ธุรกิจทั้งหมดต้องกําหนดวิธีการใช้ข้อมูลและจัดการอย่างสม่ําเสมอทั่วทั้งกระดานเพื่อสนับสนุนผลลัพธ์ทางธุรกิจ ปัจจุบัน บริษัท ต่างๆรวบรวมข้อมูลจํานวนมหาศาลจากหลายแหล่งและการกํากับดูแลข้อมูลช่วยในการบริหารความเสี่ยงการเพิ่มมูลค่าสูงสุดและการลดต้นทุน
การกํากับดูแลข้อมูลรวมถึงบุคลากร กระบวนการ และเครื่องมือทางเทคโนโลยีที่บริษัทจําเป็นต้องจัดการและปกป้องสินทรัพย์ข้อมูล ทุกอย่างขึ้นอยู่กับว่าคุณจัดการกับข้อมูลที่บริษัทของคุณรวบรวมอย่างไร เมื่อมีประสิทธิภาพ จะทําให้แน่ใจว่าข้อมูลถูกต้อง สอดคล้องกัน และจัดการอย่างถูกวิธี
เป็นกรอบการทํางานสําหรับการจัดการข้อมูลทั่วทั้งองค์กรและให้โอกาสในการใช้ข้อมูลที่เชื่อถือได้อย่างมีประสิทธิภาพ โพสต์นี้กําหนดการกํากับดูแลข้อมูลด้วยแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุด
การกํากับดูแลข้อมูลคืออะไร
การกํากับดูแลข้อมูลคือชุดของกฎและขั้นตอนที่ใช้โดยธุรกิจที่ควบคุมการจัดการการกระจายและความปลอดภัยของข้อมูลขององค์กร งานของมันรวมถึง:
- การสร้างโครงสร้างพื้นฐานและเทคโนโลยี
- การตั้งค่าและจัดการกระบวนการและกฎ
- การหาว่าพนักงานหรือตําแหน่งใดในองค์กรมีอํานาจและความรับผิดชอบในการจัดการและเก็บข้อมูลบางประเภท
การปฏิบัติตามข้อกําหนดขึ้นอยู่กับว่าคุณจัดการข้อมูลหรือการ ทะเลาะวิวาทข้อมูลของคุณได้ดีเพียงใด ระบบจะดูแลวิธีการจัดเก็บ เคลื่อนย้าย และเก็บรักษาสิ่งของให้ปลอดภัย แต่ด้านมนุษย์รับรองว่านโยบายได้รับการพัฒนาขั้นตอนมีการจัดการเทคโนโลยีและข้อมูลมีความปลอดภัย
องค์ประกอบสําคัญของการกํากับดูแลข้อมูล
องค์กรได้รับประโยชน์จากการกํากับดูแลข้อมูลที่ดีเมื่อต้องตัดสินใจที่ดี โปรแกรมที่ออกแบบมาอย่างดีประกอบด้วยทีมกํากับดูแลคณะกรรมการแนะนําและผู้ดูแลข้อมูล นอกจากนี้ยังเป็นกฎเกี่ยวกับวิธีการใช้ข้อมูล
ต่อไปนี้คือองค์ประกอบสําคัญบางประการสําหรับการกํากับดูแลข้อมูลที่เหมาะสม:
- ความซื่อสัตย์: ทุกคนในโปรแกรมควรซื่อสัตย์และเปิดเผยเกี่ยวกับข้อจํากัด ความท้าทาย และผลกระทบอื่นๆ ของการตัดสินใจเกี่ยวกับการกํากับดูแลข้อมูล
- คุณภาพของข้อมูล: ทําหน้าที่เป็นรากฐานสําหรับการบริหารแหล่งข้อมูล รากฐานที่สําคัญขององค์กรที่ขับเคลื่อนด้วยข้อมูลคือการรวบรวมข้อมูลที่ถูกต้อง ครบถ้วน และเชื่อถือได้ การกํากับดูแลข้อมูลต้องการข้อมูลที่มีคุณภาพสูงและระดับความแข็งแกร่ง
- ความปลอดภัยของข้อมูล: ความปลอดภัยของข้อมูลเป็นเทคนิคในการจัดหมวดหมู่และจําแนกแหล่งข้อมูลตามระดับความเสี่ยงที่เกิดจากแหล่งข้อมูล ช่วยให้มั่นใจได้ว่ามีการสร้างช่องทางการเข้าถึงที่ปลอดภัยระหว่างการโต้ตอบของผู้ใช้และขั้นตอนการรักษาความปลอดภัย
- การจัดการข้อมูล: กํากับ ตรวจสอบ และให้ความช่วยเหลือในการใช้แหล่งข้อมูล และมีส่วนช่วยในการนําข้อมูลคุณภาพสูงไปใช้แก่ผู้ใช้ทางธุรกิจในลักษณะที่เข้าถึงได้ง่าย
- ความชัดเจนของข้อมูล: เพื่อวัตถุประสงค์ด้านความปลอดภัยของข้อมูล แนะนําว่าบุคคลที่เข้าถึงและใช้ข้อมูลขององค์กรมีหน้าที่รับผิดชอบต่อการกระทําของตน ผู้ใช้สามารถค้นหาว่าข้อมูลของพวกเขามาจากไหนในโลกธุรกิจ
ประโยชน์ของการกํากับดูแลข้อมูล
การกํากับดูแลข้อมูลคือชุดของวิธีการสําหรับองค์กรในการจัดการและควบคุมข้อมูลและวิธีการใช้งาน มันนํามาซึ่งการสร้างมาตรฐานและกฎข้อมูลภายในและนําไปใช้เพื่อให้แน่ใจว่าข้อมูลถูกต้องสอดคล้องและใช้อย่างถูกต้อง ต่อไปนี้คือประโยชน์บางประการที่บริษัทจะได้รับจากโปรแกรมการกํากับดูแลข้อมูลที่มั่นคง
การประกันคุณภาพ
ข้อมูลที่สะอาดเป็นผลมาจากโปรแกรมการกํากับดูแลข้อมูลที่เหนือกว่า เมื่อมีการแบ่งปันการกํากับดูแลข้อมูลข้อมูลนั้นจะถูกทําความสะอาดอัปเดตและโยนทิ้งเป็นประจํา การจัดการกับข้อมูลเป็นเรื่องยาก แต่ถ้าเจ้าหน้าที่ กลยุทธ์การจัดการข้อมูลของคุณ ทําให้ทุกอย่างทันสมัยและมีความเกี่ยวข้องงานอาจง่ายขึ้นเล็กน้อย
นโยบายข้อมูลที่ดีช่วยให้องค์กรค้นหาและติดตามข้อมูลที่เป็นประโยชน์ และกําจัดข้อมูลที่ไร้ประโยชน์ เก่า หรือซ้ําซ้อน เมื่อมีคนป้อนข้อมูลหลายคนบางคนจะซ้ํากันหรือไม่ถูกต้อง นโยบายข้อมูลของคุณควรช่วยให้ทีมของคุณลดข้อผิดพลาดและสร้างแหล่งข้อมูลคุณภาพสูงเพียงแหล่งเดียว
การตัดสินใจทางธุรกิจที่ดีขึ้น
การกํากับดูแลข้อมูลที่แข็งแกร่งช่วยให้ผู้ใช้ที่ได้รับอนุญาตทั้งหมดภายในองค์กรสามารถเข้าถึงข้อมูลเดียวกันได้ขจัดโอกาสที่ ไซโลข้อมูล จะก่อตัวขึ้นภายในธุรกิจ ด้วยเหตุนี้ผู้ใช้และผู้ตัดสินใจจะมีระดับความเชื่อมั่นในข้อมูลที่สูงขึ้นและเป็นผลให้พวกเขาจะมีความเชื่อมั่นในการตัดสินใจตามข้อมูลนั้นมากขึ้น
การปฏิบัติตามกฎระเบียบกฎหมายและมาตรฐานอุตสาหกรรม
หากคุณวางระบบไว้ธุรกิจของคุณจะปฏิบัติตามข้อกําหนดทางกฎหมายล่าสุดได้ง่ายขึ้น ทําให้แน่ใจว่าผู้คนปฏิบัติตามกฎหมายและป้องกันไม่ให้พวกเขาต้องจ่ายค่าปรับหรือบทลงโทษสําหรับการละเมิดกฎ นอกจากนี้ การตรวจสอบให้แน่ใจว่าเป็นไปตามมาตรฐานการกํากับดูแลในปัจจุบันจะช่วยปกป้องข้อมูลทางธุรกิจที่ละเอียดอ่อนจากบุคคลที่ไม่ควรมี
การลดค่าใช้จ่าย
การกํากับดูแลข้อมูลจะทําให้การตรวจสอบเร็วขึ้นและง่ายขึ้น และปรับปรุงการดําเนินงานในแต่ละวัน คุณสามารถลดของเสียจากการตัดสินใจโดยใช้ข้อมูลที่ผิดพลาดหรือล้าสมัย นอกจากนี้ การจับตาดูกิจกรรมปัจจุบัน สินค้าคงคลัง และพนักงานที่มีอยู่อย่างใกล้ชิดสามารถช่วยให้คุณให้บริการลูกค้าได้ดียิ่งขึ้น
เรียนรู้เกี่ยวกับ: การจัดการข้อมูลกับการกํากับดูแลข้อมูล
แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดของการกํากับดูแลข้อมูล
เป็นไปได้ที่จะดําเนินการกํากับดูแลข้อมูลที่มีประสิทธิภาพในลักษณะที่ทั้งราบรื่นและมีประสิทธิภาพ คุณควรปฏิบัติตามรายการแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดที่สําคัญที่สุดต่อไปนี้
- เริ่มต้นเล็ก ๆ แต่คิดให้โดดเด่น: บุคลากร กระบวนการ และเทคโนโลยีล้วนเป็นส่วนสําคัญของการกํากับดูแลข้อมูล คุณควรจําสิ่งเหล่านี้เมื่อคุณวางแผนและดําเนินกลยุทธ์ข้อมูลของคุณ เริ่มต้นเล็ก ๆ และหาทางไปสู่ภาพรวมทั้งหมด แต่ละส่วนควรต่อยอดจากส่วนก่อนหน้านั้นเพื่อสร้างกลยุทธ์การกํากับดูแลข้อมูลที่รอบรู้ ผู้คนควรมาก่อนจากนั้นกระบวนการและสุดท้ายคือเทคโนโลยี
- กําหนดเป้าหมายเชิงปริมาณที่ชัดเจน: กําหนดเป้าหมายที่ชัดเจนวัดผลได้และเฉพาะเจาะจง อะไรวัดไม่ได้ก็ควบคุมไม่ได้ง่ายๆแค่นั้น เมื่อบรรลุเป้าหมายแล้ว ให้เฉลิมฉลองความสําเร็จและใช้เป็นแรงจูงใจในการบรรลุชัยชนะต่อไป
- มีส่วนร่วมกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย: สําหรับนโยบายการกํากับดูแลข้อมูล คุณจะต้องได้รับการสนับสนุนจากผู้นําระดับสูงของบริษัท คุณสามารถให้ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทําบางสิ่งเพื่อให้แน่ใจว่าทุกคนในบริษัทของคุณใช้แผน การกํากับดูแลแบบเรียลไทม์ ของคุณ
- กําหนดบทบาททีมกํากับดูแลข้อมูล: ต้องกําหนดบทบาท ความรับผิดชอบ และโครงสร้างความเป็นเจ้าของเพื่อให้ขั้นตอนที่มีประสิทธิภาพเกิดขึ้น คนที่สร้างและจัดการข้อมูลคือคนที่รู้ดีที่สุด ผู้จัดการข้อมูลควรทํางานร่วมกับเจ้าของเพื่อช่วยแนะนําและทําให้การสื่อสารง่ายขึ้น ทีมกํากับดูแลข้อมูลของคุณจําเป็นต้องมีสมาชิกจากแผนกต่างๆ และสามารถขับเคลื่อนความคิดริเริ่มด้านการกํากับดูแลข้อมูลของคุณไปข้างหน้าได้
- พิจารณาข้อมูลที่ไม่มีการจัดการ: ข้อมูลที่มีค่าที่สุดบางส่วนของคุณอยู่ในไฟล์ โฟลเดอร์ และการแชร์ อย่างไรก็ตาม ข้อมูลนี้มักจะมีความเสี่ยงมากกว่าข้อมูลที่มีการจัดการของคุณ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าแผนการจัดการข้อมูลของคุณมีข้อมูลที่ไม่มีโครงสร้าง
- จัดประเภทและแท็กข้อมูล: ตั้งค่ามาตรฐานสําหรับข้อมูลเมตาที่ช่วยให้ธุรกิจของคุณบรรลุเป้าหมายและอนุญาตให้ใช้ข้อมูลได้มากกว่าหนึ่งครั้ง หนึ่งในเป้าหมายหลักของการกํากับดูแลคือการกําหนดมาตรฐานซึ่งจะบรรลุได้ยากหากไม่มีการจัดประเภทข้อมูลและการติดแท็ก
- ติดตามความคืบหน้าด้วยเมตริก: ต้องวัดความสําเร็จของโปรแกรม ก่อนแนะนํานโยบายข้อมูล ให้กําหนดการวัดของคุณ สิ่งนี้ช่วยให้คุณสามารถเริ่มต้นด้วยขั้นตอน การจัดการข้อมูล ปัจจุบันของคุณ ปฏิบัติตามเมตริกเดิมอย่างสม่ําเสมอ สิ่งนี้แสดงให้เห็นถึงความคืบหน้าและทําให้มั่นใจได้ว่าแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดในการกํากับดูแลข้อมูลของคุณมีประสิทธิภาพในทางปฏิบัติ ไม่ใช่แค่ในทางทฤษฎีเท่านั้น
- สื่อสารอย่างสม่ําเสมอ: การสื่อสารมีความสําคัญในทุกที่ในโปรแกรมหรือขั้นตอนการกํากับดูแลข้อมูล ไม่ว่าจะเน้นความสําเร็จหรือการปฏิรูปหลังจากความล้มเหลวการสื่อสารที่ชัดเจนและบ่อยครั้งเป็นสิ่งสําคัญในการแสดงให้เห็นถึงประสิทธิภาพของกลยุทธ์
- ทํากรณีธุรกิจสําหรับมัน: สร้างกรณีศึกษาทางธุรกิจว่าทําไมจึงควรทํา กําหนดประโยชน์ของวุฒิภาวะการกํากับดูแลข้อมูลในระดับต่างๆ รวมถึงระดับที่เกี่ยวข้องกับการเติบโต การประหยัดต้นทุน ความเสี่ยง และการปฏิบัติตามข้อกําหนด จากนั้นรายงานสิ่งที่คุณค้นพบ
- เพิ่มระบบอัตโนมัติสูงสุด: เพื่อให้โครงการกํากับดูแลข้อมูลของคุณประสบความสําเร็จคุณควรทําให้ทุกอย่างเป็นไปโดยอัตโนมัติรวมถึงเวิร์กโฟลว์ขั้นตอนการอนุมัติคําขอข้อมูลคําขอสิทธิ์และสิ่งอื่น ๆ ที่คุณนึกออก ระบบอัตโนมัติไม่เพียงแต่จะช่วยประหยัดเวลาและเงิน แต่ยังรับประกันได้ว่าการกํากับดูแลจะถูกนําไปใช้อย่างต่อเนื่อง
บทสรุป
กรอบการกํากับดูแลข้อมูลช่วยให้บริษัทของคุณดําเนินงานในระดับที่สูงขึ้นของประสิทธิภาพการทํางาน ไม่ใช่โครงการครั้งเดียว มันเป็นกระบวนการต่อเนื่อง โปรแกรมที่มั่นคงช่วยให้มั่นใจได้ว่าข้อมูลขององค์กรของคุณปลอดภัย ได้มาตรฐาน และถูกต้อง นอกจากนี้ ขั้นตอนต่างๆ จําเป็นต้องได้รับการตรวจสอบและปรับปรุงอย่างสม่ําเสมอตามปริมาณ ลักษณะ และลักษณะของข้อมูลที่บริษัทของคุณจัดการ
QuestionPro นําเสนอโซลูชั่นสําหรับทุกปัญหาและอุตสาหกรรมทําให้เป็นมากกว่าซอฟต์แวร์สํารวจ นอกจากนี้เรายังมี ซอฟต์แวร์การจัดการข้อมูล เช่น ไลบรารีการวิจัย InsightsHub ของเรา
เรียนรู้เกี่ยวกับ: การจัดการข้อมูลลูกค้า
องค์กรทั่วโลกกําลังใช้ระบบการจัดการความรู้และโซลูชันเช่น InsightsHub เพื่อจัดการข้อมูลได้ดีขึ้นลดเวลาที่ใช้ในการรับข้อมูลเชิงลึกและเพิ่มการใช้ข้อมูลในอดีตในขณะที่ลดต้นทุนและเพิ่ม ROI
