Elk team heeft zijn eigen unieke manier van werken en communiceren. Vooral bij online teams is het echter makkelijk om in een sleur van inefficiëntie te belanden en gedragspatronen te ontwikkelen waardoor je niet op maximale capaciteit kunt werken. Het verbeteren van deze algemene trend heeft alles te maken met het verbeteren van de efficiëntie van je workflow. Je moet wat onderzoek doen.
In dit artikel geven we een definitie van workflowefficiëntie, bespreken we een aantal redenen waarom dit moet worden aangepakt en belichten we een aantal overkoepelende strategieën die je samen met je team kunt implementeren om zo efficiënt mogelijk te werken.
Definitie van workflowefficiëntie
Efficiëntie van de workflow is het algemene patroon, het proces en de prestaties waarmee jij en je team een project afronden. Het algemene doel van het optimaliseren van je workflow is om dit proces zo efficiënt mogelijk te laten verlopen en tegelijkertijd zo min mogelijk afval te creëren tijdens het proces.
Over het algemeen is het doel van een efficiënte workflow om de kosten voor de organisatie te verlagen en de productiviteit van je team te verhogen.
Het is gemakkelijk om over workflowefficiëntie te denken in termen van een specifiek project of sprint, maar dat is niet het enige scenario waarin het belangrijk is. Het is ook cruciaal om workflowefficiëntie in de context van hele teams en ondernemingen te plaatsen. Dit komt omdat, vooral als er veel wordt samengewerkt, je werk veel externe variabelen en communicatie met andere teamleden met zich mee kan brengen. Dit maakt allemaal deel uit van de workflow en moet naast je individuele opdrachten prioriteit krijgen.
Het is cruciaal dat verschillende teams, afdelingen en medewerkers allemaal efficiënt werken als onderdeel van een gedeelde workflow. Dit verhoogt de transparantie tussen de leden van de groep en stelt iedereen in staat om op een efficiëntere manier samen te werken.
Er zijn een aantal strategieën die gericht zijn op het creëren van efficiënte workflows, en nadat we een aantal oorzaken van inefficiënte workflows hebben besproken, zullen we deze strategieën schetsen als mogelijke oplossingen. Zoals je snel zult weten, zijn deze werknemersstrategieën de Agile methodologie, Kanban en Scrum.
LEER OVER: Agile Marktonderzoek
Wat veroorzaakt inefficiëntie in de workflow?
Voordat we uiteenzetten hoe we de efficiëntie van de workflow kunnen verhogen, moeten we de oorzaken van inefficiëntie begrijpen. Hier zijn enkele van de belangrijkste oorzaken van inefficiëntie in de workflow.
Repetitieve/onnodige taken die de efficiëntie van de workflow beïnvloeden
Het uitvoeren van repetitieve of onnodige taken is een belangrijke bron van inefficiëntie binnen teams en is een grote verspilling van een van de belangrijkste middelen – tijd.
Vaak is dit gewoon het resultaat van miscommunicatie tussen teams, iets waar we het zo meteen over zullen hebben, maar het kan ook het resultaat zijn van wanbeheer.
Wanneer je een workflow creëert, is een van de eerste stappen meestal het maken van een prioriteitenlijst voor je team waar ze naar kunnen verwijzen en uit kunnen putten wanneer ze verdergaan. Als deze prioriteitenlijst niet in orde is, kan dit leiden tot repetitieve taken en grote gevolgen hebben voor je deadline.
Handmatige gegevensinvoer voor een efficiënte workflow
Handmatige gegevensinvoer is een relatief nichetaak die, hoewel niet algemeen toepasbaar, een enorme tijdverspiller is voor teams. Deze taken verspillen zoveel tijd om twee redenen.
Ten eerste is het invoeren van gegevens een arbeids- en tijdsintensieve taak. Het duurt een eeuwigheid om alles één voor één in te voeren en, vooral als je geen Excel-wizard bent, kan het hele dagen in beslag nemen.
Ten tweede is het alternatief voor handmatige gegevensinvoer meestal een uiterst gestroomlijnd proces. Tools voor geautomatiseerde gegevensinvoer zijn vrij eenvoudig te gebruiken en zouden je enorm veel tijd moeten besparen. Als het alternatief voor gegevensinvoer zoveel sneller is, voelt het alsof je nog meer tijd verspilt door het zelf te doen.
Menselijke fouten en de efficiëntie van het personeelsbestand
Menselijke fouten zijn een veel voorkomende plek waar teams zowel tijd als productiviteit verspillen, en in tegenstelling tot het handmatig invoeren van gegevens, is het niet iets wat we automatisch kunnen oplossen. Mensen zullen altijd fouten maken tijdens het werk, en hoewel dit niet helemaal onvermijdelijk is, kan het verbeterd worden.
Menselijke fouten kunnen tot een minimum worden beperkt door een gestructureerde werkwijze te creëren waarbij mensen zich nooit afvragen wat er nu komt. Dit betekent dat je altijd naar een specifiek doel toewerkt, wat je focus en efficiëntie helpt verbeteren.
Miscommunicatie
Miscommunicatie is de grootste reden voor inefficiëntie en leidt tot veel andere problemen, waaronder repetitief werk.
Miscommunicatie moet op de werkplek kunnen worden opgelost en kan worden verbeterd door nieuwe hulpmiddelen te introduceren en de transparantie op de werkplek te vergroten.
Door gebruik te maken van online whiteboards om je taken te organiseren en communicatietools zoals Slack te gebruiken om in contact te blijven met je team, verbeter je de transparantie van je werkproduct en communiceer je beter met je team.
Wat zijn de doelen van het verbeteren van de efficiëntie van de workflow?
Als we kijken naar de belangrijkste oorzaken voor inefficiëntie in de workflow, dan zien we dat ze allemaal te maken hebben met een paar belangrijke variabelen. Deze variabelen zijn de algemene doelen van het verbeteren van de efficiëntie van de workflow en moeten je gids zijn om je huidige staat te meten en te zien waar je kunt verbeteren.
Afval elimineren
Bij verspilling moet je denken aan tijd, moeite en geld. Het verbeteren van de efficiëntie van de workflow gaat over het verwijderen van de hoeveelheid afval die in al deze afdelingen wordt gecreëerd.
Toewijzing van middelen
Een deel van het verbeteren van de efficiëntie van de workflow is het overhevelen van middelen naar de juiste plaatsen. Dit betekent middelen weghalen bij plaatsen die niet zo productief zijn en ze opnieuw toewijzen aan plaatsen die ze beter benutten.
Menselijke fout
Dit is, zoals we al eerder zeiden, een gebied dat niet helemaal kan worden verwijderd, maar wel kan worden verbeterd. Door de juiste mensen aan het werk te zetten en ze een solide structuur te geven om onder te werken, zullen ze waarschijnlijk minder fouten maken en hun individuele efficiëntie verbeteren.
Totale productie
Een van de belangrijkste doelen van het verbeteren van de efficiëntie van de workflow is het kunnen verhogen van de totale output van je team. Dit betekent dat je sneller en efficiënter resultaten boekt en dat je dit ook vaker kunt doen.
Kwaliteit van het werk
Soms ben je niet gericht op de hoeveelheid geproduceerd product, maar op het verhogen van de kwaliteit van het product. Dit is een afzonderlijk doel van het verbeteren van de efficiëntie van de workflow en kan op dezelfde manier als de totale output worden geprioriteerd.
Dit zijn de doelen van het verbeteren van de efficiëntie van de workflow, maar waarom zou je überhaupt moeite doen om deze te verbeteren? Het is eenvoudig – de snelheid, kwaliteit en ROI verbeteren.
Deze drie factoren zijn de belangrijkste motivaties voor het verbeteren van de efficiëntie van de workflow en zijn de reden waarom de meeste teams gebruik maken van strategieën zoals de onderstaande om een efficiënt team op te bouwen.
Als je je team sneller kunt laten werken en producten van hogere kwaliteit kunt laten produceren, krijg je inherent meer rendement op je investering. Zowel vanuit een intern als extern perspectief is dit alleen maar goed voor je bedrijf en je vaardigheden als individu.
Hoewel er een aantal specifieke stappen zijn die je kunt nemen om de efficiëntie van je workflow onmiddellijk te verbeteren, willen we een aantal overkoepelende methodologieën belichten die je met je team kunt implementeren om niet alleen je volgende project te verbeteren, maar ook de manier waarop jullie als team werken.
Natuurlijk zijn dit allemaal verschillende frameworks, maar hun einddoel is altijd om je project op een efficiënte manier af te ronden en je workflow efficiënter te maken.
Agile methode
De agile methodologie is een theorie die zich richt op aanpassingsvermogen. Dit betekent dat agile teams projecten meestal opsplitsen in zeer kleine elementen en taken die gemakkelijk opnieuw kunnen worden ingedeeld. Deze worden in kleine iteratieve perioden voltooid.
De agile methodologie is opgebouwd rond de verwachting dat er dingen zullen worden verplaatst, en vaak is dat ook het geval. Vooral bij softwareontwikkeling zijn er bepaalde dingen die op het laatste moment voorrang moeten krijgen boven andere, en agile teams zijn in staat om snel naar een nieuwe prioriteit te schakelen.
De aard van iteratieve sprints en pivoteren wanneer dat nodig is, is een zeer goede manier om je algehele efficiëntie van de workflow te verbeteren en ervoor te zorgen dat je team de items met de hoogste prioriteit aanpakt. Het gebruik van agile betekent dat er heel weinig wrijving is met het veranderen van prioriteiten en het pivoteren tussen taken, iets wat voor sommige teams een groot obstakel kan zijn.
Daarom is de agile methodologie een geweldige manier om de efficiëntie van je workflow te verbeteren.
Kanban-raamwerk
De kanban-methode is een tak binnen de agile methodologie, maar uniek op zichzelf. Terwijl agile een overkoepelende theorie is om toe te passen op je mentaliteit en taken, is kanban een gevisualiseerde workflow waarin je je werk integreert.
Het kanban-bord helpt visualiseren welke taken nodig zijn om het huidige project af te ronden en organiseert ze in kolommen op basis van hun huidige status. Zo kun je taken vooruitschuiven naarmate ze worden uitgevoerd en kun je in één oogopslag zien hoe je totale workflow eruitziet.
Deze methodologie is specifiek gericht op het creëren van constante verbeteringen en het opbouwen ervan in de loop van de tijd. Kanban wil dat je de efficiëntie van je workflow voortdurend verbetert door discussies over teamprioriteiten en taakbeheer te vergemakkelijken.
Dit is een uniek en zeer veel gebruikt bord en een geweldige manier om de efficiëntie van de workflow te verbeteren.
Scrum methode
Scrum is een meer georganiseerde versie van de agile methodologie en is gericht op strikte sprints van twee weken. Deze sprints worden geëvalueerd en geoptimaliseerd nadat je klaar bent, en de wijzigingen worden doorgevoerd in je volgende sprint.
Het belangrijkste punt om op te merken over scrum is dat het zich richt op het optimaliseren van de tijd die nodig is om je project af te ronden en dat het werk sneller gedaan wil krijgen. Voor velen die de efficiëntie van hun workflow willen verbeteren, is dit zeer aantrekkelijk.
Het team gebruikt een scrumbord, vergelijkbaar met het kanbanbord, waarop je de vereiste taken in de sprintbacklog ordent en van daaruit verder werkt.
Een belangrijk kenmerk van het scrum framework is dat het verschillende rollen in het project prioriteit geeft, waaronder de scrum master. De scrum master komt samen met de product owner om de sprintvereisten te bepalen en faciliteert dan de voltooiing van het werk voor de rest van het team. De scrum master is ook verantwoordelijk voor het oplossen van problemen binnen het proces en zorgt ervoor dat dingen op tijd worden gedaan.
Deze focus op cyclische verbeteringen en het voortdurend streven naar efficiëntere resultaten maakt de scrum-methodologie erg populair bij teams die hun workflow efficiënter willen maken.
Conclusie over workflowefficiëntie
Of het nu gaat om agile, kanban, scrum of je eigen persoonlijke strategie, er zijn heel veel verschillende manieren om de efficiëntie van workflows te verbeteren. Deze strategieën zijn nuttig, maar ze werken allemaal naar hetzelfde doel toe: projecten sneller en beter afkrijgen.
Hopelijk heeft deze gids je geholpen op je reis naar het optimaliseren van je team, en als je meer wilt weten over hoe samenwerking die reis kan voeden, kijk dan eens naar Fresco .
