Misurare il tasso di risposta del tuo sondaggio può essere difficile, i tassi di risposta variano molto da un sondaggio all’altro e una serie di fattori possono influenzarli, ma se conosci questi piccoli inconvenienti puoi rendere il margine di errore più piccolo, cioè se indaghi su questi fattori conoscerai dati precisi che ti daranno la possibilità di prendere provvedimenti per migliorare il tuo tasso di risposta e ottenere un sondaggio con un alto livello di partecipazione.
Per questo motivo ho deciso di scrivere su cosa sia il tasso di risposta in sé e su quali siano i fattori più comuni che lo influenzano.
Qual è il tasso di risposta?
In genere è preferibile ottenere un alto tasso di risposta (80% o più) da un piccolo campione casuale piuttosto che un basso tasso di risposta da un campione di dimensioni maggiori. Ma anche questo schema si rompe quando si considerano le differenze tra i campioni di pubblico.
I sondaggi distribuiti internamente, come quelli utilizzati per misurare il clima lavorativo (dipendenti), hanno in genere un tasso di risposta più elevato (molto più elevato) rispetto a quelli distribuiti a un pubblico esterno, come ad esempio le ricerche di mercato (clienti).
Le indagini interne ricevono un tasso di risposta superiore al 35% (in media) rispetto a un tasso di risposta medio del 10-15% per gli studi esterni.
Per giungere a questa conclusione dobbiamo analizzare la situazione in cui si trovano entrambi i pubblici e dobbiamo partire da ciò che li motiva:
L’indagine sui dipendenti sarà probabilmente molto mirata (a patto che tu l’abbia fatta pensando ai tuoi dipendenti) e quindi tutti i dipendenti avranno un buon motivo per rispondere (dato che le decisioni saranno prese in base ai risultati).
Il problema dei sondaggi esterni, anche in gruppi molto ben segmentati, è quello di non riuscire a raggiungere il giusto tipo di rispondenti e purtroppo non importa quale incentivo tu dia loro, semplicemente non sarà di interesse per coloro che riceveranno il tuo sondaggio.
Otterrai tassi di risposta superiori all’85% (85 persone su cento) solo quando i rispondenti sono motivati e il sondaggio è ben fatto; tuttavia, i tassi di risposta possono anche scendere notevolmente a meno del 2% (2 su cento) quando ti rivolgi al pubblico sbagliato, i dati di contatto sono inaffidabili o non c’è motivazione a partecipare al sondaggio.
L’importanza di misurare i tassi di risposta ai sondaggi
Il tasso di risposta di un sondaggio conferisce credibilità alla ricerca e ai successivi risultati. Un basso tasso di risposta può compromettere la potenza statistica dei dati raccolti e, di conseguenza, l’affidabilità dei risultati.
Un tasso di risposta scarso significa che il tuo sondaggio non è indicativo dell’intera popolazione o di una popolazione più ampia. Due fattori che determinano l’importanza del tasso di risposta di un sondaggio sono:
Obiettivo della ricerca:
Se lo scopo dello studio è quello di proiettare i risultati su una popolazione più ampia, ad esempio per quanto riguarda il feedback sui prodotti, le tendenze di utilizzo e così via, è importante avere un tasso di risposta più elevato per valutare l’efficacia dell’indagine.
Se la ricerca è di tipo esplorativo, come nel caso degli studi che cercano di capire gli atteggiamenti generali, la rappresentazione non è così importante e quindi i tassi di risposta più bassi non influiscono sull’esito della ricerca.
Scopri di più sull’obiettivo della ricerca.
Analisi dei dati:
Se l’indagine raccoglie un tasso di risposta inferiore, i dati raccolti e analizzati non possono essere considerati rappresentativi della popolazione generale. Un numero troppo basso di risposte ostacola la possibilità di condurre test significativi o addirittura analisi statistiche complete.
Quali sono i fattori che influenzano il tasso di risposta dei sondaggi?
I fattori che influenzano il tasso di risposta sono praticamente tutti, possiamo iniziare a parlare anche del modo in cui verrà distribuito il sondaggio(sondaggi online VS sondaggi cartacei) potremmo continuare con l’incentivo (una carta regalo o magari un account gratuito sul tuo sito) di seguito ti spiegherò le cose più comuni che hanno un impatto diretto sul tasso di risposta:
- Fedeltà dei clienti: Le persone intervistate sentono un legame con il tuo marchio? Un numero maggiore di intervistati fedeli porterà a un numero maggiore di risposte.
- Marchio: un sondaggio distribuito da un marchio riconosciuto dal pubblico otterrà un numero maggiore di risposte rispetto a quello di un marchio poco conosciuto.
- Dati demografici: a causa di una miriade di fattori che influenzano questo punto, ci sono regioni in cui è più probabile ottenere risposte rispetto ad altre.
- Pubblico: se il tuo pubblico è composto da persone nate con la tecnologia (nativi) avrai un tasso di risposta più alto se decidi di realizzare i tuoi sondaggi online; se invece il tuo pubblico è composto da pensionati, dovrai cercare un metodo di distribuzione alternativo.
Suggerimenti per un buon tasso di risposta ai sondaggi
Alcuni consigli per ottenere un buon tasso di risposta nel tuo prossimo sondaggio sono:
- Destinatari: considera una varietà di fonti per i potenziali rispondenti. Oltre alle liste di email, ad esempio, pubblica i sondaggi nei gruppi e nelle comunità web.
- Personalizza gli inviti via e-mail: Gli inviti personalizzati via e-mail hanno un richiamo molto alto del marchio nella mente degli intervistati e determinano un numero maggiore di risposte.
- Informare i rispondenti in anticipo: è possibile ottenere un buon tasso di risposta quando l’indagine non sorprende i potenziali rispondenti.
- Sondaggio incorporato nel sito web: C’è una maggiore probabilità di risposta quando un potenziale intervistato si trova su una pagina web e appare un sondaggio di valutazione.
- Mobile: l’indagine deve essere ottimizzata e funzionare su un dispositivo mobile. Grazie alla facilità d’uso dei dispositivi mobili, questa piattaforma aumenta la probabilità di ottenere un buon tasso di risposta all’indagine.
- Non fare domande che già conosci: fare domande irrilevanti o non importanti può diluire la serietà di un sondaggio e indurre l’intervistato ad abbandonare l’indagine come una perdita di tempo.
Tasso di risposta al sondaggio in base al metodo di distribuzione
Un sondaggio online è considerato completo quando l’intervistato risponde a tutte le fasi del questionario.
In genere, nei cruscotti di analisi dei software per sondaggi online, troviamo un indicatore chiamato “tasso di completamento”, che rappresenta il numero di persone che hanno risposto a tutte le domande del sondaggio distribuito.
Il modo in cui distribuisci il questionario è molto importante. Ecco alcune medie stimate che otterrai se distribuisci il tuo sondaggio con i seguenti metodi:
- Sondaggi telefonici. Se il rispondente conosce il mittente dell’indagine, il tasso di completamento potrebbe essere superiore al 70%. Al contrario di chi riceve un sondaggio da un marchio sconosciuto, in questo caso la percentuale sarebbe bassa.
- I sondaggi che includono solo una domanda sul Net Promoter Score (NPS ) hanno tassi di risposta tra i più alti, con oltre il 90%. Ciò è dovuto alla facilità con cui l’intervistato può dare una risposta negativa o positiva.
- Anche i sondaggi su un sito web hanno un tasso di risposta elevato, superiore all’80%. Questi sondaggi non sono invasivi, in quanto l’intervistato interagisce con il marchio, il che aumenta la probabilità di rispondere.
- I sondaggi postali. Questi non vengono praticamente utilizzati, soprattutto a causa della logistica necessaria per l’invio; tuttavia, si stima che abbiano un tasso di risposta di poco superiore al 10%.
- I sondaggi via e-mail oscillano tra il 20% e il 30% a seconda del valore del marchio e del tempo necessario per rispondere alle domande.
- Le sondaggi sul campo hanno un tasso di risposta superiore al 20%, anche se il luogo in cui si svolge l’indagine può influire sul numero di risposte completate, ad esempio quando non è possibile trovare la persona da intervistare.
- I sondaggi f2f possono ottenere tra il 20% e il 55% di risposte completate. Questo dato varia a seconda della fiducia che l’intervistato ha nella persona o nel marchio che conduce la ricerca.
Altri numeri interessanti sulle risposte al sondaggio
Alcuni numeri interessanti sulle risposte al sondaggio sono:
- L’invio di un sondaggio con un oggetto o una richiesta vaga riduce il tasso di risposta dell’11%.
- È stato dimostrato che le richieste di indagine personalizzate hanno un tasso di risposta superiore del 7,8% rispetto a quelle non personalizzate.
- L’invio di un promemoria dell’indagine qualche giorno dopo il primo invio può aumentare la risposta all’indagine del 14% ogni volta che viene inviato un promemoria.
- Evita i sondaggi lunghi. Si registra un calo medio del 17% se l’indagine ha più di 12 domande o richiede più di 5 minuti per essere completata. Il calo è maggiore, fino al 40%, se l’indagine richiede più di 10 minuti per essere completata.
- Il tasso di risposta al sondaggio diminuisce di circa l’80% se l’intervistato non si sente a proprio agio con domande troppo personali come quelle demografiche o se non è convinto che le risposte saranno trattate con assoluto anonimato.
- Quando si è motivati a completare la risposta a un’indagine con benefici monetari o non monetari o con qualsiasi altra forma di incentivo, la risposta all’indagine può aumentare fino all’85%, rispetto al 2%.
- L’utilizzo di panel online ti permette di raggiungere un numero maggiore di intervistati. Poiché sono composti da partecipanti qualificati che hanno familiarità con questa dinamica, il loro utilizzo garantisce un’alta percentuale di risposte complete.
In definitiva, il tasso di risposta dei sondaggi aumenta quando il design è buono e l’intervistato ha un elevato ricordo del marchio. Tuttavia, tenendo conto di molti dei fattori sopra citati e facendo una media, il tasso medio di risposta ai sondaggi è del 33%.
Parametri di riferimento per il tasso di risposta ai sondaggi
Il tasso di risposta di un sondaggio varia da settore a settore e da industria a industria.
- Il tasso di risposta ai sondaggi B2B varia dal 23% al 32%. Il tasso di risposta dipende dal tipo di sondaggio. Ad esempio, i sondaggi che misurano lo stato di salute delle relazioni hanno un tasso di risposta molto alto, mentre quelli che richiedono un feedback sugli aggiornamenti dei prodotti o dei servizi in genere non ottengono lo stesso risultato.
- Per le indagini B2C, il tasso di risposta è molto più basso, dal 13% al 16%. L’estremità superiore dello spettro è rappresentata dai sondaggi transazionali. La differenza tra i sondaggi B2B e quelli B2C, tuttavia, è il numero di potenziali rispondenti. I sondaggi B2C hanno un numero di risposte esponenzialmente più alto.
- I sondaggi sulla soddisfazione dei clienti rappresentano in genere il 33% dei tassi di risposta ai sondaggi. Tuttavia, questo numero oscilla in base al valore percepito del marchio nella mente dell’intervistato.
- Le indagini interne hanno un tasso di completamento tra il 30% e il 40%, mentre quelle esterne tra il 10% e il 13%. I diversi livelli di motivazione di ciascuno di questi intervistati hanno molto a che fare con una variazione così ampia del tasso di risposta medio.
Suggerimenti per la creazione di un questionario che ti aiuti ad ottenere un tasso di risposta migliore
Un sondaggio deve essere strutturato in modo da soddisfare le esigenze sia dei rispondenti che del ricercatore. Le domande che poni hanno un impatto diretto sul numero di persone che risponderanno e completeranno l’indagine. Ecco alcune buone pratiche per un formato d’indagine efficace:
- Aggiungi un’introduzione al tuo sondaggio online in cui spieghi lo scopo dello studio, la durata prevista e le istruzioni necessarie per il rispondente.
- Tieni presente che più domande includerai, più basso sarà il tasso di completamento dell’indagine. Mantieni l’indagine tra le 10 e le 12 domande. È importante che il sondaggio non richieda più di 8 minuti per essere completato.
- Usa soprattutto domande chiuse, perché sono più facili da rispondere e da analizzare. Limita l’uso di domande aperte. Tieni conto di questo aspetto soprattutto se prevedi che i partecipanti rispondano da dispositivi mobili.
- Utilizza la logica di salto e i sistemi di quote per rendere l’indagine più organizzata ed evitare che gli intervistati rispondano a domande inutili.
- Cura l’aspetto visivo come elemento di differenziazione. Un design accattivante e una dinamica facile da usare motivano l’intervistato a proseguire fino alla fine, il che è fondamentale per ottenere alti tassi di completamento.
- Utilizza le interruzioni di pagina o le divisioni in blocchi per dare ordine e organizzazione al tuo questionario. Scopri di più sui blocchi dei sondaggi.
- Conduci sondaggi anonimi per aumentare la fiducia dei rispondenti, soprattutto quando vengono richieste informazioni sensibili.
- Usa elementi visivi come foto, video e audio. Molte persone rispondono meglio quando ricevono stimoli multimediali piuttosto che solo testo.
- Prendi in considerazione l’utilizzo di una barra di avanzamento dell’indagine man mano che si risponde. Questo è particolarmente utile nelle indagini brevi, in quanto permette al partecipante di vedere chiaramente quanto manca al completamento, riducendo la probabilità che abbandoni l’indagine prima di averla terminata.
Utilizza gli incentivi per ottenere più risposte nei tuoi sondaggi
La nostra società è diventata altamente motivata dalle ricompense, negli affari, nel commercio e nella vita di tutti i giorni; gli incentivi sono così radicati nella nostra cultura che sono diventati parte delle nostre aspettative.
Sono i punti che guadagniamo, le carte fedeltà che portiamo nel portafoglio, le miglia che accumuliamo; anche i bonus e gli aumenti di stipendio sono forme di ricompensa e incentivo.
Nel marketing, i premi sono strumenti indispensabili: doniamo parte dei profitti a cause sociali, utilizziamo giochi, concorsi, programmi a punti e carte fedeltà, il tutto per motivare comportamenti specifici.
E perché dovrebbe essere diverso nelle ricerche di mercato?
Gli incentivi aiutano le aziende a:
- Aumenta le raccomandazioni del passaparola
- Aumento dei ricavi
- Ridurre i costi della pubblicità
- Espansione in nuovi mercati
- Mantenere la fedeltà dei clienti
I responsabili del marketing utilizzano gli incentivi perché storicamente si sono dimostrati efficaci. Pertanto, non ha senso escluderli nel contesto dei sondaggi.
Senza partecipanti, non ci sono dati; senza dati, non c’è ricerca. Pertanto, i panel di intervistati devono motivare i partecipanti in modo equo e agire come ambasciatori delle loro comunità. Allo stesso tempo, i ricercatori devono essere realistici e capire che il mondo è cambiato e i consumatori si sono evoluti con esso.
Oggi i partecipanti volontari ai sondaggi sono quasi estinti. La correlazione è chiara: quando i ricercatori e le società di ricerca iniziano a offrire incentivi, il tasso di risposta tende ad aumentare e la qualità dei dati ottenuti a migliorare.
Problemi con lo spam?
Uno dei principali fattori che influenzano un basso tasso di risposta nei sondaggi online è il numero di e-mail che finiscono nella cartella SPAM dei destinatari. Ecco come evitare questa situazione.
Il primo passo per risolvere questo problema è avere una base di contatti qualificati e, soprattutto, assicurarsi che queste persone sappiano che riceveranno un sondaggio da te.
Informandoli in anticipo che riceveranno un sondaggio e invitandoli a partecipare ai tuoi progetti, ridurrai notevolmente il rischio che la tua posta finisca nello SPAM.
Inoltre, ci sono altri sistemi utili che puoi implementare:
- SMTP: si tratta di un server per l’invio di e-mail. Configurando l’SMTP della tua email sulla piattaforma, smetterai di inviare le email attraverso il server di QuestionPro e inizierai a utilizzare le risorse del server che hai configurato.
- DKIM: si tratta di una chiave di sicurezza che viene applicata al tuo dominio per consentire a un altro strumento (come QuestionPro, ad esempio) di inviare posta per tuo conto (utilizzando il tuo dominio) in modo sicuro.
- SendGrid: si tratta di un server esterno che puoi utilizzare per l’invio di e-mail. È un tipo di server SMTP che non dipende dal tuo dominio, il che significa che non influisce sul limite di invio che potresti avere utilizzando il tuo dominio.
Conclusione
Il tasso di risposta è molto più di un semplice numero: è il termometro che misura l’efficacia e l’affidabilità di un sondaggio. Il raggiungimento di un buon tasso di partecipazione non avviene per caso, ma come risultato di una strategia ben progettata che considera fattori chiave come la personalizzazione, il canale di distribuzione, la struttura del questionario e, in molti casi, l’uso di incentivi.
Capire cosa motiva (o frena) i partecipanti a rispondere è fondamentale per ottenere dati rappresentativi e preziosi. Che tu stia conducendo un sondaggio interno o esterno, incentrato sui clienti o sui dipendenti, ogni dettaglio è importante. Applicando le migliori pratiche e ottimizzando ogni fase del processo, sarai sempre più vicino a ottenere risposte complete, accurate e attuabili, che siano davvero utili al processo decisionale.
In QuestionPro troverai gli strumenti necessari per aumentare il tasso di risposta dei tuoi sondaggi, potrai scegliere il pubblico a cui rivolgerli e potrai realizzarne migliaia contemporaneamente. Se vuoi saperne di più sulla nostra piattaforma, richiedi una demo online e risolvi tutti i tuoi dubbi.
