Un système de gestion de base de données pour votre entreprise n’en est peut-être qu’à ses débuts. Si c’est le cas, vous devez savoir que les données explicites sont l’un des types de données essentiels que vous pouvez collecter et diffuser pour soutenir votre organisation.
Et si vous le comprenez parfaitement, vous pouvez assurer le succès de votre entreprise. Dans ce blog, nous aborderons donc tout ce qu’il faut savoir sur les données explicites : ce qu’elles sont, comment les collecter et les stocker, leurs avantages, leurs stratégies et des exemples.
Qu’est-ce qu’une donnée explicite ?
Les données explicites sont des informations présentées à dessein et acceptées à leur valeur nominale sans autre interprétation ou analyse. Elle comprend les informations fournies dans les enquêtes et les demandes d’adhésion.
Les données explicites sont des informations et des données faciles à dire, à écrire et à partager. Imaginons que vous ayez créé une nouvelle application WordPress et rédigé des instructions détaillées sur son utilisation. Ces instructions sont vos données explicites. Il doit y avoir plus d’informations à ce sujet.
Contrairement aux données implicites, qui ne peuvent être extraites qu’à partir de l’examen des données explicites, il s’agit d’informations soumises volontairement.
Supposons que, dans le cadre d’une demande d’adhésion en ligne à un magasin, des informations explicites sur le lieu de résidence et le lieu de travail du demandeur puissent révéler des informations implicites sur le magasin qu’il est le plus susceptible de fréquenter et sur les meilleurs moments pour l’y surprendre.
Une explication plus approfondie du guide pratique des données explicites
Les données explicites sont des informations qui peuvent être organisées, stockées, interprétées et partagées de manière utile. Ces informations sont généralement partagées avec d’autres personnes par le biais de bases de données, de manuels, de livres ou de vidéos qui montrent comment faire quelque chose.
Le rapport financier de votre entreprise, qui indique les recettes et les dépenses, est un exemple car d’autres personnes peuvent accéder à ces informations, les lire et les utiliser.
Capturer et stocker efficacement les données explicites de votre entreprise.
Les données explicites peuvent être le moteur de la croissance de votre organisation ou de votre entreprise, elles méritent donc d’être capturées et stockées. Voici comment procéder :
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Documentez votre travail avec précision :
Chaque fois que vous travaillez sur quelque chose de nouveau, essayez d’écrire et de rassembler des faits explicites essentiels sous forme de documentation ou de livres et tenez-les à jour. Parcourez également votre liste de documentation et complétez les données manquantes, par exemple :
- Renseignez-vous auprès de votre personnel sur les lacunes et les mises à jour des données.
- Examinez les commentaires des consommateurs pour voir s’ils ont besoin d’informations supplémentaires.
- Évaluer les performances des équipes qui pourraient avoir besoin de plus d’informations.
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Élaborer des lignes directrices explicites en matière de création de contenu :
Les données explicites sont une ressource dynamique qui évolue au fur et à mesure que les employés et les membres de l’équipe influencent le développement et la structure de votre entreprise. Au fur et à mesure que votre entreprise se développe, une structure de production et de développement de contenu est vitale.
Sans une structure suivie par l’ensemble de l’équipe de création de contenu, le personnel écrivait dans des formats et des styles différents, ce qui entravait le flux de travail. Vous avez besoin d’une solution de gestion des connaissances robuste qui vous donne un contrôle total sur le formatage et l’organisation afin de garantir une documentation uniforme.
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Segmentation de la documentation de la base de données :
Il n’est pas agréable de parcourir une mer de données et de documents dans la bibliothèque de votre entreprise à la recherche d’une petite information. Au fur et à mesure que votre organisation se développe, la documentation stockée risque de s’enchevêtrer, rendant difficile la recherche de ce dont vous ou votre équipe avez besoin.
Si les informations correctes ne sont pas disponibles au moment voulu, elles sont inutiles pour votre personnel et vos clients. La solution consiste à segmenter et à catégoriser de manière appropriée l’ensemble de la base de données dès le départ.
Pourquoi est-il bon pour votre entreprise d’enregistrer les connaissances explicites ?
Maintenant que nous les avons définies, vous vous demandez peut-être pourquoi vous devriez collecter et partager des données explicites. Voici les principales causes :
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Créer une base de connaissances pour les employés.
La création d’une base de données interne contenant des informations sur l’entreprise, les produits et les services, et son accès par les employés peuvent aider votre entreprise de nombreuses façons. Le personnel en place peut affiner ses connaissances et ses compétences tout en formant les nouveaux.
Lorsque votre organisation dispose d’une documentation interne sur les données, il est facile d’en connaître l’état, les nouveaux projets, etc. Ils auront également accès aux informations et aux ressources nécessaires pour prendre des décisions plus rapides et plus intelligentes pour votre entreprise.
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Améliorer le service à la clientèle et la communication.
Le fait de documenter des données explicites pour votre entreprise améliore la communication entre les employés, car tout le monde peut consulter, lire et comprendre les mêmes informations.
Il permet également à votre personnel d’assistance d’offrir un meilleur service à la clientèle, car il peut accéder à tous les faits et à toutes les données sans avoir à solliciter les personnes âgées. Ils peuvent communiquer clairement ce qui doit être fait ou réparé.
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Renforcer la crédibilité et éviter les erreurs.
Conformément à l’objectif d’une communication claire, le fait de rédiger vos politiques et procédures sous forme de données explicites pour votre équipe réduira le risque d’erreurs de la part des employés. Lorsqu’ils effectuent une tâche ou aident un client, les employés peuvent consulter la documentation existante afin de suivre les procédures appropriées et d’effectuer leur travail correctement.
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Suivre facilement les progrès accomplis et éviter les doublons.
Organisez des données explicites dans la base d’informations de votre entreprise sous votre nom de marque afin de garder une trace de plusieurs projets et responsabilités. Ainsi, les solutions de l’organisation peuvent être documentées et réutilisées.
Les employés pourraient s’inspirer des succès des autres plutôt que de résoudre des difficultés comparables dès le départ. Cette compréhension permet de s’assurer qu’aucun membre de l’équipe ne reproduit des faits ou des informations documentés. Il y aura moins de temps perdu à refaire le travail.
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Prévenir la perte de données de l’entreprise
Comment le stockage explicite des données peut-il aider votre organisation à éviter la perte d’informations ? Le départ d’un membre important de votre équipe peut créer un manque de données, surtout s’il était le seul à savoir comment gérer un aspect crucial de votre activité. Si vous documentez des données précieuses, vous pouvez vous assurer que cela ne se produira pas et que personne ne pourra les copier.
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Améliorer les produits et les procédures.
Les données explicites vous permettent d’élaborer des méthodes et des procédures normalisées qui aident votre organisation à exceller. Il suffit de capturer, d’enregistrer, d’organiser et de partager les connaissances communes de votre entreprise.
Vous pouvez l’utiliser pour produire de nouvelles idées et améliorer votre entreprise, ce qui garantit une croissance exponentielle.
Stratégies explicites de gestion des données
Il est difficile de documenter et de maximiser les données explicites. Ce défi exige une planification, une stratégie et un système de gestion des données fiable, car il permet à votre organisation d’utiliser ses connaissances et d’atteindre le succès financier à terme.
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Fixer des objectifs clairs en matière de saisie et de transfert de données.
Vous devez définir des objectifs clairs pour capturer et transférer les données explicites de votre travail. Il est essentiel d’identifier quand et comment votre organisation perd son expertise et quelles sont les informations dont votre personnel a besoin. Sur la base de ces théories, créez des objectifs à court et à long terme.
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Combler rapidement les lacunes en matière de données.
Ensuite, repérez vos lacunes en matière d’information dans la base de données et les documents qui doivent être mis à jour, comme nous l’avons dit. Voyez quels sont les sujets manquants ou comment une copie peut être améliorée. Demandez à vos employés quelles sont les connaissances qu’ils souhaitent documenter. Examinez vos procédures pour identifier les tâches qui doivent être enregistrées.
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Choisir un outil de pointe pour collecter et partager des données explicites.
Mais supposons que vous ne disposiez pas d’outils et de solutions pour rassembler vos données et les présenter de manière attrayante. Dans ce cas, vous ne pouvez pas gérer vos données explicites. Parce qu’un système de gestion des données est essentiel à votre plan, vous avez besoin d’un outil qui vous aide à gérer les données de manière centralisée tout en permettant aux contributeurs d’accéder au système.
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Recueillir des commentaires à l’aide de l’analyse et des fonctionnalités
Concevoir la meilleure documentation possible sur le site web et évaluer son succès à l’aide d’analyses et de rapports approfondis. La veille stratégique pratique repose sur la synergie entre l’analyse et le reporting, où l’analyse permet de découvrir des informations précieuses et le reporting de communiquer ces résultats aux parties prenantes. Demandez aux consommateurs, aux visiteurs du site web ou aux coéquipiers s’ils trouvent vos informations utiles et faciles à comprendre.
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Conclusion
Les consommateurs qui soumettent activement les informations sont des données explicites. Le nom, le sexe, l’adresse électronique et l’adresse personnelle sont souvent donnés après la première transaction d’un client ou lors de l’inscription à un bulletin d’information ou à d’autres informations en ligne.
À partir de ces données, les entreprises peuvent ajuster les paramètres afin de proposer des options susceptibles d’attirer les acheteurs, par exemple en mettant en avant les modes populaires dans la région où ils se trouvent.
QuestionPro est plus qu’un simple logiciel d’enquête, car il offre des solutions à tous les problèmes et à toutes les entreprises. En outre, nous disposons d’outils de gestion des données tels que notre référentiel de recherche: InsightsHub.
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