés, et les changements sont mis en œuvre dans le sprint suivant.
Ce qu’il faut retenir de scrum, c’est qu’il se concentre sur l’optimisation du temps nécessaire à l’achèvement de votre projet et qu’il veut que le travail soit fait plus rapidement. Pour ceux qui cherchent à améliorer l’efficacité du flux de travail, c’est très intéressant.
L’équipe utilise un tableau de scrum, similaire au tableau kanban, où les tâches requises sont organisées dans le carnet de commandes du sprint et où l’on travaille à partir de là.
L’une des principales caractéristiques du cadre scrum est qu’il donne la priorité à différents rôles dans le projet, l’un d’entre eux étant le maître de mêlée (scrum master). Le maître de mêlée rencontre le propriétaire du produit pour déterminer les exigences du sprint et facilite ensuite l’achèvement du travail pour le reste de l’équipe. Le scrum master est également chargé de résoudre les difficultés rencontrées dans le cadre du processus et de veiller à ce que les choses soient faites dans les délais impartis.
L’accent mis sur les améliorations cycliques et la recherche constante de résultats plus efficaces rendent la méthodologie scrum très populaire auprès des équipes qui cherchent à améliorer l’efficacité de leur flux de travail.
Conclusion sur l’efficacité du flux de travail
Qu’il s’agisse d’agile, de kanban, de scrum ou de votre propre stratégie, il existe une multitude de façons d’améliorer l’efficacité du flux de travail. Ces stratégies sont utiles, mais elles visent toutes le même objectif : faire en sorte que les projets soient réalisés plus rapidement et mieux.
Nous espérons que ce guide vous a aidé à optimiser votre équipe. Si vous souhaitez en savoir plus sur la façon dont la collaboration peut alimenter cette démarche, consultez les sites suivants Fresco .
