Het is nooit gemakkelijk om je werknemers de organisatie te zien verlaten. Sommigen vertrekken voor betere kansen in het veld, sommigen voor betere functies, sommigen vanwege hun managers en nog vele andere redenen. Personeelsverloop is in wezen van tweeërlei aard, vrijwillig en onvrijwillig. Werknemers die uit eigen beweging vertrekken vallen in de vrijwillige emmer, terwijl werknemers die gevraagd worden om te vertrekken in de onvrijwillige emmer vallen. Hoe dan ook, de organisatie lijdt eronder als een werknemer vertrekt.
Er wordt aangenomen dat meer dan 50% van alle wereldwijde organisaties moeite heeft om hun medewerkers met een hoge waarde te behouden.
Waarom exit-enquêtes onder het personeel?
Eén-op-één gesprekken met werknemers zijn belangrijk om te weten wat ze doen, hoe ze zich voelen en wat er gedaan kan worden om hun ervaring te verbeteren. Hetzelfde moet ook gebeuren voor exitgesprekken; managers moeten de werknemers ontmoeten, zelfs als ze besloten hebben om naar een andere organisatie over te stappen.
Wat zijn de voordelen van exitgesprekken?
Hoewel het bij de meeste organisaties een standaard HR-praktijk is, voeren veel organisaties geen exitgesprekken met het personeel. Het is voor alle organisaties noodzakelijk om exitgesprekken te voeren. Hier zijn enkele voordelen van het houden van exitinterviews onder werknemers.
Gegevens om veranderingen teweeg te brengen
Vertrekkende werknemers zijn tijdens hun exit-enquête eerlijk en openhartig. Dit helpt bij het identificeren van problemen waar managers of het HR-team mogelijk geen weet van hebben. Deze gegevens zijn een goudmijn om te weten welke menselijke processen moeten worden verbeterd en hoe.
Informatie voor supervisors
Vertrekkende werknemers kunnen gegevens of tips geven waarvan hun leidinggevenden niet op de hoogte zijn. Als je dit weet en je supervisors op de hoogte brengt van deze informatie, kun je eventuele hiaten opvullen. Dit kan zeker helpen om het vertrek uit een specifieke functie of een specifiek team te beperken.
Verplichtingen onderzoeken
Veel bedrijven hebben verschillende exit-clausules en -clausules in personeelscontracten. Exitgesprekken zijn het perfecte moment om dergelijke verplichtingen te bespreken die zowel de werkgever als de werknemer hebben. Je kunt ook belangrijke en gevoelige aspecten bespreken, zoals gegevensbeveiliging, opslag en delen.
Referenties
Zelfs als werknemers vertrekken, ongeacht de reden, kunnen ze hun vrienden en familie altijd doorverwijzen naar de organisatie. Maak gebruik van exit-interviews om referenties te krijgen; doorverwijzingen worden door aanwervers nog steeds meer vertrouwd dan vacaturesites.
3 Voorbeelden van essentiële exit-interviews
Nu we weten dat exitgesprekken cruciaal zijn om de redenen achter het vertrek van een werknemer te begrijpen, laten we eens kijken naar enkele voorbeeldsjablonen. Deze geven je een idee van welke vragen in welke volgorde of in welke secties gesteld moeten worden in de exit-enquêtes van je werknemers.
1. Google Inhuren
Bron: https://hire.google.com/
Hire, een wervingsapplicatie op basis van kunstmatige intelligentie (AI) van Google, is ontworpen en gebouwd om het wervingsproces voor talent te vereenvoudigen en efficiënter en effectiever te maken. Managers van talentacquisitie kunnen hun administratieve processen stroomlijnen door te synchroniseren met Gmail, Google Agenda en andere G Suite-integraties.
Deze sjabloon bevat duidelijk in kaart gebrachte aspecten, en dit maakt de sjabloon zo goed. Het helpt om aspecten en redenen achter het vertrek van een werknemer aan het licht te brengen. Dit is erg handig voor teams om hun teamleden en het vertrek van medewerkers beter te beheren.
2. Inderdaad
Bron: https://www.indeed.com/
Indeed, gelanceerd in november 2004, doet het werk van een zoekmachine voor wereldwijde vacatures. Indeed heeft een gezamenlijk hoofdkantoor in Austin, Texas, en Stamford, Connecticut, en heeft kantoren over de hele wereld. Indeed is een van de dochterondernemingen van het Japanse Recruit Co. Ltd.
De vragensjabloon voor exit-enquêtes werkt omdat deze gedetailleerd is en vragen bevat die echt tot op de bodem gaan van het vertrek van een werknemer. De sjabloon houdt rekening met organisatorische voordelen, extraatjes, de rol van de supervisor, enz. Het bevat ook een open vraag aan het einde, zodat werknemers eventuele aanvullende opmerkingen kunnen plaatsen.
3. Universiteit van Pennsylvania
Bron: https://www.hr.upenn.edu/
De University of Pennsylvania, ook bekend als UPenn, is een Ivy League-onderzoeksuniversiteit en bestaat uit 12 graduate en professional schools en vier undergraduate schools. De privéuniversiteit is gevestigd in Philadelphia, Pennsylvania.
De sjabloon heeft veel vraagtypes en dat maakt hem effectief. Er is een goede mix van open vragen, gesloten vragen en waarderingsvragen. De sjabloon voor de exit-enquête voor werknemers heeft ook verschillende secties, een aspect dat zeer nuttig is om problemen te isoleren of aan het licht te brengen.
Alle enquêtesjablonen bekijken
Wat is de juiste aanpak en het juiste moment om exitgesprekken met werknemers te voeren?
Veel organisaties voeren exitgesprekken met het personeel op de laatste dag of de laatste week van de baan van een werknemer. Het kan een routineproces zijn met je HR-manager in de vorm van een persoonlijk gesprek, een online enquête, een telefonisch gesprek, enz. Een online enquête is een ideale manier, zeker nu, vanwege de hoge succes- en voltooiingspercentages. Wat sommige organisaties doen, en veel andere ook, is enquêtes houden over een periode van een paar dagen of weken. Op deze manier krijg je meer inzichten dan anders, zodat je diep kunt gaan om eventuele problemen in je processen op te lossen. Als het vertrek van een werknemer onaangenaam was, laat een paar dagen wachten de situatie afkoelen om meer rationele en constructieve feedback uit te lokken.
Jarenlang was het altijd de HR-professional die het exitgesprek voerde, maar dat hoeft niet altijd zo te zijn. Dit geldt voor veel kleine bedrijven of startende ondernemingen. Het kan een senior zijn of iemand die de werknemer als mentor ziet. Je zou het interviewproces kunnen uitbesteden aan organisaties die gespecialiseerd zijn in exitmethoden voor werknemers. Ze zijn getraind in actief luisteren, het begrijpen van problemen en kunnen organisaties helpen hun personeelsinitiatieven te verbeteren en verloop tegen te gaan.
Alle sjablonen voor HR-enquêtes bekijken
Waarom een enquêteplatform of -tool voor exitgesprekken gebruiken?
Online tool of software voor personeelsbeëindiging zoals QuestionPro Workforce helpt HR-professionals uitstekend bij het uitvoeren van exit-enquêtes. HR-professionals kunnen het platform voor exit-enquêtes gebruiken om interviews af te nemen en belangrijke en gevoelige gegevens over mensen te verzamelen, deze te analyseren en te gebruiken om de processen van de organisatie te verbeteren. Hier zijn vier belangrijke toepassingen van een exitgesprek voor medewerkers:
- Bespaart veel tijd: Stel je een tool voor met vooraf ingestelde sjablonen die je gewoon kunt implementeren. Niet alleen dat, maar je kunt ze ook naar wens aanpassen of een geheel nieuwe enquête maken. Het platform is eenvoudig te begrijpen, gebruiksvriendelijk en wordt geleverd met allerlei ondersteunende literatuur.
- Hiermee kunt u toegangscontrole toewijzen: Exit-enquêtes onder werknemers bevatten vertrouwelijke gegevens. Deze tools zijn ontworpen met het oog op privacy en anonimiteit. Hiermee kan de toegang tot gesprekken en werknemers worden beperkt tot of voor bepaalde werknemers.
- Inzichten verzamelen: Het verzamelen van personeelsinformatie is slechts de eerste fase. De volgende en belangrijkste fase zijn de gegevens om positieve veranderingen teweeg te brengen in je personeelsinitiatieven. Je kunt allerlei soorten sentimentanalyse, trendanalyses, enz. uitvoeren om diepgewortelde problemen aan het licht te brengen.
- Hiermee kun je: Portalen voor exitgesprekken met personeel kunnen niet alleen functioneel maar ook thematisch worden aangepast. Het kan worden aangepast aan de huisstijl, thema’s, enz. van je organisatie, waardoor het geloofwaardig wordt en vertrouwen wekt.
