التواصل مع الموظفين: التعريف والأهمية والنصائح

التواصل مع الموظفين: التعريف

غالبًا ما يتم تعريف التواصل مع الموظفين على أنه تبادل المعلومات والأفكار بين إدارة المؤسسة والموظفين والعكس صحيح.

من الضروري لنجاح المؤسسة أن يكون هناك العديد من القنوات المختلفة المتاحة للتواصل مع موظفيك وكذلك مع عملائك. ومن المؤكد أن وسائل التواصل الاجتماعي قد زادت بالتأكيد من نطاق التواصل.

مع ظهور وسائل التواصل الاجتماعي، ازداد عدد خيارات التواصل. يمكنك مشاركة المعلومات بين موظفيك بشكل فوري تقريباً. ومع زيادة سرعة التواصل، تتغير أيضاً تحديات التواصل بفعالية.

البريد الإلكتروني، والتواصل المباشر وجهاً لوجه، والمحادثات المباشرة، هناك العديد من القنوات المختلفة للتواصل الفعال مع الموظفين. ولكن أيضًا، ما يصلح لمؤسسة ما قد لا يصلح لمؤسسات أخرى. تحتاج إلى تحديد طريقة التواصل التي تعمل بشكل مثالي داخل مؤسستك.

لقد تغير تواصل الموظفين على مر السنين، ففي العقد الماضي كان معظم التواصل وجهاً لوجه. أما الآن فلدينا عدد كبير من قنوات التواصل المختلفة.

التواصل الفعال هو أن يكون موظفوك على اطلاع جيد وأن تعمل جميع الوظائف بسلاسة في المؤسسة. تحتاج المؤسسات إلى إنشاء برنامج تواصل عالمي المستوى وجذاب. يجب عليهم الاستفادة من الملاحظات الواردة من قسم الموارد البشرية لتحسين قنواتهم الداخلية.

اعرف المزيد: نموذج أسئلة استبيان مشاركة الموظفين

طرق التواصل مع الموظفين

هناك العديد من القنوات التي يمكن استخدامها للتواصل مع الموظفين، ولكننا اخترنا منها 3 قنوات:

1. الطرق التقليدية

جرت العادة أن يكون التواصل مع الموظفين عملية من أعلى إلى أسفل. حيث تضع الإدارة السياسات والإجراءات وما إلى ذلك ويتم تعميمها بين الموظفين. هذه الطرق التقليدية هي طريقة واحدة فقط للتواصل.

لتحقيق النتائج المرجوة من المهم، يجب أن تكون قنوات التواصل بطريقتين. فالأوراق والمذكرات والطرق التقليدية كلها جيدة، ولكن العالم يتطور وكذلك يجب أن تتطور ممارساتك.

2. البريد الإلكتروني

تتواصل معظم المؤسسات في جميع أنحاء العالم مع موظفيها عبر رسائل البريد الإلكتروني أو الرسائل الفورية للتواصل اليومي. من التحديثات إلى آخر التطورات المؤسسية يمكن لموظفيك البقاء على اطلاع دائم ومواكبة آخر المستجدات في جميع الأوقات.

ميزة رسائل البريد الإلكتروني هي سرعة التواصل والقدرة على التواصل مع الجميع في المؤسسة في نفس الوقت. ولكن قد يكون هناك عيب كبير يتمثل في افتراض الناس لهجة الخطاب.

3. الهواتف المحمولة ووسائل التواصل الاجتماعي

يحمل موظفوك أداة قوية جدًا للتواصل معهم وهي الهاتف الخلوي. لم تعد الهواتف هذه الأيام مرتبطة بالمكتب. تتيح تقنية الهاتف الخلوي لموظفيك البقاء على اتصال مع كل ما يحدث داخل المؤسسة حتى لو كانوا يعملون عن بُعد.

إحدى المنصات القوية التي اعتمدتها المؤسسات كجزء من التواصل مع الموظفين هي وسائل التواصل الاجتماعي. يمكن لموظفيك الوصول إلى هذه المنصات من أي مكان حرفيًا. كما أن هذه المواقع تزيد بالتأكيد من استخدام الأجهزة المحمولة باليد مما يتيح للجميع أن يكونوا على اتصال دائم بكل ما يدور داخل المؤسسة.

اعرف المزيد: نموذج استبيان تقييم اتصالات الشركة

أهمية التواصل الفعال للموظفين

إن التواصل مع الموظفين ليس علمًا صاروخيًا، ولكن إذا لم يتم بشكل صحيح يمكن أن يكون له تأثير سلبي بالتأكيد. لكن دعنا لا نسلك هذا الطريق، دعنا نبقي الأمور إيجابية، وإليك كيف يمكن أن يكون التواصل الفعال مع الموظفين مفيداً:

1. مشاركة الموظفين: إذا كنت تتواصل بانتظام مع موظفيك وبطريقة فعالة فإنهم يكونون أكثر تفاعلاً أكثر تفاعلاً مع المؤسسة ويكون موقف الموظفين أكثر إيجابية تجاه عملهم والمؤسسة.
2. الاتساق: إذا كان موظفوك على دراية تامة بما يريدون تحقيقه في مؤسسة معينة، فإنك كمؤسسة ستشهد اتساقًا أكبر في نهجك وتقلّ ميول الناس إلى الخروج بتفسيرات لما يعتقدون أنه رأيك فيما قلته.
3. الملاحظات: التواصل المنتظم يدعو الناس إلى الدخول في نقاش صحي. فالتواصل هو حوار في نهاية المطاف، والحوار يحتاج إلى أن يتواصل شخصان أو يعبران عن قلقهما أو يقدمان ملاحظاتهما. وهذا يسهل ثقافة تبادل الأفكار والمعرفة.
4. فهم الأهداف التنظيمية: يساعد التواصل الفعال الموظفين على فهم كيفية مواءمة أهدافهم المهنية مع أهداف المؤسسة. أهدافهم المهنية مع تلك الخاصة بالمنظمة. يمكنهم فهم كيف يمكن أن يتناسبوا مع الصورة الأكبر.
5. التغيير هو الثابت الوحيد: صحيح! ولكن هل موظفوك قادرون على التكيف مع التغييرات المفاجئة؟ إذا تم التواصل مع الموظفين بشكل فعال حول التغيير من حولهم فإنهم يستجيبون له بشكل إيجابي. كما أنه يساعد على تحديد الأبطال في مؤسستك، أولئك الذين هم على استعداد لتقبل التغيير والارتقاء.

5 نصائح لتحسين التواصل بين الموظفين

تخطط معظم المؤسسات بدقة لكيفية إشراك جمهورها الخارجي على أفضل وجه، لكنها تنسى بسهولة أهم جمهورها: الموظفون. تحرص المؤسسات عالية الأداء على أن يكون التواصل مع الموظفين من أولوياتها، وهذا أحد أسباب تميزها!

فيما يلي أهم 5 نصائح لتحسين التواصل بين الموظفين في مؤسستك

1. التواصل بوضوح وشفافية

لن يؤدي الإفراط في استخدام المصطلحات أو المصطلحات التقنية إلا إلى مزيد من سوء الفهم. كن واضحاً أثناء التواصل.

2. ضبط النغمة

تحتاج الإدارة والقيادة في المنظمة إلى تحديد النغمة الصحيحة. وعليهم أن يكونوا في متناول الجميع وعليهم أن يفهموا أن هناك علاقة معينة بين الاتصالات الاستراتيجية للموظفين وتحقيق الأهداف التنظيمية.

3. تعرّف على موظفيك

لا تحتاج إلى التواصل بشكل مختلف مع الموظفين المختلفين، بل تحتاج فقط إلى معرفة موظفيك. لفهم تصور استبيانات الموظفين بانتظام.

4. استخدام قنوات متعددة

يحتاج معظم الناس إلى سماع الرسالة أو قراءتها عدة مرات، على الأقل تضيع الرسالة في الترجمة. وزع رسالتك عبر قنوات مختلفة بحيث تصل إلى الناس في الوقت المناسب.

5. قياس الفعالية

لا ينبغي أن يكون أي تواصل بدون هدف محدد، وإلا ضاع الغرض من التواصل تمامًا. هناك العديد من الطرق لتسهيل التواصل، ولكن ما الفائدة من التواصل إذا لم يجد آذاناً صاغية. تأكد من قياس المشاركة بانتظام واسأل الموظفين عما إذا كانت استراتيجية التواصل ناجحة.

تعرّف على: أمثلة على تجربة الموظف في مكان العمل

يحظى QuestionPro Workforce بثقة العديد من المؤسسات في مراقبة وقياس ومراقبة وقياس تحسين تجربة موظفيهم (EX) العمليات. اشترك للاطلاع على المزايا التي يقدمها.