การจัดระเบียบข้อมูลเป็นกระบวนการจัดเรียงข้อมูลดิบออกเป็นหลายประเภทแล้วจัดเรียง การสังเกตตัวแปรต่าง ๆ รวมอยู่ในข้อมูลดิบนี้ การจัดระเบียบข้อมูลมีสิ่งต่างๆ เช่น การจัดระเบียบเกรดที่นักเรียนได้รับสําหรับหลายสาขาวิชา
เวลาที่ใช้ในการค้นหาข้อมูลใดๆ จาก แหล่งข้อมูล ที่ไม่เคยมีโครงสร้างมาก่อนจะเพิ่มขึ้นเมื่อเวลาผ่านไปและปริมาณข้อมูลของเราก็เพิ่มขึ้น แม้ว่าการจัดระเบียบข้อมูลในรูปแบบต่างๆ อาจใช้สําหรับเอกสารดิจิทัล แต่ผู้เชี่ยวชาญด้านไอทีบางคนใช้สิ่งนี้กับบันทึกทางกายภาพเป็นหลัก
บางครั้งเราวิเคราะห์ข้อมูลเป็นเวลานาน กระนั้นก็ยากที่จะจําได้ส่วนใหญ่ถ้าวัสดุนั้นกว้างขวางและซับซ้อน จิตใจของมนุษย์เริ่มนึกภาพสิ่งต่าง ๆ เพื่อให้น่าจดจํายิ่งขึ้น การจัดระเบียบข้อมูลเหมือนกัน รวบรวมและนําเสนอข้อมูลที่ตีความได้ง่าย การจัดการข้อมูลหรือสถิติเป็นแนวทางที่ดีที่สุดในการแสดงข้อมูล
เรียนรู้เกี่ยวกับ: การจัดการข้อมูลลูกค้า
บล็อกนี้จะอธิบายวิธีจัดระเบียบข้อมูล เคล็ดลับที่ดีที่สุด และแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุด
วิธีการจัดระเบียบข้อมูล?
การจัดระเบียบข้อมูลเป็นกระบวนการใส่ข้อมูลลงในกลุ่มและหมวดหมู่เพื่อให้ใช้งานได้ง่ายขึ้นเพื่อให้สามารถเข้าถึงประมวลผลและวิเคราะห์ได้รวดเร็วยิ่งขึ้น
คุณจะต้องจัดระเบียบข้อมูลของคุณด้วยวิธีที่สมเหตุสมผลและเป็นระเบียบที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ คล้ายกับวิธีที่เรารวบรวมเอกสารสําคัญในโฟลเดอร์ไฟล์ เพื่อให้คุณและใครก็ตามที่มีสิทธิ์เข้าถึงข้อมูลสามารถค้นหาสิ่งที่พวกเขากําลังค้นหาได้อย่างรวดเร็ว
ช่วยให้เราสามารถจัดระเบียบข้อมูลเพื่อให้ง่ายต่อการอ่านและใช้งาน การทํางานหรือทําการวิเคราะห์ข้อมูลดิบเป็นสิ่งที่ท้าทาย ดังนั้นในการแสดงข้อมูลอย่างถูกต้องเราต้องจัดเรียง
ในโลกที่ชุดข้อมูลเป็นสินทรัพย์ที่มีค่าที่สุดบางส่วนที่ธุรกิจในภาคส่วนต่างๆ ครอบครอง บริษัทต่างๆ ใช้วิธีนี้เพื่อใช้ สินทรัพย์ข้อมูล ของตนได้ดีขึ้น
ผู้บริหารและผู้เชี่ยวชาญอื่น ๆ อาจใช้ความพยายามอย่างมากในการจัดระเบียบข้อมูลซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของแผนขนาดใหญ่เพื่อปรับปรุงกระบวนการทางธุรกิจรับข่าวกรองธุรกิจที่ดีขึ้นและปรับปรุงรูปแบบธุรกิจโดยทั่วไป
เคล็ดลับและแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสําหรับการจัดระเบียบข้อมูล
บุคคลหลายคนมีข้อเสนอแนะที่แตกต่างกันสําหรับการจัดระเบียบข้อมูล เคล็ดลับสี่ข้อต่อไปนี้ได้รับการยอมรับอย่างกว้างขวางที่สุด:
- กําหนดแบบแผนการตั้งชื่อที่แม่นยําและเชื่อถือได้ ตั้งชื่อไฟล์ของคุณอย่างชัดเจนและสื่อความหมาย โปรแกรมเปลี่ยนชื่อไฟล์อาจใช้เพื่อเปลี่ยนชื่อไฟล์หลายไฟล์หากคุณต้องการโดยอัตโนมัติ
- ชื่อไฟล์ควรสั้นลง หากคุณใช้วันที่ ให้ใช้รูปแบบที่สอดคล้องกัน ละเว้นสัญลักษณ์ทั้งหมด
- รักษาการกําหนดเวอร์ชันไฟล์ที่สอดคล้องกัน แทนที่จะเขียนทับไฟล์ที่ล้าสมัยคุณต้องสร้างไฟล์ใหม่ด้วยชื่อที่แก้ไข การกําหนดเวอร์ชันไฟล์เป็นอีกชื่อหนึ่งสําหรับสิ่งนี้
- สร้างและใช้พจนานุกรมข้อมูลเพื่อสร้างมาตรฐานหมวดหมู่และกําหนดฟังก์ชันของแต่ละรายการ สิ่งนี้จะทําให้ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทั้งหมดในบริษัทของคุณจะได้รับประโยชน์สูงสุดจากชุดข้อมูลที่คุณรวบรวมไว้
ต่อไปนี้คือแนวทางปฏิบัติบางประการที่สามารถใช้เพื่อจัดระเบียบข้อมูลได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น
ใช้ประโยชน์จากการตั้งชื่ออย่างเป็นระบบ
ชื่อของไฟล์และโฟลเดอร์ควรสอดคล้องกันแต่โดดเด่นเพื่อให้สามารถค้นหาและจัดเรียงได้ง่าย รักษาอักขระพิเศษและเว้นวรรคให้น้อยที่สุด (ใช้ขีดล่างแทน) รวมองค์ประกอบต่อไปนี้:
- ชื่อโครงการ/ตัวย่อ
- ประเภทของการทดลอง/เครื่องมือ
- ข้อมูลเกี่ยวกับที่ตั้งของเว็บไซต์ (ถ้ามี)
- ชื่อย่อของผู้วิจัย
- วันที่ (จัดรูปแบบอย่างสม่ําเสมอ เช่น YYYY-MM-DD)
- หมายเลขเวอร์ชัน (เช่น v01)
ในทํานองเดียวกัน ให้ตั้งชื่อไฟล์และไดเร็กทอรีของคุณอย่างมีเหตุผล ไม่ควรอธิบายไฟล์โดยใช้ชื่อโฟลเดอร์เนื่องจากอาจถูกย้ายในอนาคต ข้อความสั้น ๆ หรือไฟล์ README ที่เพิ่มลงในโฟลเดอร์สามารถช่วยผู้อ่านในอนาคต (รวมถึงตัวคุณเอง) ในการทําความเข้าใจเนื้อหาและบริบท
การควบคุมเวอร์ชัน
เก็บบันทึกเวอร์ชันหากคุณต้องการกลับไปใช้ข้อมูลเดิมของคุณ ห้ามแก้ไขข้อมูลดิบ รักษาสําเนาไว้เสมอโดยไม่เสียหาย! สําเนาของไฟล์ต้นฉบับควรได้รับการตรวจสอบ จัดเรียง ปรับแต่ง หรือเปลี่ยนแปลงเท่านั้น
รูปแบบไฟล์
บันทึกสําเนาข้อมูลของคุณในรูปแบบข้อความธรรมดาทุกครั้งที่ทําได้เพื่อให้แน่ใจว่ามีการเก็บรักษาไว้ในระยะยาว (เช่น .csv หรือ .txt) โปรแกรมที่คุณใช้อยู่อาจอัปเกรดหรืออาจเลิกกิจการทําให้ไฟล์อ่านไม่ออก
ไฟล์รายละเอียด
อธิบายข้อมูลของคุณเพื่อรักษาบริบท ข้อมูลเมตา (ข้อมูลเกี่ยวกับข้อมูล) มีความสําคัญมากขึ้นเมื่อผู้คนจํานวนมากขึ้นใช้ข้อมูล ข้อมูลเมตาจะตอบคําถามทั้งเฉพาะวินัยและคําถามทั่วไป เช่น ใครเป็นผู้พัฒนาข้อมูล ความหมายตัวย่อ หน่วยวัด ฯลฯ
บทสรุป
การทําความเข้าใจโครงสร้างข้อมูลของคุณเป็นสิ่งสําคัญในการเพิ่มมูลค่าสูงสุดในแนวทางการจัดระเบียบข้อมูลที่ใช้งานได้จริง กุญแจสําคัญในการนําเสนอข้อมูลที่เหมาะสมคือการจัดระเบียบและสะอาดอยู่เสมอดังนั้นจงทํางานต่อไปโดยไม่คํานึงถึงวิธีการของคุณ
มีหลายวิธีในการจัดระเบียบไฟล์ แต่สิ่งสําคัญคือต้องแน่ใจว่าไฟล์ข้อมูลของคุณได้รับการตั้งค่าในลักษณะที่เข้าถึงได้ง่าย
ขึ้นอยู่กับความต้องการของผู้ใช้มีวิธีการจัดระเบียบข้อมูลที่แตกต่างกันมากมาย บางครั้งค่าซ้ํา ๆ ในข้อมูลจะถูกรวบรวมเข้าด้วยกันเพื่อกําหนดโหมดของข้อมูลและบางครั้งข้อมูลจะถูกจัดเรียงตามลําดับจากน้อยไปมากหรือมากไปน้อย
นักวิจัยอาจได้รับข้อมูลเชิงลึกเร็วขึ้นโดยใช้เครื่องมือวิจัยปรมาณูเฉพาะทาง เช่น QuestionPro Insights Hub นอกจากนี้ยังช่วยให้ทีมและผู้มีส่วนได้ส่วนเสียสามารถจัดการ การวิจัย UX อะตอมได้อย่างมีประสิทธิภาพผ่านแนวทางที่คล่องตัว และประหยัดเวลา เงิน และ ROI
นอกจากนี้ บริษัทและแบรนด์ทั่วโลกยังได้กําไรจากการแปลงข้อมูลเป็นข้อมูลเชิงลึกได้เร็วและง่ายขึ้นโดยใช้เครื่องมือที่เก็บงานวิจัยโดยเฉพาะ
