משוב שלילי: דרכים להפוך אותו לחיובי

מתן משוב נחשב לעתים קרובות מלחיץ, במיוחד אם אתה צריך לספק משוב שלילי. המצב מחמיר במידה ניכרת כאשר אתה יודע שלעובד יש היסטוריה של גרימת בעיות.

הפרודוקטיביות, ההתלהבות והאמונה של העובדים בך מושפעים כולם מהאופן שבו אתה מספק משוב. לכן מנהיגים חייבים ללמוד כיצד לתת ביקורת בונה.

המשך לקרוא כדי ללמוד כיצד לפתח את יכולות המשוב שלך ולהפוך ביקורת בונה ל- win-win עבור כל חברי הצוות שלך.

מהו משוב שלילי?

משוב שלילי הוא מידע שניתן לעובד כדי להדגיש פעולות שיש לשנות כדי למנוע בעיות או ביצועים ירודים. מטרתו לשנות את התנהגות העובדים כדי לשפר את הפרודוקטיביות והביצועים.

לדוגמה, אם עובד מגיש חוזה לא נכון, ההנהלה צריכה להיפגש איתו ברגע שהוא מקבל אותו, לא ימים או שבועות לאחר מכן.

זהו כלי רב ערך להגברת היעילות במקום העבודה. זה יכול להגביר את הקשר והאמון בין העובד למנהל. עובדים רבים מעריכים ומקדמים בברכה משוב בונה מהמנהלים שלהם, גם אם זה גורם להם לאי נוחות.

למד על: אמון עובדים

חשיבות מתן משוב שלילי

ישנן מספר סיבות מדוע כדאי לספק משוב שלילי. להלן רשימה של כמה מהסיבות העיקריות לכך:

• זה מוביל לשיפור הביצועים של העובדים.
• זה מאפשר צמיחה ביכולות מנהיגות ניהולית.
• מוודא שהעובדים מודעים למנהל שלהם או לציפיות הארגון מהם.
• מסייע לעובדים לחוות תחושה של תמיכה ואכפתיות בזמן שהם בעבודה.
• העובדים רשאים לשאול שאלות להבהרה.
• משפר את יכולתם של העובדים לבצע את אחריות העבודה שלהם.

הגדרת לולאת משוב חיובי ולולאת משוב שלילי

בואו נחקור את המושגים של לולאת משוב חיובי ולולאת משוב שלילי, החשובים להבנת האופן שבו מערכות מתפקדות ומסתגלות. מנגנונים אלה שופכים אור על האופן שבו תהליכים מגבירים או מתייצבים בתגובה לשינוי:

• לולאת משוב חיובי

לולאת משוב חיובית מתייחסת לתהליך הגברה עצמית במערכת שבו ההשפעות של שינוי ראשוני משופרות לאורך זמן, מה שמוביל לצמיחה אקספוננציאלית או חיזוק של השינוי המקורי.

הפלט מחזק את הקלט במנגנון משוב חיובי זה, וכתוצאה מכך נוצר מחזור מתמשך ומסלים. לולאות משוב חיובי יכולות להניע מערכות לעבר מצבים קיצוניים או תוצאות. הם מנוגדים ללולאות משוב שלילי, הפועלות לייצוב או ויסות מערכת.

• לולאת משוב שלילי

לולאת משוב שלילי, הידועה גם בשם מנגנון משוב שלילי, היא תהליך ויסות בתוך מערכת משוב שלילי שבו ההשפעות של שינוי ראשוני מנוטרלות על ידי שינויים עוקבים, וכתוצאה מכך ייצוב ושיווי משקל.

סוג זה של מנגנון משוב כרוך בכך שהמערכת חשה סטייה מנקודה מוגדרת ומפעילה תהליכים המפחיתים או הופכים סטייה זו. לולאות משוב שלילי הן בסיסיות לשמירה על הומאוסטזיס ויציבות במערכות טבעיות ומלאכותיות שונות.

הם משמשים מנגנון בקרת משוב שלילי, למזער סטיות ממצבים רצויים.

לולאת משוב חיובי מחזקת שינוי ויכולה להוביל להשפעות מוגברות, בעוד שלולאת משוב שלילי מנטרלת שינוי ומקדמת יציבות באמצעות ויסות עצמי. הבנת מנגנוני משוב חיוביים ושליליים כאחד חיונית להבנת ההתנהגות והדינמיקה של מערכות מורכבות בתחומים שונים.

דרכים להפוך משוב שלילי לחיובי

מתן משוב חיובי הוא לעתים קרובות פשוט, אבל מתן משוב שלילי יכול להיות מאתגר יותר. העובדים אינם מגיבים אליו כאשר הוא אינו מסופק כראוי. להלן דרכים חיוביות לספק ביקורת שלילית לעובד:

• הימנע ממתן משוב שלילי בחומרה

ספק משוב בזהירות ובכבוד. אם מציעים לו באופן קבוע מדי וללא כבוד לרגשות, הנמען ייכנס למצב הגנה, ועלול לאבד אמון, אגו והתלהבות.

• לשמור על יציבות רגשית

לפני מתן משוב שלילי, לווסת את הרגשות שלך. כאשר זועמים, זועמים או שליליים בדרך אחרת, קשה לתת משוב מועיל. ודא שהאדם שמקבל משוב רגוע. זה יגרום להם להיות פחות הגנתיים לגבי משוב.

• משלוח פרטי

לעולם אל תיתן משוב שלילי מול עמיתים. העובד עלול להרגיש נבוך ומעוכב על ידי משוב. פגוש את האדם במשרד שלך או בחדר ישיבות. פעולה זו תראה כבוד לעובד ותעורר תגובה פתוחה למשוב שלך.

• תן משוב מבוסס התנהגות, לא מבוסס אדם

עדיף להתמקד בשינוי ההתנהגות הרצוי מאשר בעובד. התמקדות בפעולות העובד הופכת את קבלת המשוב לקלה יותר ומונעת ממנו להרגיש מותקף.

• הימנעו מהערות טריוויאליות

לפעמים, מנהיגים או מפקחים מתחילים דיונים על ביקורות שליליות עם הערות טריוויאליות או חנופה לא מוצדקת. המעסיק עושה זאת כדי להקל על העובד לקבל משוב ביקורתי.

כשאתם מספקים ביקורת בונה, שימו לב לעובדות ונסו להיות כנים, מעשיים וחשופים ככל האפשר. זה יניע את העובד להגיב באופן דומה.

• ספק משוב שלילי בזמן

תזמון משוב שלילי הוא קריטי. חשוב לתת משוב ברגע שההתנהגות הרצויה מתרחשת. זה יניע את העובד לפעול במהירות ויגרום למשוב להרגיש פחות קשה מאשר אם חיכיתם ימים או שבועות.

• היו ספציפיים

עליך לספק הערות מדויקות בזמן. במקום לענות "מילאת את הטופס בצורה שגויה", הסבירו מה הם עשו לא בסדר ואיך לתקן את זה. אתה יכול גם לתאר את ההשלכות של ביצוע המשימה או פעולה לא נכונה.

• אל תתחרפן

מתן משוב שלילי יכול להיות קשה אם הפעולה חמורה או שהעובד מגן. למרות הכעס שלכם, היו קרירים. איבוד העשתונות עלול להוביל לכך שהעובד יסרב לשנות או לא יקבל משוב בונה היטב.

• תן לעובד להגיב

תן משוב בצ'אט. לאחר שדיברתם על ההתנהגות ועל השיפורים הדרושים, תנו לעובד להשיב ולשאול שאלות. זה מראה שאתה מעריך את הזמן והמחשבות של העובד ומוכן לשמוע אותם.

• הכינו תוכנית פעולה

צור הערה או תוכנית פעולה לאחר שהסברת את הבעיה. הגדר יעדי ביצועים ותאריכי יעד של עובדים. ניתן לבדוק את התקדמות העובד מדי שבוע או חודש. כלול את זה אם אתה צריך לעשות משהו כמו הבוס שלהם כדי לעודד שינוי התנהגות. כלול אסטרטגיית הדרכה חדשה בהסכם במידת הצורך.

• תכנון מתי מעקב

הגדר תאריך ושעה למעקב אחר העובד וסקור את ההערה או תוכנית הפעולה. מעקב קבוע אחר השיפור של העובד ומתן הערות חיוביות על התאמות הוא חיוני. זה גם מגביר את האפשרות שהעובד יבצע פעילויות מוסכמות.

דוגמה: לתת משוב שלילי באופן חיובי

תרגול, התנסות והתבוננות חיוניים לעשיית כל דבר היטב. זה יכול להיות מאתגר לספק משוב בצורה מתאימה ומתוחכמת. הדוגמאות הבאות יכולות לשמש כמקום להתחיל בו:

דוגמה 1

• הערות: אתה כל הזמן מפספס מועדים, וזה משפיע על הפרויקט ועל שאר הצוות.
• חלופות חיוביות: ראיתי שאתה מתקשה בניהול זמן. האם יש משהו שאתה צריך ממני כדי לעזור?

דוגמה 2

• הערות: המטרה שלך לא הושגה. מדאיג אותי שזה ישפיע על הביצועים של הקבוצה.
• חלופות חיוביות: אני יודע כמה קשה עבדת למרות שלא השגת את המטרות שלך. האם יש לך מחסומים שאני יכול לעזור לך בהם?

דוגמה 3

• הערות: הודעות הדוא"ל שלך בשעת לילה מאוחרת לצוות הטרידו אותי כי נראה שאתה לא אחראי על העבודה שלך.
• חלופות חיוביות: אני מודאג לגבי האיזון בין העבודה לחיים שלך מכיוון שראיתי את הודעות הדוא"ל שלך בשעת לילה מאוחרת לצוות. האם תוכל לפרט יותר כדי שנוכל להבין טוב יותר את עומס העבודה שלך?

דוגמה 4

• הערות: לקחתם על עצמכם את תחומי האחריות החדשים אך לא נראה שאתם מנהלים אותם היטב.
• חלופות חיוביות: ברכות על תפקידך החדש. בטח יהיו קשיים. אפשר לדבר על הכשרה ותמיכה אפשריים?

דוגמה 5

• הערות: בפגישה אתמול התעצבנת, מה שהקשה מאוד על קבלת החלטה.
• חלופות חיוביות: בפגישה אתמול שמתי לב שאתה נראה נסער. תוכל בבקשה לספר לי איך הדברים מתקדמים?

מסקנה

מתן משוב הוא חלק הכרחי בניהול אנשים. עם זאת, זה יכול להיות מאתגר. האדם שאתה נותן לו משוב יזהה את הכנות שלך כאשר אתה מחויב לפיתוח עובדים. השתמש בדרכים המתוארות בבלוג זה כדי לספק משוב שלילי באופן חיובי.

בזהירות לטפל ביקורות שליליות. חקור דרכים, למד מדוגמאות ותן משוב על ההתקדמות. על הספק לממש את מטרת הפעילות ואת המוטיבציה שלה. הם חייבים גם להעריך מצבים אישיים והקשריים ולדעת איזה מידע חסר להם.

גלה כיצד לשפר את החברה שלך על ידי איסוף קבוע של משוב מכוח העבודה שלך בעזרת QuestionPro. QuestionPro Workforce יסייע לך לקבוע את יכולתך להציע משוב שלילי. אתה יכול לערוך סקר בקרב העובדים שלך כדי ללמוד מה הם חושבים על זה.

הזמן הדגמה מידע נוסף

שאלות נפוצות (FAQ)