Alle bedrijven moeten goederen of diensten kopen om in hun dagelijkse behoeften te voorzien. Als je geen formele manier hebt om dingen en diensten te kopen, geef je misschien meer uit dan nodig is. Hier komt het aankoopproces.
Hoe je je inkoopproces instelt, heeft een grote invloed op je bedrijf, niet alleen wat betreft het beheren van kosten en uitgaven, maar ook wat betreft hoe goed het loopt. Door een paar stappen en best practices voor je inkoopproces te leren en te gebruiken, kun je verspilling tegengaan en je bedrijf beschermen tegen onnodige risico’s en kosten.
En je kunt ook workflows creëren die elke bestede dollar optimaal benutten in termen van efficiëntie, winst en teruggewonnen waarde.
Wat is het aankoopproces?
De stappen die een bedrijf neemt om een aankoop te doen, worden het aankoopproces genoemd. Bedrijven moeten meestal een formeel proces doorlopen als ze iets kopen. En als ze iets willen kopen, moeten ze misschien onderzoek doen, input krijgen van verschillende afdelingen, onderhandelen en betalingen doen.
Het inkoopproces omvat eenvoudige en essentiële procedures die organisaties en individuen gebruiken om dingen te kopen die ze nodig hebben.
Het kan verschillen afhankelijk van hoe een bedrijf werkt en wat het nodig heeft, maar de stappen in dit proces omvatten meestal het volgende:
- Aankoopaanvragen beoordelen en goedkeuren
- Een inkooporder maken en versturen
- Onderhandelen over prijzen, contracten of hoe te betalen
- Uitgaven bijhouden
Bij het inkoopproces zijn veel mensen betrokken, zoals inkoop- en financiële teams, aanvragers, goedkeurders, leveranciers en de inkoop- en crediteurenafdelingen.
Het belang van een inkoopproces
Het formele aankoopproces is om veel redenen heel belangrijk voor je. Laten we enkele belangrijke punten op een rijtje zetten om het belang ervan te begrijpen:
Kostenbesparingen
Het aankoopproces is als een geldbesparende superheld. Hiermee kun je prijzen vergelijken, kortingen zoeken en onderhandelen over deals. Dit betekent dat je het beste voor je geld krijgt. Met een goed gestructureerd proces kun je impulsieve aankopen vermijden en ervoor zorgen dat je je geld verstandig uitgeeft.
Kwaliteit
Je wilt er zeker van zijn dat wat je koopt je geld waard is. Met een goed aankoopproces kun je de kwaliteit van producten of diensten onderzoeken en beoordelen. Het stelt je in staat om weloverwogen beslissingen te nemen en voorkomt dat je belandt bij artikelen die ondermaats zijn of slordige diensten die je zouden kunnen teleurstellen.
Wettelijke bescherming
Het moderne aankoopproces fungeert als juridisch schild. Hierin staan de voorwaarden van je aankoop, die cruciaal kunnen zijn als er problemen ontstaan. Het zorgt ervoor dat jij en de verkoper op één lijn zitten, waardoor de kans op misverstanden of geschillen afneemt. Als er iets misgaat, kan een duidelijk proces je ticket zijn naar een eerlijke oplossing.
Efficiëntie en tijdmanagement
Tijd is kostbaar en een gestructureerd aankoopproces helpt je om er het beste van te maken. Het stroomlijnt je winkel- of inkoopactiviteiten, waardoor het hele proces sneller en efficiënter verloopt. Je verspilt geen tijd met het rennen van winkel naar winkel of eindeloos zoeken naar producten online. In plaats daarvan volg je een goed georganiseerd plan dat je tijd en moeite bespaart.
Transparantie en verantwoording
Het aankoopproces is als een transparant venster in je uitgaven. Het houdt alles open en zichtbaar, wat essentieel is voor persoonlijke financiën en bedrijfsvoering. Deze transparantie vermindert de kans op fraude of fouten bij je aankopen.
Je weet waar je geld naartoe gaat, waarom je het uitgeeft en wie verantwoordelijk is voor elke stap in het proces.
Wat is het verschil tussen het inkoop- en inkoopproces?
Laten we het hebben over het verschil tussen inkoop- en inkoopprocessen:
Inkoopproces
Tijdens het aankoopproces concentreer je je op het kopen van dingen. Het is alsof je naar de winkel gaat en de producten uitkiest die je nodig hebt. Dit deel draait om het vinden van de beste prijs, onderhandelen over deals en de daadwerkelijke aankoop.
In zekere zin is kopen een eenmalige deal. Je koopt wat je nodig hebt en als het klaar is, ga je verder. Het is meer een transactie.
Inkoopproces
Zie inkoop als een groter geheel. Het gaat niet alleen om het kopen van spullen, maar ook om het hele proces om te krijgen wat je organisatie nodig heeft. Het omvat het vinden van de juiste leveranciers, het onderhandelen over contracten, het beheren van relaties en zelfs het nadenken over de langetermijnimpact van je aankoopbeslissingen door de aankoopafdeling.
Inkoop is als een hele reis. Het gaat er niet alleen om dat je dingen één keer koopt, maar dat je je aankopen over een langere periode beheert. Het is iets strategischer, zoals plannen voor de toekomst.
Het belangrijkste verschil is dus dat inkoop de kortetermijnactie van kopen is, terwijl inkoop de grotere langetermijnstrategie is van hoe je organisatie krijgt wat ze nodig heeft. Beide zijn belangrijk, maar ze richten zich op verschillende aspecten van het koopproces.
In een grotere organisatie speelt een toegewijd inkoopteam een sleutelrol bij het ontwikkelen en uitvoeren van de inkoopstrategie voor de lange termijn, om ervoor te zorgen dat de organisatie in de loop der tijd de beste waarde uit haar aankopen haalt.
Belangrijkste stappen van het aankoopproces
Meestal is het aankoopproces een cyclus, waarbij voor elke fase informatie en machtigingen nodig zijn. Elk bedrijf voegt zijn eigen accenten toe. Maar over het algemeen volgt het koopproces een bekend patroon van stappen. Ze staan hieronder:
Bedrijfsbehoeften begrijpen
Hoewel dit niet echt een stap is, is het een uitstekende plek om te beginnen als je wilt beheren hoe een bedrijf geld uitgeeft, manieren wilt vinden om geld te besparen, wilt bezuinigen op uitgaven die niet nodig zijn en problemen met de toeleveringsketen wilt aanpakken.
Als een bedrijf bijvoorbeeld een groot aantal goederen nodig heeft, zoals mobiele telefoons, is er misschien een mogelijkheid om kortingen te bedingen.
Een inkoopaanvraag maken
Het aankoopproces begint wanneer iemand een aankoopaanvraag doet en deze verstuurt. Je kunt dit proces versnellen en het aanvraagproces verbeteren door een standaard aanvraagformulier te maken. Op deze manier zijn de aankoopaanvragen hetzelfde en voldoen ze aan de behoeften van je team op het gebied van gegevensbeheer.
Screen de aanvragen
Het screenen van aankoopaanvragen zorgt ervoor dat alle aankopen van het bedrijf correct zijn, het budget niet overschrijden en, nog belangrijker, echt nodig zijn.
Leveranciers zoeken
Zodra het verzoek is gescreend en goedgekeurd voor sourcing, gaat het inkoopteam op zoek naar leveranciers of verkopers die aan het verzoek kunnen voldoen. Hiervoor moet je meer leren over strategic sourcing en het belang ervan voor het vinden van de beste leveranciers.
Verzoek om voorstellen
Zodra de beste producten zijn gevonden, is het gebruikelijk dat het inkoopteam om offertes vraagt om er zeker van te zijn dat de producten of diensten binnen het budget vallen, op tijd kunnen worden geleverd en voldoen aan het beleid of de vereisten van uw bedrijf.
Onderhandelen over kosten en contractvoorwaarden
Soms zijn alle vakjes aangevinkt, behalve de prijs of de betalingsvoorwaarden. Het kan bijvoorbeeld zijn dat de kwaliteit moet worden verbeterd, maar dat de leverancier de enige is die op een bepaalde datum aan de vraag kan voldoen. In dit geval zal de inkoopmanager proberen te onderhandelen over een redelijker aankoopbedrag.
Goedkeuring
De aankoopaanvraag wordt voorbereid voor definitieve goedkeuring als elke stap van het proces, inclusief kosten, levering en betaling, voldoet aan de specificaties. Als de aanvraag wordt afgewezen, informeert het inkoopteam de aanvrager of probeert het een andere bron of leverancier te vinden.
Een gebrek aan goedkeuring van een afdelingsmanager, dubbele aankopen, hoge kosten en onvoldoende waarde voor het bedrijf zijn enkele redenen waarom het kan worden afgewezen.
Een inkooporder uitgeven
Zodra alle goedkeuringen binnen zijn, maakt het inkoopteam een inkooporder op basis van de details van de goedgekeurde inkoopaanvraag en stuurt deze naar de gekozen leverancier of verkoper om te worden ingevuld voor evaluatie door de leverancier.
Beste praktijken voor het inkoopproces
Gebruik de volgende best practices om het aankoopproces soepel te laten verlopen.
Het efficiënte inkoopproces automatiseren
Probeer waar mogelijk het inkoopproces te automatiseren. Met software voor aankoopautomatisering kan een bedrijf de tijd verkorten die nodig is om iets te kopen, het mensen makkelijker maken om hun werk te doen, fouten verminderen en het papierwerk verminderen.
Software voor aankoopautomatisering is handig als je bedrijf herhaaldelijk veel inkoopt bij dezelfde leveranciers.
Houd een nauwkeurige administratie bij
Houd het hele aankoopproces nauwkeurig bij. Het bevat gegevens over mogelijke leveranciers, onderhandelingen, verkoop, retouren en andere transacties. Misschien wil je overstappen naar een andere leverancier of heb je een probleem met de leverancier die je al hebt.
Het nauwkeurig bijhouden van elke stap in het aankoopproces helpt problemen en extra werk in de toekomst te voorkomen.
Herzie uw behoeften vaak
De behoeften van een bedrijf veranderen voortdurend. Soms heeft een bedrijf iets compleet nieuws nodig en soms heeft het een andere versie nodig van iets dat het al heeft. Maak er een vast onderdeel van om te kijken wat je nu nodig hebt en of de dingen die je koopt aan die behoeften voldoen.
Door regelmatig een oogje in het zeil te houden, kun je problemen opsporen en sneller verhelpen. Het laat je bedrijf groeien terwijl je verstandige uitgavenbeslissingen neemt.
Conclusie
Het aankoopproces is voornamelijk transactioneel en systematisch. Maar je moet nog steeds deskundige strategieën gebruiken om je bedrijf nog meer te helpen. Met behulp van de stappen en best practices die we hebben gedeeld, zal uw inkoopteam jarenlang besparingen en efficiëntie bereiken.
Nu is het tijd om je aankoopproces te creëren. Je zult je markt, bedrijf en klanten moeten analyseren. Als je hulp nodig hebt bij het analyseproces, staat QuestionPro voor je klaar.
QuestionPro CX is enquêtesoftware die u helpt uw bedrijf te analyseren en uw klantenfeedback te beheren. Neem meteen contact met ons op om te bespreken hoe we dit kunnen doen.
Veelgestelde vragen (FAQ)
Het inkoopproces zijn de stappen van een organisatie om producten en diensten efficiënt in te kopen.
Inkoop is de koopactie op korte termijn, terwijl inkoop de langetermijnstrategie is voor het verwerven van wat een organisatie nodig heeft.
Voortdurend relatiebeheer met leveranciers en evaluaties na aankoop worden uitgevoerd om waarde en kwaliteit op de lange termijn te garanderen.
