È un errore comune tra i manager quello di ipotizzare il tempo che un dipendente dovrebbe impiegare per completare un compito, ignorando i processi coinvolti. In questi casi, il tempo assegnato a un dipendente di solito si concentra esclusivamente sulla quantità di tempo necessaria per l’esecuzione del compito, ignorando il resto. Questo può tradursi in una minore qualità del lavoro e in una minore soddisfazione dei dipendenti. Questo articolo spiega come sviluppare un’efficiente gestione del tempo sul lavoro e come questa sia correlata alla produttività di un’azienda.
Inoltre, vi daremo consigli per promuovere le capacità organizzative e le prestazioni del team. Indubbiamente, i compiti disorganizzati contribuiscono poco al risultato finale. Queste sono le conseguenze di una cattiva gestione del tempo sul lavoro. Discutiamo le cause e come migliorare la situazione.
Che cos’è la gestione del tempo sul lavoro?
La gestione del tempo sul lavoro è la capacità di portare a termine compiti e incarichi entro i tempi previsti. Naturalmente, è essenziale conoscere i processi e i tempi necessari per completare un’attività, piuttosto che fissare obiettivi irraggiungibili.
Con la crescente popolarità dell’home office o del lavoro a distanza, la necessità di gestire il tempo sul lavoro aumenta rapidamente. Non solo le aziende traggono vantaggio da dipendenti ben organizzati, ma i dipendenti stessi sono i vincitori più importanti quando hanno un programma di lavoro ben pianificato.
Ci sono molti modi per gestire il tempo, che per quanto comodo possa essere, può essere causa di stress sul posto di lavoro per molti. Per evitare questo problema, le aziende possono offrire ai propri dipendenti strumenti organizzativi in linea con le esigenze dell’azienda e che favoriscano la gestione del tempo.
“Non lasciatevi ingannare dal calendario. Nell’anno ci sono solo tanti giorni quanti se ne usano. Un uomo ottiene solo il valore di una settimana da un anno, mentre un altro uomo ottiene il valore di un anno intero da una settimana”. -Charles Richards
Alcune attività possono richiedere molto tempo a livello individuale e dipartimentale. Una cattiva gestione del tempo sul lavoro peggiora la situazione e incide significativamente sulla produttività aziendale. Pertanto, le aziende dovrebbero sempre stabilire una politica chiara contro la perdita di tempo e incoraggiare una migliore gestione del tempo tra i propri dipendenti.
Inoltre, è essenziale disporre di strumenti e sistemi che aiutino i dipendenti a registrare i tempi di lavoro e a organizzare le loro mansioni. In questo modo, le aziende possono anche monitorare la produttività del team e identificare modelli non previsti nelle prestazioni dei dipendenti.
5 semplici consigli per una migliore gestione del tempo al lavoro
Non importa se i dipendenti lavorano in ufficio o da casa: la gestione del tempo è necessaria per offrire loro una cultura equilibrata tra lavoro e vita privata. Allo stesso tempo, promuove una migliore esperienza dei dipendenti, poiché consente ai team di conoscere il valore del loro tempo in qualsiasi momento. Ecco alcuni semplici consigli per iniziare a implementare una migliore cultura del lavoro attraverso una migliore gestione del tempo.
1. Imparare il tempo effettivo necessario per completare ogni attività o processo.
Quando manager e dipendenti ignorano il tempo necessario per portare a termine un compito specifico, tra cui brainstorming, pianificazione, esecuzione e revisione, il lavoro diventa complicato e improduttivo. Non significa che i dipendenti devono lavorare accanto a un orologio a sabbia per portare a termine con successo un compito; significa che i manager devono tenere conto di tutte le implicazioni di ogni compito e del tempo necessario per portarlo a termine. Significa anche che entrambe le parti devono collaborare per raggiungere la cultura ideale dell’ambiente di lavoro.
2. Valutare l’attuale utilizzo del tempo durante la giornata lavorativa.
Prima di iniziare qualsiasi progetto, dovremmo fare qualche tipo di ricerca. La gestione del tempo sul lavoro non è un’eccezione. Prima di sviluppare un piano di gestione del tempo, dobbiamo conoscere lo stato attuale del carico di lavoro in ogni reparto. Imparare come i dipendenti utilizzano il loro tempo per completare i compiti ci fornirà informazioni per identificare difetti e opportunità. Allo stesso tempo, otterremo
3. Pensare come un essere umano.
Sebbene l’immagine della produttività sia ancora oggi dipinta come quella di un dipendente del mese che non si ferma mai, sempre entusiasta, con un notevole carico di lavoro consegnato prima della scadenza con il sorriso sulle labbra e caffè per tutti, dobbiamo intenderla come fittizia.
Il vero volto della produttività dovrebbe tradursi in dipendenti felici che si preoccupano del loro lavoro ma anche del loro benessere al di fuori dell’azienda. In risposta, l’azienda dovrebbe occuparsi di loro tenendo conto delle loro esigenze dentro e fuori dal lavoro.
È essenziale creare un ambiente di lavoro che consenta ai dipendenti di essere vulnerabili sul lavoro e di sentirsi al sicuro.
4. Promuovere la comunicazione tra dirigenti e dipendenti
I dipendenti devono sentirsi sicuri nel comunicare i loro pensieri, che si tratti di nuove idee o di reclami. Ascoltare e agire in base ai feedback dei dipendenti infonde fiducia nel management, un motivo fondamentale per rimanere più a lungo con l’associazione.
5. Raccogliere dati dalla propria forza lavoro
Molti strumenti aiutano a condurre un’indagine sul clima dell’ambiente di lavoro, a raccogliere dati e a eseguire vari tipi di analisi. Questo dovrebbe essere il primo passo del vostro piano d’azione. Vi aiuta a comprendere lo status quo, a prendere decisioni informate e a definire i prossimi passi strategici.
I dati danno una direzione al vostro piano e vi aiutano a fare confronti, il che è molto utile per misurare l’efficacia di nuove attività. Lo scambio di dati con il team di gestione e i manager genererà consapevolezza e suggerimenti per migliorare l’ambiente di lavoro dell’organizzazione.
Conclusione
Quando i manager di un’organizzazione capiscono come migliorare l’ambiente di lavoro, possono aumentare significativamente la gestione del tempo e la produttività, sviluppare la giusta cultura dell’ambiente di lavoro e migliorare l’esperienza dei dipendenti.
I lavoratori impegnati sono migliori giocatori di squadra, altamente proattivi, in linea con gli obiettivi dell’organizzazione e contribuiscono a ridurre il burnout. Quindi, quando si riconosce l’importanza di investire nella cultura organizzativa e si fa in modo che i dipendenti condividano questo sentimento, è più facile vederne i benefici.
Se l’ambiente di lavoro è sano, è possibile allineare gli obiettivi dei dipendenti con quelli dell’organizzazione e raggiungere l’obiettivo. In generale, il miglioramento dell’ambiente di lavoro aumenta la produttività e riduce i costi legati all’assenteismo e al turnover dei dipendenti.
Dovete risolvere i problemi il prima possibile e sollecitare continuamente un feedback su come migliorare il posto di lavoro. Ci auguriamo che dopo questo articolo abbiate appreso come migliorare l’ambiente di lavoro della vostra organizzazione generando impegno nei vostri dipendenti.
Se avete domande su come applicare un sondaggio per ottenere un feedback dai vostri dipendenti, contattateci per rispondere alle vostre domande.
