תהליך הרכישה: הגדרה, שלבים מרכזיים ושיטות עבודה מומלצות

כל העסקים צריכים לקנות מוצרים או שירותים כדי לענות על הצרכים היומיומיים שלהם. אם אין לך דרך רשמית לקנות דברים ושירותים, ייתכן שאתה מוציא יותר ממה שאתה צריך. הנה, תהליך הרכישה מגיע.

האופן שבו תגדיר את תהליך הקנייה שלך ישפיע באופן משמעותי על העסק שלך, לא רק מבחינת ניהול עלויות והוצאות אלא גם מבחינת כמה טוב הוא פועל. למידה ושימוש בכמה צעדים ושיטות עבודה מומלצות לתהליך הקנייה שלך יכולים לעזור להפחית את הבזבוז ולהגן על העסק שלך מפני סיכון ועלות מיותרים.

בנוסף, תוכל ליצור זרימות עבודה שמפיקות את המרב מכל דולר שמושקע במונחים של יעילות, רווחים וערך שהוחזר.

מהו תהליך הרכישה?

השלבים של העסק לביצוע רכישה נקראים תהליך הרכישה. עסקים בדרך כלל צריכים לעבור תהליך רשמי כאשר הם קונים משהו. כמו כן, כאשר הם רוצים לקנות משהו, ייתכן שיהיה עליהם לחקור, לקבל קלט ממחלקות שונות, לנהל משא ומתן ולשלוח תשלומים.

תהליך הרכישה כרוך בהליכים פשוטים וחיוניים שארגונים ואנשים פרטיים משתמשים בהם כדי לקנות דברים שהם צריכים.

זה עשוי להשתנות בהתאם לאופן שבו החברה עובדת ומה שהיא צריכה, אך השלבים בתהליך זה כוללים בדרך כלל את הדברים הבאים:

• בדיקה ואישור של בקשות לרכישות
• ביצוע ושליחה של הזמנת רכש
• משא ומתן על מחירים, חוזים, או איך לשלם על דברים
• מעקב אחר הוצאות

בתהליך הרכישה מעורבים אנשים רבים, כגון צוותי רכש וכספים, מבקשים, מאשרים, ספקים/ספקים ומחלקות הרכש והחשבונאות.

חשיבות תהליך הרכישה

תהליך הרכישה הרשמי חשוב לכם מאוד מסיבות רבות. בואו נפרק כמה נקודות מפתח כדי להבין את חשיבותו:

• חיסכון בעלויות

תהליך הרכישה הוא כמו גיבור העל שלך שחוסך כסף. זה מאפשר לך להשוות מחירים, לחפש הנחות, ולנהל משא ומתן על עסקאות. זה אומר שאתה יכול לקבל את המפץ הטוב ביותר עבור הכסף שלך. עם תהליך מובנה היטב, אתה יכול להימנע מקנייה אימפולסיבית ולהבטיח שאתה מוציא את הכסף שלך בחוכמה.

• אבטחת איכות

אתה רוצה להיות בטוח שמה שאתה קונה שווה את הכסף שלך. תהליך רכישה נכון מאפשר לך לחקור ולהעריך את איכות המוצרים או השירותים. זה מאפשר לך לקבל החלטות מושכלות, ומונע ממך למצוא את עצמך עם פריטים נחותים או שירותים גרועים שעלולים לאכזב אותך.

• הגנה משפטית

תהליך הרכישה המודרני משמש כמגן המשפטי שלך. זה מפרט את התנאים וההגבלות של הרכישה שלך, אשר יכול להיות מכריע אם מתעוררות בעיות כלשהן. זה מבטיח שגם אתה וגם המוכר נמצאים באותו עמוד, ומקטין את הסיכויים לאי הבנות או מחלוקות. אם משהו משתבש, תהליך ברור יכול להיות כרטיס הכניסה שלך לפתרון הוגן.

• יעילות וניהול זמן

זמן הוא יקר, ותהליך רכישה מובנה עוזר לך להפיק ממנו את המרב. זה מייעל את פעילויות הקניות או הרכש שלך, מה שהופך את התהליך כולו למהיר ויעיל יותר. לא תבזבזו זמן בריצה מחנות לחנות או בחיפוש אינסופי אחר מוצרים באינטרנט. במקום זאת, אתה עוקב אחר תוכנית מאורגנת היטב שחוסכת לך זמן ומאמץ.

• שקיפות ואחריותיות

תהליך הרכישה הוא כמו חלון שקוף לתוך ההוצאות שלך. זה שומר על הכל פתוח וגלוי, חיוני עבור כספים אישיים ופעולות עסקיות. שקיפות זו מפחיתה את הסיכויים להונאה או שגיאות ברכישות שלך.

אתה יודע לאן הכסף שלך הולך, למה אתה מוציא אותו, ומי אחראי על כל שלב בתהליך.

מה ההבדל בין תהליך הרכש לתהליך הרכש?

בואו נדבר על ההבדל בין תהליכי הרכש והרכש:

• תהליך הרכישה

כשאתה בתהליך הרכישה, אתה מתמקד בקניית דברים. זה כמו ללכת לחנות ולבחור את המוצרים שאתה צריך. חלק זה עוסק במציאת המחיר הטוב ביותר, משא ומתן על עסקאות וביצוע הרכישה בפועל.

במובן מסוים, רכישה היא כמו עסקה חד פעמית. אתה קונה את מה שאתה צריך, וברגע שזה נעשה, אתה ממשיך הלאה. זה יותר כמו עסקה.

• תהליך הרכש

עכשיו, חשבו על רכש כעל תמונה גדולה יותר. לא מדובר רק בקניית דברים, אלא גם בכל התהליך של קבלת מה שהארגון שלך צריך. זה כולל מציאת הספקים הנכונים, משא ומתן על חוזים, ניהול מערכות יחסים, ואפילו לחשוב על ההשפעה ארוכת הטווח של החלטות הקנייה שלך על ידי מחלקת הרכש.

רכש הוא כמו מסע שלם. זה לא רק לקנות דברים פעם אחת, אלא לנהל את הרכישות שלך לאורך זמן. זה קצת יותר אסטרטגי, כמו תכנון לעתיד.

לכן, ההבדל העיקרי הוא שרכישה היא כמו הפעולה לטווח קצר של קנייה, בעוד שרכש הוא האסטרטגיה הגדולה וארוכת הטווח של איך הארגון שלך מקבל את מה שהוא צריך. שניהם חשובים, אך הם מתמקדים בהיבטים שונים של תהליך הקנייה.

בארגון גדול יותר, צוות רכש ייעודי ממלא תפקיד מפתח בפיתוח וביצוע אסטרטגיית הרכש ארוכת הטווח, ומבטיח שהארגון יקבל את הערך הטוב ביותר מהרכישות שלו לאורך זמן.

שלבים מרכזיים בתהליך הרכישה

בדרך כלל, תהליך הרכישה הוא מחזור, כאשר כל שלב דורש מידע והרשאות. כל עסק יוסיף את הנגיעות המיוחדות לו. אבל באופן כללי, תהליך הקנייה עוקב אחר דפוס ידוע של צעדים. הם ניתנים להלן:

• הבנת הצרכים העסקיים

למרות שזה לא בדיוק צעד, זה מקום מצוין להתחיל בו אם אתה רוצה לנהל איך עסק מוציא כסף, למצוא דרכים לחסוך כסף, לקצץ בהוצאות שאינן הכרחיות ולהתמודד עם בעיות בשרשרת האספקה.

לדוגמה, אם חברה דורשת מספר רב של סחורות, כגון ניידים, ייתכן שיש הזדמנות לנהל משא ומתן הנחות.

• יצירת דרישת רכישה

תהליך הרכישה מתחיל כאשר מישהו מגיש בקשת רכישה ושולח אותה. באפשרותך להאיץ תהליך זה ולשפר את תהליך הבקשה על-ידי יצירת טופס בקשה רגיל. בדרך זו, בקשות הרכישה יהיו זהות ויענו על צרכי ניהול הנתונים של הצוות שלך.

• מסך את הבקשות

סינון בקשות רכישה מוודא שכל הרכישות של החברה נכונות, אינן חורגות מהתקציב, והכי חשוב, אכן נחוצות.

• חפש ספקים

לאחר שהבקשה נבדקה ואושרה למקור, צוות הרכש יחפש ספקים או ספקים שיענו על הבקשה. לשם כך, אתה צריך ללמוד עוד על מיקור אסטרטגי וחשיבותו למציאת הספקים הטובים ביותר.

• בקשה להצעות

לאחר שהמוצרים הטובים ביותר הושגו, מקובל שצוות הרכש מבקש הצעות כדי לוודא שהמוצרים או השירותים עומדים בתקציב, שניתן לספק אותם בזמן ולעמוד במדיניות או בדרישות של העסק שלך.

• משא ומתן על עלויות ותנאי חוזה

לפעמים, כל התיבות עשויות להיבדק למעט תמחור או תנאי תשלום. לדוגמה, ייתכן שהאיכות זקוקה לשיפור, אך הספק עשוי להיות היחיד שיכול לענות על הביקוש עד תאריך מסוים. במקרה זה, מנהל הרכש ינסה לנהל משא ומתן על סכום רכישה סביר יותר.

• אישור

בקשת הרכישה מוכנה לאישור סופי אם כל שלב בתהליך, כולל עלות, מסירה ותהליך תשלום, עומד במפרט. אם הבקשה נדחית, צוות הרכישה יודיע על כך למבקש או ינסה למצוא מקור או ספק אחר.

חוסר אישור של מנהל מחלקה, כפילות ברכישה, עלות גבוהה ואי מתן ערך מספיק לחברה הן כמה סיבות מדוע ניתן לדחות אותה.

• הנפקת הזמנת רכש

לאחר קבלת כל האישורים, צוות הרכש יבצע הזמנת רכש המבוססת על פרטי בקשת הרכש המאושרת וישלח אותה לספק או לספק הנבחר למילוי להערכת ספק.

שיטות עבודה מומלצות לתהליך הרכישה

השתמש בשיטות העבודה המומלצות הבאות כדי שתהליך הרכישה יעבור בצורה חלקה.

• הפוך את תהליך הרכישה היעיל לאוטומטי

בכל פעם שאתה יכול, נסה להפוך את תהליך הרכישה לאוטומטי, עם תוכנת אוטומציית רכישה, עסק יכול לקצר את הזמן שלוקח לקנות משהו, להקל על אנשים לבצע את עבודתם, להפחית טעויות ולהפחית ניירת.

תוכנה לאוטומציית רכישות מועילה אם העסק שלך קונה שוב ושוב הרבה מאותם ספקים.

• שמור רשומות מדויקות

שמור תיעוד מדויק של כל תהליך הקנייה. הוא כולל רשומות של ספקים אפשריים, משא ומתן, מכירות, החזרות וכל עסקה אחרת. ייתכן שתרצה לעבור לספק אחר או שתהיה לך בעיה עם זה שכבר יש לך.

שמירה על תיעוד מדויק של כל שלב בתהליך הרכישה מסייעת להפחית בעיות ועבודה נוספת בעתיד.

• סקור את הצרכים שלך לעתים קרובות

הצרכים של חברה משתנים כל הזמן. לפעמים, עסק צריך משהו חדש לגמרי, ולפעמים, הוא צריך גרסה אחרת של משהו שכבר יש לו. הפוך את זה לחלק קבוע של העסק שלך כדי להסתכל על מה שאתה צריך עכשיו ואם הדברים שאתה קונה עונים על הצרכים האלה.

על ידי פיקוח על הפעולות שלך באופן קבוע, אתה יכול למצוא בעיות ולתקן אותם מהר יותר. זה מאפשר לעסק שלך לצמוח בזמן שאתה מקבל החלטות הוצאות נבונות.

מסקנה

תהליך הרכישה הוא בעיקרו טרנזקציות ושיטתיות. אבל אתה עדיין צריך להשתמש באסטרטגיות מומחה כדי לעזור לחברה שלך אפילו יותר. באמצעות השלבים והשיטות המומלצות ששיתפנו, צוות הרכש שלך ישיג חיסכון ויעילות במשך שנים רבות.

עכשיו, הגיע הזמן ליצור את תהליך הרכישה שלך. יהיה עליך לנתח את השוק, העסק והלקוחות שלך. אם אתה זקוק לעזרה כלשהי בתהליך הניתוח, QuestionPro נמצא שם בשבילך.

QuestionPro CX היא תוכנת סקרים המסייעת לך לנתח את העסק שלך ולנהל את משוב הלקוחות שלך. צרו איתנו קשר מיד כדי לדבר על איך לעשות את זה.

למידע נוסף ניסיון ללא תשלום

שאלות נפוצות (FAQ)