משוב מתמשך: הגדרה, ניהול והטבות

אנחנו יודעים שעובדים רוצים משוב מתמשך אבל לא תמיד מקבלים אותו. "אל תסתכו רק לבקר, לגנות או להתלונן, במקום זאת תנו משוב בונה" – דייל קארנגי

מתן משוב וביצוע צ'ק-אין באופן קבוע הוא חשוב, אך לא מספיק. שיחות מסוג זה לא יעבדו אם העובדים לא יבינו כיצד הם מתייחסים למטרות עסקיות ולצמיחת העבודה שלהם.

"הדבר העיקרי שיש לקחת מזה הוא שרוב האנשים לא עושים את העבודה עם הכלים והשיטות שיש להם עכשיו", אומר המחקר שלנו. "זה לא מפתיע שרק 39% מהעובדים אומרים שהצ'ק-אין הנוכחי שלהם עובד טוב עבורם".

למד על: מודל תכנון כוח עבודה

בואו נדבר על האופן שבו משוב מתמשך שונה ממודלים מסורתיים של משוב, כיצד הוא יכול לעזור לחברה שלכם, וכיצד תוכלו ליישם משוב כזה היטב.

מהו משוב מתמשך?

משוב מתמשך מוגדר כמנגנון או תהליך שבו עובד מקבל משוב מתמשך מהעובד ומונחה באופן שיטתי על ידי דיון פתוח בחוזקות ובחולשות של העובד.

ההון האנושי הוא נכס לכל ארגון, ויש לדאוג לנכס זה. לכן, ארגונים זקוקים למנגנון שבו העובדים מודעים למה שהם עושים טוב ואת היקף השיפור כדי להיות מסוגלים לבצע את המשימות שלהם היטב.

לדוגמה, בואו ניקח בחשבון באופן היפותטי שאתה מנהל ארגון שיש לו עשרת אלפים עובדים עובדים באזורים גיאוגרפיים שונים. בואו ניקח בחשבון שאתם לוקחים את ההכרה לטוס למקומות השונים ולתת לעובדים את המשוב שאתם רוצים לתת להם, אבל זו רק פעולה חד פעמית. מה הלאה?

למד על: דוגמאות לחוויית עובד במקום העבודה

המניע של משוב הוא שזה צריך להיות רציף. לכן, חיוני לארגונים להפוך את המשוב המתמשך לנוהג קבוע. משוב הוא תהליך מחזורי ולא תהליך ליניארי. המחזור מוודא שהתוכן נספג, מיושם וחוזר על עצמו.

תהליך זה אינו מוגבל רק לעולם התאגידים, אלא גם מוערך מאוד בתחום הספורט. הספורטאים פתוחים למערכת המשוב הרציף, ולמה לא?

בכל פעם שהם על המגרש, זה אתגר חדש עבורם, אבל הם זוכרים את האתגרים הקודמים שלהם ואת הטקטיקה המנצחת שהם יישמו. לכן משוב מתמשך בספורט הוא די ברור.

למידע נוסף: 20 השאלות המובילות בסקר מעורבות עובדים

חשיבות המשוב המתמשך

משוב מתמשך יכול לעזור לחברה שלך לדעת מה קורה עם העובדים שלך. למנהלים יש מושג טוב יותר על מצבם של העובדים שלהם, והעובדים לא צריכים לחכות עד שנה כדי לגלות מה הם עושים טוב ובמה הם יכולים להשתפר.

למעשה, העובדים להוטים לשמוע מה מצבם כדי שיוכלו להשתפר.

תהליך מתמשך זה יכול לעזור לאנשים לדבר אחד עם השני טוב יותר, להבין את עבודתם ואת המטרות שלהם, לעשות את עבודתם טוב יותר, ולהיות מאושרים יותר בעבודה. עם רווחים אלה, חברות יכולות להשיג את המטרות הנעלות שלהן ולשפר את המעורבות והשימור בו זמנית.

משוב מתמשך יכול לעזור לעסק שלך בשלוש דרכים חשובות.

שפר את מעורבות העובדים ושימור העובדים

משוב מתמשך משפר את יחסי מנהל-עובד, מפחית שחיקה והוצאות גיוס.

מנהלים טובים מניעים ומשמרים עובדים. מנהלים משפיעים על מעורבות הצוות ב -70%, על פי גאלופ. למנהלים יש את ההשפעה הגדולה ביותר על רווחת העובדים.

תמיכת מנהלים מגבירה את מעורבות העובדים ואת נאמנותם לחברה. מנהלים המסייעים לעובדים לבנות תוכנית פיתוח מקצועי מדגימים את מחויבות החברה לעתידם. עובד חדש עלול להיכשל ללא עזרה.

עם זאת, אדם שמקבל משוב מתמשך ומתמשך מרגיש נתמך ויכול לצמוח ולהצליח.

ספק תובנות בזמן אמת

משוב מתמשך פירושו שאף אחד לא צריך לחכות לסקירה שנתית כדי לתת משוב שלילי או להעלות שאלות חיוניות. ביצוע צ'ק-אין אחד על אחד מאפשר לצוות לפעול בהתאם למשוב באופן מיידי. מנהלים יכולים גם לעזור לעובדים עם חסמים.

פעולה זו מונעת הצטברות שגיאות. משוב בזמן אמת יכול לעזור להפחית את הטיית העדכניות, המתרחשת כאשר מנהלים לוקחים בחשבון רק את הביצועים האחרונים של העובד. בדיקות תכופות עוזרות למנהלים להבין את העובדים כעובדים וכאנשים.

דיאלוגים ויעדים אלה יכולים גם לסייע למנהלי משאבי אנוש להעריך את ביצועי החברה ואת הליקויים.

קידום פיתוח עובדים

משוב מתמשך מאפשר לעובדים לדעת מה הם עושים טוב, מה הם יכולים לשפר ואילו אפשרויות מחכות להם. עובדים אלה מרגישים בנוח לבקש תמיכה או למתוח משימות מההנהלה.

אם איש מכירות לא יכול לשכנע לקוח פוטנציאלי מבטיח להחזיר שיחות ודוא"ל, הוא יכול לבקש ייעוץ מההנהלה שלו בצ'ק-אין הבא שלו.

מנהלי משאבי אנוש עשויים להשתמש בתובנות אלה כדי לבנות מסלולי למידה ופיתוח המסייעים להתקדמות של אנשים אלה תוך הגשמת יעדים עסקיים חיוניים, כגון מיומנויות חסרות שהארגון יזדקק להן בעתיד.

למד אודות: מסגרת חוויית עובד

מודל ומערכת משוב רציף

מודל המשוב המתמשך ידוע גם בשם גלגל דמינג, כפי שפיתח אותו יועץ הניהול הנודע ד"ר אדוארדס דמינג בשנות החמישים. המודל מבוסס על ארבע תכונות:

1. תוכנית:

אתה צריך לזהות ולהבין איפה הבעיה טמונה עוד לפני שאתה מתכנן לתת משוב לעובדים. המשוב שלך חייב להתבסס על עובדות וסטטיסטיקות ולא על הזיכרון שלך של חוויות העבר שאולי היו לך עם העובד/ים. תחילה עליך לחקור מידע, להגדיר את המשוב שלך, ליצור רעיונות כדי לספק את המשוב, ולאחר מכן ליישם את תרבות המשוב.

2. עשה:

לאחר שזיהיתם את נקודות החוזק והחולשה של העובדים, הגיע הזמן לבדוק תחילה את המערכת עם פרויקט פיילוט בקנה מידה קטן לפני שאתם מטמיעים את המערכת בארגון כולו. זה יאפשר לך להעריך אם השינויים המוצעים שלך השיגו את התוצאה הרצויה עם הפרעה מינימלית.

3. בדוק:

אתה מנתח את תוצאות פרויקט הפיילוט בשלב זה מול הציפיות שהוגדרו לך. אם ציפיות העובדים תואמות את המציאות, הגיע הזמן ליישם את התוכנית. עבור לשלב הסופי של היישום רק כאשר אתה מרוצה לחלוטין מהתוצאות.

4. פעלו:

זהו השלב שבו אתה מיישם את התהליך. זכרו, זהו תהליך מתמשך, לולאה, ולא תהליך ליניארי עם התחלה וסוף. משמעות הדבר היא שהתהליך המשופר שלך הופך כעת לקרש קפיצה כדי להמשיך לשפר את התהליך עבור העובדים שלך בפרקי זמן שווים.

למידע נוסף: 30 שאלות שביעות רצון עובדים שאתה לא יכול להרשות לעצמך לפספס!

ניהול ביצועי משוב רציף

על פי מחקר שנערך על ידי פורבס, כמעט 75% מהעובדים רואים משוב חשוב, אבל פחות משליש מקבלים אותו. זהו עידן הטכנולוגיה, והשינוי הוא הקבוע היחיד כאן. משאבי אנוש והאופן שבו הם פעלו בעשור האחרון היו עדים לשינוי משוב של 360 מעלות .

למד על: הערכת מנהיגות 360

שינוי זה יושם מכיוון שהעובדים כבר לא מעוניינים בסקירות השנתיות, הם רוצים משוב רציף, והם רוצים אותו עכשיו. לכן, ארגונים צריכים לשנות את כל המערכת של איך ומתי העובדים מקבלים את המשוב שלהם.

בעולם מונחה טכנולוגיה זה, ארגונים חייבים להיות קשובים להתמקד יותר בתהליכים ובתוכניות שנועדו למשוך כישרונות ולשמר אותם. שחיקת עובדים היא נושא שארגונים מתמודדים איתו כבר זמן רב. משוב מתמשך הוא התשובה למעורבות מוגברת של העובדים.

בואו נסתכל על מנגנון זה מנקודת מבטו של העובד. דמיינו שאתם מרכיבים מכשיר כושר, והמכשיר שלכם נותן לכם את ספירת הצעדים שלכם בסוף השנה ולא מדי יום. לא יהיו לך סיבות לשנות את תוכנית הדיאטה או שגרת הפעילות הגופנית שלך, והתוצאות שאתה מוכן להשיג יהיו חלום רחוק.

באופן לא מפתיע, העובדים מרגישים צורך במשוב עובדים בזמן ובהכרה נאותה. זוהי תכונה הדורשת מהם לבצע טוב יותר בעבודה. הם רואים בכך הזדמנות לקחת את הקריירה שלהם בכיוון הנכון.

השקת תוכנית מערכת ניהול ביצועי משוב מתמשך מאפשרת לארגונים לתת לעובדים את מה שהם באמת רוצים, כך שהעובדים יוכלו למנף משוב שוטף.

להלן הפעולות שמנהלי משאבי אנוש ברחבי העולם נוקטים כדי ליישם ניהול ביצועי משוב מתמשך:

1. אל תהפכו את זה לתהליך מפחיד:

זה מדע פשוט, מוח אנושי רגיש לכל דבר שהוא חושב שהוא איום. בארגונים שבהם העובדים מפחדים להודות בטעויות שלהם, זה רק מוביל לתרבות של ספק. אף ארגון לא ירצה לקדם תרבות שבה המנהיגות לא סומכת על העובדים שלה או להיפך.

למד על: כלים להערכת מנהיגות

כדי להימנע מכך, אל תהפוך את תהליך המשוב למפחיד. זו לא הזדמנות להצביע על טעויות או לקבל וידויים מהעובדים על למה הם לא הצליחו להשיג את המטרות שלהם.

במקום זאת, זהו תהליך שנועד לעזור הן לעובדים והן לארגון להשתפר. שמור על פשטות ושמור על זה עדין לפעמים. שמור אותו כמשוב לא רשמי כדי לעזור לתוצאות טובות יותר.

למד על: אמון עובדים

2. תן משוב רציף לעתים קרובות יותר:

רוב מכריע של העובדים רוצים משוב מהמנהלים שלהם, אבל רק קומץ מהם באמת מקבלים אותו. חיוני למנהלים לספק משוב יעיל בזמן על הערכת ביצועי העובדים. מחזורים קצרים ורצופים של משוב יכולים להחיות מחדש את כוח העבודה וכך יוטמעו במערכת בסופו של דבר, מה שמביא לשיפור מתמיד.

ארגונים רבים משנים בהצלחה את הסקירות השנתיות שלהם לתהליך משוב מתמשך. באמצעות תהליך זה, מנהלים יכולים לעזור לעובדים להשתפר בעבודה וגם לעזור להם לסלול נתיב למטרות ארוכות הטווח שלהם.

3. הסר כל הטיה מהמשוב:

החזקת כל הטיה המבוססת על מגדר, מוצא אתני, נטייה מינית או אפילו חוויות עבר עם עובד(ים) יכולה לעכב את זרימת המשוב המועיל. מנהלים שמסתמכים על הזיכרון שלהם כדי לבצע ביקורות במקום לעקוב אחר ההתקדמות בפועל של העובדים נחשבים להטיה.

התהליך צריך להתבסס על עובדות, סטטיסטיקות ותכונות רלוונטיות כדי להסיר כל הטיה מהמשוב.

4. מנהלים צריכים להיות מאמנים:

מנהלים לא יכולים להצליח לעזור לעובדים שלהם להשתפר אם אין להם את זה על הראש, בדיוק כמו שמאמן לא יכול לעזור לספורטאי לנצח בכל קרב על המגרש אם ההצלחה לא בראש שלו. חיוני שמנהלים יחשבו כמו מאמנים.

משוב הוא מכנה משותף בין מנהלים לעובדים. זה נותן למנהלים את היכולת לאמן את העובדים שלהם לבצע טוב יותר בעבודתם. כאשר מנהלים לומדים כיצד לתת משוב בזמן אמת, קל יותר לעובדים ליישם אותו.

למידע נוסף: 8 אסטרטגיית שימור עובדים שמונעת שחיקה

היתרונות של משוב מתמשך

משוב יכול להגיע ממספר מפקחים או מנהלים, מה שמשאיר מקום לתקשורת שגויה. כאשר ארגון מכונן תרבות של משוב מתמשך, חיוני שכולם יהיו באותו דף.

זה דיאלוג. המשמעות היא שלא רק הארגון מקבל לתת משוב לעובדים, אלא גם העובדים יכולים לתת משוב לארגון. זה עוזר לזהות בעיות פוטנציאליות ולייצר תגובה מהירה אליהם. להלן היתרונות של משוב מתמשך:

1. עוזר ליצור תרבות בריאה במקום העבודה:

חשוב שהעובדים יהיו מוכנים לדון בחוזקות ובחולשות שלהם על בסיס קבוע. זה מאפשר תרבות של למידה מתמשכת ופיתוח בתוך הארגון. הטמעת משוב מתמשך תסייע לעובדים להצטיין במקום העבודה.

2. מסייע לעובדים ולארגון להציב מטרות טובות יותר:

ארגונים שמציבים יעדים רבעוניים נוטים לייצר תוצאות טובות יותר ב-30-35% מארגונים שמציבים יעדי סקירה שנתיים. משוב לעובדים ולהיפך מסייע בהגדרת יעדים ברי השגה.

3. מעלה את המורל:

מתן היכולת לעובדים שלך לתת משוב לא רק מעלה את המורל שלהם, הם מרגישים אחריות אישית כלפי הארגון. כאשר העובדים מרגישים ששומעים אותם, הם מרגישים בטוחים שהמשוב שלהם מיושם.

4. הערכה מלקוחות:

משוב מתמשך לא צריך להיות מוגבל רק לשיפור פנימי, אבל לקוחות ולקוחות צריך גם להיות מותר לתת משוב מתמשך, כך הארגון ממשיך להשתפר. אם שינויים כלשהם במערכות או בתהליכים משפיעים ישירות על הלקוחות, ניתן לקבל מהם משוב לפני הטמעתם.

למידע נוסף: ציון מקדם נטו של עובדים (eNPS)

תוכנה וכלים למשוב רציף – אפליקציית Pulse Review של QuestionPro

למה לתת משוב לעובדים שלך פעם בשנה כאשר אתה יכול לעשות את זה בכל זמן ובכל מקום, עם אפליקציית QuestionPro Pulse Review? אפליקציה חלקה זו עמוסה בתכונות המאפשרות למנהל/מפקח לבצע ביקורות בזמן אמת. עם אפליקציית הביקורת Pulse תוכלו לבצע ביקורות בפחות מ-3 דקות!

עם מסגרות הכשירות שתוכננו על-ידי מומחים ותכונות מקודדות בצבע כדי לתאר את הביצועים המתאימים, תוכל ליצור בקלות דוח מיידי בלוח המחוונים שלך. חסוך את המאמצים המתישים, הזמן היקר והתסכול העצום על ידי שימוש באפליקציית סקירת הדופק של QuestionPro עוד היום!

כתבו לנו ב[email protected] עם שורת הנושא "סקירת דופק", ונשמח להתחיל עם תוכנת המשוב הרציף וכלי משוב 360.