Tutte le aziende hanno bisogno di acquistare beni e servizi per soddisfare le loro esigenze quotidiane. Se non hai un metodo formale per acquistare beni e servizi, potresti spendere più del necessario. È qui che entra in gioco il processo di acquisto.
Il modo in cui imposti il processo di approvvigionamento influisce in modo significativo sulla tua attività, non solo in termini di gestione dei costi e delle spese, ma anche in termini di performance. Imparare e utilizzare alcuni passaggi e best practice per il tuo processo di approvvigionamento può aiutarti a ridurre gli sprechi e a proteggere la tua azienda da rischi e costi inutili.
E puoi anche creare flussi di lavoro che sfruttano al meglio il denaro speso in termini di efficienza, benefici e rapporto qualità-prezzo.
Qual è il processo di acquisto?
Il processo di acquisto è l’insieme dei passaggi che un’azienda compie per effettuare un acquisto. Di solito le aziende devono seguire un processo formale quando acquistano qualcosa. Inoltre, quando vogliono acquistare qualcosa, possono dover fare ricerche, ottenere informazioni da diversi dipartimenti, negoziare e inviare pagamenti.
Le fasi di questo processo possono variare a seconda del modo in cui l’azienda opera e delle sue esigenze, ma in genere sono le seguenti:
- Revisione e approvazione delle richieste di acquisto
- Effettuare e spedire gli ordini di acquisto
- Negoziare prezzi, contratti o metodi di pagamento
- Tenere traccia delle spese
Molte persone sono coinvolte nel processo di approvvigionamento, come gli acquirenti, i richiedenti, gli approvatori, i venditori/fornitori e i reparti acquisti e contabilità.
Potresti anche essere interessato a conoscere il processo decisionale di acquisto che i clienti compiono.
Fasi di un processo di acquisto
In genere, il processo di approvvigionamento è un ciclo, in cui ogni fase richiede informazioni e permessi. Ogni azienda aggiungerà i suoi tocchi speciali. In generale, però, il processo di approvvigionamento segue uno schema ben noto di fasi. Queste sono descritte di seguito:
Comprendere le esigenze aziendali
Anche se non si tratta esattamente di un passo, è un ottimo punto di partenza se vuoi gestire il modo in cui un’azienda spende i soldi, trovare modi per risparmiare, tagliare i costi inutili e risolvere i problemi della catena di approvvigionamento.
Ad esempio, se un’azienda ha bisogno di un gran numero di prodotti, come i telefoni cellulari, potrebbe avere l’opportunità di negoziare degli sconti.
Crea una richiesta di acquisto
Il processo di acquisto inizia quando qualcuno fa una richiesta di acquisto e la invia. Puoi accelerare questo processo e migliorare la procedura di richiesta creando un modulo di richiesta standard. In questo modo le richieste di acquisto saranno uguali e risponderanno alle esigenze di gestione dei dati del tuo team.
Esaminare le applicazioni
L’analisi delle richieste di acquisto garantisce che tutti gli acquisti aziendali siano corretti, rientrino nel budget e, soprattutto, siano realmente necessari.
Ricerca di fornitori
Una volta che la richiesta è stata esaminata e approvata per il sourcing, il team di approvvigionamento cercherà i fornitori o i venditori in grado di soddisfare la richiesta. Per fare ciò, è necessario saperne di più sul sourcing strategico e sulla sua importanza nel trovare i migliori fornitori.
Richiesta di proposte
Una volta individuati i prodotti migliori, è normale che il team di approvvigionamento richieda delle proposte per assicurarsi che i prodotti o i servizi rientrino nel budget, possano essere consegnati in tempo e soddisfino le politiche o i requisiti dell’azienda.
Negoziare i costi e le condizioni contrattuali
A volte tutte le caselle possono essere spuntate, tranne quella del prezzo o dei termini di pagamento. Ad esempio, potrebbe essere necessario migliorare la qualità, ma il fornitore è l’unico in grado di soddisfare la domanda entro una certa data. In questo caso, il responsabile degli acquisti cercherà di negoziare un totale di acquisto più ragionevole.
Approvazione
La richiesta di acquisto viene preparata per l’approvazione finale se ogni fase del processo, compresi i costi, i termini di consegna e di pagamento, è conforme alle specifiche. In caso di rifiuto, il team acquisti informerà il richiedente o cercherà di trovare un’altra fonte o un altro fornitore.
La mancanza di approvazione da parte di un responsabile di reparto, la duplicazione dell’acquisto, il costo elevato e l’assenza di valore aggiunto per l’azienda sono alcuni dei motivi per cui può essere rifiutato.
Emettere un ordine di acquisto
Una volta ottenute tutte le approvazioni, il team di approvvigionamento preparerà un ordine d’acquisto basato sui dettagli della richiesta d’acquisto approvata e lo invierà al fornitore o al venditore scelto per il completamento.
Le migliori pratiche per il processo di approvvigionamento
Segui le migliori pratiche riportate di seguito per garantire un processo di acquisto senza intoppi.
Automatizza il processo di acquisto
Quando è possibile, cerca di automatizzare il processo di acquisto. Con un software di automazione degli acquisti, un’azienda può abbreviare i tempi di acquisto, semplificare il lavoro delle persone, ridurre gli errori e diminuire la documentazione cartacea.
Il software di automazione degli acquisti è utile se la tua azienda acquista spesso dagli stessi fornitori.
Tieni un registro accurato
Tieni un registro accurato dell’intero processo di acquisto. Questo include i registri dei potenziali fornitori, delle trattative, delle vendite, dei resi e di qualsiasi altra transazione. Potresti voler cambiare fornitore o avere un problema con il tuo fornitore attuale.
Tenere un registro accurato di ogni fase del processo di acquisto aiuta a ridurre i problemi e il lavoro extra in futuro.
Verifica costantemente quali sono le tue esigenze
Le esigenze di un’azienda cambiano continuamente. A volte un’azienda ha bisogno di qualcosa di completamente nuovo, altre volte di una versione diversa di qualcosa che già possiede. È tua abitudine esaminare ciò di cui hai bisogno ora e se le cose che acquisti rispondono a queste esigenze.
Monitorando regolarmente le tue operazioni, puoi individuare i problemi e risolverli più velocemente. Lascia che la tua attività cresca mentre prendi decisioni di spesa sagge.
Conclusione
Il processo di acquisto è principalmente transazionale e sistematico. Tuttavia, è necessario utilizzare strategie efficaci per aiutare ancora di più la tua azienda. Utilizzando i passaggi e le best practice che abbiamo condiviso, il tuo team di approvvigionamento otterrà risparmi ed efficienza per gli anni a venire.
È il momento di creare o migliorare il tuo processo di acquisto. Dovrai analizzare il tuo mercato, la tua attività e i tuoi clienti. Se hai bisogno di aiuto nel processo di analisi, QuestionPro è a tua disposizione.
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