Nella comunicazione interna delle aziende, i dipendenti diventano i clienti interni, perché svolgono il doppio ruolo di mittenti e destinatari della stessa istituzione.
Una comunicazione interna ben gestita favorisce la partnership o il lavoro di cooperazione, migliorando le conoscenze e le prestazioni dei dipendenti, che si riflettono sui risultati aziendali.
Che cos’è la comunicazione interna?
La comunicazione interna è una comunicazione rivolta al cliente interno, cioè al dipendente. È nata come risposta alle nuove esigenze delle aziende di motivare il proprio personale e di trattenere le persone migliori in un contesto aziendale in cui i cambiamenti sono sempre più rapidi.
Non dimentichiamo che le aziende sono ciò che sono i loro team, quindi motivare significa migliorare i risultati.
Il concetto di cui sopra viene rafforzato quando viene sviluppato un Piano di Comunicazione Interna all’interno dell’organizzazione. Piano di comunicazione interna che risponde alle seguenti otto domande.
- Chi dovrebbe essere colpito?
- Con chi si sviluppa?
- Dove e quando si svolge (ora e luogo)?
- Con quali mezzi dovrebbe essere attuato?
- Quanto dovrebbe durare?
- Per cosa dovrebbe essere implementato?
- Quali forme di misurazione possono essere implementate?
- Quali saranno i suoi strumenti, elementi o caratteristiche?
Tipi di comunicazione interna
Esistono diversi tipi di comunicazione interna in un’organizzazione, ognuno con obiettivi specifici e ognuno importante per il corretto funzionamento dell’organizzazione.
È importante incoraggiare una comunicazione aperta ed efficace, in quanto contribuisce al benessere sul lavoro. benessere sul lavoro e al raggiungimento degli obiettivi dell’organizzazione.
- Comunicazione dal basso verso l’altoComunicazione: si riferisce alla comunicazione che va dai dipendenti ai superiori gerarchici. Viene utilizzata per trasmettere informazioni rilevanti, suggerimenti, reclami, commenti e altro. È un’importante forma di feedback per i manager dell’organizzazione, in quanto permette loro di conoscere le esigenze e le preoccupazioni dei dipendenti.
- Comunicazione dall’alto verso il bassoComunicazione: è la comunicazione che va dai superiori gerarchici ai dipendenti. Viene utilizzata per trasmettere obiettivi, politiche, regole, piani di lavoro e altro. Questo tipo di comunicazione è importante per mantenere i dipendenti informati e motivati, oltre che per garantire l’allineamento degli obiettivi e delle finalità dell’organizzazione.
- Comunicazione orizzontaleComunicazione: si riferisce alla comunicazione tra persone che hanno un livello gerarchico simile nell’organizzazione. Viene utilizzata per coordinare i compiti, condividere le informazioni, risolvere i problemi e altro ancora. Questo tipo di comunicazione è importante per il lavoro di squadra e la collaborazione tra aree e reparti.
- Comunicazione diagonaleComunicazione: è la comunicazione che avviene tra persone di aree o reparti diversi, che non hanno un livello gerarchico simile. Viene utilizzata per coordinare progetti, condividere informazioni, risolvere problemi che coinvolgono aree diverse, ecc. Questo tipo di comunicazione è essenziale per l’integrazione e la collaborazione tra aree e reparti.
- Comunicazione informalecomunicazione informale: si riferisce alla comunicazione che avviene tra i dipendenti in modo non strutturato, come ad esempio le conversazioni informali nell’area di lavoro, durante il pranzo o la pausa. Anche se non è formale, è importante per costruire relazioni interpersonali, promuovere il lavoro di squadra e condividere conoscenze ed esperienze.
Decalogo della comunicazione bottom-up
I dipendenti sono determinanti della cultura e del clima organizzativo. Il loro ruolo di pilastri della comunicazione interna nelle organizzazioni è riassunto in un decalogo della comunicazione bottom-up:
- I datori di lavoro devono mantenere un buon clima organizzativo clima organizzativo di felicità motivando, responsabilizzando e stimolando i propri dipendenti attraverso una formazione che contribuisca alle prestazioni umane.
- Ogni dipartimento dovrebbe essere gestito come un’azienda, con i propri indicatori, obiettivi e finalità, ma coesi con la missione, la visione e i principi istituzionali.
- I concetti di coinvolgimento, formazione e feedback nelle organizzazioni dovrebbero essere incorporati nella comunicazione interna tra manager e dipendenti come metodo di valutazione e adeguamento dei risultati. Scopri i vantaggi di fare un valutazione delle prestazioni dei dipendenti.
- Il valore e l’importanza del capitale umano nelle organizzazioni dipende dalle loro attitudini e capacità di sviluppare i compiti proposti interessanti per l’azienda, le funzioni dei dipendenti devono essere in accordo con le competenze che svolgono in base alla loro posizione, funzionando come una squadra, secondo questo concetto inclusivo il ruolo di ogni membro dell’azienda è essenziale per raggiungere i risultati previsti.
- La gestione delle informazioni è diventata oggi uno strumento importante per le organizzazioni e deve essere integrata da un programma di formazione incentrato sui dipendenti.
- Nel mondo di oggi, le risorse umane e il lavoro di squadra hanno una grande rilevanza nelle organizzazioni, dove i leader devono diventare un punto di riferimento per il proprio team di lavoro e guidarlo.
- La qualità umana è fondamentale nel processo di selezione che le aziende fanno del proprio team di lavoro, in qualsiasi posizione con un profilo specifico.
- L’informazione è diventata una merce che si affianca al servizio clienti e alla costante crescita delle TIC.
- I manager devono identificare i punti di forza e di debolezza dell’organizzazione sulla base di una diagnosi e della definizione di obiettivi che devono essere raggiunti dai dipendenti, dopo un’analisi della situazione, basata sulla fiducia, sul consenso e sulla corresponsabilità all’interno dell’organizzazione, che si riflette nei risultati.
- I dipendenti devono diventare imprenditori che sviluppano le loro caratteristiche più rilevanti attraverso l’empowerment e la formazione.
Strumenti di comunicazione interna
Esistono diversi strumenti di comunicazione interna che possono essere utilizzati da un’azienda per migliorare l’efficienza e l’efficacia della comunicazione tra dipendenti e team di lavoro. La scelta dello strumento giusto dipende dalle esigenze e dagli obiettivi di una determinata azienda.
Di seguito sono descritti alcuni degli strumenti di comunicazione interna più comuni:
- Indirizzo e-mailInvia e ricevi messaggi elettronici in modo semplice e veloce. È utile per inviare informazioni dettagliate, allegati, convocare riunioni o inviare promemoria.
- IntranetUna piattaforma interna all’azienda utilizzata per condividere informazioni, documenti, notizie e aggiornamenti con tutti i dipendenti. Può includere una sezione di notizie, un forum di discussione, una libreria di documenti e un calendario degli eventi.
- Messaggistica istantaneaGli strumenti di messaggistica istantanea, come Slack o Microsoft Teams, sono utili per la comunicazione in tempo reale e consentono ai dipendenti di comunicare e collaborare ai progetti in tempo reale.
- Social network aziendaliI social network aziendali permettono ai dipendenti di connettersi e collaborare con altri dipendenti su progetti e compiti specifici.
- NewsletterLe newsletter interne consentono all’azienda di comunicare regolarmente notizie e aggiornamenti ai dipendenti. Possono essere in formato cartaceo o elettronico.
- RiunioniLe riunioni sono uno strumento di comunicazione interna essenziale, che consente ai team di discutere questioni importanti, risolvere problemi e prendere decisioni insieme. Le riunioni possono essere faccia a faccia o virtuali e possono assumere diversi formati, come riunioni individuali, di squadra, di reparto o aziendali.
Cosa serve per creare un piano di comunicazione interna?
Alcuni elementi dovrebbero essere presi in considerazione come punto di partenza per l’elaborazione di un Piano di Comunicazione Interna Strategica (SICP), come indicato di seguito:
- Avere un dipartimento di comunicazione
- Avere accesso ai media interni ed esterni
- Essere competente nell’uso dei media
- Considera la comunicazione come un mezzo e non come un fine.
- Conoscere le risorse da implementare nella comunicazione interna.
- Conoscere i problemi o le preoccupazioni da risolvere attraverso il piano di comunicazione.
- Migliorare le risorse esistenti nell’area della comunicazione in base alle esigenze aziendali e alle innovazioni tecnologiche.
L’identità istituzionale e il suo ruolo nella comunicazione organizzativa
Questi sono alcuni degli elementi che definiscono l’identità istituzionale o aziendale e il suo ruolo nella comunicazione organizzativa. comunicazione organizzativa.
Per comprendere il concetto di Corporate Identity, iniziamo con il definire le due parole secondo la Real Academia de la Lengua.
L’identità IdentitàÈ l’insieme dei tratti di un individuo o di un gruppo che lo caratterizzano o lo differenziano dagli altri. Nell’ambiente aziendale, gli aspetti sopra citati sono chiaramente soddisfatti. Ora faremo riferimento agli elementi che fanno parte dell’identità istituzionale, che sono i seguenti:
- Immagine istituzionale
- Colori.
- Uniformi dei dipendenti.
- I distintivi, gli scudi.
- Gli inni.
- La visione.
- La missione.
- Valori e principi organizzativi.
- Valori.
- I principi.
- I piani strategici di ogni dipartimento.
In un altro senso, l’identità organizzativa composta dalla distintività istituzionale dovrebbe essere collegata alla comunicazione interna e rispecchiarsi in alcuni elementi caratteristici.
* Come il logo.
* Uniformi
* La carta intestata.
Conclusione
È importante sottolineare che la comunicazione interna nelle aziende dovrebbe promuovere l’equilibrio emotivo dei dipendenti attraverso la motivazione, la compagnia, la solidarietà e l’impegno, integrati da un’eccellente gestione del gruppo che faciliti la crescita personale e collettiva, generando un rendimento costante e regolare che permetta il raggiungimento dei risultati proposti.
La comunicazione può anche diventare un alleato che facilita i processi di reingegnerizzazione richiesti dall’azienda attraverso le comunicazioni o i bollettini tra i reparti, chiarendo i cambiamenti apportati se necessario, perché è positivo riorientare o ricollocare le persone nelle loro funzioni e posizioni al fine di massimizzare le loro prestazioni e di conseguenza ottenere migliori risultati aziendali.
Nella comunicazione interna è evidente la presenza di clienti che vengono influenzati dai messaggi emessi a livello istituzionale, in questo caso ci riferiamo ai dipendenti, le cui esigenze o necessità devono essere coperte dalle direttive per mantenere l’empatia, la comunicazione e lo spirito di solidarietà tra i diversi reparti, evitando così una crisi di clima organizzativo che ostacola il normale funzionamento dell’azienda, ritardando i processi in corso di esecuzione o di sviluppo.
È importante notare che l’obiettivo dell’identità aziendale è quello di coinvolgere e mantenere i dipendenti concentrati sul raggiungimento degli obiettivi proposti attraverso il lavoro di squadra, come accade nel regno animale con un branco di leoni o un alveare di api, che lavorano tutti per l’obiettivo della sopravvivenza, dove ogni membro ha un compito specifico da svolgere.
Ogni unità dovrebbe essere un collegamento, responsabile di svolgere un compito o una funzione specifica nella struttura organizzativa.
Questa breve riflessione sulla comunicazione interna è ribadita dalle parole dello scrittore, filosofo e amministratore austriaco Peter Drucker, il quale ha affermato che “Nell’azienda basata sull’informazione, la conoscenza è alla base della piramide gerarchica”, motivo per cui questo tipo di comunicazione è fondamentale per lo sviluppo dell’azienda.
