La gestione dei registri e dei documenti è necessaria per le operazioni quotidiane di un’azienda. È una parte importante per mantenere la vostra attività organizzata e facile da gestire. Ma le aziende spesso trascurano la gestione dei documenti.
La gestione dei documenti può aiutare l’azienda a organizzare i documenti più importanti, a tenerli al sicuro, a tracciarli e monitorarli, a controllarli e rivederli e a smaltirli in modo sicuro quando non sono più necessari.
In questo blog discuteremo di cosa sia la gestione di un record, del suo processo e delle migliori pratiche. Cominciamo.
Che cos’è la gestione dei documenti?
La gestione delle registrazioni è il processo che consente di tenere traccia dei documenti del progetto e di archiviarli correttamente. È un sistema che organizza, pianifica e tiene traccia dei documenti del progetto in modo che le persone possano accedervi e utilizzarli in futuro. I registri sono elenchi di dettagli importanti per il progetto e devono essere tenuti sotto controllo per gestire il progetto.
Quando si pensa alla gestione dei documenti, bisogna decidere che tipo di informazioni conservare e come conservarle. Dovrete sapere come gestire e raccogliere i documenti e per quanto tempo dovranno essere conservati e archiviati. Anche i registri di smaltimento o di protezione hanno a che fare con eventi esterni.
Processo di gestione dei documenti
Il processo di gestione dei documenti è il ciclo di vita di un documento, dalla sua creazione alla distruzione o alla conservazione in un archivio. Qui esploriamo le fasi del processo di gestione dei record:
- Identificazione e categorizzazione dei record
L’identificazione e la classificazione dei documenti richiede l’individuazione dei documenti e delle informazioni importanti che devono essere gestiti e classificati in base al loro tipo, contenuto e importanza.
- Tenuta e organizzazione della documentazione
Questa fase prevede l’individuazione di un luogo adatto per la conservazione dei documenti e la loro organizzazione in modo che siano facilmente accessibili e recuperabili. Si possono utilizzare sistemi di archiviazione fisici, database digitali o una combinazione dei due.
- Conservazione e protezione dei documenti
La conservazione e la protezione dei registri significa garantire che i registri siano tenuti al sicuro e che siano utilizzabili per tutto il tempo necessario. Potrebbe essere necessario utilizzare materiali di archiviazione protettivi, eseguire backup regolari e prendere altre precauzioni per evitare danni o perdite.
- Ottenere e utilizzare i documenti
Questa fase della gestione dei documenti comporta la concessione dell’accesso ai documenti a coloro che lo richiedono e la garanzia che siano accessibili e utilizzabili quando necessario. L’uso dei documenti può comportare strumenti di ricerca, indici e altri strumenti per aiutare le persone a trovare le informazioni richieste.
- Smaltimento dei documenti
Questa fase assicura che i documenti obsoleti siano smaltiti in conformità alle leggi e alle normative vigenti. Può trattarsi della distruzione di documenti cartacei, dell’eliminazione di documenti elettronici o di altri metodi di smaltimento.
Le migliori pratiche di gestione dei documenti
Alcuni documenti sono fondamentali per ogni azienda. Per lavorare efficacemente in futuro, dovrebbero conservarli. Di seguito sono riportate le migliori pratiche per la gestione dei documenti:
- Definire gli obiettivi aziendali
Ogni organizzazione deve decidere cosa fare dei propri documenti. Significa esaminare i sistemi di stoccaggio già esistenti e capire come vengono utilizzati. Aiuta a capire cosa sarà necessario in futuro.
La gestione dei documenti deve prevedere fasi chiare per la creazione, la distruzione e l’eliminazione dei documenti. Il processo consente alle aziende di effettuare una corretta registrazione legale. Inoltre, aiuta le aziende a tenere i registri in base alle regole di conservazione.
- Identificare e documentare i record in modo sistematico
Una fase cruciale del processo di gestione dei documenti è la ricerca e l’organizzazione dei documenti. Il più delle volte sono gli archivi a stabilire quali documenti devono essere conservati. In generale, però, qualsiasi documento che possa essere utilizzato per dimostrare qualcosa dovrebbe essere sempre conservato. Il primo passo complicato nella gestione dei documenti è la scelta di quelli da mettere in archivio.
- Stabilire un calendario per la conservazione dei documenti
Un programma per la conservazione dei documenti vi aiuterà a evitare i costi e i rischi della loro perdita. Decide per quanto tempo in particolare devono essere conservati i registri. Ecco il calendario per i diversi tipi di documenti:
- Personale
La gestione dei registri dei dipendenti una volta all’anno è sufficiente.
- Finanziario
A seconda del tipo di record finanziario, il calendario può essere impostato per un periodo di tempo diverso. Ad esempio, i documenti fiscali e contabili richiedono solitamente più tempo rispetto ai documenti personali per soddisfare le norme dell’Agenzia delle Entrate.
- Legale
La durata della conservazione dei documenti legali dipende dal tipo di documento e dal tipo di azienda.
- Revisione e aggiornamento delle politiche di gestione dei documenti
La definizione di una politica di gestione dei documenti non è sufficiente. Le aziende dovrebbero rivedere e aggiornare di tanto in tanto le loro politiche di gestione dei documenti. In questo modo si garantisce che i registri siano accurati, facili da trovare e privati. Tutti i documenti devono essere conservati in un’area soggetta alla politica di manutenzione dei documenti stabilita.
- Creare un team di gestione dei documenti
Per avere successo in questo settore, un’azienda dovrebbe sviluppare un team dedicato alla gestione dei documenti. Il team deve essere incaricato di tenere traccia e conservare tutti i documenti. Inoltre, devono assicurarsi che i registri siano conservati al sicuro per tutto il tempo necessario. Il team dovrebbe anche occuparsi di eliminare i vecchi documenti per liberare spazio.
- Creare un flusso di lavoro semplice per il team
Le organizzazioni devono concentrarsi sulla creazione di un flusso di lavoro per la gestione dei documenti per mantenerli correttamente. Includere i seguenti fattori nel flusso di lavoro efficiente:
- Ottenere e memorizzare i dati
- Conservazione dei dati in un luogo chiave dell’azienda
- Controllo dell’accesso ai documenti.
La gestione dei record si svolgerà senza problemi con una procedura organizzata.
- Selezione di un luogo sicuro
Una parte cruciale della gestione dei documenti è determinare dove archiviare i file di un’organizzazione. Per trovare una buona sede per la gestione dei documenti, è necessario considerare i seguenti fattori:
- Qualsiasi luogo con più livelli di sicurezza, come la sede di un’ambasciata o il caveau di una banca.
- Un’azienda come un servizio di cloud computing che si occupa dei vostri file digitali.
La giusta collocazione impedisce l’accesso indesiderato ai documenti aziendali. Le aziende che conservano dati sensibili devono scegliere un luogo appropriato.
- Registri di monitoraggio e tracciamento
I documenti vengono continuamente spostati dentro e fuori dalle strutture di archiviazione. I documenti vengono trasferiti anche tra i reparti e i dipendenti. Un sistema di monitoraggio deve garantire che nessun file vada perso durante la trasmissione.
La registrazione delle operazioni organizzative quotidiane è importante per sviluppare decisioni e processi futuri. L’accesso ai registri è necessario all’azienda per determinare se è sulla strada giusta. Tracciare e monitorare i record aiuterà le organizzazioni nel loro successo futuro.
Conclusione
Utilizzando sistemi efficaci di gestione dei documenti, le aziende e le persone possono assicurarsi che le informazioni importanti siano facili da trovare e da raggiungere quando necessario. Inoltre, una buona gestione dei registri può contribuire a evitare che informazioni importanti vadano perse o danneggiate e ad aiutare le organizzazioni a rispettare le leggi e le regole vigenti.
La gestione dei documenti è una parte fondamentale di una buona organizzazione aziendale e personale. Può contribuire a migliorare l’efficienza e a ridurre i rischi. Quindi, senza indugio, createne uno per la vostra azienda per distinguervi. Contattate QuestionPro se avete bisogno di aiuto.
QuestionPro è un software per sondaggi e una piattaforma di gestione dei dati con caratteristiche eccellenti da utilizzare. Con InsightHub potete gestire e utilizzare meglio i vostri dati. Abbiamo anche strumenti di gestione dei dati, come la nostra biblioteca di ricerca InsightsHub.
Inoltre, gli esperti di QuestionPro sono sempre a disposizione per assistervi nella gestione dei vostri dati. Richiedete una demo per saperne di più.
