Her ekibin kendine özgü bir çalışma ve birbiriyle iletişim kurma şekli vardır. Ancak özellikle çevrimiçi ekiplerde, verimsizlik rutinine girmek ve maksimum kapasitede çalışmanızı engelleyen davranış kalıpları geliştirmek kolaydır. Bu genel eğilimi iyileştirmek tamamen iş akışı verimliliğinizi artırmakla ilgilidir. Biraz araştırma yapmalısın.
Bu makalede, iş akışı verimliliğini tanımlayacak, ele alınması gereken bazı nedenleri gözden geçirecek ve maksimum verimlilikte çalışmanızı sağlamak için ekibinizle birlikte uygulayabileceğiniz bazı şemsiye stratejileri vurgulayacağız.
İş Akışı Verimliliği Tanımı
İş akışı verimliliği, sizin ve ekibinizin bir projeyi tamamladığı genel kalıp, süreç ve performanstır. İş akışınızı optimize etmenin genel amacı, bu süreci mümkün olduğunca verimli olacak şekilde düzenlemek ve süreç sırasında mümkün olduğunca az atık yaratmaktır.
Genel olarak, verimli bir iş akışının amacı kurumun maliyetlerini azaltmak ve ekibinizin üretkenliğini artırmaktır.
İş akışı verimliliğini belirli bir proje veya sprint açısından düşünmek kolaydır, ancak önemli olduğu tek senaryo bu değildir. İş akışı verimliliğini tüm ekipler ve işletmeler bağlamında konumlandırmak da çok önemlidir. Bunun nedeni, özellikle çok fazla işbirliğinin olduğu yerlerde, işinizin çok fazla dış değişken ve diğer ekip üyeleriyle iletişim içerebilmesidir. Bunların hepsi iş akışının bir parçasıdır ve bireysel görevlerinizin yanı sıra önceliklendirilmelidir.
Farklı ekiplerin, departmanların ve çalışanların ortak bir iş akışının parçası olarak verimli bir şekilde çalışması çok önemlidir. Bu, grup üyeleri arasındaki şeffaflığı artırır ve herkesin birlikte daha verimli bir şekilde çalışmasını sağlar.
Verimli iş akışları oluşturmaya odaklanan birkaç strateji vardır ve iş akışı verimsizliğinin bazı nedenlerinden bahsettikten sonra, bu stratejileri potansiyel çözümler olarak özetleyeceğiz. Yakında öğreneceğiniz gibi, bu çalışan stratejileri Çevik metodoloji, Kanban ve Scrum’dır.
İş Akışında Verimsizliğe Neden Olanlar
İş akışı verimliliğini nasıl artıracağımızı açıklamadan önce, verimsizliğin nedenlerini anlamamız gerekir. İşte iş akışındaki verimsizliğin ana nedenlerinden bazıları.
İş Akışı Verimliliğini ilgilendiren tekrarlayan/gereksiz görevler
Tekrarlayan veya gereksiz görevlerin tamamlanması ekipler içinde büyük bir verimsizlik kaynağıdır ve en önemli kaynaklardan biri olan zamanın boşa harcanmasına neden olur.
Bu durum genellikle ekipler arasındaki iletişimsizliğin bir sonucudur, bu konuya birazdan değineceğiz, ancak aynı zamanda kötü yönetimin de bir sonucu olabilir.
Genellikle bir iş akışı oluştururken ilk adımlardan biri, ekibiniz için ilerlerken başvurabilecekleri ve yararlanabilecekleri bir öncelik listesi oluşturmaktır. Bu öncelik listesi düzensizse, tekrar eden görevlere ve teslim tarihiniz için büyük sonuçlara neden olabilir.
İş Akışı Verimliliği için Manuel Veri Girişi
Manuel veri girişi, yaygın olarak uygulanabilir olmasa da ekipler için büyük bir zaman kaybı olan nispeten niş bir görevdir. Bu görevler iki nedenden dolayı çok zaman kaybettiriyor.
İlk olarak, veri girmek emek ve zaman gerektiren bir iştir. Her şeyi tek tek girmek sonsuza kadar sürer ve özellikle Excel sihirbazı değilseniz, tüm gününüzü alabilir.
İkinci olarak, manuel veri girişinin alternatifi genellikle son derece kolaylaştırılmış bir süreçtir. Otomatik veri giriş araçlarının kullanımı oldukça kolaydır ve zamandan büyük ölçüde tasarruf etmenize yardımcı olur. Veri girişinin alternatifi çok daha hızlı olduğunda, bunu kendiniz yapmak için daha da fazla zaman harcıyormuşsunuz gibi hissedersiniz.
İnsan Hatası ve İşgücü Verimliliği
İnsan hatası, ekiplerin hem zaman hem de üretkenlik kaybettiği yaygın bir yerdir ve manuel veri girişinin aksine, otomatik olarak düzeltebileceğimiz bir şey değildir. İnsanlar çalışırken her zaman hata yapacaktır ve bu tamamen kaçınılmaz olmasa da geliştirilebilir.
İnsan hatası, insanların bir sonraki adımın ne olacağını asla merak etmedikleri yapılandırılmış bir çalışma yöntemi oluşturularak en aza indirilebilir. Bu, her zaman belirli bir hedefe doğru çalıştığınız anlamına gelir, bu da odaklanmanızı ve verimliliğinizi artırmanıza yardımcı olur.
İletişimsizlik
İletişimsizlik verimsizliğin en büyük nedenidir ve başka birçok soruna yol açar, bunlardan biri de tekrarlanan işlerdir.
İletişimsizlik işyerinde çözülebilmeli ve yeni araçların devreye sokulması ve işyerinde şeffaflığın artırılmasıyla iyileştirilebilmelidir.
Kullanarak
çevrimiçi beyaz tahtalar
Görevlerinizi organize etmek ve ekibinizle iletişim halinde olmak için Slack gibi iletişim araçlarını kullanarak, doğal olarak iş ürününüzün şeffaflığını artıracak ve ekibinizle daha iyi iletişim kuracaksınız.
İş Akışı Verimliliğini Artırmanın Hedefleri Nelerdir?
İş akışındaki verimsizliğin ana nedenlerine bakıldığında, bunların hepsinin birkaç önemli değişkenle ilgili olduğu görülür. Bu değişkenler, iş akışı verimliliğini artırmanın genel hedefleridir ve mevcut durumunuzu ölçmek ve nereleri geliştirebileceğinizi görmek için rehberiniz olmalıdır.
Atıkların Ortadan Kaldırılması
İsraf hem zaman, hem çaba hem de para açısından düşünülmelidir. İş akışı verimliliğini artırmak, tüm bu departmanlarda yaratılan atık miktarını ortadan kaldırmakla ilgilidir.
Kaynak Tahsisi
İş akışı verimliliğini artırmanın bir parçası da kaynakları doğru yerlere aktarmaktır. Bu da kaynakların verimli olmayan yerlerden alınıp daha iyi kullanılabilecek yerlere aktarılması anlamına gelmektedir.
İnsan Hatası
Bu, daha önce de belirttiğimiz gibi, tamamen ortadan kaldırılamayacak, ancak iyileştirilebilecek bir alandır. Doğru kişileri işe almak ve onlara altında çalışacakları sağlam bir yapı vermek, muhtemelen daha az hata yapacakları ve bireysel verimliliklerini artıracakları anlamına gelir.
Genel Çıktı
İş akışı verimliliğini artırmanın ana hedeflerinden biri, ekibinizin genel çıktısını artırabilmektir. Bu, hem daha hızlı, daha verimli bir şekilde sonuç ürettiğiniz hem de bunu daha sık yapabileceğiniz anlamına gelir.
İş Ürününün Kalitesi
Bazen üretilen ürün miktarına değil, ürünün kalitesini artırmaya odaklanırsınız. Bu, iş akışı verimliliğini artırmanın ayrı bir hedefidir ve genel çıktıya benzer şekilde önceliklendirilebilir.
Bunlar iş akışı verimliliğini artırmanın hedefleridir, ancak neden ilk etapta bunu iyileştirmek için çaba sarf edesiniz ki? Çok basit – hızı, kaliteyi ve yatırım getirisini artırmak.
Bu üç faktör, iş akışı verimliliğini artırmanın arkasındaki temel motivasyonlardır ve çoğu ekibin verimli bir ekip oluşturmak için aşağıdaki gibi stratejilere başvurmasının nedenidir.
Ekibinizin daha hızlı çalışmasını ve daha kaliteli ürünler üretmesini sağlayabilirseniz, doğal olarak yatırımınızdan daha fazla getiri elde edersiniz. Hem iç hem de dış perspektiften bakıldığında bu, işinize ve bir birey olarak becerilerinize yardımcı olmaktan başka bir işe yaramaz.
İş akışı verimliliğinizi hemen iyileştirmek için atabileceğiniz bazı özel adımlar olsa da, yalnızca bir sonraki projenizi değil, ekip olarak çalışma şeklinizi de iyileştirmek için ekibinizle birlikte uygulayabileceğiniz bazı şemsiye metodolojileri vurgulamak istiyoruz.
Elbette, bunların hepsi farklı çerçevelerdir, ancak nihai hedefleri her zaman projenizi verimli bir şekilde tamamlamak ve iş akışı verimliliğinizi artırmaktır.
Çevik Metodoloji
Çevik metodoloji, uyarlanabilirliğe odaklanan bir teoridir. Bu, çevik ekiplerin projeleri genellikle kolayca yeniden düzenlenebilecek çok küçük unsurlara ve görevlere ayırdığı anlamına gelir. Bunlar küçük yinelemeli dönemler halinde tamamlanır.
Çevik metodoloji, işlerin yer değiştireceği beklentisi üzerine inşa edilmiştir ve çoğu zaman durum böyledir. Özellikle yazılım geliştirmede, son dakikada diğerlerine göre öncelik verilmesi gerekebilecek bazı şeyler vardır ve çevik ekipler yeni bir önceliğe hızla geçebilecek donanıma sahiptir.
Yinelemeli sprintlerin doğası ve gerektiğinde pivotlama, genel iş akışı verimliliğinizi artırmanın ve ekibinizin en yüksek öncelikli öğeleri ele almasını sağlamanın çok iyi bir yoludur. Agile kullanmak, önceliklerin değiştirilmesi ve görevler arasında geçiş yapılması konusunda çok az sürtüşme yaşanması anlamına gelir ki bu da bazı ekipler için büyük bir engel teşkil edebilir.
Bu nedenle çevik metodoloji, iş akışı verimliliğinizi artırmak için harika bir yoldur.
Kanban Çerçevesi
Kanban yöntemi, çevik metodoloji içinde bir daldır ancak kendi başına benzersizdir. Agile, zihniyetinize ve görevlerinize uygulayabileceğiniz bir şemsiye teori iken kanban, işinizi entegre ettiğiniz görselleştirilmiş bir iş akışıdır.
Kanban panosu, mevcut projeyi bitirmek için hangi görevlerin gerekli olduğunu görselleştirmeye yardımcı olur ve bunları mevcut durumlarına göre sütunlar halinde düzenler. Bu, görevleri tamamlandıkça ileriye taşımanıza olanak tanır ve bir bakışta genel iş akışınızın neye benzediğini görebilirsiniz.
Bu metodoloji özellikle sürekli iyileştirmeler yaratmaya ve bunları zaman içinde inşa etmeye yöneliktir. Kanban, ekip öncelikleri ve görev yönetimi hakkında tartışmaları kolaylaştırarak iş akışı verimliliğinizi sürekli olarak geliştirmenizi ister.
Bu, benzersiz ve çok yaygın olarak kullanılan bir panodur ve iş akışı verimliliğini artırmanın harika bir yoludur.
Scrum Metodolojisi
Scrum, çevik metodolojinin daha organize bir versiyonudur ve iki haftalık katı sprintlere odaklanır. Bu sprintler, işiniz bittikten sonra değerlendirilir ve optimize edilir ve değişiklikler bir sonraki sprintinize uygulanır.
Scrum hakkında dikkat edilmesi gereken kilit nokta, projenizi bitirmek için gereken süreyi optimize etmeye odaklanması ve işin daha hızlı yapılmasını istemesidir. İş akışı verimliliğini artırmak isteyen birçok kişi için bu, onu çok cazip hale getiriyor.
Ekip, kanban tahtasına benzer bir scrum tahtası kullanır; burada gerekli görevleri sprint biriktirme listesinde düzenler ve buradan ileriye doğru çalışırsınız.
Scrum çerçevesinin önemli bir özelliği, projedeki farklı rollere öncelik vermesidir; bunlardan biri de scrum ustasıdır. Scrum ustası, sprint gereksinimlerini belirlemek için ürün sahibi ile bir araya gelir ve ardından ekibin geri kalanı için işin tamamlanmasını kolaylaştırır. Scrum ustası ayrıca süreçteki zorlukları gidermekten ve işlerin zamanında yapılmasını sağlamaktan da sorumludur.
Döngüsel iyileştirmelere ve sürekli olarak daha verimli sonuçlar elde etmeye odaklanmak, scrum metodolojisini iş akışı verimliliğini artırmak isteyen ekipler için çok popüler hale getirmektedir.
İş Akışı Verimliliği Hakkında Sonuç
İster çevik, ister kanban, scrum veya kendi kişisel stratejiniz olsun, iş akışı verimliliğini artırmanın bir sürü farklı yolu vardır. Bu stratejiler faydalıdır ancak hepsi aynı hedefe yöneliktir: projelerin daha hızlı ve daha iyi bir şekilde tamamlanması.
Umarım bu kılavuz ekibinizi optimize etme yolculuğunuzda size yardımcı olmuştur ve işbirliğinin bu yolculuğu nasıl destekleyebileceği hakkında daha fazla bilgi edinmek istiyorsanız
Fresk
.
